2021-13 RV Sabewa Zeeland - Jaarstukken 2020 en Programmabegroting 2022

*Z01306A825F* Zaaknummer Documentnummer

Z21.010041 D21.252315

Raadsadvies Onderwerp

Sabewa Zeeland - Jaarstukken 2020 en Programmabegroting 2022

Inhoud

Sabewa Zeeland - Jaarstukken 2020 en Programmabegroting 2022

Advies

1. Het Jaarverslag en de Jaarrekening 2020 van Sabewa Zeeland voor kennisgeving aannemen. 2. Als zienswijze aan het bestuur van Sabewa Zeeland kenbaar maken dat wordt ingestemd met de begroting 2022, met dien verstande dat het bestuur van Sabewa Zeeland zich dient in te spannen om door middel van aanpassing van de DVO met het Waterschap een besparing op huur- en servicekosten te realiseren. Steller: J.I.A. Boer Datum: 28‑4‑2021

Beeldvormende behandeling Oordeelsvormende behandeling Besluitvormende behandeling

25 mei 2021 1 juni 2021

Portefeuillehouder

J.H. Herselman

Datum collegevergadering

28 april 2021

Aantal bijlagen Documentnummers v/d bijlagen

5 -

D21.251650 D21.251651 D21.251776 D21.251776 D21.252265

Samenvatting Op 8 april 2021 stemde het Dagelijks Bestuur (DB) van Sabewa Zeeland in met het Jaarverslag en Jaarrekening 2020. Ook stemde het DB in met de Programmabegroting 2022 (en meerjarenraming 2023-2025). Sabewa Zeeland eindigt het boekjaar 2020 met een negatief resultaat van € 122.590,--. Op hoofdlijnen kan het nadelige saldo verklaard worden door stijging van de proceskostenvergoedingen voor de afhandeling van WOZ-bezwaarschriften. De begroting 2022 laat een overschrijding zien van de VZG-norm van € 370.095,--. De hogere gevraagde deelnemersbijdrage bestaat uit de posten doorwerking jaarstukken 2020 van € 271.725,--, nieuwe ontwikkelingen in 2022 van € 192.020,-- en de aanwending van de algemene reserve van € 93.060,--. De aanpassing van de Dienstverleningsovereenkomst (DVO) met het Waterschap geeft de kans om te besparen op huur- en servicekosten te realiseren door het introduceren van flexwerken en daardoor minder kantoorruimte te huren. Dit is nog niet meegenomen in de begroting 2022.

-1-

Advies 1. Het Jaarverslag en de Jaarrekening 2020 van Sabewa Zeeland voor kennisgeving aan2.

nemen. Als zienswijze aan het bestuur van Sabewa Zeeland kenbaar maken dat wordt ingestemd met de begroting 2022, met dien verstande dat het bestuur van Sabewa Zeeland zich dient in te spannen om door middel van aanpassing van de DVO met het Waterschap een besparing op huur- en servicekosten te realiseren.

Inleiding: waar gaat het over?

Op 8 april 2021 stemde het DB van Sabewa Zeeland in met het Jaarverslag en Jaarrekening 2020. Ook stemde het DB in met de Programmabegroting 2022 (en meerjarenraming 20232025). Deze stukken worden voorgelegd aan de deelnemers van Sabewa Zeeland. Op 8 april jl. zijn de stukken aangeboden aan onze gemeente. Het DB van Sabewa Zeeland legt aan de deelnemende gemeenten en het Waterschap de begroting 2022 voor met het verzoek om uiterlijk 3 juni 2021 de zienswijzen van de gemeenteraden kenbaar te maken. Hierdoor kunnen opmerkingen van de raden meegenomen worden in de besluitvorming van het Algemeen Bestuur (AB) op 11 juni 2021. Naast besluitvorming over de begroting 2022, behandelt het AB van Sabewa Zeeland in haar vergadering op 11 juni 2021 ook de jaarstukken 2020.

Sabewa Zeeland eindigt het boekjaar 2020 met een negatief resultaat van € 122.590,--. Op hoofdlijnen kan het nadelig saldo verklaard worden door stijging van de proceskostenvergoedingen voor de afhandeling van WOZ-bezwaarschriften. Deloitte Accountants B.V. verstrekte een goedkeurende controle verklaring op de jaarrekening 2020 van Sabewa Zeeland. De begroting 2022 laat een overschrijding zien van de VZG-norm van € 370.095,--. De hogere gevraagde deelnemersbijdrage bestaat uit de posten doorwerking jaarstukken 2020 van € 271.725,--, nieuwe ontwikkelingen in 2022 van € 192.020,-- en de aanwending van de algemene reserve van € 93.060,--. Met de kansen die kunnen leiden tot besparingen in 2022 is hier geen rekening gehouden. In het advies van de begeleidingscommissie wordt voorgesteld aan de raad om in te stemmen met de begroting 2022. Daarbij uitgaande dat er alles aangedaan wordt om de DVO met het Waterschap aan te passen en de besparing op huuren servicekosten te realiseren.

Relatie met strategisch beleid Geen bijzonderheden.

Argumenten: waarom geven we als college dit advies? 1.1 De jaarstukken 2020 zijn voorzien van een goedkeurende accountantsverklaring. Deloitte Accountants B.V. verstrekte een goedkeurende controle verklaring op de jaarrekening 2020 van Sabewa Zeeland. 1.2 Sabewa Zeeland voldoet aan de afgesproken verantwoording uit het rapport "Aanpak voor een goede samenwerking tussen gemeenten en gemeenschappelijke regelingen". 1.3 Het nadelige resultaat 2020 wordt conform de bestendige gedragslijn en de afgesproken verdeelsleutels in rekening gebracht bij de deelnemers. 2.1 In de begroting 2022 is rekening gehouden met de structurele meerkosten uit de jaarstukken 2020. -2-

Ten gevolge van de stijging van het aantal ingediende bezwaarschriften door no-cureno-pay bureaus zal dit ook in 2022 tot extra kosten komen van proceskostenvergoedingen. 2.2. In de begroting 2022 is rekening gehouden met nieuwe ontwikkelingen. De gewenste verbetering van het kwaliteitsoordeel van de Waarderingskamer op verzoek van het AB is verwerkt als incidentele meerkosten. Ook zijn de incidentele voorbereidingskosten van de verplichte aanbesteding van het softwarepakket verwerkt. 2.3 Inzet van reserve ter demping van de meerkosten 2022. De begroting 2022 voldoet niet aan de VZG-norm. Gezocht is naar mogelijkheden en de reserve wordt ingezet om deze kosten te dempen. De reserve komt hiermee op nul te staan. 2.4 Kansen voor toekomstige reductie van kosten Door het management van Sabewa is gezocht naar mogelijkheden om de kosten te reduceren. Dit kan gerealiseerd worden door de werkplekken flexibel in te zetten waardoor minder kantoorruimte nodig is. Dit resulteert in structurele lagere huurkosten en servicekosten die jaarlijks kunnen oplopen tot € 140.000,--. Voor deze besparing is een aanpassing van de huidige Dienstverleningsovereenkomst (DVO) met het Waterschap een vereiste. Deze besparing is niet opgenomen in de begroting 2022. 2.5 In de begroting 2022 zijn de uitgangspunten geactualiseerd.

In de begroting 2022 zijn de uitgangspunten van afgelopen jaren geëvalueerd en waar nodig aangepast. Hierbij springen met name de invorderingsopbrengsten en de verdeling fte’s in het oog.

Kanttekeningen en risico’s Geen bijzonderheden.

Financiën: wat gaat het kosten en hoe gaan we dit financieren? JAARSTUKKEN 2020 Sabewa Zeeland sluit met een nadelig rekeningresultaat van afgerond € 123.000,--. Het rekeningresultaat is als volgt opgebouwd: Hogere kosten € 203.849,Lagere opbrengsten € 63.914,Saldo van baten en lasten € 267.763,Onttrekking reserve -€ 145.000,Gerealiseerd resultaat nadelig € 122.590,Op hoofdlijnen kan het nadelige saldo worden verklaard door de hogere kosten in het programma Waarderen. Het negatief rekeningresultaat is als volgt opgebouwd:

Programma Waarderen

-€ 200.682

Programma Heffen

€ 9.728

De stijging van de proceskostenvergoedingen voor de afhandeling van WOZ-bezwaarschriften. Oorzaak is een stijging van het aantal ingediende bezwaarschriften door no-cure-no-pay bureaus. De kosten voor controle toeristenbelasting en hondenbelasting zijn lager uitgevallen.

-3-

Programma Innen

€ 37.810

Algemeen dekkingsmiddelen

-€ 3.880

Overhead

€ 34.434

Negatief rekeningresultaat

€ 122.590

Hogere opbrengst invorderingskosten en hogere opbrengst diensten voor derden(kwijtschelding). Lagere personeelskosten, hogere kosten softwareleverancier Pink Roccade, hogere kosten drukwerk

Het DB van Sabewa Zeeland zal aan het AB voorstellen om het negatief rekeningresultaat te verdelen onder de deelnemers volgens de onderstaande tabel. De verdeling vindt plaats op basis van vastgestelde verdeelsleutels per programma. Na besluitvorming door het AB ontvangen de deelnemers een factuur met hun aandeel in het negatieve rekeningresultaat over 2020. Voor Kapelle is dit € 6.233,--. Deelnemer Borsele Goes Hulst Kapelle Reimerswaal Sluis Terneuzen Tholen Waterschap Totaal

Waarderen -17.054 -30.311 -21.226 -8.853 -15.074 -30.337 -44.286 -18.613 0 -185.754

Heffen 609 -3.092 -132 -1.171 280 6.919 805 -160 16.172 20.230

Innen 7.288 7.903 -758 3.791 -3.632 -4.656 -12.844 2.958 42.497 42.548

Totaal -9.157 -25.499 -22.117 -6.233 -18.426 -28.075 -56.325 -15.815 58.669 -123.000

BEGROTING 2022 In de begroting 2022 zijn de uitgangspunten van afgelopen jaren geëvalueerd en waar nodig aangepast. Hierbij springen met name de invorderingsopbrengsten en de verdeling fte’s in het oog. Daarnaast worden extra kosten opgevoerd die noodzakelijk om de kwaliteit te waarborgen en zijn er kansen die besparingen kunnen bieden voor 2022. In totaal vraagt Sabewa Zeeland een extra bijdrage van de deelnemers van: € 370.095,--. De invorderingsopbrengsten van € 655.850,-- maken geen deel meer uit van de exploitatie van Sabewa Zeeland. Deze gaan lopen door middel van de belastingopbrengsten. Dit betekent een extra deelnemersbijdrage. Deze opbrengsten worden vervolgens via de belastingopbrengsten alsnog teruggestort naar de deelnemers. Voordeel is dat de volatiliteit op de resultaten van Sabewa Zeeland fors wordt verkleind. Sabewa Zeeland is vanaf 2019 ingericht in het team Specialisten en team Gegevensbeheer, en Directie en Ondersteuning. Tot en met 2021 zijn voor de verdeling naar fte’s nog dezelfde uitgangspunten gehanteerd als van voor 2019 waarbij de organisatie was opgebouwd in de teams Waarderen, Heffen en Innen. Aangezien de organisatie volop in ontwikkeling is en er in de afgelopen jaren verschuivingen hebben plaatsgevonden in de verdeling van de werkzaamheden, is het realistisch om de verdeling van de fte’s te baseren op de werkelijke situatie.

Voor de begroting vanaf 2022 wordt dan ook uitgegaan van de werkelijke situatie per 1 januari 2021.

-4-

Structurele doorwerking uit de jaarstukken 2020 in de begroting 2022. In onderstaand overzicht worden de structurele kosten en opbrengsten met toelichting weergegeven welke van invloed zijn op de begroting/meerjarenraming 2022-2025 in relatie tot het voldoen aan de VZG-richtlijn voor 2022. Structurele doorwerking jaarrekening 2020 Hogere proceskosten: Door steeds meer inzet van no-cure no pay bureaus bij het indienen van bezwaarschriften zien we de laatste jaren een stijging in deze kosten. Beïnvloeding van deze post kan slechts beperkt. Realistisch begroten is noodzakelijk. Hogere automatiseringskosten: Stijging van de kosten doorprijsstijgingen en de noodzaak ontwikkelingen in de wet- en regelgeving door te voeren om het primaire proces goed te laten verlopen. Daarbij zijn er ook extra onderhoudskosten om de huidige kwaliteit in stand te houden. Hogere kosten Cyclomedia: Voor WOZ-taxaties wordt gebruik gemaakt van beeldmateriaal wat geleverd wordt door Cyclomedia. De contract kosten nemen toe. Daar staat tegenover dat de kwaliteit van dit beeldmateriaal enorm toeneemt. Dit heeft een positief effect op de kwaliteit van de taxaties. Hogere kosten drukwerk

€

150.000

€

137.863

€

31.982

€

36.880

Lagere kosten waardering specifieke objecten

€

-25.000

Besparing kosten woon-werk verkeer door invoering telewerkregeling en aanverwante kosten Doorwerking jaarrekening 2020

€

-60.000

€

271.725

Inzet verbeteren kwaliteitsoordeel van de waarderingskamer op verzoek van het AB* Verhoging opleidingsbudget door opleiding WOZ basis

€

100.000

€

17.020

Begeleiding aanbesteding ICT*

€

75.000

Totaal nieuwe ontwikkelingen

€

192.020

Nieuwe ontwikkelingen in 2022: Nieuwe ontwikkelingen

* Deze kosten hebben alleen betrekking op 2022 en zijn voor de volgende jaren niet opgenomen in de begroting.

De algemene reserve van € 93.650,-- wordt aangewend ter dekking van de incidentele uitgaven voor het ICT-aanbestedingstraject en gedeeltelijke dekking voor het verbeteren van het kwaliteitsoordeel van de Waarderingskamer. Om een extra stap te doen in de optimalisatie van de kwaliteit zijn de volgende investeringen noodzakelijk: • Om een eventuele samenwerking Zeelandbreed te bereiken is een beoordeling van de Waarderingskamer van vier sterren de minimale waardering, aangezien andere Zeeuwse gemeenten al een vier sterren beoordeling hebben. Voor Sabewa Zeeland is het behalen van vier sterren mogelijk in 2022. Hiervoor zal echter eenmalig extra inzet van personeel noodzakelijk zijn om met name de hoeveelheid werk te verrichten. Het project gebruiksoppervlakte is hier onlosmakelijk aan verbonden. Als deze vier sterren -5-

•

behaald worden betekent dit dat de kwaliteit van de taxaties nog verder is gestegen. Dit zal in de uitvoering minder aanpassingen geven bij bezwaartrajecten, waardoor de proceskosten toch zouden kunnen dalen. Het ICT-aanbestedingstraject is een wettelijke vereiste. Daarnaast wordt dit traject gezien als een kans om de ICT te evalueren en te blijven streven naar een betere kwaliteit waarbij tijdig- en juistheid in het proces voorop staat, maar waarbij efficiency en effectiviteit ook van groot belang zijn.

Kansen die kunnen leiden tot verdere besparingen in 2022 Na een evaluatie van de huidige werkplekken, kantoorruimte en facilitaire service die daarbij hoort, ziet Sabewa Zeeland mogelijkheden tot verandering en besparing. Door werkplekken flexibel in te zetten, zijn minder kantoorwerkplekken en kantoorruimte nodig. Dit kan leiden tot fors lagere huurkosten voor kantoorruimte en facilitaire diensten. Dit resulteert in structurele lagere huurkosten en servicekosten die jaarlijks kunnen oplopen tot € 140.000,--. Voor deze besparing is een aanpassing van de huidige Dienstverleningsovereenkomst (DVO) een vereiste. Deze besparing is niet opgenomen in de begroting 2022. Berekening VZG-norm De VZG richtlijn voor 2022 is een indexering van 0,9% zijnde € 44.871,--. Deze indexering wordt toegepast op de begroting 2021 incl. de taakstelling 2021. Op basis van bovenstaande mag de begroting van Sabewa Zeeland maximaal € 5.030.537,-bedragen. Totaal: Totale begroting 2022: De bijdrage 2022 mag op basis van de VZG-richtlijn zijn Overschrijding VZG-norm Invorderingsopbrengsten BTW Waterschap Totaal gevraagde hogere bijdrage

€ € € € € €

6.069.454 5.030.537 1.038.917 655.850 12.972 370.095

De hogere gevraagde deelnemersbijdrage bestaat uit de posten doorwerking jaarstukken 2020 van € 271.725,-- en de nieuwe ontwikkelingen in 2022 van € 192.020,-- en de aanwending van de algemene reserve van € 93.060,--. Met de kansen die kunnen leiden tot besparingen in 2022 is hier geen rekening gehouden. Totale bijdrage per deelnemer:

-6-

Wat communiceren we? Geen bijzonderheden.

Uitvoering/ aanpak

Geen bijzonderheden.

Bijlagen

-

Aanbiedingsbrief Jaarstukken 2020 Sabewa Zeeland (D21.251650) Jaarstukken 2020 Sabewa Zeeland (D21.251651) Aanbiedingsbrief Programmabegroting 2022 Sabewa Zeeland (D21.251776) Programmabegroting 2022 Sabewa Zeeland (D21.251776) Advies Begeleidingscommissie Sabewa Zeeland (D21.252265)

-7-