2021-17d. D21.252006 Accountantsverslag 2020 - GR De Bevelanden Accountantsverslag 2020 - GR De Bevelanden

Accountantsverslag GR Samenwerking De Bevelanden Boekjaar 2020

30/03/2021

© Baker Tilly

1

Aan het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking De Bevelanden Postbus 2144 4460 MC GOES Goes, 30 maart 2021

Geachte leden van het bestuur, Hierbij bieden wij u ons accountantsverslag aan dat is opgesteld in het kader van de opdracht om de jaarrekening 2020 van Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking De Bevelanden (hierna: GR De Bevelanden) te controleren.

Wij bedanken de medewerkers van GR De Bevelanden voor de open en constructieve samenwerking bij het verrichten van onze controlewerkzaamheden en de totstandkoming van ons accountantsverslag.

Het accountantsverslag bevat bevindingen en conclusies die naar aanleiding van onze werkzaamheden uit hoofde van de jaarrekeningcontrole 2020 naar voren zijn gekomen. Het accountantsverslag is uitsluitend opgesteld voor gebruik door het bestuur.

Wij vertrouwen u erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en lichten de inhoud van deze rapportage graag nader aan u toe. Met vriendelijke groet, Baker Tilly (Netherlands) N.V.

Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht. Wij hebben bij de jaarrekening over boekjaar 2020 een goedkeurende controleverklaring verstrekt ten aanzien van getrouwheid en een oordeel met beperking verstrekt ten aanzien van de rechtmatigheid. De bevindingen in dit verslag doen dan ook geen afbreuk aan ons oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening.

drs. A.R.M. Peelen RA Partner

Wij hebben het concept accountantsverslag toegelicht en besproken met de directeur en de medewerkers van de afdeling financiën.

2

Inhoudsopgave

1. Bestuurlijke samenvatting controle

4

2. Opdracht, scope en reikwijdte

7

3. De financiële positie

9

4. Controlebevindingen

12

5. Bevindingen interne beheersing

17

6. Overige onderwerpen

21

Bijlagen Bijlage A – SiSa-bijlage Bijlage B – Ongecorrigeerde verschillen Bijlage C – Controleaanpak Bijlage D – Onafhankelijkheid

3

Bestuurlijke samenvatting controle 4

1. Bestuurlijke samenvatting controle Conclusies jaarrekeningcontrole 2020 Kernpunt

Uitkomst

Goedkeurend oordeel ten aanzien van getrouwheid

Naar ons oordeel geeft de jaarrekening van GR De Bevelanden een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2020 als van de activa en passiva per 31 december 2020 in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten.

Oordeel met beperking ten aanzien van rechtmatigheid

Wij zijn van oordeel dat de geconstateerde ongecorrigeerde controleverschillen en onzekerheden inzake rechtmatigheid de goedkeuringstolerantie overschrijden.

Geen bevindingen ten aanzien van de WNT-verantwoording

Wij hebben de WNT-verantwoording van GR De Bevelanden gecontroleerd met inachtneming van het controleprotocol WNT. Wij kunnen concluderen dat de opgenomen toelichting in de jaarrekening voldoet aan de daaraan te stellen eisen.

Geen bevindingen ten aanzien van de deelverantwoordingen Lonen en salarissen

Wij hebben de deelverantwoordingen lonen en salarissen ten behoeve van de jaarrekeningen van de deelnemende gemeenten gecontroleerd met inachtneming van de audit instructies van de verantwoordelijke accountants van de gemeenten, voor zover wij deze tijdig hebben ontvangen. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij de verantwoorde loonkosten geen bevindingen geconstateerd die de geldende rapporteringstolerantie overschrijden

Geen bevindingen ten aanzien van de deelverantwoordingen Sociaal Domein

Wij hebben de deelverantwoordingen Sociaal Domein ten behoeve van de jaarrekeningen van de deelnemende gemeenten gecontroleerd met inachtneming van de audit instructies van de verantwoordelijke accountants van de gemeenten, voor zover wij deze tijdig hebben ontvangen. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij de verantwoorde kosten Sociaal Domein geen bevindingen geconstateerd die de geldende rapporteringstolerantie overschrijden.

5

1. Bestuurlijke samenvatting controle Conclusies jaarrekeningcontrole 2020 Kernpunt

Uitkomst

Ongecorrigeerde controleverschillen

In totaal resteren in de jaarrekening 2020 geen ongecorrigeerde controleverschillen met betrekking tot getrouwheid.

Geconstateerde onzekerheden

Wij hebben in de jaarrekening 2020 één onzekerheid geconstateerd van € 125.000 ten aanzien van de verplichting schuldhulpverlening.

Jaarverslag is opgesteld in overeenstemming met het BBV en bevat geen materiële inconsistenties met de jaarrekening

Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag overeenkomstig het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) is opgesteld en met de jaarrekening verenigbaar is en het jaarverslag in het licht van de tijdens het onderzoek van de jaarrekening verkregen kennis en begrip omtrent de gemeenschappelijke regeling en haar omgeving geen materiële onjuistheden bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de gemeentewet en de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening.

6

Opdracht, scope en reikwijdte 7

2. Opdracht, scope en reikwijdte 2.1 Opzet en reikwijdte van de controle Onze controle is gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Niet uitgesloten is dat afwijkingen voorkomen die voor de jaarrekening als geheel niet van belang zijn. Op grond van het Bado stelt het Algemeen Bestuur de goedkeuringstolerantie vast, die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren. Bij de jaarrekening zijn ten aanzien van toleranties geen wijzigingen aangebracht. Op grond van de jaarrekening 2020 bedraagt de goedkeuringstolerantie voor fouten afgerond € 171.000 (1% van de lasten) en voor onzekerheden € 513.000 (3% van de lasten). Als de goedkeuringstolerantie niet wordt overschreden, kan een goedkeurende controleverklaring afgegeven worden. Deze goedkeuringstolerantie is een kwantitatief criterium. De uiteindelijke oordeelsvorming is echter altijd een combinatie van kwalitatieve en kwantitatieve afwegingen. Het rapporteringsbedrag, de maatstaf die geldt voor het rapporteren van fouten en onzekerheden, is bepaald op € 8.500. Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

Fouten in de jaarrekening (% lasten)

< 1%

> 1 < 3%

-

> 3%

Onzekerheden in de controle (% lasten)

< 3%

> 3 < 10%

> 10%

-

Ons onderzoek richt zich niet specifiek op het ontdekken van fraude. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij het Dagelijks Bestuur. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. 2.2 Controleopdracht De opdracht tot controle van de jaarrekening is uitgevoerd conform de met u gemaakte afspraken die zijn vastgelegd in de opdrachtbevestiging d.d. 2 september 2020. De jaarrekeningcontrole is gericht op het uitbrengen van een onafhankelijk oordeel omtrent de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening 2020 van GR De Bevelanden. Het is de verantwoordelijkheid van het Dagelijks Bestuur om de jaarrekening op te maken in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. Het is onze verantwoordelijkheid een oordeel te geven over de jaarrekening. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het door het Algemeen Bestuur vastgestelde controleprotocol en het controleprotocol Wet normering topinkomens 2020 vallen.

Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.

8

De financiële positie 9

3. De financiële positie van GR De Bevelanden 3.1 Resultaat nader besproken Het gerealiseerde resultaat over het jaar 2020 bedraagt € 631.000 positief ten opzichte van een begroot resultaat van nihil. Hieronder hebben wij de verschillen tussen de gewijzigde begroting en realisatie weergegeven. Tabel resultaat 2020 ten opzichte van de gewijzigde begroting (x € 1.000)

Gewijzigde Begroting

Afwijking (x € 1.000)

Voordelig

Nadelig

1. Algemene dekkingsmiddelen: Salarissen, sociale lasten, inhuur personeel

54

2. ICT / Informatievoorziening:

Jaarrekening

Verschil

Totale lasten

-17.202

-16.968

-233

Totale baten

17.157

17.554

397

Totaal saldo van baten en lasten

-45

586

631

Mutatie in de reserves

45

45

0

Gerealiseerd resultaat

0

631

631

De belangrijkste afwijkingen ten opzichte van de gewijzigde begroting zijn uitgebreid toegelicht op pagina 56 tot en met 63 van de jaarrekening. De belangrijkste en meest opvallende posten, welke leiden tot het gerealiseerde resultaat, zijn hiernaast weergegeven.

Bijdragen derden en werken door derden

94

Onderhoudsabonnement applicaties Diversen

67 18

21

3. P&O / Salarisadministratie: Salaris en opleidingskosten

108

Doorberekende kosten

126

Plan van Aanpak

43

Prestatiebeloning en kerstgratificaties GR

85

Diversen

43

4. WIZ: Bijdragen ziekengeld

126

Extern personeel

156

Opleidingskosten

60

ESF subsidie en doorbetaling ESF gelden

283

Diversen

49

25

Totaal

957

352

Saldo overige afwijkingen

26

Rekeningresultaat

631

10

3. De financiële positie van GR De Bevelanden 3.2 Bestemmingsreserve Plan van Aanpak WIZ De onttrekking aan de bestemmingsreserve Plan van Aanpak WIZ bedraagt voor 2020 € 197.000 en heeft betrekking op de kosten van de inhuur van extern personeel. De mutatie is aangesloten met de bestuursrapportage en de door het Algemeen Bestuur goedgekeurde voorstel tot resultaatbestemming 2019. 3.3 Weerstandsvermogen en risicobeheersing In het jaarverslag is onder andere de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing opgenomen, welke informatie bevat over de weerstandscapaciteit, de risico’s en het beleid dat hieromtrent gedurende 2020 is gevoerd. Uw gemeenschappelijke regeling heeft op basis van een risico-inventarisatie berekend wat de benodigde weerstandscapaciteit is. Hieruit volgt een gekwantificeerd bedrag aan benodigde weerstandscapaciteit van € 244.000 (2019: € 570.400).

3.5 Mutaties in de reserves De mutaties in de bestemmingsreserves zoals opgenomen in de jaarrekening kunnen als volgt worden gespecificeerd: Gewijzigde begroting

Jaarrekening

Verschil

Dotaties

198.000

198.000

0

Onttrekkingen

243.000

243.000

0

Saldo mutaties in de reserves

45.000

45.000

0

Er is geen afwijking ten opzichte van de begroting in de jaarrekening. In 2020 was er geen sprake van structurele toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves.

Bij GR De Bevelanden was tot en met 2019 geen sprake van weerstandscapaciteit. De tot uitdrukking komende risico’s dienden te worden opgevangen door de deelnemende partijen. 3.4 Bestemming resultaat jaarrekening Van het saldo van het rekeningresultaat ad € 631.000 is voorgesteld om een deel te storten in de Reserve overhevelen budgetten voor € 116.000. Het resterende saldo ad € 515.000 zal volledig worden toegevoegd aan de Algemene reserve voor het opvangen van eventuele toekomstige financiële tegenvallers.

11

Controlebevindingen 12

4. Controlebevindingen 4.1 Een aangepast oordeel bij uw jaarrekening De door ons geconstateerde onzekerheden inzake getrouwheid passen binnen de door u gestelde goedkeuringstoleranties. Wij zijn verder van oordeel dat de geconstateerde rechtmatigheidsfouten de goedkeuringstolerantie overschrijden. Daarom geeft onze controleverklaring de volgende oordelen: Getrouwheid

Goedkeurend

Rechtmatigheid

Beperking

In bijlage B hebben wij een overzicht opgenomen van de geconstateerde fouten en onzekerheden. Positieve bedragen hebben een positief effect op het resultaat, een bedrag tussen haakjes heeft een negatief effect op het resultaat. Rechtmatigheidsfouten kunnen niet worden gesaldeerd. 4.2 De jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het BBV Het Dagelijks Bestuur heeft in de jaarrekening 2020 de voorschriften van het BBV gevolgd. Dit betekent dat geen materiële alternatieve verwerkingswijzen zijn gehanteerd. Daarnaast zijn naar onze mening de door het Dagelijks Bestuur gekozen waarderingsgrondslagen aanvaardbaar en consistent toegepast met betrekking tot de significante jaarrekeningposten en bijzondere transacties. Dit geldt tevens voor het tijdstip waarop die transacties hebben plaatsgevonden, de periode waarin zij zijn verantwoord en de desbetreffende toelichtingen in de jaarrekening.

4.3 Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag overeenkomstig de Gemeentewet is opgesteld en verenigbaar is met de jaarrekening. Verder hebben wij vastgesteld dat de verplichte paragrafen zijn toegevoegd. 4.4 Gemaakte schattingen in de jaarrekening Bij het opstellen van de jaarrekening maakt het Dagelijks Bestuur belangrijke schattingen. We hebben de schattingen die het Dagelijks Bestuur heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening beoordeeld. Onderstaande tabel geeft een overzicht van onze bevindingen met de bijbehorende toelichting. Voor wat betreft de belangrijkste schattingen die ook in het voorgaande jaar relevant waren, is onze conclusie dat deze gebaseerd zijn op consistente uitgangspunten en veronderstellingen. Gemaakte schatting

2020

2019

Waardering van de vorderingen





Toelichting: Wij zijn van mening dat de schattingen met betrekking tot de vorderingen een evenwichtig beeld geven van de inbaarheid van de vorderingen. Wij hebben geen controleverschillen geconstateerd met betrekking tot deze posten.

GR De Bevelanden heeft gedurende 2020 geen vrijwillige wijzigingen doorgevoerd in de keuze of de toepassing van belangrijke verslaggevingsgrondslagen. De wijzigingen van verslaggevingsgrondslagen die het BBV met ingang van 2020 voorschrijft zijn door GR De Bevelanden opgevolgd. Legenda status:  = evenwichtig

 = optimistisch

 = voorzichtig

 = controleverschil 13

4. Controlebevindingen 4.5 Europese aanbestedingsrichtlijnen In het kader van de rechtmatigheid van de jaarrekening 2020 is een controle uitgevoerd op de naleving van de (Europese) aanbestedingsrichtlijnen. Bij aanvang van de controle was een spend-analyse uitgevoerd door een door u ingehuurd extern bureau (Adlasz) om in kaart te brengen of voor de desbetreffende inkopen het juiste aanbestedingsbeleid is gevolgd. Adlasz heeft deze werkzaamheden op basis van onze instructies uitgevoerd.

Financiële rechtmatigheidsfouten In het boekjaar 2020 hebben wij enkele rechtmatigheidsfouten geconstateerd met betrekking tot aanbestedingen op het gebied van inhuur personeel en software. Met betrekking tot inhuur van personeel wordt al gebruik gemaakt van raamcontracten. U heeft ons geïnformeerd, dat dit per 1 maart 2021 ook het geval is voor bepaalde specialistische functies, waarbij sprake is van een overgangsperiode van zes maanden.

We hebben een risicogerichte aanpak gehanteerd en in ieder geval alle grote inkopen in onze analyse betrokken om een materiële fout in de niet gecontroleerde inkopen uit te kunnen sluiten. Met betrekking tot deze inkopen en aanbestedingen constateren wij dat deze niet in alle gevallen conform het Europese inkoop- en aanbestedingsbeleid hebben plaatsgevonden. Hierbij is veelal sprake van oude, van de deelnemende gemeenten overgenomen, contracten die stilzwijgend worden verlengd.

Met betrekking tot diverse software contracten hebben wij vastgesteld dat er sprake is van oude, van de deelnemende gemeenten overgenomen contracten (bij dezelfde leverancier). Wij adviseren u deze software contracten voor het einde van de looptijd gezamenlijk aan te besteden voor de deelnemende gemeentes.

Onder voorwaarden is het mogelijk om af te wijken van de aanbestedingsrichtlijnen. Dit dient dan wel door de GR te worden gedocumenteerd, hetgeen op dit moment niet altijd het geval is. Dit betreft een formele rechtmatigheidsfout en wordt niet meegenomen in ons oordeel. Wij adviseren u per relevant contract te documenteren op basis van welke overwegingen de GR heeft besloten niet Europees aan te besteden. Daarnaast adviseren wij voor contracten, waarbij over een periode van vier jaar naar verwachting meer wordt besteed dan € 214.000, tijdig opnieuw Europees aan te besteden.

Met betrekking tot diverse software contracten hebben wij vastgesteld dat deze contracten eind 2020 dan wel in de loop van 2021 eindigen. Wij adviseren u op korte termijn actie te ondernemen om te voorkomen dat deze contracten voor het boekjaar 2021 en verder tot onrechtmatigheden leiden. U heeft hiervoor reeds belangrijke stappen gezet door te starten met aantal aanbestedingstrajecten. Tot slot adviseren wij u om de interne beheersing ten aanzien van de aanbestedingen verder aan te scherpen. U heeft daar afgelopen jaar actie op ondernomen door het inschakelen van een gespecialiseerd inkoopbureau en het aanstellen van een inkoopmedewerker.

Formele rechtmatigheidsfouten In het verlengde hiervan hebben wij geconstateerd, dat bij een aanbesteding in 2016 is afgeweken van de aanbestedingsrichtlijnen en dat deze niet Europees is aanbesteed. Indien wordt afgeweken van de Europese richtlijn, dient binnen 48 dagen na gunning van de opdracht melding te worden gedaan aan het Bureau voor officiële publicaties der Europese gemeenschappen. De GR heeft verzuimd deze melding in 2016 te doen. In 2017 t/m 2020 heeft eveneens geen melding plaatsgevonden. Dit betreft ook een formele rechtmatigheidsfout. Wij adviseren u deze melding alsnog te doen. 14

4. Controlebevindingen 4.6 WNT verantwoording Op basis van de Wet normering topinkomens (WNT) zijn de bezoldiging van topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector en de uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen wettelijk gemaximeerd. Voor topfunctionarissen geldt naast de maximering van de bezoldiging een publicatieverplichting in de jaarrekening. Deze publicatieverplichting geldt eveneens voor bezoldiging van niet-topfunctionarissen met een dienstbetrekking, indien hun bezoldiging het algemene bezoldigingsmaximum (naar rato van de omvang van het dienstverband) overschrijdt. In het kader van de jaarrekening 2020 heeft u een analyse uitgevoerd van de topfunctionarissen en hun bezoldiging en eventuele uitkering wegens beëindiging dienstverband binnen uw organisatie. Tevens heeft u vastgesteld of er overige functionarissen, niet topfunctionarissen met een dienstbetrekking zijn die een hogere bezoldiging dan het naar rato van de omvang van het dienstverband berekende algemene bezoldigingsmaximum voor 2020 kennen. Deze informatie heeft u opgenomen in de toelichting op de jaarrekening. Wij hebben de juistheid en volledigheid van deze toelichting gecontroleerd en hebben vastgesteld dat de toelichting voldoet aan de daaraan te stellen eisen. De naleving van de anticumulatiebepaling maakt geen onderdeel uit van de controle van de accountant.

De WNT-toezichthouders kunnen hier wel zelfstandig onderzoek naar doen en zo nodig handhavend optreden.

4.7 Ontvangen bijdrage ESF middelen De GR heeft in de afgelopen jaren een jaarlijkse bijdrage ontvangen van de aangewezen centrumgemeente Goes, die wordt gefinancierd door het Europese Subsidie Fonds, ten behoeve van de dekking van een deel van de loonkosten van het team WSP Oosterschelderegio bij de afdeling WIZ met als doel het terugdringen van jeugdwerkloosheid. Aan deze bijdragen waren geen nadere voorwaarden verbonden door de gemeente Goes inzake de verantwoording en onderbouwing van de gemaakte kosten. Op 13 juli 2020 is hierover bij de gemeente Goes een herziene beschikking subsidievaststelling ontvangen voor het project “Aan de Slag in Zeeland 14-16”. Hieruit komt een aanvullende bate voor de Oosterschelderegio van € 195.000. Daarnaast is de overlopende post van € 109.000 welke was opgenomen op passiva aangewend voor het project. Wij zijn geïnformeerd dat het betreffende project hiermee is beëindigd. 4.8 Allegro schuldhulpverlening De GR heeft met ingang van 1 januari 2020 de bankrekening en de schulden aan inwoners uit hoofde van de Schuldhulpverlening overgenomen van de Gemeente Goes. Met de jaarafsluiting is gebleken dat sprake is van een verschil tussen het overgedragen banksaldo en de reservering Schuldhulpverlening conform de subadministratie in Allegro. Het is op dit moment niet bekend waardoor dit verschil wordt veroorzaakt.

Wij hebben het verschil van € 125.000 opgenomen als (maximale) onzekerheid. Wij adviseren u om uit te zoeken waardoor dit verschil wordt veroorzaakt, zodat een aansluiting kan worden gemaakt met de subadministratie in Allegro. Het is belangrijk om daarbij vast te stellen of de brondata in Allegro betrouwbaar is. Verder adviseren wij u het gesprek met de gemeente Goes aan te gaan over de (financiële) afwikkeling van het verschil.

15

4. Controle bevindingen 4.9 Niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen De GR heeft (bij oprichting) een groot aantal lease- en servicecontracten met (voornamelijk) ICT dienstverleners overgenomen van de deelnemende gemeenten. Daarnaast is gedurende 2015 tot en met 2020 door de GR zelfstandig een aantal contracten afgesloten. Op dit moment beschikt de GR (nog) niet over een volledige contractenregistratie, waaruit de totale niet uit de balans blijkende verplichting blijkt. De GR heeft in 2016 tot en met 2020 wel actie ondernomen en de kosten van het boekjaar in beeld gebracht. Vervolgens is per factuur bij de budgethouders nagegaan of de kosten terecht in rekening zijn gebracht. Waar mogelijk, is geprobeerd het oude contract (deels) op te zeggen. Per saldo is daarmee voor alle kosten de getrouwheid vastgesteld. Aangezien de exacte omvang en looptijd van de aangegane verplichtingen (nog) niet inzichtelijk zijn, is in de jaarrekening het jaarlijkse bedrag aan contractuele kosten toegelicht als niet uit de balans blijkende verplichting, gebaseerd op de kostenanalyse 2020.

Aangezien bij de meeste lopende contracten sprake is van een looptijd (stilzwijgende verlenging) van een jaar, de opzegtermijn beperkt is van één tot enkele maanden, en de diensten bij beëindiging van de overeenkomst bij een andere leverancier afgenomen zullen moeten worden en daarmee een relatief constant karakter vertonen, kunnen wij ons met deze toelichting verenigen. Wij benadrukken in dit kader wel onze aanbeveling om het contractenregister in Topdesk en/of Join zo snel mogelijk verder te vullen, en hierin alle verplichtingen (of de verplichtingen boven een bepaald bedrag) van de GR op te nemen en één medewerker binnen uw organisatie verantwoordelijk te maken voor de actualisatie van het register, waarbij alle contractverlengingen via deze medewerker moeten lopen. Op basis van het contractenregister kan in kaart worden gebracht op welk moment lopende contracten aflopen, zodat tijdig kan worden gestart met een nieuw aanbestedingstraject. Door dit actief te blijven bewaken, kan tevens worden voorkomen dat na vier jaar moet worden geconcludeerd dat de bestedingen binnen een lopend contract toch boven de Europese aanbestedingsgrenzen zijn uitgekomen en daarmee als onrechtmatig moeten worden aangemerkt.

4.10 Gebeurtenissen na balansdatum Het Corona virus heeft financiële gevolgen gehad voor de jaarrekening 2020. Als gevolg van de maatregelen zijn er minder uitgaven geweest bij de GR en zijn de baten toegenomen. Door de verlengde RIVM-maatregelen in 2021 wordt verwacht dat dit ook gevolgen heeft voor de begroting 2021 en mogelijk voor de jaren daarna. Dit is toegelicht onder de gebeurtenissen na balansdatum in de jaarrekening. De financiële impact die het Corona virus verder heeft op de GR is nog onduidelijk, maar er is geen sprake van risico’s voor de continuïteit. Wij hebben de toelichting in de jaarrekening beoordeeld en zijn van mening dat dit gegeven de situatie een adequate toelichting is. 4.11 Tijdelijke overbruggingsregeling Zelfstandig ondernemers Als gevolg van het Corona virus is de “Tijdelijke overbruggingsregeling Zelfstandig ondernemers (Tozo)” in het leven geroepen als onderdeel van het noodmaatregelenpakket. De GR heeft in 2020 de uitvoering van de Tozo voor de deelnemende gemeenten verzorgd en daarvoor een voorschot ontvangen voor een totaalbedrag van € 13.769.000. Dit voorschot is bedoeld voor de uitbetaling van Tozo uitkeringen en daarnaast voor de uitvoeringskosten van de Tozo. Het bedrag dat resteert nadat deze kosten in mindering zijn gebracht op het voorschot zal terugvloeien naar de deelnemende gemeenten. Dit bedrag is opgenomen als schuld op de balans.

Wij hebben vastgesteld dat de balanspost ad € 6.041.000 nauwkeurig is verantwoord in de jaarrekening. Van dit saldo heeft een bedrag van € 166.000 betrekking op nog te maken uitvoeringskosten van de GR voor in 2021 en verder. 4.12 SiSa verantwoording GR de Bevelanden maakt onderdeel uit van de Arbeidsmarktregio Zeeland. Uit hoofde daarvan is de GR in 2020 verplicht om een SiSa verantwoording op te nemen in de jaarrekening met betrekking tot SiSa L5B Regiodeals 3e tranche. Dit betreft een 0-verantwoording, omdat er in 2020 geen gelden zijn ontvangen of kosten zijn besteed vanuit de subsidie Regiodeal 3e tranche. Wij adviseren u om voor toekomstige projecten vanuit deze subsidie een aparte projectadministratie bij te houden, zodat de SiSa verantwoording daarmee efficiënt kan worden ingevuld en gecontroleerd.

16

Bevindingen interne beheersing 17

5. Bevindingen interne beheersing 5.1 Algemeen Naar aanleiding van onze tussentijdse controle over 2020 hebben wij op 18 januari 2021 jl. een management letter uitgebracht. Onze doelstelling van deze controle is om een beeld te krijgen of de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle toereikend zijn in het kader van onze opdracht tot de controle van de jaarrekening van GR De Bevelanden. Dit beeld is in belangrijke mate bepalend voor onze risico-inschatting en hiermee voor de omvang en diepgang van onze werkzaamheden die wij bij de jaarrekeningcontrole moeten uitvoeren teneinde de gewenste zekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening géén materiële fouten bevat. Uit onze risico-inschatting komen een aantal risicogebieden naar voren die een verhoogd risico met zich meebrengen op een materiële fout in uw jaarrekening. 5.2 Automatisering IT wordt een steeds belangrijker onderdeel van de bedrijfsvoering en daarmee ook van de jaarrekeningcontrole. Uit onze IT audit komt naar voren dat ook op het gebied van automatisering nog verbeteringen mogelijk zijn. Wij adviseren het bestuur hieraan prioriteit te geven. Enerzijds in verband met de risico's die er mee samenhangen. Anderzijds om de IT omgeving de bedrijfsvoering zo goed mogelijk te laten faciliteren.

Onze controle was niet primair gericht op het doen van een uitspraak omtrent de continuïteit en betrouwbaarheid van (delen van) de geautomatiseerde gegevensverwerking en wij hebben daartoe ook geen opdracht van het management ontvangen. De jaarrekeningcontrole heeft geen tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht.

5.3 Fraude en naleving wet- en regelgeving Het Dagelijks Bestuur is primair verantwoordelijk voor het voorkomen van fraude, het naleven van wet- en regelgeving en voor een cultuur van eerlijkheid en integriteit en dient zowel preventieve als repressieve beheersingsmaatregelen te nemen om de kans op fraude en overtreding van wet- en regelgeving zo veel mogelijk te beperken. Het Algemeen Bestuur is verantwoordelijk voor het toezicht op het Dagelijks Bestuur in de uitvoering van deze taken. Voor het uitoefenen van deze verantwoordelijkheid maakt het college gebruik van diverse beheersingsmaatregelen, zoals interne richtlijnen en gedragscodes, controle technische functiescheiding en periodieke rapportages over financiën. Ten behoeve van onze jaarrekeningcontrole identificeren wij, in het kader van NV COS 240/250, de risico’s met betrekking tot fraude en overtreding van wet- en regelgeving en beoordelen wij de interne beheersingsmaatregelen die gericht zijn op het voorkomen en signaleren van (materiële) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving. Voor zover relevant voor onze controle voeren wij gegevensgerichte controlewerkzaamheden uit. Onze controle is echter niet specifiek gericht op het signaleren van fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving. In het kader van onze controle hebben wij geen bevindingen te melden met betrekking tot fraude.

5.4 Naleving wet- en regelgeving Wij informeren het Algemeen Bestuur over illegale handelingen, waarbij het hoger kader is betrokken en over fraude en illegale handelingen (of deze nu door het hoger kader of door andere werknemers zijn veroorzaakt) die een onjuistheid van materieel belang in de jaarrekening tot gevolg hebben. Gedurende de controle zijn geen significante punten gesignaleerd ten aanzien van feitelijke of vermoedelijke niet-nakoming van wet- en regelgeving, voor zover deze van belang worden geacht voor de mate waarin het Algemeen Bestuur in staat is haar taken te vervullen.

18

5. Bevindingen interne beheersing 5.5 Corruptie en omkopingsrisico’s GR De Bevelanden maakt onderdeel uit van de overheidssector, waarin corruptie vaker dan bij andere sectoren voorkomt. Dit komt onder andere omdat veel transacties met een relatief grote omvang plaatsvinden, de transparantie over marktprijzen niet in alle gevallen voldoende is om te beoordelen en frequent zaken gedaan wordt met andere corruptiegevoelige sectoren. Hierdoor hebben wij dit als aandachtspunt in onze controle meegenomen. Corruptie is een wereldwijd probleem waarbij het uw verantwoordelijkheid is om corruptie binnen GR De Bevelanden te voorkomen. Onze beroepsregels zijn in de praktijkhandreiking “Corruptie, werkzaamheden van de accountant” verder aangescherpt, hetgeen tot aanvullende werkzaamheden heeft geleid. Het vastleggen van procedures ten aanzien van de samenwerking met derden en een intern inkoopen aanbestedingsbeleid is een aandachtspunt voor uw organisatie. Wij hebben de volgende werkzaamheden verricht om eventuele effecten van dit risico ten behoeve van onze controle van de jaarrekening te mitigeren: − Detailcontrole op de inkopen en aanbestedingen om vast te stellen dat alle inkopen conform de geldende Europese aanbestedingsregels en de Aanbestedingswet 2012 zijn aanbesteed.

− Door middel van een steekproef vaststellen of voor alle inkopen welke in rekening zijn gebracht aan GR De Bevelanden ook een prestatie is geleverd door de tegenpartij. Bij de controle van de prestatielevering zijn geen bevindingen geconstateerd. 5.6 Verbijzonderde interne controle (VIC) De GR heeft een (verbijzonderde) interne controle functie ingericht voor de uitkeringen, inkopen en salarissen, waarbij gebruikt wordt gemaakt van een van de GR onafhankelijke partij Adlasz. Hiermee is zichtbaar aandacht gegeven aan de aanbeveling uit voorgaand jaar om de (verbijzonderde) interne controle binnen de GR gericht op de rechtmatigheidsrisico’s verder in te richten.

GR De Bevelanden heeft voor het boekjaar 2020 Adlasz ingeschakeld om verbijzondere interne controlewerkzaamheden uit te voeren en werkzaamheden voor te bereiden ten behoeve van de accountantscontrole. Adlasz heeft gerapporteerd over deze werkzaamheden in de vorm van een memorandum gedateerd 24 februari 2021. Uit de controle van de inkopen en betalingen zijn geen bevindingen geconstateerd. Wij komen tot dezelfde conclusies als Adlasz. Voor wat betreft de lonen is door Adlasz geconstateerd dat bij een medewerker teveel loonheffing is ingehouden. Deze fout is enkel bij een langdurig zieke medewerker aangetroffen waarbij sprake is van een minimale fout. Wij zijn het eens met deze bevinding en hebben geen andere bevindingen geconstateerd. Daarnaast heeft Adlasz werkzaamheden ten aanzien van de spendanalyse uitgevoerd. Zij hebben zich enkel gefocust op crediteuren die niet eerder in de steekproef zijn meegenomen in afgelopen jaren. Met betrekking tot deze crediteuren zijn geen bevindingen geconstateerd. Wij onderschrijven de adviezen die Adlasz geeft in dit memorandum. 5.7 Zichtbaarheid en toetsbaarheid van beheersingsmaatregelen De GR hanteert in veel van haar belangrijke processen het 4-ogen-principe. Op belangrijke handelingen vindt controle plaats door een tweede persoon. Dit is echter niet altijd zichtbaar en achteraf toetsbaar geïmplementeerd.

Controles vinden regelmatig informeel plaats, zonder dat hiervan een adequate vastlegging is. Het 4-ogen-principe wordt door u vaak in de vorm van (informeel) overleg gerealiseerd. Met name noemen wij de beheersing rondom het naleven van uw inkoop- en aanbestedingsbeleid en het proces rondom de uitkeringen. Wij merken op dat het van belang is uw interne beheersing op een dusdanige manier vorm te geven dat deze ook in alle gevallen zichtbaar en toetsbaar is. U kunt op deze manier ook borgen dat controles in alle gevallen consistent zijn uitgevoerd en dat niet zomaar van de afgesproken procesgang kan worden afgeweken.

19

5. Bevindingen interne beheersing 5.8 Bevindingen interne controle op de uitkeringen Bij onze werkzaamheden hebben wij vastgesteld dat door de (verbijzonderde) interne controle op de uitkeringen diverse bevindingen zijn gedaan. De financiële tekortkomingen komen uit op 0,77% en de financiële onzekerheden op 0,15%. Dit valt binnen de door ons gehanteerde goedkeuringstoleranties voor de deelverantwoordingen.

20

Overige onderwerpen 21

6. Overige onderwerpen 6.1 Wet Normering Topinkomens (WNT) Ontwikkelingen – bezoldigingsmaximum De minister van BZK heeft het algemeen bezoldigingsmaximum voor 2021 vastgesteld op een bedrag van € 209.000. Ook de bezoldigingsmaxima voor topfunctionarissen zonder dienstbetrekking zijn voor 2021 geïndexeerd. De eerste twaalf kalendermaanden van de functievervulling mag de bezoldiging niet meer bedragen dan de som van € 27.700 per maand voor de eerste zes maanden en € 21.000 per maand voor de volgende zes maanden, óf indien dit lager is, de som van het aantal gewerkte uren vermenigvuldigd met het maximum uurtarief van het betreffende jaar. Het maximum uurtarief bedraagt voor 2021 voor de eerste twaalf kalendermaanden € 199 (2020: € 193). Vanaf kalendermaand 13 geldt het voor de instelling toepasselijke bezoldigingsmaximum zoals die ook geldt voor een topfunctionaris met dienstbetrekking.

22

Bijlagen 23

Bijlage A – SiSa-bijlage Het is volgens de Nota verwachtingen accountantscontrole 2020 voorgeschreven dat wij de geconstateerde fouten en onzekerheden per regeling rapporteren door middel van onderstaande verplichte tabel. Deze tabel dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli 2021 elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Nummer

Specifieke uitkering

LNV L5B

Regiodeals (3e tranche) – sisa medeoverheden

Fout of onzekerheid

Strekking controleverklaring rechtmatigheid:

Beperking

Strekking controleverklaring getrouwheid:

Goedkeurend

Financiële omvang in euro’s

Toelichting fout/onzekerheid

24

Bijlage B – Ongecorrigeerde verschillen Tijdens onze controle hebben wij de volgende ongecorrigeerde controleverschillen geconstateerd, die zowel individueel als in totaliteit niet van materiaal belang worden geacht in relatie tot de financiële overzichten als geheel.

Post/stroom Reserveringen SDV (schuldhulpverlening)

Fout Getrouwheid

Onzekerheid Getrouwheid € 125.000

Onzekerheid Rechtmatigheid € 125.000

€ 446.000

Bevindingen uit de SPEND-analyse Totaal

Fout Rechtmatigheid

€ 125.000

€ 446.000

€ 125.000

Wij hebben van het bestuur een schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen, waarin men het bovenstaande heeft bevestigd. Het bestuur heeft tevens bevestigd geen kennis te hebben van andere niet-gecorrigeerde fouten. Onze controlestandaarden eisen dat wij afwijkingen van materieel belang in de toelichting signaleren om het bestuur in staat te stellen een inschatting te maken van de gevolgen daarvan voor de jaarrekening. Er zijn geen onderwerpen uit de toelichting waarvan wij denken dat het bestuur deze nader dient te beoordelen.

25

Bijlage C – Controleaanpak Controleaanpak en uitvoering Wij voeren onze controle uit met een mix van systeem- en gegevensgerichte werkzaamheden en een mix van vaste teamleden en ingeschakelde experts. Daarnaast beschikken wij als organisatie over verschillende kwaliteitsborgingsmaatregelen. Dit geheel tezamen leidt tot een kwalitatief goede controle. In ons controleplan en dit verslag is voor elk bijzonder aandachtsgebied in onze controle terug te lezen wat de kernpunten in onze controle zijn geweest die hebben bijgedragen aan de kwaliteit in onze controle. Onze controleaanpak is onder andere gericht op het in kaart brengen van de voor de jaarrekening van belang zijnde risico’s. Op basis van onze gesprekken met het management over de belangrijke financiële en operationele ontwikkelingen is een aantal punten met een verhoogd risico voor de jaarrekening 2020 onderkend: − − −

Significante uitdagingen/moeilijkheden tijdens de controle Er zijn geen significante uitdagingen/moeilijkheden geweest tijdens de controle. Significante schattingsposten De belangrijkste schattingspost binnen de jaarrekening van GR De Bevelanden betreft de waardering van de vorderingen. Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor het maken van schattingen bij het opmaken van de jaarrekening. Als accountant van GR De Bevelanden beoordelen wij deze door het Dagelijks Bestuur gemaakte schattingen. Op basis van de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden concluderen wij dat de gemaakte schattingen door het Dagelijks Bestuur aanvaardbaar zijn.

schattingen en toelichtingen in de jaarrekening; aanbestedingen; WNT-bijlage.

Tevens is hiernaast een verhoogd risico onderkend voor de controle van de deelverantwoordingen Sociaal Domein met betrekking tot de nauwkeurigheid en rechtmatigheid van de verstrekte uitkeringen en de deelverantwoordingen Lonen en salarissen met betrekking tot de nauwkeurigheid en rechtmatigheid van de personeelskosten. Inschakeling van externe deskundigen Wij hebben in het kader van onze controle geen gebruik gemaakt van de werkzaamheden van externe deskundigen.

26

Bijlage D – Onafhankelijkheid Wij zijn onafhankelijk van GR De Bevelanden Baker Tilly heeft diverse organisatorische maatregelen getroffen om zijn onafhankelijkheid en die van zijn medewerkers te waarborgen. Deze maatregelen omvatten onder meer: −

− − − − −

voorschriften en procedures omtrent onafhankelijkheid. Deze voorschriften voor professioneel gedrag op het gebied van kwaliteit en onafhankelijkheid zijn opgenomen in de Gedragscode van Baker Tilly. Deze Gedragscode geldt voor iedere medewerker van Baker Tilly en wordt natuurlijk steeds geactualiseerd; jaarlijkse bevestiging van onafhankelijkheid door partners en medewerkers van Baker Tilly en ondersteunende stafdiensten; cliënt- en opdrachtacceptatieprocedures, waaronder een beoordeling, of er sprake is van mogelijk conflicterende diensten; intern en extern kwaliteitsonderzoek; reviews door externe toetsers die niet bij de opdracht betrokken zijn, ter waarborging van een deugdelijke grondslag/deskundig oordeel; roulatie van externe accountants op de opdracht.

Op grond van dit verslag zijn wij van mening dat wij in relatie tot uw organisatie, in overeenstemming met de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en artikel 24a van de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), onafhankelijk hebben gefunctioneerd en dat de objectiviteit van onze oordeelsvorming in het afgelopen jaar niet is aangetast.

27

Contactgegevens drs. A.R.M. (Rutger) Peelen RA Partner r.peelen@bakertilly.nl E. (Esther) van der Male-Rietveld MSc RA Manager e.vandermale@bakertilly.nl

Kantoorgegevens: Baker Tilly (Netherlands) N.V. Stationspark 8b 4462 DZ Goes Postbus 85 4460 AB Goes 0113 – 24 20 00

28