2020-38 RV Rekenkamerrapport subsidiebeleid

*Z010225718C* Zaaknummer Documentnummer

Z19.000744 D20.242034

Raadsadvies Onderwerp

Rekenkamerrapport ‘’Onderzoek naar subsidies’’

Inhoud

Het (deels) overnemen van de aanbevelingen uit het Rekenkamerrapport ‘’Onderzoek naar subsidies’’

Advies

1. Aanbevelingen 1B, 1C, 2A, 2D en 2E uit het Rekenkamerrapport ‘’Onderzoek naar subsidies’’ over te nemen, rekening houdend met de wederhoorreactie van het college. 2. De werkgroep Rekenkamer te betrekken bij de evaluatie van het subsidiebeleid. Steller: E. Evers Datum: 16‑9‑2020

Beeldvormende behandeling Oordeelsvormende behandeling Besluitvormende behandeling

26-11-2019 08-09-2020 06-10-2020

Portefeuillehouder

J.H. Herselman

Datum collegevergadering Aantal bijlagen Documentnummers v/d bijlagen

4 Z19.000744

Samenvatting De Rekenkamer heeft een onderzoek uitgevoerd naar subsidies. De hoofdvraag van het onderzoek luidt: ‘’Helpt het subsidiebeleid om de doelen te bereiken?’’. Conclusie is dat er wordt gehandeld in de geest van de kaders en het beleid. De verstrekte subsidies sluiten hier in grote lijn bij aan. Ook de communicatie met inwoners en subsidieontvangers verloopt goed. Het belangrijkste aandachtspunt is volgens de Rekenkamer dat er wel wordt getoetst op uit te voeren activiteiten (output), maar niet in termen van te bereiken maatschappelijke effecten (outcome). De Rekenkamer adviseert dan ook om hier verder op in te zetten. Hier kleven echter ook nadelen aan. Als gemeente willen we voorkomen een papieren tijger te creëren waarbij kleinere organisaties en verenigingen veel papierwerk moeten invullen om een subsidieaanvraag in te dienen. Op basis van de discussie tijdens de oordeelsvormende behandeling in de raadsvergadering van 8 september 2020 wordt geadviseerd om in eerst instantie een aantal aanbevelingen over te nemen en te implementeren in de huidige lijn zoals afgesproken in de subsidieverordening. De overige aanbevelingen worden dan meegenomen in de reguliere evaluatie van het subsidiebeleid. Hierin kan de raad zich ook beraden op haar eigen rol.

Advies 1. Aanbevelingen 1B, 1C, 2A, 2D en 2E uit het Rekenkamerrapport ‘’Onderzoek naar subsidies’’ over te nemen, rekening houdend met de wederhoorreactie van het college. -1-

2. De werkgroep Rekenkamer te betrekken bij de evaluatie van het subsidiebeleid.

Inleiding: waar gaat het over? De Rekenkamer van de gemeente Kapelle voert ieder jaar een onderzoek uit. In 2019 is het onderzoek ‘’Onderzoek naar subsidies’’ afgerond. De hoofdvraag van het onderzoek luidt: ‘’Helpt het subsidiebeleid om de doelen te bereiken?’’ Conclusie is dat er wordt gehandeld in de geest van de kaders en het beleid. Er is een duidelijke verbinding tussen de Algemene Subsidieverordening (ASV) en het gemeentelijk beleid. De verstrekte subsidies sluiten hier in grote lijn bij aan. Ook de communicatie met inwoners en subsidieontvangers verloopt goed. Het belangrijkste aandachtspunt in het subsidiebeleid is volgens de Rekenkamer dat er wel wordt getoetst op uit te voeren activiteiten (output), maar niet in termen van te bereiken maatschappelijke effecten (outcome). De in de Awb vereiste evaluaties van effectiviteit van subsidies worden niet uitgevoerd. Dit betekent dat er weinig zicht is of de verstrekte subsidies ook leiden tot de gewenste maatschappelijke effecten. Naar aanleiding van het onderzoek geeft de Rekenkamer Kapelle de volgende aanbevelingen aan de gemeenteraad. De nummering komt overeen met de nummering in het rekenkamerrapport. Kritische aanbevelingen: 2 Verbeter het subsidieproces en stel maatschappelijke effecten.

2A Wij bevelen aan om integraliteit van beleid door te voeren door de subsidies aan de verschillende instellingen toe te kennen vanuit een overkoepelend beleidskader en daaraan eensluidende doelen en prestaties (output) en resultaten (outcome) te verbinden. (…) 2D Stem het jaarlijks subsidieoverzicht af met de financiële administratie en de begroting. Zorg er voor dat alle betaalde subsidiebedragen in het overzicht worden opgenomen (…). 3A De verbeterde informatievoorziening dient te worden aangevuld met het meer actief betrekken van de gemeenteraad. Belangrijk is om helder te hebben waarop de raad wil sturen, en hoe dat zich vertaalt in de rapportages die zij ontvangt. Wij bevelen dan ook aan dat de raad dit bij zichzelf nog eens nagaat en aangeeft hoe zij het hebben wil. 3C Het college dient, conform artikel 4.24 Awb, tenminste eenmaal in de vijf jaar een verslag te publiceren over de doeltreffendheid en de effecten van de verstrekte subsidies. Daarin wordt dan beoordeeld of de gewenste effecten met subsidieverstrekking worden bereikt (monitor-functie). Om de resultaten optimaal te kunnen gebruiken moet dit aansluiten op de cyclus van het periodiek herijken van beleidsnota’s. Essentiële aanbevelingen: 1 Evalueer de ASV en de bijbehorende regelgeving.

1A Zoals bij de vaststelling van de ASV 2018 en de daarbij behorende beleidsregels is bepaald dient in 2020 een evaluatie van (de in werking van) het nieuwe subsidiebeleid te worden uitgevoerd. (…) Wij bevelen aan om hierbij ook de wettelijk verplichte evaluatie, zoals in artikel 4.24 Awb is omschreven, te betrekken. 1B Richt het subsidiebeleid op de te bereiken maatschappelijke effecten van de gemeente, met inachtneming van de financiële kaders. Dit betekent dat de financiële kaders opnieuw moeten worden bepaald. (…) 1C Bepaal voor wie de administratieve last moet worden verminderd (gemeente en/of ontvanger) en op welke wijze. 1D Pas de koptekst van artikel 22 ASV aan omdat dit artikel betrekking heeft op alle vormen van subsidie tot €15.000. 1E Bepaal bij artikel 24 ASV welke accountantsverklaring gewenst is.

-2-

2B Wanneer een beleidsnota wordt herzien, voorzie deze dan van de gewenste maatschappelijke effecten met (waar mogelijk) indicatoren. Verwerk dit in de afspraken en beschikkingen met subsidieontvangers. 2C Actualiseer de subsidieregels en maak ze zo SMART mogelijk. Verbind ze zo direct mogelijk met de beleidsdoelen in de beleidsnota’s. 2E Stel een intern controleplan op en zorg dat er jaarlijks controle, met een materieel belang van het totale subsidiebedrag, op de subsidieverstrekking wordt uitgevoerd. Ook de juiste en volledige vastlegging in het subsidieoverzicht (Excelbestand) dient als onderwerp van controle te worden aangemerkt. Geef vervolgens uitvoering aan de aanbevelingen die uit de interne controle naar voren komen. 2F Alle subsidieontvangers, ook die niet in het subsidieprogramma zijn opgenomen, dienen bij de selectie voor de interne controle te worden betrokken. 2G Leg, waar nodig, de werkprocessen binnen de gemeente expliciet vast. 3B. Bundel de aanbieding van het subsidieoverzicht met de jaarlijkse begroting. (…) De gemeenteraad staat voor de keuze welke aanbevelingen uit het Rekenkamerrapport zij over wil nemen. Oordeelsvormende vergadering Tijdens de oordeelsvormende vergadering van 8 september 2020 wordt door de verschillende partijen dank uitgesproken aan de Rekenkamer voor het heldere rapport en de waardevolle aanbevelingen.

De partijen zien subsidies over het algemeen als een waardevol middel om maatschappelijke effecten te behalen. De zorg bestaat echter dat door een eventuele verplichting van rapporteren op maatschappelijke effecten door kleine organisaties en verenigingen een papieren tijger ontstaat. De extra inspanning die we als gemeente in dat geval zouden vragen aan veelal vrijwilligers staat niet in verhouding tot de financiële bijdrage die zij ontvangen. De waarde van het kunnen sturen op maatschappelijke effecten en de haalbaarheid daarvan blijft een discussiepunt. Door een aantal partijen wordt voorgesteld om als gemeenteraad een proactieve rol aan te nemen en met elkaar de discussie aan te gaan over het al dan niet formuleren van maatschappelijke effecten en meetinstrumenten en de rol die de raad hierin voor zichzelf ziet. Ook de informatievoorziening vanuit het college en de vorm waarin de raad meer actief betrokken wil worden in de gehele cyclus van kaders stellen en controleren is onderwerp van gesprek. Reactie vanuit het college Vanuit het college wordt aangegeven dat met de vaststelling van de subsidieverordening in november 2017 is gesproken met de werkgroep subsidiebeleid vanuit de raad en vertegenwoordigers uit de samenleving; de BAR, de sportraad en de cultuurraad. Het bleek toen ingewikkeld om maatschappelijke doelen te formuleren en daar op te meten.

De zorg voor een papieren tijger is op dat moment de reden geweest om te kiezen voor een praktische insteek. De subsidieontvangers die meer dan €15.000,- ontvangen, leggen wel verantwoording af. Daarmee voldoet de huidige aanpak aan het wettelijk voorschrift in de Algemene Subsidieverordening. De Rekenkamer stelt dat de gemeente hier luchtig mee om gaat, dat is in het verleden een bewuste keuze geweest. Het college zegt toe de voorgenomen evaluatie van het subsidiebeleid te starten. Vervolg -3-

Op basis van de discussie tijdens de oordeelsvormende behandeling in de raadsvergadering van 8 september 2020 wordt voorgesteld om: 1. Aanbevelingen 1B, 1C, 2A, 2D en 2E uit het Rekenkamerrapport ‘’Onderzoek naar subsidies’’ over te nemen, rekening houdend met de wederhoorreactie van het college. 2. De werkgroep Rekenkamer te betrekken bij de evaluatie van het subsidiebeleid.

Relatie met strategisch beleid Maatschappelijke organisaties en verenigingen hebben een belangrijke maatschappelijke waarde en dragen bij aan de de sociale samenhang en leefbaarheid in onze verschillende kernen.

Argumenten: waarom geven we als college dit advies? 1.1

De huidige aanpak is praktisch en past bij de afspraken die zijn gemaakt in de Algemene Subsidieverordening. Het formuleren van maatschappelijke effecten is een enorme klus en maatschappelijke effecten in veel gevallen lastig en kostbaar te meten. In ambtelijke en bestuurlijke contacten met subsidie ontvangende organisaties (>15.000 per jaar) wordt de verantwoording van de subsidie ook nu besproken. 1.2 De gemeente Kapelle heeft maar enkele grote (>15.000 per jaar) subsidieontvangers en veel kleine subsidieontvangers. Juist voor de kleinere subsidieontvangers is het lastig in kaart te brengen wat het maatschappelijke effect is. 2.1 Door de werkgroep Rekenkamer te betrekken bij de evaluatie kan de raad vanuit haar eigen rol invulling geven aan aanbeveling 3A van de Rekenkamer. Dit geeft de raad de mogelijkheid stil te staan bij de voor- en nadelen van het formuleren van maatschappelijke effecten en meetinstrumenten en hierin een positie te kiezen. Daarnaast kan zij een mening vormen over hoe dit zich vertaalt in de rapportages die zij ontvangt.

Kanttekeningen en risico’s: 1.1 De Rekenkamer stelt dat de gemeente luchtig om gaat met de wettelijke voorschriften van doelmatigheid en doeltreffendheid. Op dit moment hoeven subsidieontvangers die minder dan €15.000,- ontvangen geen verantwoording af te leggen op basis van maatschappelijke effecten. Met subsidieontvangers die meer dan €15.000,- ontvangen zijn wel afspraken gemaakt in verschillende beleidsnota’s. Daarmee voldoet de huidige aanpak aan het wettelijk voorschrift in de Algemene Subsidieverordening. De Rekenkamer stelt dat de gemeente hier luchtig mee om gaat, dat is bij het opstellen van de subsidieverordening een bewuste keuze geweest. 2.1 Het in kaart brengen van het effect van subsidies en de maatschappelijke effecten die daarbij horen is ingewikkeld en een tijdrovende klus. Hierdoor is het extra belangrijk om aan de voorkant, bij het opstellen van het plan van aanpak, een goed gesprek te voeren over alle voor- en nadelen. De verwachtingen aan weerszijden moeten helder zijn.

Financiën: wat gaat het kosten en hoe gaan we dit financieren? Geen bijzonderheden.

Wat communiceren we? •

De Rekenkamer wordt via de griffier bedankt voor hun rapportage en geïnformeerd over het besluit dat door uw raad is genomen.

-4-

Uitvoering/ aanpak • •

Het college voert de overgenomen aanbevelingen door in het reguliere proces rondom afspraken. Het college start de evaluatie van het subsidiebeleid zoals afgesproken bij de vaststelling in november 2020. De werkgroep Rekenkamer wordt betrokken in de voorbereiding van het Plan van Aanpak, dat in 2020 ter informatie wordt aangeboden aan de raad.

Bijlagen D19.180472 D19.180775 D20.242042 D20.242065

Rekenkamerrapport ‘’Onderzoek naar subsidies’’ Oordeelsvormende nota rekenkamerrapport Subsidieoverzicht Gemeente Kapelle Raadsbesluit Rekenkamerrapport ‘’Onderzoek naar subsidies’’

-5-