2021-17a. D21.252008 Definitieve jaarrekening 2020 - GR D Definitieve jaarrekening 2020 - GR De Bevelanden
Tekst van het document
Jaarstukken 2020
Gewaarmerkt voor identificatie
1
doeleinden d.d: 30-03-2021
Gewaarmerkt voor identificatie
2
doeleinden d.d: 30-03-2021
Inhoudsopgave
Inleiding.............................................................................................................................................................. 5 JAARVERSLAG – programmaverantwoording ............................................................................................ 9 1. Programma Werk, inkomen en zorg ............................................................................................................ 11 2. Programma ICT / Informatievoorziening...................................................................................................... 19 3. Programma P&O / Salarisadministratie ....................................................................................................... 23 4. Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien ............................................................................................... 27 JAARVERSLAG - paragrafen ........................................................................................................................ 31 5. Paragraaf bedrijfsvoering............................................................................................................................. 33 6. Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing ................................................................................. 37 7.
Paragraaf financiering.................................................................................................................................. 43 JAARREKENING ............................................................................................................................................ 45 8. Balans met toelichting.................................................................................................................................. 47 9. Overzicht van baten en lasten in de rekening ............................................................................................. 55 BIJLAGEN ....................................................................................................................................................... 69 10. Bijlage taakvelden...................................................................................................................................... 71 11. Bijlage kostenplaatsen ............................................................................................................................... 75 12. SiSa bijlage Regiodeals 3e Tranche .......................................................................................................... 85
Gewaarmerkt voor identificatie
3
doeleinden d.d: 30-03-2021
Gewaarmerkt voor identificatie
4
doeleinden d.d: 30-03-2021
Inleiding Voor u ligt de jaarrekening 2020 van GR De Bevelanden. Ook in het verslagjaar 2020 is de inmiddels bekende Planning en Control cyclus nauwgezet gevolgd. De beleidsdocumenten die deel uitmaken van deze cyclus heeft u tijdig aangeleverd gekregen. Als onderdeel daarvan bent u in het najaar van 2020 via de Bestuursrapportage en Tozo-rapportage geïnformeerd over de stand van zaken en realisatie van de in de Begroting 2020 opgenomen uitgangspunten. In deze Jaarrekening wordt per afdeling zowel financieel als tekstueel verslag gedaan en rekening en verantwoording afgelegd over het kalenderjaar 2020. Afgelopen jaar heeft de wereldwijde Pandemie (COVID-19) een groot beroep gedaan op de flexibiliteit van de GR medewerkers en organisatie als geheel. De omslag van werken op kantoor naar het creëren van een thuiswerkplek om de werkzaamheden uit te voeren was (soms) complex voor alle GR medewerkers en management. Daarbij heeft het plotseling thuis werken en ondersteunen met ICT-faciliteiten (digitaal vergaderen) veel energie gekost, maar is uiteindelijk gerealiseerd. De primaire processen en werkzaamheden hebben nauwelijks geleden onder de coronamaatregelen. Onder deze ontwikkelingen is het merendeel van de werkzaamheden zoals afgesproken opgepakt en uitgevoerd èn zijn de extra taken met de nodige urgentie en inzet gerealiseerd.
Binnen afdeling P&O is, ondanks de coronacrisis, in de eerste helft van 2020 het merendeel van de werkzaamheden afgerond om WNRA (Wet Normalisering rechtspositie ambtenaren) te implementeren voor alle gemeenten. Voor iedere gemeente is er een nieuw personeelshandboek gemaakt en zijn er met vakbonden en medezeggenschap afspraken gemaakt over het sociaal statuut. Daarnaast zijn er op basis van de nieuwe regelingen aanpassingen gemaakt op de huidige arbeidsovereenkomsten en HRMcorrespondentie. Verder is er afgelopen jaar intern binnen de afdeling P&O duidelijk aandacht geweest voor een juiste en duidelijke inrichting van de afdeling. Zo zijn er klantteams gevormd, die vanaf dit jaar het primaire contactpunt zijn voor vragen vanuit de deelnemers en is er aandacht gegeven aan het verder verkleinen van kwetsbaarheden en achtervang in functies. Tenslotte is in 2020 ook afscheid genomen van het afdelingshoofd P&O en is er inmiddels een nieuwe teamleider P&O geworven. De afdeling ICT heeft dit jaar “alle zeilen moeten bijzetten” om na de uitbraak van corona alle faciliteiten voor werken vanuit huis mogelijk te maken. Zo is er een groei in ondersteuning geweest voor de ICT Servicedesk en is er een versnelde implementatie geweest van het programma Microsoft Teams, om digitaal te kunnen vergaderen, voor alle Bevelandse medewerkers die toegang hebben tot de VDI-omgeving.
Naast de dagelijkse gang van zaken is er in 2020 een extra inhaalslag gerealiseerd op het vervangen en inkopen van producten conform de Europese aanbestedingsregels. Hiervoor is een samenwerking aangegaan met Inkoopbureau West-Brabant. Onder deze samenwerking zijn er in 2020 al twee aanbestedingen afgerond en zijn er zes aanbestedingstrajecten opgestart welke begin 2021 worden afgerond. De medewerkers van de afdeling WIZ hebben laten zien over flexibiliteit en veerkracht te beschikken. Niet alleen de verandering naar voornamelijk thuiswerken kwam op hen af, maar ook de uitvoering van de Tijdelijk overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo). Na de uitbraak van corona kreeg de uitvoering van deze regeling prioriteit. Hierdoor konden alle ZZP-ers van de Bevelandse gemeenten, die hiervoor in aanmerking kwamen, worden voorzien van een uitkering of bedrijfskapitaal. Door de coronacrisis konden medewerkers geen huisbezoeken meer afleggen. Deze capaciteit is gebruikt om voor een groot deel alle nieuwe werkzaamheden met betrekking tot de Tozo-regeling op te pakken en uit te voeren. In korte tijd is een nieuw proces ingericht in de systemen en zijn op basis van de regeling procedures en capaciteit ingezet om alle aanvragen binnen de afgesproken termijn te verwerken.
Gewaarmerkt voor identificatie
5
doeleinden d.d: 30-03-2021
Het een en ander is door de afdeling WIZ met minimale uitvoeringskosten gerealiseerd. Het uiteindelijke resultaat is beschreven in deze jaarrekening. In 2020 is de samenstelling van het bestuur gewijzigd. Het algemeen en dagelijks bestuurslid en waarnemend burgemeester is vertrokken naar de gemeente Duiven. Hij is opgevolgd door waarnemend Burgemeester Naterop. Een goed gebruik om meerdere keren per jaar de gemeenteraden bij te praten in een gezamenlijke raadsbijeenkomst, werd in 2020 gehandhaafd. In de eerste bijeenkomst is de concept Jaarrekening 2019 en concept Begroting 2021-2024 besproken. In de tweede en derde digitale bijeenkomst is er gesproken over de onderwerpen: financiën, Bestuursrapportage GR 2020, Tozo-regeling voor ondernemers en de toekomstige samenwerkingsmogelijkheden tussen SWVO en GR en is de impact van corona op de bedrijfsvoering GR onderwerp van gesprek geweest. De wens is en blijft om al deze bijeenkomsten fysiek te organiseren in 2021. In 2020 is een start gemaakt met het robuust maken van de GR organisatie. Zo is een “spoorboekje” opgesteld, waarbij er aandacht is voor doorontwikkeling van de organisatie op het gebied van inrichting van financiële processen evenals aandacht voor huisvesting, identiteit en visie voor de GR en medewerkers in meerjarig perspectief.
Belangrijk uitgangspunt hierbij is dat de GR zich inricht als een flexibele uitvoeringsorganisatie met aandacht voor de 3 K’s (Kosten, Kwaliteit en Kwetsbaarheid). Management development voor de leidinggevenden van de GR krijgt in 2021 ook aandacht. Het management van de GR moet immers zorgen voor de randvoorwaarden en “drive” om een organisatie door te ontwikkelen en te blijven verbeteren. Vanwege corona ontwikkelingen is het dit jaar niet mogelijk geweest om hier voldoende invulling aan te geven.
Managementsamenvatting De exploitatie van de GR De Bevelanden 2020 sluit af met een positief resultaat van € 630.744. Het saldo van de Algemene reserve is per ultimo 2020 nihil. Verschillende zaken waarvoor in 2020 geld beschikbaar werd gesteld zijn nog niet volledig afgerond. De afronding zal alsnog plaatsvinden in 2021. Voor het overhevelen van budgetten van 2020 naar 2021 werd een advies opgesteld. In het advies werd ook gevraagd om de resterende middelen voor uitvoeringskosten van de Tozo-regeling over te hevelen naar 2021. In overleg met de accountant verloopt de verantwoording van de middelen Tozo via de balans. Daarmee hoeven deze middelen niet via een reserve overgeheveld te worden naar 2021. Dit betekent dat wordt voorgesteld om van de in de Begroting 2020 beschikbaar gestelde bedragen een bedrag van € 116.117 via resultaatbestemming ten behoeve van begrotingsjaar 2021 te storten in de Reserve overhevelen budgetten. Na storting van het bedrag van € 116.117 in de Reserve overhevelen budgetten resteert een bedrag van € 514.627. Voorgesteld wordt om dit bedrag volledig te storten in de Algemene reserve, om ervoor te zorgen dat de GR ook financieel robuuster wordt. Hiermee kan de GR dan ook financieel tegenvallers opvangen, zonder geld bij de gemeenten te vragen.
Volgens de tekst van de gemeenschappelijke regeling, mag er een reserve worden gevormd tot maximaal 5% van de jaarlijkse apparaatskosten. Voor 2020 komt dit overeen met een bedrag van € 848.402. Dit betekent dat het bedrag van € 514.627 in de Algemene reserve conform de VZG-norm mag worden gestort. Onderstaand overzicht geeft inzicht in het rekeningsaldo en de resultaatbestemming. Omschrijving
Bedrag
Resultaat voor bestemming Mutatie reserves Resultaat na bestemming Voorstel resultaatbestemming: - Storting in Reserve overhevelen budgetten - Storting in Algemene Reserve Totaal voorstel resultaatbestemming Resultaat
Bedrag 586.132 -44.612 630.744
-116.117 -514.627 -630.744 0
Bedragen in hele euro’s. Door afrondingsverschillen sluiten de saldi mogelijk niet exact aan.
Gewaarmerkt voor identificatie
6
doeleinden d.d: 30-03-2021
In grote lijnen kent het resultaat na bestemming de volgende uitsplitsing: Werk, Inkomen en zorg ICT / Informatievoorziening P&O / Salarisadministratie Algemene dekkingsmiddelen
401.000 94.000 190.000 -54.000
Voor een nadere analyse en toelichting van dit resultaat per afdeling wordt verwezen naar hoofdstuk 9, Overzicht van baten en lasten in de rekening. Bestemming resultaat jaarrekening Voorgesteld wordt het resultaat van de jaarrekening ad. € 630.744 als volgt te bestemmen: Een bedrag van € 116.117 te storten in de Reserve overhevelen budgetten; Het rekeningsaldo ad. € 514.627 te storten in de Algemene reserve. Conclusie analyse rekeningresultaat Het rekeningresultaat over het kalenderjaar 2020 bedraagt afgerond € 631.000. Afgezet tegen het totale begrotingsvolume van circa € 17,2 mln. is er sprake van een onderschrijding van 3,7%. Op hoofdlijnen kan worden gesteld dat het rekeningresultaat een gevolg is van de slag die, in goed overleg met het bestuur, is ingeslagen om meer grip te krijgen op de financiën van de GR. Verder is na het afronden van het project ESF 2014-2016 aanvullend nog extra € 195.000 ontvangen. Tenslotte is het rekeningresultaat mede een gevolg van de Coronacrisis. Bepaalde uitgaven, zoals opleidingskosten en Plan van Aanpak P&O werden minder gedaan vanwege de coronamaatregelen. Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) Voor het verstrekken van de middelen aan gemeenten voor de bekostiging van de aanvullende uitkeringen levensonderhoud en leningen bedrijfskapitaal is een nieuwe Specifieke Uitkering gemaakt.
Hierop zijn in 2020 meerdere voorschotten aan gemeenten verstrekt. Gemeenten ontvingen daarmee volledige compensatie voor het extra beroep op aanvullende uitkering voor levensonderhoud, de leningen voor bedrijfskapitaal en de uitvoeringskosten. In overleg met de deelnemende gemeenten zijn de door het Rijk bevoorschotte bedragen (deels) overgemaakt aan de GR. De gemeenten krijgen op basis van verantwoording achteraf (SiSa) de volledige uitgaven aan verstrekte uitkeringen levensonderhoud en de leningen bedrijfskapitaal vergoed. Voor de uitvoeringskosten wordt de gemeente gecompenseerd via een vast bedrag per besluit. Per besluit op een aanvraag levensonderhoud (zowel toekenningen als afwijzingen) bedraagt de vergoeding € 450 en per besluit op een aanvraag bedrijfskapitaal bedraagt de vergoeding € 800. Zoals hiervoor al vermeld, verloopt de gehele financiële verantwoording van de Tozo via de balans en niet via de exploitatie van de GR. Onder deze verantwoording valt ook de vergoeding voor uitvoeringskosten. Op basis van het aantal besluiten bestaat er (voorlopig) recht op een vergoeding voor uitvoeringskosten tot een totaalbedrag van € 957.700. Van dit bedrag is door middel van besluitvorming al een totaalbedrag van € 355.580 door de GR geclaimd. Dit betekent dat er een bedrag van € 602.120 kan terugvloeien naar de Bevelandse gemeenten.
Op basis van onderstaand overzicht zal de verdeling plaatsvinden. Gemeente
Vergoeding Uitvoeringskosten GR Uitvoeringskosten GR Restant Uitvoeringskosten tot 10-7-2020 * na 10-7-2020 * * Uitvoeringskosten * * *
Borsele Goes Kapelle Noord-Beveland Reimerswaal
€ € € € € €
161.050 429.750 113.000 102.900 151.000 957.700
€ € € € € €
-47.336 -115.858 -33.713 -28.547 -42.626 -268.080
€ € € € € €
-15.450 -37.815 -11.004 -9.318 -13.913 -87.500
€ € € € € €
98.264 276.077 68.283 65.035 94.461 602.120
Gewaarmerkt voor identificatie
7
doeleinden d.d: 30-03-2021
De overige middelen Tozo die door gemeenten zijn overgedragen aan de GR vloeien vooralsnog niet terug. Immers de Tozo-regeling loopt door in 2021. Dit betekent dat ook in 2021 nog uitkeringen levensonderhoud en leningen bedrijfskapitaal worden verstrekt. De overige middelen worden dan ook aangewend om deze uitgaven te bekostigen. De definitieve afrekening van deze middelen zal plaatsvinden na beëindiging van de Tozo-regeling. Met vriendelijke groet,
P.M.C. van den Beemt Directeur GR De Bevelanden
Gewaarmerkt voor identificatie
8
doeleinden d.d: 30-03-2021
JAARVERSLAG – programmaverantwoording
Gewaarmerkt voor identificatie
9
doeleinden d.d: 30-03-2021
Gewaarmerkt voor identificatie
10
doeleinden d.d: 30-03-2021
1. Programma Werk, inkomen en zorg Ontwikkelingen en aandachtspunten Inkomensdeel, inkomensondersteuning en schulddienstverlening De afdeling WIZ verstrekt uitkeringen voor levensonderhoud, inkomensvoorzieningen, bedrijfskapitaal, bijzondere bijstand en wij bieden met onze schulddienstverlening al onze inwoners het perspectief op een schuldenvrije toekomst. Verder verstrekken wij tegemoetkomingen in het kader van het minimabeleid binnen de door de wetgever of eigen beleid gestelde kaders. Als gevolg van de coronacrisis gaven wij uitvoering aan de tijdelijke ondersteuning zelfstandig ondernemers (Tozo). De ondersteuning in de vorm van een uitkering voor levensonderhoud of bedrijfskapitaal gold in eerste instantie voor drie maanden (Tozo–1). De regeling is verlengd tot 1 oktober 2020 (Tozo–2) en inmiddels is er een tweede verlenging tot 1 april 2021 (Tozo–3). In opdracht van het bestuur blijft de afdeling WIZ deze regeling uitvoeren. Wij stelden een eindrapportage op van het Plan van Aanpak WIZ 2017 – 2019. Hierin werden de resultaten en ontwikkelingen geschetst en een voorstel om te verkennen hoe de afdeling WIZ qua inrichting herijkt kan worden waardoor er efficiënter, gebiedsgericht en meer ketengericht gewerkt kan worden. Dit komt de dienstverlening richting klanten en ook de samenwerking met gemeenten ten goede.
De afdeling WIZ gaat deze verkenning en implementatie met gedeeltelijke ondersteuning van een externe partij uitvoeren in 2021. Hiervoor is budget beschikbaar. Als gevolg van de coronacrisis was er een toename in het aantal WW-uitkeringen. De verwachting was dat een aanzienlijk deel van de personen met een WW-uitkering na afloop van de (kortdurende) uitkering een beroep op de bijstand zou gaan doen. Uit de vergelijking van de cijfers van december 2019 en december 2020 blijkt dit echter nog niet. Het aantal uitkeringsgerechtigden is dit jaar licht toegenomen van 1.358 op 31 december 2019 naar 1.387 op 31 december 2020. Hoewel het aannemelijk was dat er een toename zou komen van het aantal meldingen voor schuldhulpverlening als gevolg van de coronacrisis, blijkt ook dit nog niet. In 2020 is de afdeling WIZ gestart met het bijhouden van de aanmeldingen door ondernemers voor schuldhulpverlening. Re-integratie Door middel van de poortwachtersfunctie en de inzet van re-integratie was het doel voor 2020 het stabiliseren van de uitkeringsbestanden. De coronacrisis heeft veel invloed gehad op de arbeidstoeleiding. Plaatsingen van kandidaten gingen door corona niet door, opleidingstrajecten werden noodgedwongen onderbroken en begeleiding moest digitaal en telefonisch plaatsvinden. Het streven was een succespercentage van 50% van de trajecten naar betaald werk.
Het behaalde resultaat was ondanks de coronacrisis 37,6 %. Het aantal beëindigde uitkeringen is succesvol, mede door de extra inzet door het WSP op projecten in de arbeidsmarktregio en beëindigde uitkeringen om andere redenen. Zorg In overleg met de deelnemende gemeenten zoeken wij naar mogelijkheden om het beroep op individuele maatwerkvoorzieningen te verminderen door het inzetten van bijvoorbeeld algemene voorzieningen. Als gevolg hiervan zijn in de regio al diverse initiatieven genomen. Een belangrijk voorbeeld hiervan is indicatievrije dagbesteding in de gemeente Reimerswaal. Een ander voorbeeld is de pilot Wij(k) samen. Deze pilot binnen diverse gemeenten beoogt met de inzet van snelle, korte en praktische hulp te voorkomen dat er een maatwerkvoorziening moet worden ingezet.
Gewaarmerkt voor identificatie
11
doeleinden d.d: 30-03-2021
Al langer is geconstateerd dat de problematiek van klanten die ondersteuning zoeken steeds complexer wordt. In verband hiermee is ervoor gekozen om een aantal klantmanagers zich verder te laten specialiseren op een aantal van deze terreinen zodat sneller de juiste ondersteuning kan worden ingezet. Hierbij worden de volgende specialisaties onderscheiden: Woningaanpassingen; Beschermd Wonen; Complexe meervoudige problematiek. Een aantal klantmanagers is aangewezen als specialist en starten in deze functie per 1 januari 2021. De specialisten voor complexe meervoudige problematiek participeren ook in de sociale teams van de deelnemende gemeenten. De afdeling WIZ heeft voor de vijf Bevelandse gemeenten een rol bij het (her)indiceren van de toegang tot Beschermd Wonen als het een pgb betreft. In 2020 zijn afspraken gemaakt over het uitbreiden van deze rol naar indicaties die worden verzilverd als zorg in natura. Daarbij is voor de klantmanagers team Zorg ook een regierol voorzien in de uitstroom uit Beschermd Wonen naar zelfstandig huisvesting met ambulante hulpverlening. Per 1 januari 2021 nemen aangewezen klantmanagers van team Zorg deze rol op zich. Als gevolg van de coronacrisis hebben er sinds medio maart geen huisbezoeken meer plaatsgevonden. Sinds juli zijn de huisbezoeken weer voorzichtig opgestart en is de ontvangstruimte binnen de GR “corona proof” ingericht.
Later dit jaar is, als gevolg van nieuwe aangescherpte maatregelen, het afleggen van huisbezoeken weer stopgezet.
Gewaarmerkt voor identificatie
12
doeleinden d.d: 30-03-2021
Inkomensdeel, inkomensondersteuning en schulddienstverlening Wat willen we bereiken? Uitkeringen worden rechtmatig en tijdig verstrekt. Fraude wordt bestreden. Mensen nemen meer verantwoordelijkheid voor hun situatie en dragen bij aan een oplossing van hun problemen en die van anderen. Voor wie dat nodig heeft is een vangnet beschikbaar. Het aantal huishoudens dat in armoede leeft neemt af door het bieden van voldoende inkomensondersteuning aan hen die het nodig hebben, een groter bereik van de doelgroep en het bieden van meer maatwerk. Schulddienstverlening wordt voor de Bevelandse Gemeenten op een adequate wijze uitgevoerd. Voor iedere inwoner met (dreigende) financiële problemen moet een passend aanbod komen voor het voorkomen, verminderen of oplossen van schulden. Meer inzetten op preventie en vroegsignalering waardoor er minder problematische schuldsituaties en armoede ontstaan. Indicatoren Aantal meldingen uitkering levensonderhoud, Aantal ingediende aanvragen levensonderhoud, Aantal ingediende aanvragen minimaregelingen Aantal aanvragen inkomensondersteunende regelingen, Aantal kinderen dat gebruik maakt van het Jeugdsportfonds, Aantal kinderen dat gebruik maakt van het Jeugdcultuurfonds, Aantal meldingen schulddienstverlening, Aantal aanvragen schuldhulpverlening, Aantal huurachterstanden, Aantal ontruimingen.
Aantal aanvragen Tozo Levensonderhoud voor ZZP-ers/ondernemers Aantal aanvragen Tozo Bedrijfskapitaal voor ZZP-ers/ondernemers Wat gaan we ervoor doen? Aanvragen uitkeringen worden (na de eventuele zoekperiode) voor 95% afgehandeld binnen een termijn van 4 weken na aanvraag. Het foutenpercentage ligt binnen de door de accountant gehanteerde normen. We werken de kaders van de kadernota armoedebeleid uit in een concreet uitvoeringsbeleid, waar mogelijk in samenwerking met de Bevelandse gemeenten en partners binnen het Sociaal Domein. We ondersteunen kwetsbare doelgroepen gericht met maatwerkvoorzieningen op het gebied van inkomen: individuele inkomenstoeslag, individuele studietoeslag, declaratiefonds, bijzondere bijstand, collectieve zorgverzekering en compensatie chronisch zieken en gehandicapten. We leiden door naar hulp en ondersteuning waar nodig en komen zo tot integrale ondersteuning bij armoede. We continueren de communicatie/voorlichting over inkomensondersteunende regelingen naar inwoners van de Bevelandse gemeenten en samenwerkingspartners. We gaan de preventie uitbreiden of intensiveren naar andere doelgroepen, denk hierbij aan jongeren en zelfstandig ondernemers. Mensen met (dreigende) financiële problemen kunnen met hun hulpvraag terecht op het spreekuur schulddienstverlening. Op een aanvraag wordt binnen 8 weken besloten.
Voor mensen met schulden wordt gezocht naar een passende oplossing (maatwerk). In eerste instantie wordt gekeken of de schulden volledig kunnen worden betaald door het treffen van betalingsregelingen. Als er sprake is van een problematische schuldsituatie wordt er een minnelijke schuldregeling gestart of volgt er een doorverwijzing naar de Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen (WSNP). Realisatie 863 meldingen uitkering levensonderhoud 641 aanvragen levensonderhoud, waarvan 344 toekenningen en 297 afwijzingen. 1.325 aanvragen minimaregelingen 2.757 aanvragen inkomensondersteunende regelingen 512 kinderen maakten gebruik van het Jeugdfonds Sport & Cultuur 146 meldingen schulddienstverlening 67 aanvragen schuldhulpverlening 18 vooraankondigingen van een huurachterstand Gewaarmerkt voor identificatie
13
doeleinden d.d: 30-03-2021
29 vooraankondigingen van ontruimingen De kaders van het armoedebeleid zijn verwerkt in het uitvoeringsbeleid 1.938 aanvragen Tozo Levensonderhoud voor ZZP-ers/ondernemers 107 aanvragen Tozo bedrijfskapitaal voor ZZP-ers/ondernemers
Wij willen de Bevelandse inwoners stimuleren tot zelfstandige participatie in de samenleving, dat wil zeggen een zo hoog mogelijke arbeidsparticipatie dan wel maatschappelijke participatie. Daarbij maken de inwoners in financieel en maatschappelijk opzicht gebruik van hulpbronnen in hun eigen omgeving. Er wordt een beroep gedaan op de eigen kracht en verantwoordelijkheid van de inwoners. Waar nodig worden voorzieningen verstrekt. Bij toeleiding naar werk gaat de voorkeur uit naar duurzame arbeidsparticipatie (minimaal 6 maanden), maar ook tijdelijke plaatsingen op betaald werk zijn waardevol. Voor jongeren (tot 27 jaar) zonder startkwalificatie geldt dat wij eerst kijken naar de mogelijkheden van een kwalificerend traject (minimaal havo/vwo of mbo-niveau 2); dat gaat in samenwerking met het Regionaal Bureau Leerlingzaken (RBL) Oosterschelderegio. Concrete doelstelling is stabilisering van het uitkeringsbestand, dat wil zeggen dat de uitstroom uit de uitkering in een kalenderjaar even hoog is als de instroom, dan wel indien mogelijk lager. Succespercentage van 50% bij trajecten betaald werk. Een preventiequote rendement van 50%. Het op weg helpen van inwoners naar betaald werk en maatschappelijke participatie waarbij tijdens het traject naar werk zo nodig een inkomensvoorziening op basis van de Participatiewet wordt geboden.
Aanbieden van trajecten betaald werk (trede 3 en hoger van de participatieladder) met een succespercentage van 50%, dat wil zeggen dat 50% van de trajecten betaald werk binnen een periode van 1 jaar leidt tot plaatsing op een betaalde baan dan wel instroom in een opleiding met studiefinanciering. Aanbieden van participatietrajecten aan de personen in trede 2 van de participatieladder; het gaat om het verrichten van maatschappelijk nuttige activiteiten in de vorm van een tegenprestatie, vrijwilligerswerk of mantelzorg. Invulling geven aan de poortwachtersfunctie, dat wil zeggen dat in de aanvraagperiode de klant maximaal wordt aangesproken op diens mogelijkheden om geen beroep op een uitkering te hoeven doen, door het aanvaarden van betaald werk of het aanspreken van voorliggende voorzieningen. Beoogd resultaat is een rendement van 50%, dat wil zeggen dat 50% van degenen die zich melden voor een uitkering uiteindelijk niet instromen in de bijstand (preventiequote). Personen met een gemeentelijke uitkering zijn verplicht om mee te werken aan hun re-integratie; als zij niet aan deze verplichtingen voldoen, dan volgt er handhaving in de vorm van het opleggen van een maatregel (korting op de uitkering). Het besluit tot het opleggen van een maatregel komt tot stand na het beoordelen van de ernst van de gedraging, de verwijtbaarheid en eventuele bijzondere omstandigheden.
Handhaving maakt integraal onderdeel uit van de werkprocessen van activering (reintegratie) en de poortwachter functie. Succespercentage trajecten betaald werk is 37,6 % Preventiequote is 52%
Re-integratie Wat willen we bereiken?
Indicatoren Wat gaan we ervoor doen?
Realisatie
Gewaarmerkt voor identificatie
14
doeleinden d.d: 30-03-2021
Zorg Wat willen we bereiken?
Indicatoren
Wat gaan we ervoor doen?
Realisatie
Bij inwoners die ondersteuning vragen, wordt de persoonlijke situatie integraal in kaart gebracht om zodoende een passende oplossing te zoeken. De ondersteuning door de afdeling WIZ kan (achtereenvolgens) bestaan uit: o het stimuleren van de eigen kracht; o het benutten van de sociale omgeving van de burger; o het inzetten van algemene of collectieve voorzieningen; o het inzetten van maatwerkvoorzieningen. Door het benutten van de eigen mogelijkheden van de burger en zijn omgeving en het inzetten van algemene en collectieve voorzieningen beperken wij het beroep op maatwerkvoorzieningen. Aantal ontvangen meldingen Wmo Aantal in behandeling genomen aanvragen Wmo Aantal afgelegde huisbezoeken bij nieuwe cliënten Tijdig en correct beslissen binnen de wettelijke termijnen Aantal uitstaande maatwerkvoorzieningen We handelen meldingen binnen de wettelijke termijn van 6 weken af. We handelen aanvragen binnen de wettelijke termijn van 2 weken af. Wij realiseren maatwerk volgens de principes van de Kanteling. De mogelijkheden in de directe omgeving van de burger worden zo goed mogelijk benut door gebiedsgericht te werken. Via een individueel gesprek (“gesprek aan de keukentafel”) wordt bij ten minste iedere nieuwe klant de persoonlijke situatie in kaart gebracht. Het beroep op maatwerkvoorzieningen verminderen door het ontwikkelen en aanbieden van algemene/collectieve voorzieningen.
De afdeling WIZ is een ketenpartner in de lokale gebiedsgerichte teams van de vijf Bevelandse gemeenten. Er zijn 4.234 meldingen in behandeling genomen. Er zijn 4.139 aanvragen in behandeling genomen. Er zijn 425 huisbezoeken afgelegd. Dit zijn er veel minder dan gebruikelijk, vanwege de landelijke maatregelen in verband met het coronavirus. Vanwege de aanhoudende stijging in het aantal meldingen en aanvragen is het een uitdaging gebleken om deze binnen de wettelijke termijnen af te handelen. In 2020 is dit niet altijd niet gelukt. Bij de meldingen werd 56% binnen de wettelijke termijn afgehandeld, bij de aanvraag bedroeg dat percentage 82%. Het is wel zo dat de cliënt in de meeste gevallen al gebruik kan maken van een voorziening, voordat de formele afhandeling is afgerond. Het aantal uitstaande maatwerkvoorzieningen bedraagt 13.891.
Gewaarmerkt voor identificatie
15
doeleinden d.d: 30-03-2021
Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) In 2020 is Nederland getroffen door het coronavirus. Dit virus had en heeft een grote impact op onze samenleving. De maatregelen die werden getroffen om de verspreiding van het virus tegen te gaan raakte vele ondernemers en zelfstandigen zonder personeel. Zij konden hun beroep of bedrijf niet of nauwelijks (meer) uitoefenen. Op 17 maart 2020 kondigde het kabinet het noodpakket banen en economie aan. Het noodpakket bestond uit diverse maatregelen, waaronder de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo). De regeling voorziet in een aanvullende uitkering voor levensonderhoud wanneer het inkomen als gevolg van de coronacrisis tot onder het sociaal minimum was gedaald en een lening voor bedrijfskapitaal om liquiditeitsproblemen als gevolg van de coronacrisis op te vangen. Voor het verstrekken van de middelen aan gemeenten voor de bekostiging van de aanvullende uitkeringen levensonderhoud en leningen bedrijfskapitaal is een nieuwe Specifieke Uitkering gemaakt. Hierop zijn in 2020 meerdere voorschotten aan gemeenten verstrekt. Gemeenten ontvingen daarmee volledige compensatie voor het extra beroep op aanvullende uitkering voor levensonderhoud, de leningen voor bedrijfskapitaal en de uitvoeringskosten.
In overleg met de deelnemende gemeenten zijn de door het Rijk bevoorschotte bedragen (deels) overgemaakt aan de GR. De gemeenten krijgen op basis van verantwoording achteraf (SiSa) de volledige uitgaven aan verstrekte uitkeringen levensonderhoud en de leningen bedrijfskapitaal vergoed. Voor de uitvoeringskosten wordt de gemeente gecompenseerd via een vast bedrag per besluit. Per besluit op een aanvraag levensonderhoud (zowel toekenningen als afwijzingen) bedraagt de vergoeding € 450 en per besluit op een aanvraag bedrijfskapitaal bedraagt de vergoeding € 800. In onderstaande tabellen wordt inzicht gegeven in het aantal besluiten, de uitgaven uitkeringen levensonderhoud, de uitgaven leningen bedrijfskapitaal, de uitvoeringskosten, de bevoorschotting van het Rijk aan gemeenten en de overdracht van de bevoorschotting door de deelnemende gemeenten aan de GR. Tabel 1: Besluiten Tozo Gemeente Besluiten LO Tozo 1 Borsele Goes Kapelle Noord-Beveland Reimerswaal
Besluiten LO Tozo 2
Besluiten LO Tozo 3
37 121 32 24 32 246
42 146 34 29 41 292
254 608 162 149 227 1.400
Besluiten Kapitaal Besluiten Kapitaal Besluiten Kapitaal Vergoeding Tozo 1 Tozo 2 Tozo 3 Uitvoeringskosten 11 37 11 14 14 87
Tabel 2: Uitgaven Tozo levensonderhoud en kapitaal Gemeente Uitgaven LO Uitgaven LO Uitgaven LO Tozo 1 Tozo 2 Tozo 3 Borsele Goes Kapelle Noord-Beveland Reimerswaal
€ € € € € €
968.359 2.337.968 638.489 589.797 822.938 5.357.551
€ € € € € €
158.375 474.014 126.783 87.721 131.725 978.619
€ € € € € €
Tabel 3: Baten levensonderhoud en kapitaal Gemeente Aflossing Aflossing levensonderhoud kapitaal Borsele Goes Kapelle Noord-Beveland Reimerswaal
-28.452 -52.093 -11.483 -17.544 -17.052 -126.624
-512 -24.550 0 -5 -15.281 -40.348
2 4 2 0 3 11
Kapitaal Tozo 1
Voorschotten
107.319 309.813 85.460 78.963 95.475 677.030
€ € € € € €
Rente kapitaal -538 -1.820 -369 -721 -1.039 -4.487
1 4 0 1 3 9
33.306 83.702 4.389 13.787 40.578 175.763
€ € € € € €
64.175 183.986 24.446 76.509 91.386 440.502
€ € € € € €
Kapitaal Tozo 2 € € € € € €
-161.050 -429.750 -113.000 -102.900 -151.000 -957.700
Kapitaal Tozo 3
7.536 10.157 23.064 40.757
€ € € € € €
2.250 18.557 7.200 15.534 43.541
Totaal
€ € € € € €
1.333.785 3.415.576 889.725 853.977 1.220.699 7.713.763
Totaal baten -29.502 -78.463 -11.852 -18.270 -33.372 -171.459
Gewaarmerkt voor identificatie
16
doeleinden d.d: 30-03-2021
Tabel 4: Uitvoeringskosten Gemeente Vergoeding Uitvoeringskosten GR Uitvoeringskosten GR Restant Uitvoeringskosten tot 10-7-2020 * na 10-7-2020 * * Uitvoeringskosten * * * Borsele Goes Kapelle Noord-Beveland Reimerswaal
€ € € € € €
-161.050 -429.750 -113.000 -102.900 -151.000 -957.700
Tabel 5: Bevoorschotting Gemeente Bevoorschotting vanuit Rijk Borsele Goes Kapelle Noord-Beveland Reimerswaal
€ € € € € €
47.336 115.858 33.713 28.547 42.626 268.080
€ € € € € €
15.450 37.815 11.004 9.318 13.913 87.500
€ € € € € €
-98.264 -276.077 -68.283 -65.035 -94.461 -602.120
Bevoorschotting aan GR
-5.145.025 -6.370.031 -2.695.013 -1.960.009 -4.900.024 -21.070.102
-2.406.544 -5.137.122 -2.695.013 -1.066.778 -2.291.946 -13.597.403
Tabel 6: Afrekening bevoorschotting Rijk Gemeente
Bevoorschotting vanuit Rijk
Uitgaven LO
Uitgaven kapitaal
Uitvoeringskosten
Baten
Terugbetalen aan Rijk
Borsele Goes Kapelle Noord-Beveland Reimerswaal
-5.145.025 1.267.360 66.425 161.050 -29.502 -3.679.692 -6.370.031 3.205.497 210.079 429.750 -78.463 -2.603.168 -2.695.013 855.122 34.603 113.000 -11.852 -1.704.140 -1.960.009 770.268 83.709 102.900 -18.270 -1.021.402 -4.900.024 1.090.715 129.984 151.000 -33.372 -3.561.697 -21.070.102 7.188.962 524.800 957.700 -171.459 -12.570.099 Het terug te betalen bedrag aan het Rijk, zoals in de laatste kolom in tabel 6 staat vermeld, is nog niet definitief. Het een en ander zal pas worden afgerekend op basis van de verantwoording via SiSa.
Tabel 7: Afrekening bevoorschotting GR Gemeente Bevoorschotting Uitgaven LO aan GR Borsele Goes Kapelle Noord-Beveland Reimerswaal
-2.406.544 -5.137.122 -2.695.013 -1.066.778 -2.291.946 -13.597.403
Uitgaven kapitaal
Uitvoeringskosten GR
66.425 210.079 34.603 83.709 129.984 524.800
62.786 153.673 44.717 37.865 56.539 355.580
1.267.360 3.205.497 855.122 770.268 1.090.715 7.188.962
Baten
-29.502 -78.463 -11.852 -18.270 -33.372 -171.459
Terugbetalen aan gemeente * -1.039.475 -1.646.336 -1.772.423 -193.206 -1.048.080 -5.699.520
Het bedrag van € 5.699.520 vloeit niet terug naar de deelnemende gemeenten. Als gevolg van de verlenging van de regeling worden er ook in 2021 nog uitkeringen levensonderhoud en leningen bedrijfskapitaal verstrekt.
Wat heeft het gekost? Omschrijving Programma Werk, inkomen en zorg Totale lasten Totale baten Resultaat
2019 2020 Rekening Primair Wijziging Na wijziging Rekening Verschil 7.010 0 -7.010
6.848 0 -6.848
80 0 -80
6.927 0 -6.927
6.931 0 -6.931
Bedragen x € 1.000. Door afrondingsverschillen sluiten de saldi mogelijk niet exact aan.
Gewaarmerkt voor identificatie
17
doeleinden d.d: 30-03-2021
3 0 -3
Gewaarmerkt voor identificatie
18
doeleinden d.d: 30-03-2021
2. Programma ICT / Informatievoorziening Inleiding De afdeling ICT/Informatievoorziening heeft net als alle anderen te kampen gehad met de gevolgen van de corona-pandemie. De hoogste prioriteit lag bij het faciliteren van de meer dan 1.000 eindgebruikers van de deelnemers en GR om vanuit huis te werken. Ten tijde van de coronapandemie ontbrak uniformiteit met betrekking tot thuiswerken, wat voor de afdeling ICT/IV een forse uitdaging met zich meebracht. Aangezien GR de Bevelanden al beschikte over de infrastructuur en software om elke medewerker thuis te kunnen laten werken en de extra inzet van betrokken medewerkers van ICT heeft de dienstverlening gewoon doorgang gevonden. Achter de schermen zijn technische aanpassingen gedaan om ervoor te zorgen dat de dienstverlening gewaarborgd bleef en de productiviteit zo min mogelijk verstoord werd. Door het verschuiven van prioriteiten zijn achterstanden ontstaan in geplande projecten en (door)ontwikkelingen. In het begin van de coronacrisis zijn direct oplossingen voor de korte termijn getroffen om thuiswerken te faciliteren. In mei 2020 is gestart met de structurele inrichting voor tijd- en plaats onafhankelijk werken. Dit standaard werkplekconcept waar de Mobile Thin Client het hart van vormt, wordt verder uitgerold in 2021.
Naar aanleiding van de Managementletter 2019 zijn door het MT GR stappen gezet, die ertoe geleid hebben dat de GR vanaf 2020 is aangesloten bij het Inkoopbureau West-Brabant om het inkoopproces op orde te brengen. Hierdoor is een inhaalslag op aanbestedingen gestart. Doordat de afdeling ICT veel contracten in beheer heeft, heeft zij extra baat bij deze inhaalslag. In 2020 zijn er een tweetal grote aanbestedingen afgerond. Team ICT Beheer Wat willen we bereiken? Indicatoren
Wat gaan we ervoor doen?
Realisatie
Gewaarmerkt voor identificatie
Maximale beschikbaarheid en gebruik van hard- en software voor de gebruikers binnen de Bevelandse gemeenten en de GR binnen de kaders van de 3 K’s (kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten) De volledige systeemomgeving is tijdens kantooruren minimaal 99% beschikbaar. De servicedesk handelt 75% van de incidenten binnen 30 minuten in de 1e lijn af. Incidenten in de 2e lijn worden in 90% van de gevallen binnen de afgesproken doorlooptijden afgehandeld. Er is periodiek overleg tussen de afdeling ICT en adviseurs van de deelnemers. Afdeling ICT adviseert over oplossingen voor functionele vraagstukken. Systemen worden proactief gemonitord. Waar nodig wordt aanvullend externe expertise en/of capaciteit ingezet om de beschikbaarheid te borgen. Hard- en software wordt tijdig vervangen danwel up-to-date gehouden. Hiervoor wordt de vervangingsstrategie voor hardware gekoppeld aan het patch-, release en changemanagement. De benodigde aard en omvang van de systeemomgeving wordt afgestemd met het team Informatievoorziening door vooruit te kijken naar de ontwikkelingen op het gebied van (digitale) dienstverlening. Deze ontwikkelingen worden vertaald naar benodigde centrale en decentrale systeemcapaciteit. Advies op het gebied van de inzet van beschikbare ICT-voorzieningen. Functioneel beheer van de generieke applicaties zoals kantoorautomatisering, e-mail/agenda, e.d.
De systeemomgeving bleef ook in de Corona tijd op afstand benaderbaar conform DVO. Versneld uitrollen van een digitale vergadertool (Microsoft Teams en Zoom). Aanschaf licenties, waar gewenst ondersteuning en training aangeboden. 11.348 meldingen Servicedesk ICT. In 2020 is een deel van het serverpark vervroegd vervangen in
doeleinden d.d: 30-03-2021
19
verband met de coronacrisis. Voorbereidingen getroffen voor vernieuwing en verbetering van de bestaande omgeving, onder andere i.v.m. veranderde functionele eisen zoals video vergadering functionaliteit vanaf de virtuele werkplek (VDI). Grote update van de standaard VDI-omgeving. Dit is zeer complex vanwege veel applicaties die een browser gebruiken, maar niet allemaal dezelfde minimale versie. Implementatie nieuwe WIFI afgerond (Govroam). Gecertificeerde omgeving op alle gemeentelijke locaties is gerealiseerd.
Team Informatievoorziening Wat willen we bereiken?
Indicatoren
Wat gaan we ervoor doen?
Realisatie
Goede en veilige informatievoorziening. De gegevens op de juiste plaats in de juiste vorm op de juiste tijd beschikbaar. Eenmalig vastleggen en meervoudig gebruik binnen de kaders van de 3 K’s (kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten) Een gegeven wordt eenmalig vastgelegd en meervoudig gebruikt. Applicaties worden eenduidig ingericht en beheerd. Gegevens worden veilig opgeslagen en beheerd. Gegevens worden op een veilige manier alleen gedeeld met daartoe geautoriseerde entiteiten. Projecten worden op dezelfde wijze beschreven en ondersteund. Periodiek overleg tussen de Informatiemanager en deelnemers Een vervolg geven aan het verder harmoniseren en standaardiseren van (werk)processen bij de deelnemers. Uitvoeren functioneel beheer voor Topdesk, de Makelaarsuite (gegevensmakelaar), websites en Mens Centraal. Centraliseren van overig functioneel beheer als de situatie er om vraagt en/of dit het verstandigste is om te doen in de specifieke situatie. Adviseren deelnemers op het gebied van informatievoorziening en informatieveiligheid Invullen van de rol van Chief Information Security Officer voor de GR. En ook de rol van Privacy Officer en Security Officer voor deelterreinen zoals Mens Centraal en mogelijk voor Suwi. In (laten) vullen van de rol van Functionaris Gegevensbescherming Afstemmen werkwijze functioneel beheer met contactpersonen bij de deelnemers.
Afgeronde Europese aanbesteding Microsoft licenties en WiFi Govroam. Start aanbestedingen voor de vervanging van het financieel systeem, personeelssysteem (E-HRM) en nieuwe gemeentelijke websites. In samenwerking met inkoopbureau West-Brabant realisatie van inkoopkalender. Voorbereiding informatiebeleid. Inventarisatie archetypes en aanzet vervolg. Presentatie resultaten aan gemeenten. In het kader van robuuste organisatie is er een opleiding gevolgd om kennis op te doen over de werkzaamheden die een gebruikersorganisatie moet uitvoeren om de informatievoorziening te krijgen (BISL).
Gewaarmerkt voor identificatie
20
doeleinden d.d: 30-03-2021
Wat heeft het gekost? Omschrijving Overhead Gemeentelijke overhead ICT / Informatievoorziening Totale lasten Totale baten Resultaat
2019 2020 Rekening Primair Wijziging Na wijziging Rekening Verschil
5.608 104 -5.505
5.364 32 -5.332
295 0 -295
5.659 32 -.5.627
5.634 101 -5.533
-25 69 94
Bedragen x € 1.000. Door afrondingsverschillen sluiten de saldi mogelijk niet exact aan.
Gewaarmerkt voor identificatie
21
doeleinden d.d: 30-03-2021
Gewaarmerkt voor identificatie
22
doeleinden d.d: 30-03-2021
3. Programma P&O / Salarisadministratie Inleiding Afdeling P&O Afgelopen jaar is er een transitie geweest waarbij de focus is gelegd op de inrichting van de afdeling P&O. Dit heeft geresulteerd in een nieuwe inrichting en sturing conform het plan van aanpak P&O. Voor de gemeenten is er een duidelijke structuur ontstaan waarbij de Klantteams van P&O centraal staan en 1e aanspreekpunt zijn voor management. De experts en HR-ondersteuning verlenen hun diensten voornamelijk in de tweede lijn. Evenals voor de andere twee taakvelden binnen de GR gelden voor P&O de 3 K’s (kosten, kwaliteit, kwetsbaarheid) als het kader waarbinnen de activiteiten plaatsvinden. Daarnaast zijn als generieke competenties in het kaderplan vastgesteld: klantgerichtheid, transparantie, kostenbewust en resultaatgericht. Op deze onderdelen worden de verrichte werkzaamheden getoetst. Om dit te bereiken worden de volgende acties ingezet. Wat willen we bereiken? Indicatoren
Wat gaan we ervoor doen?
Realisatie
Invulling geven aan de 3 K’s (kosten, kwaliteit, kwetsbaarheid). Werken binnen beschikbaar gesteld budget P&O. Solistische functies komen (bijna) niet voor. Tevredenheid gemeenten en GR over de dienstverlening van de afdeling P&O aan de hand van de DVO. Vragen leidinggevenden vormen basis voor levering producten/diensten. Bevorderen van specialismen en deskundigheid in algemene zin. Benutten mogelijkheden digitalisering. Werkprocessen waar mogelijk uniformeren, standaardiseren en digitaliseren. Overleg met de gemeenten over de dienstverlening in het Deelnemersoverleg en door P&O advies Waar mogelijk gezamenlijk inkopen van diensten. In eigen beheer activiteiten oppakken; bij uitzondering externe inhuur. Herinrichting afdeling P&O met een duidelijke centrale rol voor de klantteams P&O. Sturing op budgetten door het aanbrengen van focus in diensten en activiteiten en aanpassen van de interne processen. Opstarten aanbestedingstrajecten voor flex en personeelssysteem (EHRM) Selecteren van een nieuwe vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen en integriteit Topdesk voor vragen over HR-beleid, wetgeving en salaris verder ontwikkeld
In de tweede helft 2020 is minder aandacht geschonken aan digitalisering van personeelssysteem (AFAS) in verband met het lopende Europese aanbestedingstraject voor het nieuwe personeelssysteem (E-HRM).
Gewaarmerkt voor identificatie
23
doeleinden d.d: 30-03-2021
Naast de drie K’s is een viertal generieke (kern) competenties opgesteld. Deze worden als volgt ingevuld: Wat willen we bereiken? Indicatoren
Wat gaan we ervoor doen?
Realisatie
Wat willen we bereiken? Indicatoren Wat gaan we ervoor doen? Realisatie
Invulling geven aan klantgericht, resultaatgericht, kostenbewust en transparant handelen. Monitoren dienstverlening afdeling P&O. Gemeenten en GR bereiken hun P&O doelen. Dienstverleningsovereenkomst met eventueel aanvullende SLA. Werken binnen beschikbaar budget. Verbeteren van producten/diensten; efficiënte en effectieve inzet van mensen en middelen. Reductie van kosten. Evaluaties dienstverlening P&O met daaropvolgend plan van aanpak. Werken binnen het DVO en eventueel aanvullende SLA’s. Verantwoording op de inzet van middelen en de resultaten daarvan. Doorontwikkeling van de afdeling aan de hand van het Plan van Aanpak. Focus heeft gelegen op doorontwikkeling afdeling P&O. Invulling geven aan centrale en decentrale P&O activiteiten die zijn opgenomen in het P&O jaarplan. Vastgesteld P&O jaarplan inclusief planning. Monitoren planning aan de hand van jaarplan in deelnemersoverleg, kwartaaloverleg gemeentenen en (individuele) gesprekken medewerkers. Jaarplan P&O opgesteld met focus op primaire dienstverlening en ondersteuning deelnemers.
HRM-beleid GR de Bevelanden Wat willen we bereiken?
Organisatieontwikkeling GR Motivatie en plezier in het werk bevorderen. Zorgdragen voor een aanvaardbare werkdruk Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling. Een laag verzuim. Actuele functiebeschrijvingen
Indicatoren
Werkoverleg en teamsessies om tot een goede en effectieve afstemming van taken te komen en de onderlinge samenwerking te bevorderen. Medewerkersgesprekken waarin ruimte voor persoonlijke ontwikkeling is Certificaten, bewijs van deelname en diploma’s. Percentage verzuim te bepalen aan de hand van personeelsmonitor Gemeenten conform vastgesteld beleid Medewerkerstevredenheidonderzoek
Wat gaan we ervoor doen?
Werkoverleg per klantteam en functionele teams houden. Inzetten op continue ontwikkelen o.a. d.m.v. Lean Medewerkersgesprek GR inzetten en uitbouwen Inzetten van inspiratieteams Zorgdragen voor een gezonde werkbelasting van medewerkers en aandacht voor de werkplek. Actief verzuimbeleid uitvoeren. Vervolg geven aan de bevindingen van het medewerkersonderzoek.
Realisatie
Project WNRA is ingevoerd in elke gemeente en voorzien van bijgestelde personeelshandboeken. Medewerkerstevredenheid onderzoek is uitgevoerd en er zijn per team actieplannen opgesteld. Trainingen en begeleiding leidinggevenden over verzuimbeleid.
Gewaarmerkt voor identificatie
24
doeleinden d.d: 30-03-2021
Wat willen we bereiken? Indicatoren
Wat gaan we ervoor doen?
Realisatie
De GR manifesteert zich als een goede en aantrekkelijke werkgever en er wordt gebruik gemaakt van een innovatief en actief HRM beleid. Ruim aandacht voor persoonlijke ontwikkeling. Het voeren van een breed mobiliteitsbeleid. Gebruik maken van uitloopschalen. Loopbaanbeleid/gesprekken voeren, talentmanagement introduceren. Mogelijkheid om “mobiliteitskandidaat” te zijn. Mogelijkheid van flexibel en plaatsonafhankelijk werken. Inzet van Strategische personeelsplanning. Afnemen RI&E per 3 of 4 jaar. Per 2 jaar een MTO. Er is een werktijdenregeling en regeling telewerken die ruimte biedt om flexibel te kunnen werken. Op basis van een beoordeling kunnen medewerkers in aanmerking komen voor de uitloopschaal, na 5 jaar maximum functieschaal. Voeren van een innovatief Personeelsbeleid GR. Er is een regeling Tijd- en plaatsonafhankelijk werken opgesteld mede om de voorwaarden en faciliteiten rondom het flexibel werken te regelen. Corona beleid interventieteam (BIT) ingericht voor adviezen en vragen vanuit gemeenten. Medewerkers hebben toegang gekregen tot de E-learning omgeving, hiervoor is een landelijke subsidie benut.
Wat heeft het gekost? Omschrijving P&O / salarisadministratie Totale lasten Totale baten Resultaat
2019 2020 Rekening Primair Wijziging Na wijziging Rekening Verschil 1.987 39 -1.949
1.888 102 -1.785
102 -72 -174
1.989 30 -1.959
1.920 151 -1.769
-69 121 190
Bedragen x € 1.000. Door afrondingsverschillen sluiten de saldi mogelijk niet exact aan.
Gewaarmerkt voor identificatie
25
doeleinden d.d: 30-03-2021
Gewaarmerkt voor identificatie
26
doeleinden d.d: 30-03-2021
4. Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien Wat heeft het gekost? Algemene dekkingsmiddelen Omschrijving
2019 2020 Rekening Primair Wijziging Na wijziging Rekening Verschil
Algemene dekkingsmiddelen Totale lasten Totale baten Resultaat
340 15.732 15.393
354 15.148 14.794
194 841 647
548 15.990 15.441
604 15.991 15.387
56 1 -54
Bedragen x € 1.000. Door afrondingsverschillen sluiten de saldi mogelijk niet exact aan.
Onder de lasten zijn opgenomen de niet via de reguliere verdeelsleutels, maar in gelijke delen, te verdelen kosten informatievoorziening (informatiemanager en projectleiders). Het verschil is het gevolg van het toepassen van de verdeelsleutel op de begroting 2020 na 1e begrotingswijziging. Bijdrage per gemeente excl. Nieuwe taken etc. 2020 Begroting
Rekening
Omschrijving
2019 2.991 7.293 1.330 1.229 2.658 15.501
Borsele Goes Kapelle Noord-Beveland Reimerswaal Totaal
Primair Wijzigingen 2.894 153 7.113 347 1.312 68 1.217 63 2.613 135 15.148 767
Rekening
Na wijzigingen 3.046 7.460 1.381 1.280 2.748 15.915
3.046 7.460 1.381 1.280 2.748 15.915
Bedragen x € 1.000. Door afrondingsverschillen sluiten de bedragen mogelijk niet exact aan.
Omschrijving Bijdrage GR Aandeel in verrekening rekening resultaat 2019
Borsele 3.046.443 14.589
Goes 7.459.702 39.437
Kapelle 1.380.654 6.223
NoordBeveland Reimerswaal 1.280.171 2.747.754 6.241 13.270
Totaal 15.914.724 79.760
Bijdragen gemeenten
3.061.032
7.499.139
1.386.877
1.286.412
15.994.484
2.761.024
Bedragen in hele euro's. Door afrondingsverschillen sluiten de bedragen mogelijk niet exact aan.
Onvoorzien Omschrijving Totale lasten Totale baten Resultaat
2019 2020 Rekening Primair Wijziging Na wijziging Rekening Verschil 0 74 -74 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 -74 74 0 0 0
Bedragen x € 1.000. Door afrondingsverschillen sluiten de saldi mogelijk niet exact aan.
In 2020 was er een post voor onvoorziene uitgaven van € 74.000. Daarnaast resteerde er nog een bedrag van € 10.000 ten behoeve van prijscompensatie. In de verschillende begrotingswijzigingen 2020 zijn deze posten geheel ingezet.
Gewaarmerkt voor identificatie
27
doeleinden d.d: 30-03-2021
Rekeningsaldo voor bestemming Rekeningsaldo voor bestemming (+ = voordelig)
586.132
Vaststelling jaarrekening 2019 Reserve Overhevelen budgetten Reserve Plan van Aanpak WIZ
-79.761 -72.749 197.122
Rekeningsaldo na bestemming( + = voordelig)
630.744
Bedragen in hele euro's. Door afrondingsverschillen sluiten de bedragen mogelijk niet exact aan.
Rekeningsaldo na bestemming (per gemeente) Borsele Goes Kapelle Noord-Beveland Reimerswaal Rekeningsaldo na bestemming ( + = voordelig)
117.063 316.861 45.561 43.189 108.071 630.745
Bedragen in hele euro's. Door afrondingsverschillen sluiten de bedragen mogelijk niet exact aan.
In de inleiding wordt voorgesteld om bij de vaststelling van de jaarrekening als resultaatbestemming een bedrag van € 116.117 te storten in de reserve overhevelen budgetten. Het gaat daarbij om de volgende bedragen: Plan van Aanpak P&O 43.000 Vroegsignalering 7.117 Startpunt Geldzaken 8.000 Trainee Team Activering 58.000 116.117 Bij P&O is sprake van een restant op de middelen Plan van Aanpak. De oorzaak hiervan ligt in de ontwikkeling van en op de afdeling P&O in 2020 en de gevolgen van de coronamaatregelen op de uitvoering van het Plan van Aanpak. De uitvoering van het Plan van Aanpak P&O zal in 2021 doorlopen. Bij WIZ is in 2020 een trainee gekomen die uitvoering geeft aan de trajecten voor statushouders. Hiervoor zijn middelen voor een heel jaar beschikbaar gesteld. Dit loopt door in 2021. Verder hebben er minder communicatieactiviteiten plaatsgevonden op het gebied van geldzaken. De verwachting is dat dit in 2021 meer zal gaan plaatsvinden. De verwachting is dat meer mensen als gevolg van de coronamaatregelen in een schuldsituatie dreigen te raken. Zij zullen hun weg moeten gaan vinden richting schuldhulpverlenende instanties. Tenslotte zal het project Vroegsignalering, welke in 2019 startte en twee jaar zou duren, in 2021 zijn afronding krijgen. De resterende middelen moeten voor het project in 2021 beschikbaar blijven.
Als bij de vaststelling van de jaarrekening conform het voorstel tot resultaatbestemming besloten wordt, wordt het volledige bedrag toegevoegd aan de algemene reserve.
Gewaarmerkt voor identificatie
28
doeleinden d.d: 30-03-2021
Rekeningsaldo incl. overhevelen budget(per gemeente) Borsele Goes Kapelle Noord-Beveland Reimerswaal Rekeningsaldo incl. overhevelen budget ( + = voordelig)
0 0 0 0 0 0
Bedragen in hele euro's. Door afrondingsverschillen sluiten de bedragen mogelijk niet exact aan.
Gewaarmerkt voor identificatie
29
doeleinden d.d: 30-03-2021
Gewaarmerkt voor identificatie
30
doeleinden d.d: 30-03-2021
JAARVERSLAG - paragrafen
Gewaarmerkt voor identificatie
31
doeleinden d.d: 30-03-2021
Gewaarmerkt voor identificatie
32
doeleinden d.d: 30-03-2021
5. Paragraaf bedrijfsvoering P&C Cyclus Voor gemeenschappelijke regelingen geldt een andere Planning en Control cyclus dan die voor reguliere gemeentelijke organisaties. De GR-Jaarrekening over het voorgaande kalenderjaar, als ook de Begroting voor het volgende jaar, moet al vóór 15 april aan de deelnemende gemeentebesturen worden aangeboden. Gevolg is dat binnen de GR organisaties meteen aan het begin van een nieuw kalenderjaar met de beide stukken aan de slag moet worden gegaan. Zo ook binnen GR De Bevelanden. Kort na de zomerperiode 2020 is over de voortgang van de Begroting 2020 gerapporteerd in de Bestuursrapportage 2020. Deze rapportage is op 5 oktober 2020 in een gezamenlijke digitale Zoom bijeenkomst aan de Bevelandse gemeenteraden toegelicht. Zoals gebruikelijk is aan de samenstelling van de voorliggende Jaarrekening 2020 een uitgebreid traject van analyse en overleg met de betreffende contactpersonen binnen de deelnemende gemeenten voorafgegaan. De Begeleidingscommissie financiën heeft een advies opgesteld en de Gemeenteraden worden in de gelegenheid gesteld om desgewenst een zienswijze kenbaar te maken. Binnen de periode waarin tot een zienswijze kan worden besloten, vindt op 10 mei 2021 een gezamenlijke raadsbijeenkomst plaats, waarin de Jaarrekening wordt toegelicht en vragen worden beantwoord.
Managementteam GR Het Managementteam GR heeft ondanks de corona ontwikkelingen een intensievere samenwerking met elkaar opgezet. Dit heeft geresulteerd in een wekelijks (kort) MT-overleg waarbij er organisatiebrede zaken worden besproken en afgestemd. De verslaglegging verloopt via een besluitenlijst en is beschikbaar voor de medewerkers van de GR. Naast het MT-overleg is er wekelijks operationeel overleg binnen de afdelingen WIZ, ICT en P&O. Afgelopen jaar is er een duidelijke start gemaakt om het leidinggevendenoverleg meer te betrekken bij de organisatiebrede ontwikkelingen en een rol te geven in het vormen van een “sturende laag” met elkaar. Dit heeft geresulteerd in een roulerend voorzitterschap van het leidinggevendenoverleg en meer aandacht voor de doorontwikkeling van de begrippen “eigenaarschap” en “ondernemerschap” als leidinggevende. Vanwege de coronamaatregelen is de heidag over deze onderwerpen in november 2020 geannuleerd en verplaatst naar begin 2021. Overleg Ondernemingsraad Separaat van de formele overlegvergaderingen tussen de Ondernemingsraad en WOR-bestuurder (directeur), is periodiek ook informeel overleg gevoerd tussen de directeur en leden van de OR. Beide partijen willen elkaar graag vroegtijdig informeren en signalen afgeven.
Afgelopen jaar is het ook gelukt om de nog vacante functie binnen de OR op te vullen met een vertegenwoordiging van de afdeling P&O. Onderzoek naar governance GR In de doorontwikkeling van de GR is afgelopen jaar gebleken dat het goed is om na 6 jaar GR te onderzoeken of de huidige governance structuur van advies en besluitvorming nog passend is voor de uitvoeringsorganisatie GR. Voorzitter van het dagelijks bestuur en voorzitter van de regiegroep hebben opdracht gegeven aan een externe partij om te starten met een onderzoek naar een herijking van de governance structuur. Deze komt begin 2021 met een voorstel voor inrichting van de governance structuur voor een toekomstige en slagvaardige GR organisatie. Klankbordgroep Vanuit iedere gemeenteraad zijn er twee leden die deelnemen aan de klankbordgroep. In 2020 hebben er meerdere digitale en fysieke bijeenkomsten plaats gevonden. Ondanks de corona uitbraak is het ook afgelopen jaar gelukt om de samenwerking en afstemming met de klankbordgroep GR te organiseren. Na annulering van de bijeenkomst van 30 maart 2020, is er op 28 april 2020 een digitale bijeenkomst geweest om de jaarrekening 2019 met elkaar te bespreken en een beeld te krijgen van de ontwikkelingen binnen de GR.
Daarna is er op 14 september 2020 een fysieke bijeenkomst geweest in de raadszaal in Goes over onder andere de bestuursrapportage 2020, de 3de begrotingswijziging 2020 en de 1e begrotingswijziging 2021. Tenslotte is er op 23 november 2020 nog een extra digitaal overleg geweest met betrekking tot de ontwikkelingen op het gebied van het sociaal domein en is er een toelichting gegeven op het rapport Berenschot (SWVO) over de mogelijkheden van vergaande samenwerking tussen GR en SWVO. De toelichting werd gegeven door de directeur SWVO. Gewaarmerkt voor identificatie
33
doeleinden d.d: 30-03-2021
Plan van Aanpak WIZ 2017 – 2019 en vervolgstappen In december 2020 is het eindrapport Plan van Aanpak WIZ vastgesteld in het dagelijks bestuur. Dit rapport is vooraf besproken in de noodzakelijke gremia. Vanuit dit rapport en op verzoek van de PoHo’s WIZ zijn er als vervolg voor komend jaar 3 actielijnen opgesteld om de afdeling WIZ verder te ontwikkelen en te anticiperen op de specifieke ontwikkelingen binnen het sociaal domein (Vroegsignalering, WMO kosten). Inmiddels is er een vervolg gegeven aan de herinrichting van de afdeling WIZ. Zo gaan we van een afdelingsgerichte inrichting naar een meer gebiedsgerichte inrichting, waarbij speciale aandacht is voor de loketfunctie vanuit de gemeente voor de inwoners. Dit wordt in 2021 verder uitgewerkt in een plan van aanpak. Naast dit actieplan wordt er ook kritisch gekeken naar de rol en verantwoordelijkheid van de GR in de totstandkoming van de beleidsvorming. Hierin is een duidelijke rolduidelijkheid tussen Gemeenten en GR wenselijk. Plan van Aanpak P&O In 2020 is er een definitieve inrichting gekomen van de afdeling P&O, die is gericht op maximale ondersteuning van de klantteams P&O bij de verschillende gemeenten. Naast de inrichting van klantteams is er ook een duidelijke rolverdeling gemaakt tussen 3 onderdelen binnen de afdeling P&O; HR-ondersteuning, P&O adviseurs en experts P&O.
Naast de inrichting van de structuur binnen de afdeling P&O is ook het afdelingshoofd P&O vervangen door een teamleider P&O, die zich volledig richt op teamontwikkeling en doorontwikkeling van de P&O processen en de kwaliteit van de dienstverlening. Visie en sturing IV/ICT Afgelopen jaar is er meer aandacht geweest voor de ontwikkeling van een gezamenlijke visie op informatievoorziening van alle gemeenten. Hierbij is een eerste keuze gemaakt over de toekomstige ambities en ontwikkelingen van alle gemeenten. Om ook de komende jaren inzicht te hebben en te houden op de kosten is het belangrijk en noodzakelijk om een strategie te kiezen die zorgt voor optimale groei en doorontwikkeling, maar wel met monitoring van en controle op de kosten. Organisatieontwikkeling De GR heeft sinds de start in 2015 zijn positie binnen de Bevelanden ingenomen. De drie afdelingen WIZ, ICT/Informatievoorziening en P&O voeren op een goede manier hun taken uit voor de vijf gemeenten Borsele, Goes, Kapelle, Noord-Beveland en Reimerswaal. In het afgelopen jaar is het MT van de GR voor 75% vernieuwd en heeft de GR voor het eerst een fulltime onafhankelijke directeur. Dit geeft ruimte om aandacht te schenken aan de doorontwikkeling van de GR. Het is na bijna zes jaar tijd om de organisatiestructuur tegen het licht te houden.