157b. Jaarverslag en jaarrekening 2020 incl accountantsverklaring RUD
Tekst van het document
1
Inhoudsopgave VOORWOORD ...............................................................................................................................................................3 1
SAMENVATTING ....................................................................................................................................................5
2
IN HET KORT ..........................................................................................................................................................7
3
PROGRAMMA’S .....................................................................................................................................................8 3.1
4
5
PROGRAMMA MILIEU ...............................................................................................................................9
OVERZICHTEN .....................................................................................................................................................22 4.1
OVERHEAD ..............................................................................................................................................22
4.2
ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN............................................................................................................22
4.3
ONVOORZIEN ..........................................................................................................................................22
PARAGRAFEN ......................................................................................................................................................23 5.1
BEDRIJFSVOERING ...................................................................................................................................24
5.2
FINANCIERING .........................................................................................................................................28
5.3
WEERSTANDSVERMOGEN EN RISICOBEHEERSING .................................................................................29
6
VERANTWOORDING BEGROTINGSRECHTMATIGHEID ........................................................................................33
7
JAARREKENING 2020 ...........................................................................................................................................35 7.1
BALANS....................................................................................................................................................36
7.2
OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN ........................................................................................................42
7.3
ANALYSE REKENINGRESULTAAT ..............................................................................................................42
7.4
WET NORMERING TOPINKOMENS (WNT) ...............................................................................................46
7.5
TOELICHTING BATEN EN LASTEN PER PROGRAMMA ..............................................................................48
7.6
OVERZICHT INCIDENTELE LASTEN EN BATEN ..........................................................................................50
8
CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT ....................................................................51
9
BIJLAGEN JAARREKENING 2020...........................................................................................................................57 9.1
Informatie paragraaf verbonden partijen deelnemers ...........................................................................58
9.2
Lasten en baten per taakveld ..................................................................................................................59
2
VOORWOORD Met veel genoegen bied ik de jaarstukken 2020 aan van de Regionale UitvoeringsDienst (RUD) Zeeland. In deze jaarstukken informeren wij u over de inhoudelijke en financiële realisatie van de begroting 2020. Positief resultaat Voor ons ligt een positief financieel resultaat. Ik ben aan de ene kant blij dat er nog wat overblijft onderaan de streep. Aan de andere kant lijkt het op een tegenstelling omdat we structureel meer geld nodig hebben om onze taken goed uit te voeren. We benadrukken dat deze twee zaken echt los staan van elkaar. Ik ben blij dat een belangrijk deel van het overschot is te verklaren door het onverwachts goed benutten van de strippenkaart door de deelnemers. De inzet van de strippenkaart was wel begroot, maar deelnemers bleken deze mogelijkheid vaker te benutten dan verwacht. Dat stemt ons positief voor het komende jaar. Positief is ook dat we dit jaar het budget voor productie volledig hebben kunnen besteden. Er waren geen vacatures die we niet konden invullen. PxQ Dit is de laatste jaarrekening waarin we de uren die we hebben gemaakt voor deelnemers nog niet 1 op 1 doorberekenen. Vanaf 2021 brengen we de werkelijk gemaakte uren die we leveren in rekening. Dat leidt tot een eerlijkere verdeling van de kosten onder de deelnemers. Dat is een goede zaak.
Tegelijkertijd is dit voor zowel de deelnemers als voor ons als RUD spannend, de jaarrekening kan er zomaar eens heel anders uitkomen te zien. Bijzondere situatie Sinds ik voorzitter ben, hebben we ieder jaar nog te maken gehad met bijzondere zaken. Soms is dit uniek voor de RUD Zeeland, zoals het invoeren van de PxQ systematiek of het verdwijnen van de Brzo-taken. Soms zijn het ook zaken die iedereen aangaan, zoals dit jaar de bijzondere situatie rondom corona. Ondanks dat we een jonge organisatie zijn, hebben we al veel meegemaakt. Het coronavirus heeft een behoorlijk invloed gehad, ook op onze organisatie. Niet alleen op de wijze waarop we onze werkzaamheden moesten uitvoeren, maar ook op iedereen persoonlijk. Ik heb waardering voor de wijze waarop we allemaal de omschakeling naar digitaal werken hebben gemaakt. Tegelijkertijd hebben we het fysiek bij elkaar zijn moeten missen. We blijven mensen en het is moeilijk om veel minder contact met elkaar te hebben. Dat heb ik zelf ook gemerkt, ik verlang ook naar het praatje in de wandelgang of de humor tijdens vergaderingen. Daarom is een heel hartelijk, welgemeend compliment op zijn plek voor onze medewerkers die zich het afgelopen jaar zo hebben ingezet. Daarnaast eveneens de complimenten aan ons bestuur voor de wijze van vergaderen.
Digitaal is niet ideaal, maar dankzij jullie hebben we weer de benodigde besluiten kunnen nemen in het belang van een veilig en schoon Zeeland. Met vriendelijke groeten, Adrie van der Maas Voorzitter Dagelijks Bestuur
3
JAARVERSLAG 2020
4
1 SAMENVATTING In dit hoofdstuk vindt u een samenvatting van onze prestaties. Algemeen 2020 was een ongebruikelijk jaar. Door corona werkten we vanaf halverwege maart op afstand samen aan de opdracht van onze deelnemers. Dit vergde de nodige aanpassingen en improvisatie in de uitvoering van onze werkzaamheden. Mede door de nodige inspanningen en flexibiliteit van onze medewerkers zetten we een goed resultaat neer en slaagden we erin om een groot deel van onze planbare taken uit te voeren. Vergunningverlening Het afhandelen van vergunningaanvragen en meldingen gaat ook met corona bijna ongewijzigd door. De werkdruk was hierdoor onverminderd hoog en daarom stelden we ook in 2020 prioriteiten in de afhandeling van zaken. Voorsorterend op de Omgevingswet volgden onze medewerkers, eerder dan gepland, opleidingen/ cursussen in digitale vorm (op afstand). Ook is er een plan gereed om vergunningverleners C, van wie we verwachten dat hun werk als gevolg van de Omgevingswet als eerste terugloopt, op te leiden tot vergunningverlener B door ‘training on the job ’. Toezicht en handhaving In de loop van 2020 zijn er zes inspecteurs en twee juridisch medewerkers in dienst gekomen. De nieuwe inspecteurs volgden een intensief opleidingstraject en zij voldoen nu aan de landelijk gestelde eisen in de kwaliteitscriteria VTH 2.2.
Ondanks de corona-crisis voerden we de controlebezoeken zoveel mogelijk fysiek uit, zelfs tijdens de perioden van lockdown. Daar waar fysieke controles niet mogelijk waren, voerden we administratieve en zelfcontroles uit. Het aantal hercontroles is hoger dan voorzien in de kentallen P*Q. Ook de inzet op (voornemen) last onder dwangsom, is aanzienlijk hoger. We geven, met onze beperkte capaciteit, prioriteit aan een strakke opvolging van hercontroles en (voornemens) last onder dwangsom. Dit doen we in het kader van meer risicogericht toezicht. Dit gaat ten koste van andere werkzaamheden. We breidden de boa-capaciteit de laatste jaren flink uit. We zijn daardoor beter in staat om uitvoering te geven aan strafrechtelijke opvolging. Door de uitbreiding van het aantal boa’s kunnen we ook voldoen aan verzoeken van onze deelnemers om deel te nemen aan integrale acties in het kader van ondermijning. Realisatie jaarplannen 2020 De jaarplannen van de deelnemers bevatten de raming van de te leveren producten voor de betreffende deelnemer. Dit jaarplan bevat planbare productvarianten, zoals periodieke controles en actualisatievergunningen. Ook bevat dit jaarplan niet planbare productvarianten zoals klachten en omgevingsvergunningen. In 2020 leverden we ongeveer 75% van de planbare productvarianten.
Op basis van de huidige afspraken is het voor ons niet mogelijk om 100% te leveren onder andere omdat: In 2020 nog geen rekening is gehouden met de uitkomsten evaluatie P*Q; De kentallen, ook na evaluatie P*Q, weinig ruimte bieden om te reageren op nieuwe ontwikkelingen terwijl personele inzet daarop wel noodzakelijk is; De kentallen, ook na evaluatie, geen rekening houden met het organisatorische vraagstuk van verloop. In hoofdstuk 4 van dit jaarverslag informeren we u over geleverde prestaties over de vergunningverlening, toezicht en handhaving. Via de deelnemersrapportages informeren we de deelnemers over de aan hun geleverde producten.
5
Financieel resultaat 2020
Omschrijving 1. Resultaat 2e Bestuursrapportage 2. Programma milieu 3. Overhead 5. Algemene dekkingsmiddelen 6. Onvoorzien 7. Onttrekkingen Eindtotaal
Resultaat (bedragen x € 1.000) 276 -61 154 174 12 -104 451
V N V V V N V
Het resultaat over 2020 is € 451.000 (4,1%) voordelig. Dit is € 175.000 hoger dan het verwachte resultaat in de 2e bestuursrapportage 2020. De belangrijkste oorzaken van dit hogere resultaat is dat de verwachte lagere inzet voor de strippenkaartproducten zich niet heeft voorgedaan en de stagnatie in Informatiemanagement/ICT gerelateerde projecten. Voor een uitgebreide analyse van het resultaat verwijzen we u naar hoofdstuk 7. Reserves Onze reserve positie (inclusief bestemmingsreserves) bedraagt circa € 1.145.000 ofwel 11% van het begrotingstotaal. Dit is nog onvoldoende om onze financiële risico’s te kunnen opvangen. Hiervoor hebben we een reserve nodig van circa € 1,8 mln. In de nota “Afspraken samenwerken met gemeenschappelijke regelingen in Zeeland” staat dat reservevorming uit batige saldi beperkt zijn toegestaan. De richtlijn is 5% van alle baten van de deelnemers. Voor ons komt dat overeen met een algemene reserve van € 0,5 mln. Wij vinden dat deze richtlijn te weinig aandacht besteedt aan de specifieke risico’s die er bij een gemeenschappelijke regeling aan de orde kunnen zijn. In onze ogen is er meer maatwerk noodzakelijk; zie ook onze paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Als risico’s hoog zijn is een hogere algemene reserve nodig als risico’s laag zijn kan volstaan worden met een lagere algemene reserve.
We overleggen hierover met de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten. Een verkennend gesprek vond al plaats. Een vervolg is in verband met corona nog niet gepland.
6
2 IN HET KORT Financiën x € 1 mln
Inkomsten
Uitgaven 2020
-11,5
11,1
2019 -12,9
12,4
2018 -12,5
11,7
Lasten: per kostensoort
Lasten: per programma
x € 1mln
x € 1mln
8,7
8,2
3,7
3,5
9,1
8,4
7,6
3,5
2,1
2,1
1,2
2018 2018
2019 Milieu
2020
Personele kosten
Overhead
6,3
Vergunningen 7,4
Organisatiekosten
1.527
5,0
2018
2019
Periodieke inspecties
268
4,2
2020
2020
Materieel budget
Verzuim
10,8
2019
0,6
Taken
Openstaande vacatures
2018
2,2
1,2
2019
Personeel 11,9
8,3
2020
2018
136
159
2019
2020
2018
1.246
1.303
2019
2020
Vanaf 2019 exclusief Brzo, In 2018 leverden we 106 vergunningen en 45 periodieke inspecties aan Brzo .
7
3 PROGRAMMA’S PROGRAMMA MILIEU
9
PROGRAMMALIJN VERGUNNINGVERLENING PROGRAMMALIJN TOEZICHT EN HANDHAVING OVERZICHT BATEN EN LASTEN PROGRAMMA MILIEU
9 17 20
8
3.1
PROGRAMMA MILIEU
3.1.1 PROGRAMMALIJN VERGUNNINGVERLENING Wat wilden we bereiken? De doelstelling van programmalijn Vergunningverlening is om tot een eenduidige uitvoering van de taken in de regio te komen. Dit houdt in: Een gelijkwaardige en evenwichtige beoordeling van vergunningaanvragen, meldingen en ontheffingen. Dit leidt tot kwalitatief goede vergunningen en toestemmingen en een voor bedrijven ‘level playing field’. Adviesverzoeken zijn van goede kwaliteit en behandelen we tijdig. Plustaken, waaronder het afgeven van bodembeschikkingen en behandelen van meldingen Besluit bodemkwaliteit, voeren we op een efficiënte en effectieve wijze uit. Wat hebben we bereikt? Adviesverzoeken zijn van goede kwaliteit en worden tijdig behandeld Dat adviesverzoeken van goede kwaliteit zijn tijdig afgehandeld. Dit maken wij op uit de reacties van de deelnemers; zelden verzoeken zij een nadere onderbouwing en adviezen nemen ze één op één over. Het aantal verzoeken om adviezen m.b.t. ruimtelijke ordening groeit. Plustaken voeren we op een efficiënte en effectieve wijze uit Plustaken voerden we in zijn algemeenheid op een efficiënte en effectieve wijze uit, in goed overleg met de betrokken deelnemer; deze lichten we verderop in dit document nader toe. Positief is dat de deelnemers de RUD steeds meer betrekken bij de implementatie van de Omgevingswet.
Wat hebben we gedaan? Corona Het afhandelen van vergunningaanvragen en meldingen ging bijna ongewijzigd door. De behandeling van de juridische trajecten waren in 2020 enige tijd opgeschort. Deze zijn, rekening houdend met de corona-maatregelen, weer opgestart. Bedrijven hadden over het algemeen veel begrip voor de situatie. Alleen het stilvallen van het bemonsteren van afvalwater leidde ertoe dat alternatieve werkzaamheden zijn opgepakt. In dit specifieke geval was dat het actualiseren van vergunningen op het gebied van legionella, van bedrijven met een risicovolle, biologische afvalwaterzuivering. Effecten corona-crisis De afdeling vergunningen verleent diverse soorten vergunningen en we hadden in de praktijk niet het beeld dat er minder aanvragen werden ingediend door de corona-crisis. De onderstaande grafiek geeft bijvoorbeeld het verloop van de reguliere procedure weer. Het betreft het aantal vergunningprocedures die in een bepaalde week in behandeling zijn. Voor deze specifieke procedure concluderen we dat de werkvoorraad redelijk continu is, met uitzondering van een significante daling rond week 38 en 40 (rond de tweede lockdown).
Reguliere procedure
2020-02 2020-04 2020-07 2020-10 2020-12 2020-14 2020-16 2020-18 2020-20 2020-23 2020-25 2020-27 2020-29 2020-31 2020-34 2020-36 2020-38 2020-40 2020-42 2020-45 2020-47 2020-49
30 25 20 15 10 5 0
9
Het overall-beeld voor de meest relevante vergunningprocedures is als volgt: Een gelijkwaardige en evenwichtige beoordeling van vergunningaanvragen, meldingen en ontheffingen Vergunningen voor bedrijven zijn van goede tot zeer goede kwaliteit. Dit blijkt uit het feit dat er van de dertien bezwaar- en beroepsprocedures uit 2020, het bevoegde gezag (vertegenwoordigd door RUD Zeeland), in negen procedures in het gelijk is gesteld. Eén voorlopige voorziening is niet toegekend. De overige drie procedures zijn ingetrokken. Door een eenduidige en kwalitatief goede wijze van vergunningverlening en het beoordelen van meldingen ontstaat er voor bedrijven steeds meer een ‘level playing field’. Dit ontwikkelt zich verder door het actualiseren van vergunningen. Vergunningen en meldingen We beschikken over onvoldoende capaciteit om alle gevraagde werkzaamheden uit te voeren. In het afgelopen jaar is, net als voorgaande jaren, de focus geweest op: - het voorkomen dat milieuneutrale veranderingsvergunningen van rechtswege van kracht worden; - het begeleiden van nieuwe bedrijfsinitiatieven; - het adequaat reageren op verzoeken van deelnemers. Door de hoge werkdruk is er een relatief hoge werkvoorraad. De werkvoorraad is inclusief actualisatievergunningen. De onderstaande grafieken geven de geleverde vergunningen en meldingen ten opzichte van de afspraken (raming) weer.
Grafiek 1 Omgevingsvergunningen (aantallen vergunningen)
Vergunningen
139
88 47
39 7
Akkerbouw
27
37 15
Afval(water)beheer Houden van dieren Raming aantal vergunningen
16
12
Tankstations
13
10
Op- en overslag overig
Overig
Aantal vergunningen afgehandeld
10
Grafiek 2 Omgevingsvergunningen en meldingen activiteitenbesluit (aantallen) 1000 800 600 400 200 0 Vergunningen
Meldingen raming
Vergunningen Meldingen
realisatie
in uitvoering
Raming
Realisatie
291 942
159 603
In uitvoering / werkvoorraad 155 70
Omschrijving
KPI
Realisatie KPI t/m 31-12-2020
Termijnen vergunningen
90% van de omgevingsvergunningen verlenen we binnen de wettelijke termijn.
73%
Termijnen meldingen
90% van de meldingen Activiteitenbesluit handelen we binnen zeven dagen en gemiddeld binnen vier uur af
37%
Kwaliteit producten
80% van de rechtszaken wint de RUD. Het kennisniveau is op orde.
100%
Vergunningen van rechtswege toegekend
0% van de vergunningen wordt van rechtswege toegekend.
4%
*circa 37% van de meldingen handelen we binnen zeven dagen en vier uur af. In veel gevallen moeten we aanvullende informatie (bijvoorbeeld akoestisch rapport) opvragen. Daarnaast stellen we op basis van de uitkomsten van de evaluatie P*Q het kental van vier uur naar boven toe bij.
Afhandeling vergunningprocedures In 2020 namen wij 183 vergunningaanvragen in behandeling. 159 vergunningen handelden we in 2020 af. We rapporteren aan elke deelnemer over een aantal vergunningenproducten binnen de RE01-varianten, die door de RUD zijn gecoördineerd, of de aanvragen zijn afgehandeld binnen de wettelijke beslistermijn. In de analyse staan geen procedures die een deelnemer zelf coördineert en geen procedures die de deelnemer, om onbekende redenen, niet doorzette.
11
Tabel 1 Analyse: toetsing afgehandelde procedures in relatie tot wettelijke termijnen. Uitsluitend van onderstaande productvarianten (RE01.1, RE01.2, RE01.3, RE01.4 en RE01.10).
Productvariant
aantal procedures
binnen wettelijke termijn
buiten wettelijke termijn
regie bij deelnemer
RE01.1 Oprichtingsvergunning(1)
4
-
4
RE01.2 Revisievergunning(1)
3
1
-
2
RE01.3 Veranderingsvergunning(1)
21
6
9
6
RE01.4 Milieuneutrale veranderingsvergunning(2)
37
26
2
9
RE01.10 Omgevingsvergunning beperkte milieutoets(2)
11
8
-
3
Eindtotaal
76
41
15
20
(1) Wettelijke termijn is 26 weken (2) Wettelijke termijn is 8 weken
Bovenstaande tabel laat zien dat wij 73%1 van de procedures binnen de wettelijke termijn afhandelden. Wanneer een bedrijf van mening is dat de afhandeling van een aanvraag om een omgevingsvergunning te lang duurt, heeft het bedrijf de mogelijkheid om de deelnemer c.q. de RUD in gebreke te stellen. Mogelijk moet de RUD of de deelnemer een vergoeding betalen aan het bedrijf. Om te voorkomen dat bedrijven de deelnemer of de RUD in gebreke stellen is o.a. ingezet op een duidelijke communicatie richting bedrijven over de afhandeling van de vergunningaanvraag. Door een in 2019 ingevoerde wijziging in het registratiesysteem registreren we vergunningprocedures apart die ondernemers intrekken of waarvan wij de procedure buiten behandeling laten (RE01.11). Het buiten behandeling laten van een procedure gebeurt als een ondernemer niet of onvoldoende gegevens aanlevert om een aanvraag te beoordelen of wanneer de aanvraag niet voldoet aan de wettelijk voorgeschreven indieningsvereisten. Wij maken gebruik van deze wettelijke mogelijkheid om langdurige (juridische) procedures te voorkomen. De verhouding tussen buiten behandeling gelaten procedures en het totaal afgehandelde procedures is circa 10%. De overige procedures die onder RE01.11 vallen, trok de ondernemer, om welke redenen dan ook, zelf in. Samenvattend ontstaat dan het volgende beeld:
afgehandeld
aanvraag ingetrokken
buiten behandeling gelaten
1
41 binnen de termijn gedeeld door 76 ontvangen min 20 regie bij deel nemer
12
Van de afgehandelde vergunningprocedures (RE01.4) handelden we 7% niet binnen de termijn af waardoor sprake was van twee van rechtswege verleende vergunningen. We informeerden hierover de betrokken gemeente. De oorzaken lagen in organisatorische afstemming tussen alle betrokken partijen. Ontvangen vergunningen en meldingen activiteitenbesluit Ook het verloop van ontvangen vergunningen en meldingen Activiteitenbesluit analyseerden we. Onderstaande grafieken geven per week het aantal in behandeling zijnde vergunnen en meldingen weer. De eerste lockdown was rond week 13 en de tweede lockdown rond week 38. Er is een lichte afname te zien maar een eenduidige verklaring is daarvoor niet te geven.
Ontvangen vergunningen 80 70 60 50 40 30 20 10
2019-50 2020-02 2020-04 2020-07 2020-09 2020-11 2020-13 2020-15 2020-17 2020-19 2020-21 2020-23 2020-25 2020-27 2020-29 2020-31 2020-34 2020-36 2020-38 2020-40 2020-42 2020-44 2020-46 2020-48 2020-50
0
Omgevingsvergunning Revisievergunning Veranderingsvergunning Milieuneutrale vergunning
Meldingen activiteiten besluit 80 60 40 20
2020-01 2020-03 2020-05 2020-07 2020-09 2020-11 2020-13 2020-15 2020-17 2020-19 2020-21 2020-23 2020-25 2020-27 2020-29 2020-31 2020-33 2020-35 2020-37 2020-39 2020-41 2020-43 2020-45 2020-47 2020-49 2020-51 2020-53
0
Actualiteit van het vergunningenbestand We hanteren een nieuwe methode om vergunningen te toetsen op actualiteit van vergunningplichtige industriële inrichtingen. In de analyse (juli 2019) pasten we een risicogerichte benadering toe op twee milieuaspecten van alle bedrijfsactiviteiten: Landelijk Afvalbeheerplan: Sinds 1 januari 2018 moet de RUD vergunningen binnen een jaar actualiseren als de minimumstandaard voor verwerking van afval in het Landelijk Afvalbeheerplan (LAP3) is aangepast. Wij analyseerden voorschriftenpakketten op het feit of deze verwijzen naar sectorplannen en/of een acceptatieen verwerkingsbeleid (AO/AO-IC). Publicatiereeks Gevaarlijke Stoffen (PGS): vanuit veiligheidsoogpunt is het niet wenselijk dat vergunningen verwijzen naar verouderde PGS-richtlijnen. Ook vanuit het gelijke speelveld voor alle bedrijven is het wenselijk dat bedrijven niet hoeven te voldoen aan richtlijnen die al zijn vervallen (en daardoor niet meer de nieuwste
13
inzichten op veiligheidsgebied bevatten). Wij analyseerden het voorschriftenpakken met het doel te bepalen of vergunningen verwijzen naar een verouderde PGS-richtlijn. Uit de analyse kwamen 145 bedrijven naar voren waarover we het volgende opmerken: - 100 bedrijven zijn geselecteerd op basis van de PGS-voorschriften; - vijftien bedrijven zijn geselecteerd op basis van de in de vergunning opgenomen acceptatie- en verwerkingsbeleid; - Verder kwam uit de analyse naar voren dat er dertig bedrijven zijn met een onderliggende oprichtings/revisievergunning die dateert van vóór 2000. Van circa 50% van de industriële vergunningplichtige inrichtingen is aanpassing van de vergunning nodig gebleken. Circa 10% van de bedrijven heeft een onderliggende vergunning die ouder is dan 20 jaar. Het streven is om dit percentage te minimaliseren. Een actuele vergunning bied een goede bescherming voor het milieu en anderzijds is het zo, dat een actuele vergunning een bedrijf meer houvast biedt bij eventuele bedrijfseconomische ontwikkelingen omdat zij niet geconfronteerd worden met eventuele aanpassingen in de bedrijfsvoering omdat vanuit regelgeving maatregelen noodzakelijk zijn. Overige aspecten zoals bodem, energie, water (actuele NEN-normen) en lucht betrokken we niet in deze analyse.
In 2020 was er binnen de P*Q systematiek geen mogelijkheid om al acties op te pakken die uit deze analyse naar voren kwamen. Wij stonden daarom een projectmatige aanpak voor. Dit resulteerde er in dat de vergunningssituatie van 77 bedrijven is beoordeeld. Dit leidde ertoe dat: - De vergunning van 11 bedrijven is ingetrokken of de procedure tot intrekking loopt; - 13 bedrijven meldingsplichtig zijn bevonden; - Van 7 bedrijven bleek na een diepere analyse een actualisering niet noodzakelijk; - Van 11 bedrijven het dossier niet volledig is, waardoor de toetsing on-hold is gezet; - We van 23 bedrijven de vergunningen actualiseerden of dat de actualiseringstoetsing nog loopt; - We van 12 bedrijven het vooroverleg opstartten om een vergunning aan te vragen of waarvan een vergunningprocedure reeds loopt. Als gevolg van bovengenoemde inspanningen om bepaalde individuele bedrijven te voorzien van actuele vergunningvoorschriften optimaliseren we de bescherming van de leefomgeving, omdat actuele normen vaak strenger zijn en omdat handhaving eenvoudiger wordt. Samenvattend ziet het beeld voor het inrichtingenbestand er als volgt uit:
niet betrokken
ingetrokken vergunningen
meldingsplichtige inrichtingen
on-hold ivm dossier
actualiseringen
extra vergunningprocedures
Het voornemen is om het vergunningplichtige industriële bedrijvenbestand in 2021 opnieuw te analyseren om een beeld te krijgen van de actualiteit van de risicovolle activiteiten bij de betreffende bedrijven. Daarmee hopen we tegelijkertijd een beeld te krijgen van de bedrijven waarvan de onderliggende oprichtings-/revisievergunning dateert van vóór 2010. Dit laatste is met het oog op het voorgenomen VTH-beleid waarbij vergunningen niet ouder mogen zijn dan 10 jaar, tenzij uit een actualiseringstoets blijkt dat de voorschriften nog redelijk actueel zijn. Bezwaar- en beroepszaken In alle bezwaar- en beroepszaken namen we juridisch gezien een juist besluit; de details staan hieronder:
14
Zes bezwaren ongegrond / niet-ontvankelijk Twee bezwaren ingetrokken Eén voorlopige voorziening niet toegekend Eén voorlopige voorziening ingetrokken Twee beroepen ongegrond Eén hoger beroep ongegrond Ontwikkelingen Gevraagde adviezen We nemen een positieve trend waar over het aantal vragen om advies door de deelnemers, waaronder ruimtelijke ordeningsvraagtukken. Veel van deze vragen gaan over de invloed van geluid door ontwikkelingen en initiatieven in gemeenten. Ook vragen over de inpasbaarheid van initiatieven, zoals windmolens, bereiken ons steeds vaker. Onze expertise op het gebied van externe veiligheid was al diverse keren van toegevoegde waarde bij gemeentelijke vraagstukken. Zeer Zorgwekkende Stoffen Alle bedrijven (die vallen onder het bevoegd gezag van provincie Zeeland) ontvingen een uitvraag om informatie aan te leveren met betrekking tot het gebruik van Zeer Zorgwekkende Stoffen (ZZS). Ons doel was om per 1 januari 2021 inzicht te hebben in de emissies van de bedrijven waar provincie bevoegd gezag voor is. Echter, ook bedrijven waarvoor de gemeente het bevoegd gezag is, gebruiken ZZS stoffen. We schatten in dat via gangbare vergunningprocedures deze bedrijven worden geïnformeerd over ZZS en de mogelijke verplichtingen die daaruit voortvloeien. In het kader van de ZZS uitvraag schreven we alle 49 bedrijven aan waar provincie bevoegd gezag voor is.
Hiervan reageerden vier bedrijven niet, ondanks een herhaald verzoek. Intern kijken we welke vervolgstappen we moeten nemen, met als laatste stap inzet van de handhaving. Bij één bedrijf leidde de inventarisatie tot het aanpassen van de vergunning. Bij 36 bedrijven gaat het om een afvalverwerkend bedrijf. Hiervan - leverde circa de helft van de bedrijven een overzicht aan; - hiervan gaf circa een kwart van de bedrijven een kwantitatieve opsomming op basis van de afvalstromen per sectorplan met eventuele relevante ZZS (Bron: SGS-Intron Rapportnr. : A108010/R20190414a, d.d. 1812-2019), en - de overige 25% gaf aan zich aan te sluiten bij het landelijk beleid. Het landelijk beleid is vastgelegd in: “Handelingsperspectief Zorgstoffen voor Afvalverwerkers en hun vergunningverleners” opgesteld (14 mei 2020) en “Handreiking verzoek om informatie over ZZS afvalbedrijven” tot stand gekomen (3 september 2020). Deze afvalverwerkende bedrijven dienen in 2021 een eerste overzicht te overleggen zoals aangegeven in het landelijk beleid. Warme overdracht (bodem) Met het inwerking treden van de Omgevingswet gaat een aantal bevoegdheden over van de provincie naar de gemeenten. Daarbij hoort het adequaat overdragen van dossiers in het kader van bodemsanering. Een projectgroep met daarin deelnemers van gemeenten, provincie en RUD Zeeland, faciliteert deze overdracht.
De verwachting is dat de provincie eind 2021 de bodem-dossiers in digitale vorm aan de gemeenten overdraagt. We hebben extra aandacht voor de dossiers waar we mogelijk een (nieuwe) beschikking op moeten nemen. Dit gaat bijvoorbeeld om reeds gesaneerde locaties waarop een monitoringsverplichting rust. Momenteel is onbekend hoe het overgangsrecht voor bodem onder de Omgevingswet eruit ziet. Waarschijnlijk blijft de provincie voor een aanzienlijk deel van de bodemsaneringslocaties het bevoegde gezag.
15
Informatieplicht energiebesparing Op basis van deze Informatieplicht moeten bedrijven melden of, en zo ja, welke energiebesparende maatregelen zij genomen hebben. Met een subsidie van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat is primair ingezet op het laten melden van alle melding-plichtige bedrijven. Een deel van de bedrijven is steekproefsgewijs fysiek gecontroleerd om na te gaan of zij daadwerkelijk de energiebesparende maatregelen hebben doorgevoerd. Voor de vier Zeeuwse gemeenten Vlissingen, Veere, Middelburg en Tholen, wordt ook een deel van de ‘niet basistaak inrichtingen’ gecontroleerd. De volgende tabel geeft de kenmerken weer van de in 2020 uitgevoerde activiteiten. Gemeente
Borsele Goes Hulst Kapelle Middelburg Noord-Beveland Reimerswaal Schouwen-Duiveland Sluis Terneuzen Tholen Veere Vlissingen Totaal
Algemene uren Administratieve Informatieplic controles ht (A1) indienen Informatieplicht (B1)
17 40 17 8 24 5 23 48 47 37 16 0 6 288
41 99 55 20 20 16 52 107 100 109 29 14 16 678
Vooraankondig Aantal ingen last rapportages onder beoordeeld voor dwangsom voor basistaak het niet gemeenten (E1) indienen (D1)
3 2 2 1 6 1 1 3 2 2 2 19
7 5 18
Resultaat: Aantal bedrijven dat in 2020 de rapportage Informatieplich t heeft ingediend 29 61 43 8 96 17 33 67 73 68 26 19 48 588
Vuurwerk Ondanks het verbod op het verkopen en afsteken van categorie F2 vuurwerk, voerden we in de tweede helft van december controles uit bij de vuurwerkverkooppunten. De controles op voorzieningenniveau waren toen al afgerond. De vuurwerkcoördinator informeerde daarover vooraf gemeenten, politie, Veiligheid Regio en de vuurwerk-detaillisten. De reguliere controles tijdens de verkoopdagen werden maatwerk controles. Dit waren zowel fysieke als administratieve controles. 5-jaarlijkse toets UPD/PvE Het uitgangspuntendocument voor het brandbeveiligingssysteem van vuurwerkopslagplaatsen toetsen we elke vijf jaar aan de actuele stand van de techniek. In 2020 vond deze beoordeling plaats bij diverse verkooppunten. We namen de eindcontrole op basis van de 5-jaarlijkse toets mee met de reguliere voorcontrole. Luchtvaart In 2020 verrichtte de RUD diverse werkzaamheden in het kader van luchtvaart (Wet luchtvaart). Hiertoe behoren onder meer het verlenen van ontheffingen voor tijdelijk en uitzonderlijk gebruik (TUG-ontheffingen), procedures voor het vaststellen van luchthavenregelingen en luchthavenbesluiten en adviseren over het TUG-beleid. Onder reguliere werkzaamheden vallen onder meer advisering voor de Interprovinciale Contactgroep Luchthavens en het beantwoorden van ad hoc vragen over Luchtvaart en TUG-ontheffingen.
In afstemming met de provincie legde de RUD bij de uitvoering van de werkzaamheden de prioriteit bij luchthaven Midden-Zeeland. Voor dit vliegveld lopen onder meer procedures voor de uitbreiding van het aantal helikopterbewegingen en de voorgenomen baanrotatie. 16
Naast luchthaven Midden-Zeeland lopen er voor meerdere luchthavens binnen Zeeland procedures voor het vaststellen van een luchthavenregeling of luchthavenbesluit. Voor de zweefvliegvelden Haamstede en De Smitsschorre in Axel rondde de RUD de procedures in 2020 af. Voor de helikopterluchthavens Inter Scaldes te Kruiningen, Prince Helikopters te Zierikzee, Ziekenhuis ADRZ te Goes, Ziekenhuis ZorgSaam te Terneuzen en Schelde/Damen te Vlissingen voerde de RUD voorbereidende acties uit. Externe veiligheid De bijdrage die we via het provinciefonds ontvingen voor Impuls Externe veiligheid vervalt per 1-1-2021. Deze bijdrage zetten we in voor zowel provinciale als gemeentelijke taken. Een deel van de bijdrage verschoof naar het gemeentefonds. De bijdrage is zowel bestemd voor de uitvoering van taken door RUD Zeeland als door de VeiligheidsRegio Zeeland. We bereiden een voorstel inclusief begrotingswijziging voor de invulling van de uitvoering van de taken voor externe veiligheid per 1 januari 2021.
3.1.2 PROGRAMMALIJN TOEZICHT EN HANDHAVING Wat wilden we bereiken? De doelstelling van programmalijn Toezicht en Handhaving van RUD Zeeland is om tot een kwalitatief goede en eenduidige uitvoering van de overgedragen milieutaken toezicht en handhaving in Zeeland te komen. Dit doen we door: Adequaat toezicht uitvoeren of handhavend optreden tegenover bedrijven en burgers die zich niet houden aan de wet- en regelgeving. Vakinhoudelijke kennisontwikkeling. Wat hebben we bereikt? Adequaat toezicht uitvoeren of handhavend optreden Door in te zetten op het uitvoeren van hercontroles, bereikten we dat bedrijven die in eerste instantie niet aan de milieuregels voldeden, dit alsnog zijn gaan doen. Bij bedrijven die ook na een hercontrole nog steeds niet bleken te voldoen, zetten we vervolgstappen door het opleggen van een Voornemen Last onder Dwangsom (VLoD). De meeste bedrijven voldeden daarna wel aan de gestelde eisen. In een enkel geval legden we een definitieve Last onder Dwangsom (LoD) op. Door uitbreiding van de vaste bezetting zijn wij steeds beter in staat om ad hoc actie te ondernemen en, zo nodig, op te treden. Naast de periodieke controles en hercontroles verrichten we ook op tal van andere terreinen toezichtswerkzaamheden; denk aan asbest, bodem en zwemwater/baden.
Vakinhoudelijke kennisontwikkeling De medewerkers ontwikkelen hun vakinhoudelijke kennis door deel te nemen aan toolboxmeetings en kennisoverdracht tijdens overleggen of onderling op de werkvloer. Door corona konden we in 2020 geen invulling aan toolboxmeetings geven. Wat hebben we gedaan? Corona Ondanks de coronacrisis voerden we controlebezoeken, binnen de regels van het RIVM, zoveel mogelijk fysiek uit, ook tijdens de perioden van lockdown. Hierover maakten we duidelijke interne werkafspraken, die we in vertrouwen aan de deelnemers rapporteerden. Daar waar fysieke controles niet mogelijk waren, is ingezet op administratieve en zelfcontroles.
17
Toezicht We kozen er bewust voor om de capaciteit in de flexibele schil voor een groot deel om te zetten in vaste capaciteit. Het telkens opnieuw uitzetten van opdrachten, inwerken van nieuwe personen in de systemen en het begeleiden van externen kost veel tijd. Voordeel van een grotere vaste bezetting is dat we ook andere producten kunnen oppakken. Denk daarbij aan het optimaliseren van het piket, uitvoeren van hercontroles en inzet op ad hoc zaken die aangedragen worden. Ook de kennis binnen de organisatie groeit doordat mensen zich specialiseren in een of meer branches of zich op een andere manier verdiepen in een bepaald onderwerp. Als gevolg van intern doorschuiven, natuurlijk verloop en de uitbreiding van TH-taken vanuit Schouwen-Duiveland, kwamen in de loop van het jaar zes inspecteurs en twee juridisch medewerkers (beiden part time) in dienst. Nieuwe inspecteurs leiden we op en voldoen individueel aan de eisen uit de kwaliteitscriteria VTH 2.2. We evalueerden de werkwijze binnen het asbestteam. Uit de evaluatie kwam naar voren dat meer risicogericht en informatie-gestuurd toezicht wenselijk is. Hieraan geeft het asbestteam uitvoering. Het team perkte het aantal administratieve controles in en controleerde meer bij saneringen die minder bekende saneringsbedrijven uitvoerden. Een extern bureau voerde de controle op de informatieplicht energiebesparing uit.
In het kader van ‘learning on the job’ was bij een aantal bedrijven een RUD inspecteur bij de uitvoering van de controle aanwezig. De administratieve handelingen voerde de RUD uit en dat trok een zware wissel op de capaciteit, omdat deze uren niet waren geraamd. Bij bedrijven die niet meldden, voerden we een hercontrole uit, en gingen enkele voornemens Last onder Dwangsom uit. Verder controleerden we steekproefsgewijs op het uitvoeren van energiebesparende maatregelen. Met de nieuwe subsidieronde zetten we het project in 2021 voort. Handhaving Wij zien dat het aantal periodieke controles die leiden tot een hercontrole per deelnemer verschilt (35-50%), maar gemiddeld (44%) op het niveau van PxQ ligt. Echter, het aantal hercontroles wat leidt tot een (voornemen) last onder dwangsom, is nog steeds hoger dan we op basis van PxQ mogen verwachten. Door een strakkere opvolging van hercontroles werken we aan het terugdringen van het aantal voornemens. Hiermee geven we uitvoering aan risicogericht toezicht. De boa-capaciteit breidde de laatste jaren flink uit. Dit resulteert in meer strafrechtelijk optreden, wat in lijn is met de implementatie van de Landelijke Handhavingsstrategie. Daarnaast nemen de boa’s, bij deelnemers die daarom verzoeken, deel aan integrale acties in kader van ondermijning.
Geleverde producten Onderstaande grafiek geeft een selectie van de geleverde producten weer ten opzichte van de afspraken (raming). De weergegeven werkelijke uitvoering en de geraamde producten betreft de optelsom van de geleverde producten en gemaakte afspraken met individuele deelnemers. Grafiek 3 Toezicht en handhaving (in aantallen producten) 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 Periodieke contr.
Hercontrole raming
Adm contr. realisatie
LoD
Zelfcontrole
in uitvoering
18
Raming 1.920 854 235 48
Periodieke inspecties Hercontrole Administratieve inspecties Zelfcontrole (voornemen) Last onder Dwangsom
Realisatie 1.302 1.766 741 132 324
In uitvoering 454 816 35 41 37
Klachten en meldingen In 2020 registreerde RUD Zeeland 1.720 klachten.
Aantal afgehandelde klachten 672
768 498
476
315 79
Geluid
Geur
60 Stof
2019
416
Overig
2020
In 2019 gaven we de piket opnieuw vorm, gericht op het continueren van de piket en het optimaliseren van de klachtenafhandeling. Naast de herindeling van de teams en werkgebieden zetten we vooral in op het oplossen van probleemsituaties. In 2020 evalueerden we de werkwijze waarbij bleek dat we deze niet hoeven aan te passen. Ondanks dat door corona de horeca een deel van het jaar dicht was, registreerden we over 2020 meer klachten dan over 2019. Enkele situaties waarbij veelvuldig geklaagd wordt, veroorzaken dit. Met de betreffende deelnemers zoeken we voor die situaties een passende oplossing. Omschrijving
KPI
Realisatie Toelichting t/m 31-12-2020
Uitvoering geplande periodieke controles
99% van het aantal geplande periodieke controles voeren we uit.
68% (75%) Rekening houdend met het aantal uitgevoerde zelfcontroles is de realisatie in lijn met de verwachting, namelijk 75%. Mede doordat het opleiden en inwerken van nieuwe medewerkers geen onderdeel is van P*Q, is uitvoering van de volledige planning P*Q niet haalbaar.
Hercontroles
99% van hercontroles voeren we uit.
100%
Uitgangspunt is dat we alle hercontroles uitvoeren. De planning baseren we op het uitgangspunt dat 40% van de periodiekeen aspect controles leidt tot een hercontrole.
19
3.1.3 OVERZICHT BATEN EN LASTEN PROGRAMMA MILIEU In het onderstaande overzicht staan de lasten van het programma Milieu waarbij een ‘V’ staat voor voordeel en een ‘N’ voor Nadeel. Tabel 2 Lasten en baten programma Milieu Programma Milieu (bedragen * € 1.000)
Begroting na wijziging
Gerealiseerd
Verschil
V/N
Lasten Personele lasten Inhuur personeel van derden Overige directe kosten Materiele budgetten Totaal
5.511 1.294 147 1.909 8.862
5.586 1.320 89 632 7.626
74 26 -58 -1.278 -1.236
N N V V V
Baten Overige inkomsten Materiele budgetten Totaal
-277 -1.909 -2.186
-257 -632 -889
20 1.278 1.297
N N N
Saldo
6.676
6.738
61
N
Een toelichting op de baten en lasten en een analyse van de resultaten staat in de paragraaf Analyse Rekeningresultaat op pagina 42
20
OVERZICHTEN OVERHEAD ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN ONVOORZIEN
22 22 22
21
4 OVERZICHTEN 4.1
OVERHEAD
Tabel 3 Overhead Overhead (bedragen * € 1.000)
2020 Begroting na wijziging
2020 Gerealiseerd
2020 Verschil
V/N
Lasten Organisatie kosten incl. salarissen Totaal
3.484 3.484
3.436 3.436
-49 -49
V V
Baten Overige inkomsten Totaal
-112 -112
-218 -218
-106 -106
V V
Saldo
3.372
3.218
-154
V
4.2
ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN
Onder de algemene dekkingsmiddelen nemen we de bijdragen van de deelnemers op. Tabel 4 Lasten en baten Algemene dekkingsmiddelen Algemene dekkingsmiddelen (bedragen * € 1.000)
2020 Begroting na wijziging
2020 Gerealiseerd
-10.126 -10.126
-10.301 -10.301
Baten Bijdragen Totaal
4.3
2020 V/N Verschil
-175 -175
V V
ONVOORZIEN
De directeur van RUD Zeeland mag beschikken over onvoorzien tot een bedrag van € 25.000 per besluit. In de rapportageperiode is door de directeur voor negen incidentele uitgaven besloten deze kosten te dekken uit onvoorzien. In de vergaderingen van 17 juni 2020 en 11 november 2020 informeerde de directeur het dagelijks bestuur over de beschikking over de post onvoorzien 2020. Vervolgens informeerde het dagelijks bestuur in de vergaderingen van 1 juli 2020 en 25 november 2020 het algemeen bestuur via de bestuursrapportages en verlaagden we de post onvoorzien via begrotingswijzigingen. Tabel 5 Onvoorzien 2020 Onvoorzien beschikbaar 1 2 3 4 5
1e bestuursrapportage Inhuur juridisch medewerker Toezicht en handhaving, vanwege werkdruk Inhuur juridisch medewerker Vergunningverlening, vanwege verzuim Inhuur vergunningverlener, vanwege verzuim Inzet projectleider crisismanagement II Inhuur medewerker secretariaat, vanwege verzuim
6 7 8 9
2e bestuursrapportage Inzet projectleider crisismanagement Opstellen Bedrijfsplan 2021 / visie 2024 Uitvoeren van een stakeholdersonderzoek Uitvoeren van 0-meting in het kader van de AVG
Restant onvoorzien
142.265
10.000 12.500 12.500 14.500 25.000 74.500 13.600 10.000 17.500 15.000 56.100 11.665
22
5 PARAGRAFEN In het Besluit Begroting en Verantwoording zijn zeven verplichte paragrafen opgenomen voor provincies, gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen te weten: -
lokale heffingen; weerstandsvermogen en risicobeheersing; onderhoud kapitaalgoederen; financiering; bedrijfsvoering; verbonden partijen; grondbeleid.
Deze paragrafen zijn niet allemaal relevant voor de RUD Zeeland. In deze begroting zijn de volgende paragrafen opgenomen: BEDRIJFSVOERING FINANCIERING WEERSTANDSVERMOGEN EN RISICOBEHEERSING
24 28 29
23
5.1
BEDRIJFSVOERING
Corona Vrijwel het gehele jaar 2020 was thuiswerken de norm. Het kantoor is aangepast zodat we ook veilig op kantoor kunnen werken. We blijven aandacht besteden aan de inhoud van het takenpakket, veilig thuiswerken, de balans tussen werk en privé en de verdere verbetering, samen met onze PIOFACH leverancier, van het digitaal werken.
5.1.1 Bouwsteen Structuur Uitbreiding taken BRIKS (provincie Zeeland) In december 2020 verzocht de provincie de RUD de regierol op zich te nemen voor het VTH-takenpakket BRIKS voor provinciale bedrijven (inclusief Brzo en Rie4 bedrijven). Voor de uitvoering maken we gebruik van de expertise van gemeenten op het gebied van vergunningverlening en toezicht en handhaving voor BRIKS-taken. Met de DCMR Milieudienst Rijnmond en individuele Zeeuwse gemeenten gaan we daartoe samenwerkingsovereenkomsten aan. Op verzoek van de provincie starten we met de nieuwe structuur op 1 januari 2021, vooruitlopend op de bestuurlijke bekrachtiging van de samenwerkingsovereenkomsten. BRZO De financiële consequenties van de uitname van de BRZO taken en de frictiekosten zijn onderdeel van de 3 e begrotingswijziging 2020. De jaarlijkse afrekening van de frictiekosten vindt plaats op basis van de door de accountant gecontroleerde jaarrekening. Over één punt van de afrekening is nog geen overeenstemming. De provincie staat namelijk op het standpunt dat vacatures binnen de overhead van de RUD Zeeland moeten leiden tot een vermindering van de frictiekosten. Ook als deze ingevuld worden. Wij delen dit standpunt niet. Het AB besloot om een geschillenprocedure op te starten door het instellen van een commissie van deskundigen die een advies uitbrengt in dit geschil.
De verwachting is dat de commissie in april 2021 een advies uitbrengt. Kwaliteit ISO-certificering Medio mei 2020 ontvingen we de hercertificatie van ISO9001:2015. Door de personele wisselingen in zowel het MT als de afdeling Staf en de daaruit ontstane achterstand in werkzaamheden op gebied van kwaliteit, is de geldigheid van het certificaat in eerste instantie tot 16 januari 2021 verlengd. Na het uitvoeren van het plan van aanpak om de achterstand weg te werken, vond in oktober 2020 opnieuw een externe audit plaats. Eind december 2020 is het ISO-certificaat tot 16 januari 2024 verlengd. Dit toont aan dat het kwaliteitssysteem van onze organisatie goed op orde is. Conform de norm vindt ook in 2021 wederom een interne en externe ISO-audit plaats. Elektronische publiceren We richtten een interne werkgroep op om de Wet Elektronische Publicaties (inwerkingtreding: 1 juli 2021) te implementeren binnen de organisatie. Ten aanzien van het digitaal ter inzage leggen van stukken (verplicht vanaf 1 juli 2022) vroegen we aan de deelnemers hun voorkeur waar de stukken ter inzage kunnen liggen: website RUD of website deelnemer. Tot op heden kozen acht deelnemers voor de website van de RUD. Vijf deelnemers kozen voor hun eigen website. De werkgroep is voornemens om in medio april 2021 een pilot uit te voeren betreffende het digitaal ter inzage leggen van stukken.
Hierbij signaleren we eventuele pijnpunten ruim voordat de verplichting in werking treedt. We informeren de deelnemers over de voortgang van dit project via de deelnemersoverleggen.
24
Privacywetgeving Bedrijven, deelnemers maar ook de rechtbank vragen stukken bij ons op. Daarnaast publiceren we gegevens op de website. In het kader van de privacywetgeving dienen we te toetsen of er geen persoonsgegevens in de betreffende documenten staan en dienen we, waar nodig, de persoonsgegevens onleesbaar te maken. Deze werkzaamheden waren geen onderdeel van de evaluatie P*Q, maar moeten we wel uitvoeren en bij bepaalde procedures kan de tijdsinzet substantieel zijn. Hierover overleggen we met de gemeente Terneuzen om te zien in hoeverre we voldoen aan de wet en regelgeving op gebied van AVG en BIO. Archivering De deelnemers van de gemeenschappelijke regeling mandateerden als opdrachtgevers aan RUD Zeeland de uitvoering van het basispakket VTH-taken en een aantal ook voor de plustaken, maar de deelnemers zijn - en blijven - bevoegd gezag en daarmee verantwoordelijk voor de archivering voor de lange termijn. Omdat dit niet goed loopt qua proces is er advies gevraagd bij het Zeeuws Archief. Het advies bespreken we in het 1e kwartaal van 2021 in het deelnemersoverleg.
5.1.2 Bouwsteen Cultuur Risicobeheersing Het beleidskader Weerstandsvermogen en Risicobeheersing implementeerden we begin 2019. In dit beleidskader beschreven we de risico’s. Door nieuwe ontwikkelingen en evaluatie P*Q veranderen onze risico’s. Dit betekent dat we onze paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing hierop moesten aanpassen. In het 1e kwartaal van 2021 leggen we de geactualiseerde paragraaf voor besluitvorming voor aan ons algemeen bestuur.
5.1.3 Bouwsteen Mensen Instroom / uitstroom / doorstroom De arbeidsmarkt is nog steeds krap, zeker in onze gespecialiseerde sector. Het opleiden en begeleiden van nieuwe medewerkers leidt tot productieverlies en mogelijk ook tot verlies van inkomsten (P*Q). De vervanging, opleiding en inwerkperiode van nieuwe medewerkers heeft grote impact op onze productie, uitgaven en inkomsten. In 2020 verliet één medewerker onze organisatie en vulden we dertien vacatures in: twee MT leden, zes inspecteurs en drie juridische medewerkers, een specialist geluid en een medewerker kwaliteit, dat brengt het totaal op 83 collega’s Verzuim Het gemiddeld ziekteverzuimpercentage neemt in 2020 toe; tot gemiddeld 7,4%. Het ziekteverzuim kent echter in 2020 een sterk dalende lijn van gemiddeld 9,7% over het 1e kwartaal naar gemiddeld 2,8% in het laatste kwartaal van 2020. Kwaliteitscriteria Per 1 juli 2019 gelden de Kwaliteitscriteria VTH 2.2. In 2019 toetsten we in het kader van de Brzo uitname of we voldoen aan deze criteria. In 2021 beoordelen we dit opnieuw samen met een extern bureau. Omgevingswet De projectgroep Omgevingswet stelde een Actieprogramma 2020 op dat het AB van 2 maart 2020 ter kennisname aannam. De doelstelling van het Actieprogramma is gereed zijn voor het implementeren en het uitvoeren van de Omgevingswet binnen RUD Zeeland.
Dit is inclusief Invoeringswet en de vier AMvB’s, waarbij vooraf afstemming plaatsvindt met de deelnemers vanuit hun doelstellingen. Voor 2020 is de landelijke lijst met de minimum vereisten leidend.
25
Om de doelstelling te halen, stonden er voor de volgende zes mijlpalen diverse acties op de agenda voor 2020: - Onderzoek bruidsschat (adviesrol RUD Zeeland aan deelnemers): actie intern opgestart en in uitvoering - Ontwikkelen producten Omgevingswet: de eerste resultaten zijn onderdeel van proces uitbreiding PDC. Inventarisatie voor eventuele nieuwe producten loopt. - HRM-beleid Omgevingswet Werving & Selectie en Opleiding: actie intern gestart en loopt. - Verschillende Webinars (omgevingstafel e.d.) met deelnemers hebben plaats gevonden, waardoor beter beeld ontstaat van benodigde competenties. - Uitvoering Plan van aanpak digitalisering Omgevingswet: uitvoering is vertraagd m.n. als gevolg van de uitstel door de leverancier van invoering Squit 2020 waardoor de werkzaamheden doorschuiven naar 2021. - Afspraken maken over de rolverdeling tussen deelnemers en RUD Zeeland bij de omgevingstafel/vooroverleg /casemanagement: dit loopt in overleg met deelnemers. Webinars over omgevingstafel vormen hiervoor de basis. - Afspraken maken met deelnemers over consequenties Aanvullingswetten Bodem, Geluid en Natuur: moeten we nog opstarten in overleg met deelnemers. Inmiddels is bekend dat de verwachte datum van inwerkingtreding van de Omgevingswet op 1 januari 2022 nog onzeker is. Niettemin blijft ICT een belangrijke randvoorwaarde.
Hiervoor werken we nauw samen met de software leverancier (Roxit) en de ICT-ondersteuning van Terneuzen. Vanwege de specifieke expertise op het gebied van vergunning, toezicht en handhaving, vroeg het provinciaal platform SpOZ ons om het voorzitterschap van de werkgroep VTH op ons te nemen. Deze werkgroep stelde een plan van aanpak en een actieplan op. Belangrijkste mijlpaal is het organiseren van een workshop ‘omgevingstafel’. RI&E Via onze arbodienst startten we in 2020 met een Risico-inventarisatie & - evaluatie. Door corona zijn bedrijfsbezoeken uitgesteld en is de oplevering van de RI&E vertraagd. Naar verwachting levert de arbodienst in het 1e kwartaal 2021 het rapport op.
5.1.4 Bouwsteen Middelen Squit 2020 Squit 2020 is aangeschaft. De aanschaf was noodzakelijk vanwege de nieuwe Omgevingswet en informatiewensen van onze deelnemers. Er was voorzien om na de zomer van 2019 met het nieuwe systeem te starten. Continuïteit in het uitvoeren van onze taken en het nakomen van onze verplichtingen vereist een succesvolle live-gang. Voor een succesvolle live-gang zijn voldoende functionaliteit, koppeling met andere systemen en rapportage-tools (benodigd voor P*Q), succesvolle data-migratie etc. noodzakelijk. Er waren twijfels of deze elementen tijdig gereed zouden zijn en van voldoende kwaliteit voor een succesvolle migratie. Landelijk blijkt dat software leveranciers grote moeite hebben het leveren van applicaties welke invulling geven aan de wettelijke vereisten en wensen van de gebruikers, zo ook onze leverancier (Roxit). Daarom overlegden de gemeente Terneuzen en RUD Zeeland met de leverancier. In dit overleg bevestigde de leverancier de twijfels. Met de leverancier spraken we af dat zij een nieuwe, realistische planning maken aan de hand waarvan we de verdere aanpak bekijken. We gaan nu uit van een uitrol in februari 2022. ICT Samen met de Gemeente Terneuzen kijken we naar de vervanging van de bestaande apparatuur en uniformering van de werkplekken. Deze voorzien we van vaste aansluitingen, dockingstations en dubbele monitoren.
Ook schakelen we de camera’s op de laptops in. Doelstelling hierbij is dat de werkplekken nog beter aansluiten bij de behoeften van de medewerkers en er meer stabiliteit ontstaat in de verbinding.
26
5.1.5 Bouwsteen Resultaten Samenwerking GGD, VRZ en RUD Zeeland Een procesbegeleider van Berenschot begeleidt de verkenning van de samenwerking tussen de drie gemeenschappelijke regelingen. De procesbegeleider stellen we op basis van een voorlopige opdracht aan om de drie organisaties te ontzorgen en te ondersteunen in dit complexe proces. De opdracht is gestart met het opstellen van een op de Zeeuwse situatie toegerust plan van aanpak. Dit plan van aanpak bevat o.a. de belangrijkste processtappen en beslismomenten en gaat ook nadrukkelijk in op de positie en rol van de gemeenteraden, Provinciale Staten en de algemene vergadering van het waterschap. In de huidige fase van de verkenning informeren we deze gremia, over de verkenning van de samenwerking. In oktober 2020 stemden de drie algemeen besturen in met het plan van aanpak van Berenschot. Hierna startte de verkenning daadwerkelijk. Tijdens de eerste fase haalde Berenschot input vanuit de politiek (raden en staten), gemeenten/provincie/waterschap (ambtelijk), medewerkers organisaties en OR op. Hiermee beoogt Berenschot inzicht te krijgen in hoe de organisaties in elkaar zitten en er voor staan, wat kansen en bedreigingen zijn en wat samenwerkingsmogelijkheden zijn. Deze fase rondt Berenschot in januari 2021 af. In de tweede fase werkt Berenschot de samenwerkingsmogelijkheden uit.
Hiervoor is input nodig die we vanuit werkgroepen met vertegenwoordigers van de drie organisaties ophalen. Concreet gaat het om de volgende werkgroepen: 1. Visie op samenwerking; 2. Beleid en advisering; 3. Vergunningverlening, toezicht en handhaving; 4. Governance; 5. Secundair proces. Deze tweede fase start in het 1e kwartaal van 2021. Stakeholdersonderzoek Eind 2017 voerden we een stakeholderonderzoek voor RUD Zeeland uit. Het doel van het onderzoek was het verkrijgen van inzicht in de tevredenheid van alle stakeholders op het gebied van kwaliteit. De verkregen feedback gebruikten we om onze processen te verbeteren. Eind 2020 startte wederom een stakeholdersonderzoek. Hiertoe namen we 47 interviews af bij de bestuurders, ambtenaren en de zo benoemde partners. Daarnaast vulden zowel bedrijven als klagers een online-enquête in. De uitkomsten van dit onderzoek naar de samenwerking met, en de dienstverlening door RUD Zeeland, geven aanknopingspunten waarmee we de tevredenheid kunnen vergroten. Door duidelijke en concrete handvatten benoemen we verbeteracties in een plan van aanpak om zo een kwaliteitsverbetering te realiseren. Klachtenverordening De klachtenverordening van de RUD Zeeland regelt de behandeling van mogelijke klachten van burgers en bedrijven over gedragingen van de RUD Zeeland en zijn medewerkers. In 2020 ontvingen we twee klachten.
Tabel 6 Klachten over RUD Zeeland
Nr.
AFDELING
KLACHT
1.
T&H
2.
T&H
3.
T&H
klacht m.b.t. onvolledige informatie van de RUD Klacht over het optreden van een medewerker Klacht over het optreden van een medewerker
WIJZE/FASE VAN AFHANDELING Klacht is schriftelijk beantwoord aan klager. Klacht is schriftelijk beantwoord aan klager. Klacht is schriftelijk beantwoord aan klager.
27
5.2
FINANCIERING
Algemeen De Wet financiering decentrale overheden (Wet FIDO) kent als belangrijkste uitgangspunten het bevorderen van een solide financieringswijze met als doel het voorkomen van grote fluctuaties in de rentelasten, het bevorderen van de transparantie, het bevorderen van de kredietwaardigheid en het beheersen van de renterisico’s. Het beheersen van de risico’s uit zich concreet in de kasgeldlimiet, de renterisiconorm, het afsluiten van geldleningen en het uitzetten van gelden. Daarnaast bestaat de verplichting om een treasurystatuut op te stellen. In deze paragraaf geven we de ontwikkelingen aan met betrekking tot onder andere de kasgeldlimiet en de ontwikkeling wat betreft de renterisiconorm. Treasurystatuut In 2016 stelden we en treasurystatuut op en dit is nog steeds actueel Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet stelden we in de wet FIDO een norm voor het maximum bedrag waarop overheidsinstanties haar financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Het doel hiervan is om renterisico’s op korte termijn te beperken. Deze norm bedraagt 8,2% van het begrotingstotaal aan lasten voor bestemming, dus met uitzondering van stortingen in de reserves. Voor 2020 bedraagt de kasgeldlimiet € 0,8 mln. In 2020 overschreden we de kasgeldlimiet niet.
Renterisico De renterisiconorm heeft als doel om het renterisico bij herfinanciering van leningen te beheersen. De renterisiconorm is vastgelegd in de Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden en houdt in dat de jaarlijks verplichte aflossing en de renteherzieningen niet meer mogen bedragen dan 20% van het begrotingstotaal. De renterisiconorm speelt bij RUD Zeeland niet omdat RUD Zeeland geen geldleningen heeft. Schatkistbankieren Alle decentrale overheden, dus ook RUD Zeeland, moeten banktegoeden aanhouden bij het Ministerie van Financiën (schatkist), met uitzondering van een drempelbedrag. Het is niet meer toegestaan om beleggingen en deposito’s zelfstandig aan te gaan. In 2020 hield RUD Zeeland het positieve saldo op haar bankrekeningen, boven het drempelbedrag (€ 250.000), aan bij het ministerie van Financiën. Koers- en valutarisicobeheer Wij gingen geen belangrijke c.q. omvangrijke financiële transacties in vreemde valuta aan. Daarmee zijn er geen koers- en valutarisico’s. Relatiebeheer We sloten een rekening-courant overeenkomst af bij de BNG bank waarbij RUD Zeeland tot een bedrag van € 0,8 mln. een roodstandfaciliteit heeft. In 2020 maakten we daar geen gebruik van.
28
5.3
WEERSTANDSVERMOGEN EN RISICOBEHEERSING
Organisaties willen doelen bereiken. Er bestaan altijd risico’s die de realisatie van doelstellingen in de weg staan. RUD Zeeland wil risico’s, kansen en onzekerheden tijdig onderkennen en deze risico’s optimaal te beheersen. Op 10 juli 2018 stelde het algemeen bestuur het beleidskader Weerstandsvermogen en Risicobeheersing vast en vervolgens stelden we een implementatieplan op. Het beleidskader Weerstandsvermogen en Risicobeheersing implementeerden we begin 2019. Belangrijke ontwikkelingen in 2020 in het kader van risicobeheersing zijn: - Het algemeen bestuur besloot op 30 november 2020 de systematiek P*Q aan te passen aan de uitkomsten van de uitgevoerde evaluatie. - De directie van RUD Zeeland stelde een integrale toekomstvisie op (Toekomstvisie OD Zeeland 2021 – 2024). In deze toekomstvisie zijn ook concrete maatregelen opgenomen om de visie te realiseren onder meer door uitbreiding en versterking van de organisatie om de Zeeuwse Kwaliteit te realiseren, het tijdig aantrekken en opleiden van (nieuwe) medewerkers en de gevolgen van de invoering van de Omgevingswet. Deze toekomstvisie is in 2020 ter besluitvorming aangeboden aan het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur heeft besloten om in afwachting van het uit te voeren onderzoek “toekomstverkenning milieutaken” de toekomstvisie niet verder te geleiden naar het Algemeen Bestuur.
De organisatie actualiseerde de risico-inventarisatie. Op 1 maart 2021 heeft het Algemeen Bestuur de geactualiseerde risico-inventarisatie vastgesteld en besloten om in een informele vergadering verder te discussiëren over de risico’s. In deze paragraaf geven we de in 2020 geïnventariseerde risico’s weer en blikken we terug op de realisatie risico’s in 2020.