09a. 2021 Evaluatie KBenP IV GR de Bevelanden
Tekst van het document
Evaluatie informatievoorziening
Gemeenschappelijke Regeling De Bevelanden
22 juli 2021 Opdrachtgevers: Uitvoering onderzoek: Kwaliteitsbewaking:
Loes Meeuwisse, Arnold van den Berge, Patrick van den Beemt Lobke Westra, Daan van Dun & Sven Blom Jan Ekke De Vries 1
Inhoudsopgave 1. Opdracht • Context • Opdracht aan KBenP • Dit rapport 2. Aanpak en verantwoording • Inleiding • Aanpak en Methodiek • Evaluatie • Analyse • Raakvlakken en samenhang onderzoek Governance
3. Bevindingen • Wat heeft de samenwerking tot op heden opgeleverd? • Welke knelpunten zijn er? • In welke mate worden de uitgangspunten behaald? 4. Conclusies en Adviezen 5. Bijlage
Eindrapport GR de Bevelanden
2
1. Opdracht In dit hoofdstuk schetsen wij de context van deze opdracht, de feitelijke vraag die aan KBenP is gesteld en beschrijven we waaraan dit rapport kan bijdragen.
Eindrapport GR de Bevelanden
3
Context en opdracht aan KBenP Context Gemeenschappelijke Regeling de Bevelanden (verder; de GR) is een samenwerkingsverband tussen de gemeenten Borsele, Goes, Kapelle, NoordBeveland en Reimerswaal (ruim 100.000 inwoners) op het gebied van Werk, Inkomen en Zorgbeleid, ICT en Personeel en Organisatie. Aan de totstandkoming in 2015 van de GR is een intensief traject voorafgegaan waarbij met de bundeling van ambtelijke expertise op strategisch, tactisch en operationeel niveau de volgende 3 hoofddoelen als uitgangspunt dienden: • •
Optimaliseren van Kwaliteit. Reduceren van Kosten.
•
Verminderen van organisatorische Kwetsbaarheid.
Deze punten worden ook wel de 3 K's genoemd. In 2017 is ook de informatievoorziening toegevoegd aan de GR.
Tot slot speelt wet- en regelgeving op het gebied van gebruik en beheersing van informatie een steeds dominantere rol, zoals de WOO, WDO en WMeBV, AVG, BIO en Nieuwe Archiefwet.
Opdracht aan KBenP Het uitvoeren van een evaluatie van de ontwikkeling van het taakveld informatievoorziening, zoals dat vanaf 1 januari 2017 onder de GR is gebracht, met als doel uitgangspunten te formuleren voor een advies over een op te stellen gemeenschappelijk strategisch informatiebeleid voor de komende 10 jaren wat de deelnemende organisaties in staat stelt, afzonderlijk en gezamenlijk, door sturing op de samenhang van vraag naar en aanbod van informatie, tegemoet te komen aan maatschappelijke behoeften. De gevraagde ondersteuning en op te leveren producten is hierbij concreet:
De GR moet worden bezien in het licht van een samenleving die in hoog tempo informatiseert en digitaliseert. In alle dienstverlening, beleid- en uitvoeringsprocessen, besluitvorming & verantwoording en de ontwikkelingen die daarmee samenhangen bij de gemeenten speelt informatievoorziening een sleutelrol. Bij de toenemende druk en bezuinigingen in combinatie met de inhoudelijke opgaven zoals zorg, werk, ruimte en veiligheid wordt informatievoorziening steeds vaker genoemd als speerpunt. Zo kent de komst van de Omgevingswet een grote impact op de informatievoorziening en brengen voorbeelden zoals Corona en de hack bij de gemeente Hof van Twente de informatievoorziening steeds vaker op de bestuurlijke agenda.
1. Evaluatierapport strategische informatievoorziening voor alle GR gemeenten 1-12017 tot heden 2. Plan van aanpak om te komen tot een “routekaart” strategische informatievoorziening (Stappenplan, ambitieniveau en investeringsplan)
Eindrapport GR de Bevelanden
4
Context en opdracht aan KBenP Dit rapport
Focus van het onderzoek
Dit rapport beschrijft de evaluatie van de strategische informatievoorziening van de GR). Het gaat in op het team Informatievoorziening van de GR en laat de onderdelen Team Beheer, WIZ en P&O buiten beschouwing. Het rapport heeft een samenhang met het onderzoek naar de Governance van de GR dat uitgevoerd wordt door bureau Berenschot. De evaluatie geeft input voor de koers en kaders voor de nog op te stellen routekaart gemeenschappelijke strategische informatievoorziening voor de komende jaren. Deze routekaart wordt als een separaat product opgeleverd. Hierin worden ontwikkelingen geduid die voor de GR en haar deelnemers van belang zijn (bijvoorbeeld Common Ground, Omgevingswet, datagedreven werken). Informatie zal in de nabije toekomst samen met de factor mens van doorslaggevende betekenis zijn in de sturing én realisatie van de maatschappelijke behoeften/opgaven. Dit product helpt de samenwerkende gemeenten om hierop richting en invulling te geven.
Eindrapport GR de Bevelanden
5
2. Aanpak en verantwoording Dit rapport richt zich op het uitvoeren van een evaluatie van de ontwikkeling van het taakveld informatievoorziening. Hiervoor is bronnenonderzoek gedaan (een overzicht van de gebruikte bronnen en geïnterviewde personen is opgenomen in de bijlage van deze rapportage). Daarnaast zijn online interviews gehouden met de deelnemers van het deelnemersoverleg Informatievoorziening (DOI), de Portefeuillehouders ICT, de regiegroep en het Dagelijks en Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling. Het onderzoek heeft plaatsgevonden in de maanden april, mei en juni van 2021.
Eindrapport GR de Bevelanden
6
Aanpak en Methodiek Voor deze evaluatie zijn verschillende methodieken gebruikt. Enerzijds voor de manier van evalueren en anderzijds voor de ordening van de bevindingen en de verbeterpunten. Na de ontvangst en bestudering van documentatie zijn de interviews afgenomen. Gedurende dit proces is er regelmatig teruggekoppeld aan de opdrachtgever over de voortgang. Op basis van de documentatie en eerste bevindingen bleek dat voornamelijk de toekomstvisie op informatievoorziening onvoldoende is belicht tijdens de interviews. Alvorens conclusies te kunnen trekken over het interne kader zijn een tweetal workshops georganiseerd; de eerste met het DOI om de visies en ideeën per deelnemer scherp te krijgen en vervolgens met de DOI en de regiegroep om de eerste conclusies te toetsen.
Analyse Voor de ordening van de bevindingen uit de interviews en de mogelijke verbeterpunten is het Amsterdams Informatie Model gebruikt (ook wel 9vlaksmodel). Dit model van Prof. Dr. Ir. R. Maes. wordt gebruikt om het informatiemanagement inzichtelijk te maken en de samenhang in de gehele informatievoorziening te overzien. De scope van deze opdracht richt zich op de middelste kolom van het model en de raakvlakken met de andere kolommen. NB: het model is niet bedoeld als raamwerk voor organisatie-inrichting maar puur voor de functionele samenhang.
Evaluatie Voor deze opdracht wordt de structuur van een effectevaluatie gebruikt. Als toetsingscriteria worden de 3 k’s (Kwetsbaarheid, Kosten en Kwaliteit) uit het businessplan van de GR gehanteerd. De interviewvragen aan de stakeholders kenden de volgende onderwerpen: • •
De uitgangposities van GR (de Governance die helpt het gewenste doel te bereiken) De prestatie (de werkelijke manier waarop er wordt gewerkt)
•
De effecten (de sentimenten die dit oproept en de feitelijke resultaten die worden bereikt)
Hoofdvraag In welke mate worden de uitgangspunten (3 k’s), die bij de start van de GR benoemd zijn om de informatievoorziening op een hoger niveau te brengen, behaald?
Duiding
Deelvragen • • •
Wat heeft de samenwerking tot op heden opgeleverd? Hoe waarderen en beoordelen de deelnemers de samenwerking? Welke knelpunten zijn er?
Met een strategisch informatiemanager die niet heeft deelgenomen aan de interviews heeft collegiale toetsing, duiding en aanscherping plaatsgevonden.
Eindrapport GR de Bevelanden
7
Raakvlakken onderzoek Governance Het Bureau Berenschot heeft een onderzoek mogen uitvoeren naar de Governance van de GR. De raakvlakken met het uitgevoerde onderzoek en de vraag die in onderzoek beantwoord wordt is groot. Immers wordt in dit onderzoek beantwoord (op het vlak van informatievoorziening) of de sturing vanuit de GR het gewenste resultaat heeft. Immers: sturen met informatie betekent sturen óp die informatie. Berenschot heeft de manier van sturen, de Governance, onderzocht en heeft hierover aanbevelingen gedaan. Vanuit KBenP worden de knelpunten uit deze rapportage onderschreven. In het hoofdstuk conclusies zullen wij aanvullingen doen specifiek op het vlak van informatievoorziening. Onze aanbevelingen baseren wij ook mede op de conclusies die Berenschot voor de gehele samenwerken (inclusief WIZ en P&O) zien. In onze aanbevelingen zoomen wij in op wat dit betekent voor de informatievoorziening. Belangrijkste knelpunten die wij onderschrijven: •
Op het gebied van de structuur zijn rollen rollen/bevoegdheden van de gremia onduidelijk of impliciet.
•
Op het gebied van het proces is behoefte aan strategische sturing en wordt door de raden primair gestuurd op financiën en niet of nauwelijks op inhoud.
•
Op het gebied van cultuur wordt er wij-zij-denken gesignaleerd. Het feit dat de GR van de gemeenten is, en niet een op zichzelf staande organisatie, wordt niet zo gevoeld.
Deze knelpunten leiden volgens het onderzoek van Berenschot tot onvoldoende transparantie en slagvaardigheid in de besluitvorming en uitvoering.
Eindrapport GR de Bevelanden
8
3. Bevindingen In dit hoofdstuk delen wij onze bevindingen. Dit doen wij door de geformuleerde deelvragen elk te beantwoorden.
Eindrapport GR de Bevelanden
9
Wat heeft de samenwerking tot op heden opgeleverd? De taken en bevoegdheden op het gebied van informatievoorziening die onder de GR behoren zijn vastgelegd toen IV onder de GR werd gebracht. In het onderstaande schema beschrijven wij de mate waarin deze worden geleverd. Uitgangspunt
De mate waarin de beschreven taken en bevoegdheden worden geleverd vanuit de optiek van de geïnterviewden.
Het gevraagd en ongevraagd adviseren over informatievoorziening aan de deelnemende gemeenten;
Deels: In de interviews is hierover een eenduidig beeld naar boven gekomen. De deelnemers geven aan dat de adviserende rol achterblijft en dat er vooral reactief wordt gewerkt. Zodra vragen worden gesteld aan de GR op het vlak van Informatievoorziening dan wordt hierop direct en mondeling binnen het DOI gereageerd. Adviezen worden zeer beperkt schriftelijk gegeven. In de perceptie van de deelnemers duurt het lang voordat er reactie komt op vragen die aan de GR worden gesteld. Geïnterviewden geven aan dat ongevraagd adviseren slechts beperkt plaatsvindt.
Het adviseren over het strategische en meerjarige informatiebeleid;
Niet: In de interviews werd eenduidig aangegeven dat deze rol niet gepakt wordt door de GR. Op het gebied van strategische informatievoorziening heeft de samenwerking tot op heden weinig opgeleverd. Inmiddels is het onderdeel informatievoorziening formeel ruim 4 jaar bij de GR belegd, maar de resultaten hiervan zijn minimaal. Hiertoe is wel een poging ondernomen, maar dat is niet van de grond gekomen. De deelnemers verwachten deze rol wel van de GR.
Het uitvoeren van het programma-, project-, inkoop- en contractmanagement;
Deels: De personen die wij hebben gesproken waren positief over de manier waarop geplande projectmatige werkzaamheden plaatsvinden binnen de samenwerking in operationele zin. Echter is een projecten kalender voor 2021 nog niet vastgesteld.
De uitvoering van de informatiebeveiliging;
Het inkopen van software verloopt adhoc. Er is geen investeringsplan. De GR vervult hierin de rol van procesbegeleider. De vertaling tussen behoefte vanuit de business naar het beschikbare aanbod wordt momenteel weinig gemaakt. Ook het management van contracten is een taak die de GR oppakt. De ondervraagden hadden hierover geen uitgesproken positieve of negatieve mening. Onbekend: Informatieveiligheid is centraal belegd bij de GR en de uitvoering van gezamenlijke projecten worden vanuit de GR geleid. In de interviews is hier slechts beperkt over gesproken. Gespreken met DOIV vielen buiten de scope.
Functioneel applicatiebeheer; Beperkt: Specifiek op het thema zaakgericht werken is deze rol niet ingevuld binnen de GR. Op andere thema’s zijn hierover wel duidelijke afspraken gemaakt in DVO’s. Het functioneel beheer voor de Makelaarssuite en het CMS is bij de GR samengevoegd.
Het vertegenwoordigen van de colleges in overlegstructuren.
De GR krijgt op dit vlak niet de gelegenheid van de deelnemers om de rol te nemen die ze zou moeten nemen (namelijk het functioneel beheer uit handen nemen). Door de GR wordt deze rol ook niet afgedwongen. Deelnemers geven aan dat dit te veel de bedrijfsvoering van de eigen organisatie raakt. Niet: Er is geen informatie beleidsplan waarin de vertaling is gemaakt van de ambities van de verschillende colleges en de vertaling vanuit de maatschappelijke opgaven en verplichtingen. Middels het DOI is er structureel overleg over de informatievoorziening bij de verschillende deelnemers, maar van een echte samenwerking met de GR is op dit gebied nog geen spraken. Bovendien beperkt zich dit tot ad-hoc samenwerkingen.
Eindrapport GR de Bevelanden
10
Hoe waarderen de deelnemers de samenwerking? Samenwerking
Besluitvorming
De bereidwilligheid om samen te werken is unaniem groot. Vooral de samenwerking tussen de verschillende deelnemers wordt als zeer positief ervaren. De samenwerking tussen de deelnemers en de GR kan als stroef omschreven worden. Vooral in het DOI wordt dit vaker ervaren als een tegenwerking in plaats van een samenwerking.
De wijze waarop de besluitvorming momenteel plaatsvindt wordt als zeer omslachtig ervaren. Nieuwe initiatieven worden in het DOI gebracht nadat deze zijn afgestemd met de andere deelnemers. Deze initiatieven komen altijd vanuit de deelnemers, de GR brengt deze niet in. Er is geen geen expliciete of te verantwoorden vorm van toetsing in hoeverre het initiatief aansluit bij het grotere geheel. Indien een meerderheid akkoord is en er zij voldoende financiële middelen bij de deelnemers dan wordt het initiatief verder de besluitvorming in gebracht.
Het belang van de samenwerking binnen de GR onderschrijven alle deelnemers, van het DOI tot aan gemeentesecretarissen en burgermeester. De mensen die wij spraken waren in algemene zin positief over de GR en de ideeën achter de samenwerking. Men vindt dat men ‘waar krijgt voor zijn/haar geld’, maar laat ook duidelijk blijken dat er veel verbeterpunten zijn. De geïnterviewde deelnemers zijn voornamelijk tevreden over de uitvoerende kant van de GR onder het team beheer. Ook over het team informatievoorziening is men tevreden over de uitvoerende kant. De deelnemers, met uitzondering van de gemeente Goes, zien de samenwerking als een mogelijkheid voor schaalvergroting, en daarmee een directe bijdrage een de 3 K's. Goes heeft de oprichting van de GR ervaren als een schaalverkleining, omdat een groot deel van de medewerkers op afstand is komen te staan en werkzaamheden worden verdeeld over de verschillende deelnemers.
Financiële consequenties wegen volgens de geïnterviewde deelnemers zwaar in de besluitvorming. Anderzijds worden consequenties zoals structurele lasten en de beheerkant bij de GR zeer beperkt meegenomen. De verdere besluitvorming (via de regiegroep en het DB) volgt grotendeels de adviezen op vanuit het DOI. Door een gebrek aan kennis en visie op deze niveaus wordt hier zelden afgeweken van keuzes uit het DOI.
Visie De visie op de informatievoorziening, of het gebrek hieraan, wordt door alle deelnemers als een van de grootste struikelblokken ervaren. De deelnemers hebben de verwachting dat de GR deze visie opstelt. Vanuit de regiegroep wordt er geen visie uitgedragen. Eindrapport GR de Bevelanden
11
Welke knelpunten zijn er? De geconstateerde knelpunten zijn gecategoriseerd op basis van de drie lagen van het 9-vlaks model (strategie, structuur en uitvoering).
Strategie (Richten) •
De visie en belangen van het bestuur zijn onduidelijk en (daarmee) onvoldoende richtinggevend. De regiegroep geeft namens de colleges van de gemeenten onvoldoende inhoud en vorm aan het opdrachtgeverschap aan de werkorganisatie (bedrijfsstrategie). Financiën worden ter beschikking gesteld vanuit het noodzakelijke en niet vanuit het behalen van de strategische doelstellingen.
•
De focus ligt momenteel niet op de toegevoegde waarde die de GR wel of niet genereert, maar op de perceptie dat de GR heel duur is. Focus in dit vlak zou moeten liggen op: wat zijn de maatschappelijke opgaven van de gemeente en hoe kan de informatievoorziening van de GR tot in de haarvaten erop zijn gericht ons te helpen deze te realiseren.
•
De deelnemende gemeenten verwachten dat de GR hen meeneemt in de toekomstontwikkelingen en wettelijke verplichtingen en dat de GR beleid opstelt waaruit de visie op het gebied van informatievoorziening (de IV-strategie in het 9 vlaks model) voor de komende jaren blijkt. Belangrijk om hier direct bij te vermelden is dat de input voor en eigenaarschap van deze visie vanuit de deelnemende gemeente zou moeten komen. Hier moet de vraag geformuleerd worden. Deze wordt momenteel onvoldoende geformuleerd vanuit de regiegroep.
•
Er is nog geen doorvertaling gemaakt vanaf de maatschappelijke en bestuurlijke opgaven naar IV en ICT-strategie en visa versa waarin IV en ICT een belangrijke hefboom van vernieuwing en verbetering kunnen zijn.
•
Strategische planning ontbreekt: er is geen meerjarige strategische agenda en bijbehorende mijlpalen en investeringen opgesteld. De planvorming voor 2021 is nog steeds niet vastgesteld.
Eindrapport GR de Bevelanden
12
Welke knelpunten zijn er? Structuur (Inrichten)
Uitvoering (verrichten)
•
Er is geen leider op het gebied van informatievoorziening. Het moet duidelijk worden wat de deelnemers wanneer nodig hebben aan informatievoorziening zodat doelen en eisen helder geformuleerd kunnen worden.
•
De huidige capaciteit is niet op orde. Op het gebied van informatiemanagement kan de GR niet alle taken uitvoeren die hier nu wel belegd zijn.
•
De financiering is niet op orde: begroting is niet stabiel. Ieder jaar moeten gemeenten naar de Raad om geld te vragen. Dit zorgt voor de perceptie dat zaken niet op orde zijn en dat de GR als duur ervaren wordt.
•
Besluitvorming: De governance structuur is niet duidelijk. Er zijn veel verschillende gremia waarbij het niet voor iedereen duidelijk is welk besluit mag nu door wie genomen worden, welke rollen in welke gremia thuishoren en hoe dat rollenspel in die gremia zou moeten plaatsvinden. Bijvoorbeeld: wat mag de DOI?
•
Afspraken over een heldere verdeelsleutel en voorwaarden voor maatwerk ontbreken. Op dit moment kunnen gemeenten bij een meerderheid in de DOI afwijken van de DVO en betalen ze daar de incidentele kosten voor. Dit dicht het gat in de begroting voor het lopende boekjaar, maar zorgt niet voor een structurele oplossing.
•
De samenhang tussen de deelnemers ontbreekt. Besluiten worden ad-hoc genomen op basis van de meerderheid.
•
Communicatie tussen de GR en de gemeenten. Er wordt vanuit de deelnemende gemeenten meer terugkoppeling verwacht over projecten en plannen op het gebied van ICT. Maar ook over statusupdates bij storingen en updates.
•
Er is sprake van een wij-zij-cultuur. De GR wordt niet behandeld als een organisatie van de deelnemers, maar wel wordt er een service niveau verwacht alsof de GR onderdeel is van de deelnemende organisatie.
Eindrapport GR de Bevelanden
13
In welke mate worden de uitgangspunten behaald? Hoofdvraag
Kwetsbaarheid
In welke mate worden de uitgangspunten (3 k’s), die bij de start van de GR benoemd zijn om de informatievoorziening op een hoger niveau te brengen, behaald?
Genoemde motieven: Vanwege de beperkte omvang van de ICT-afdeling per gemeente wordt grote kwetsbaarheid en afhankelijkheid ervaren, vooral waar het gaat om dienstverlening en bedrijfsvoering.
•
Momenteel worden de uitgangspunten Kwetsbaarheid, Kosten en Kwaliteit met betrekking tot de informatievoorziening beperkt behaald.
Wijze van realisatie: Zwaartepunt op uitvoering van operationele taken zoals systeembeheer, inkoop, dienstverlening aan gebruikers etc. etc.
In het Businessplan ICT samenwerking De Bevelanden wordt concreet beschreven wat de motieven voor het onderbrengen van ICT en Informatievoorziening bij de GR en op welke wijze dit wordt gerealiseerd. Opvallend hierbij is dat er per uitgangspunt niet altijd wordt ingegaan op zowel ICT als Informatievoorziening. Dit is wel te verklaren omdat op het moment van schrijven (2010 – 2013) is besloten om de informatievoorziening uit het businessplan te ontvlechten.
Resultaat: Op het gebied van informatievoorziening is het resultaat dat de kwetsbaarheid beperkt is afgenomen. Projecten vinden deels buiten de GR plaats en slechts een fractie van het functioneel beheer is gecentraliseerd bij de GR. Beheer is niet meegegroeid met toenemende taken.
•
• •
Wel vinden de uitvoer van projecten, informatiebeveiligingen gegevensmanagement deels centraal binnen de GR plaats.
In het Bedrijfsplan “Team informatievoorziening” uit 2015 wordt niet meer concreet ingegaan op de 3 K’s. Wel wordt aangegeven dat één van de belangrijkste uitgangspunten is dat de informatievoorziening uniform wordt ingericht, tenzij er een bijzondere situatie is waarbij het noodzakelijk is om hiervan af te wijken. Verder is afgesproken dat het informatiebeleid, uitvoer van projecten, informatiebeveiliging, gegevensmanagement en functioneel applicatiebeheer de belangrijkste taakonderdelen van het team informatievoorziening worden.
Hierna beantwoorden wij per ‘k’ of in welke mate dit wordt behaald volgens ons.
Eindrapport GR de Bevelanden
14
In welke mate worden de uitgangspunten behaald? Kwaliteit
Kosten
Genoemde motieven: De gemeenten hebben flinke ambities als het gaat om het verbeteren van de externe en interne dienstverlening. Door samen te werken, zullen de gemeenten dichter bij hun doel komen. Alleen ga je sneller, samen kom je verder.
Genoemde motieven: Elke gemeente moet grofweg dezelfde werkzaamheden uitvoeren op gebied van beheer en projecten. Door deze activiteiten te combineren kan de efficiency verbeterd worden. Wat weer leidt tot goedkopere uitvoering.
Wijze van realisatie: Beleidsontwikkeling: samen met de vakafdelingen en de afdeling informatievoorziening van de GR. Visies op landelijk, provinciaal en lokaal bestuursniveau vertalen naar Bevelands beleid voor dienstverlening, informatievoorziening en informatietechnologie.
Wijze van realisatie: Realisatie van vernieuwing: samen met de vakafdelingen en de afdeling informatievoorziening van de GR, vormgeven aan nieuwe wijzen van dienstverlening en uitvoering van werkprocessen. Bijvoorbeeld: inrichten van klantcontactcentra, digitale geo-informatie en gebruik basisregistraties. Technisch is het primaat voor ICT, inhoudelijk voor Informatievoorziening.
Resultaat: Op het gebied van informatievoorziening is het resultaat dat de kwaliteit amper is verbeterd. Er is geen sprake van beleidsontwikkeling voor dienstverlening, informatievoorziening en informatietechnologie.
Resultaat: Op dit moment is er binnen de GR amper sprake van informatie management. Er is dan ook geen sprake van het gewenste efficiencyvoordeel. Het gebrek aan investeringen hebben ervoor gezorgd dat de kosten voor informatievoorziening de afgelopen jaren relatief laag waren.
Eindrapport GR de Bevelanden
15
4. Conclusie en adviezen Op basis van bevindingen en knelpunten wordt hier een algemene conclusie en adviezen gegeven. Verdere uitwerking van deze adviezen zal plaatsvinden middels de roadmap.
Eindrapport GR de Bevelanden
16
Conclusie Wij moeten concluderen dat niet alle uitgangspunten volledig worden behaald. Het verminderen van de kwetsbaarheid en het vergroten van kwaliteit worden naar ons idee niet behaald. De verdeling in de sturing op de 3 k’s is niet in balans. De sturing op kosten heeft de overhand gekregen en dit draagt bij aan het niet, of slechts deels, behalen van de doelen rondom kwaliteit en kwetsbaarheid. Door het gebrek aan de uitvoering van strategisch en tactisch informatiemanagement levert de samenwerking op dit gebied onvoldoende op.
Regievoering op ontwikkelingen vanuit opgaven en een duidelijke opdracht
1. Linksboven: goed opdrachtgeverschap. Momenteel worden vragen niet vertaald en gesteld vanuit bestuurlijke ambities. Er is geen duidelijke vertaling van deze ambities naar eisen die gesteld worden aan informatiemanagement middels een I-visie en I-strategie. 2. Middelste kolom: regie. Deze hele kolom is momenteel afwezig. Hierdoor kan vraag en aanbod niet goed op elkaar worden afgestemd. In deze kolom zal de I-visie en I-strategie gerealiseerd moeten worden. Maar vindt ook de vertaling van wettelijke eisen en bestuurlijke verplichtingen plaats. Deze kolom zorgt voor regie en samenhang in activiteiten en wensen. Het invullen van deze kolom zorgt dat zowel opdrachtgever als opdrachtnemer beter hun rol kunnen pakken. Vragen worden onvoldoende vertaald en gesteld vanuit bestuurlijke ambities (strategie)
Deelnemers zijn tevreden over de performance van automatisering. Iedereen kan zijn werk doen en ook de overgang naar thuiswerken via Teams is goed verlopen. Hierdoor wordt er als er over ICT wordt gesproken, met name naar het vlak rechts onderin gekeken. Als de GR nu op het model geplot wordt, is vooral te zien dat de focus ligt op de lijn van linksonder naar rechtsonder: er wordt gestuurd op de automatiseringskant. Voor een succesvolle GR op het gebied van informatievoorziening zijn er twee focuspunten:
Omdat de middelste kolom niet wordt ingevuld, wordt de vraag vanuit de gemeente niet gemanaged
Vragen aan de GR worden gesteld vanuit de uitvoering
Eindrapport GR de Bevelanden
17
Adviezen en producten Adviezen en hoofdproducten
Sub producten per advies
1. Stel een duidelijke visie op informatievoorziening vanuit de maatschappelijke opgave van de deelnemers. Zorg dat deze i-visie gezamenlijk wordt gedragen en onderkent.
1. I-visie bestaat uit : Prioritering maatschappelijke opgaven, strategische eisen informatievoorziening, strategische eisen nieuwe wet- en regelgeving/ bestuurlijke verplichtingen, dominante technologische ontwikkelingen, common ground strategie, beschrijving samenhang strategische lijnen
2. Stel een meerjarige planning en investeringsplan op om de i-visie te realiseren. Borg ter voorbereiding hierop voor budget om te innoveren. 3. Zorg voor duidelijkheid in de rollen in termen van taken en verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de GR en zorg voor de bijbehorende capaciteit. Zorg voor de juiste rollen en verantwoordelijkheden in de verschillende overleggen zoals het DOI. 4. Stel een nieuwe dienstverleningsovereenkomst op. Stel een begroting op, op basis van de DVO. Zorg dat hier alleen bewust van wordt afgeweken.
2. Meerjarige planning en investeringsplan bestaat uit: strategische informatieplanning (welke informatie wanneer nodig), veranderplan (van A naar B via B), verbeterplan portfoliomanagement en business case management tbv besluitvorming 3. Rollen en T,V,B bestaat uit: uitwerking rolbeschrijving, rolsamenhang en rolinvulling op niveau in individu en gremia, strategisch personeelsplanning IV en ICT, plot op de functies, coaching op sleutelrollen 4. Dienstverleningsovereenkomst bestaat uit: heldere KPI’s, rapportage afspraken
5. Stel binnen de GR voldoende capaciteit ter beschikking voor de verdere ontwikkeling en borging van strategisch en tactisch Informatiemanagement. Stel hiervoor één additionele formatieplaats beschikbaar en zorg dat de huidige informatiemanagementrol geen teamleiderstaken heeft. Borg een structureel overleg met de deelnemers.
5. Informatiemanagement bestaat uit: werkwijze en gezamenlijke taal voor regie op vraag en aanbod uitwerken gebaseerd op het 9-vlaks model, verkenning en inrichting informatieknooppunt tbv informatie op maat voor alle doelgroepen, overzicht architecturen
6. Borg de communicatie tussen de GR en deelnemers.
De uitwerkingen van deze sub producten vindt plaats de roadmap.
6. Communicatie bestaat uit: stakeholderanalyse, communicatieplan
Eindrapport GR de Bevelanden
18
Investeringen Om Informatiemanagement goed te borgen binnen de GR dient rekening te worden gehouden met tenminste de volgende structurele lasten: •
€ 80.000 t.b.v. 1 additionele FTE Informatiemanagement
•
€ 100.000 tot € 150.000 t.b.v. een innovatiebudget om de te verwachten initiatieven vanuit de i-visie op te zetten (bijvoorbeeld onderzoek naar Common Ground, pilot datagedraven werken, etc).
•
€ 50.000 tot € 100.000 t.b.v. inhuur externe expertise en kennisontwikkeling om rol informatiemanagement te ontwikkelen en borgen.
Overige investeringen dienen in het meerjarige investeringsplan te komen o.b.v. de Ivisie.
Eindrapport GR de Bevelanden
19
5. Bijlage De geraadpleegde documenten en geïnterviewde contactpersonen zijn opgenomen in deze bijlage. De documenten zijn aangeleverd door GR de Bevelanden evenals de lijst met te interviewen personen.
Eindrapport GR de Bevelanden
20
Overzicht geïnterviewde betrokkenen Leden regiegroep
Leden DOI
• • • • •
• • • • • • •
Dhr. Arnold vd Berge, gemeentesecretaris gemeente Kapelle Dhr. Jack Jansen, gemeentesecretaris gemeente Borsele Dhr. Frans Marquinie, gemeentesecretaris gemeente Reimerswaal Dhr. Hans Schild, gemeentesecretaris gemeente Goes Dhr. Bas Melis, gemeentesecretaris gemeente waarnemend Noord Beveland
Portefeuillehouders ICT • • • • •
Mevr. Margo Mulder, Burgemeesters gemeente Goes
Mevr. Linda Baks, afdelingshoofd Facilitaire zaken gemeente Goes Mevr. Manon Holster, Domeinmanager bedrijfsvoering gemeente Borsele Dhr. Wilco Fokke, senior beleidsadviseur gemeente Noord Beveland Mevr. Linda van Duiven, adviseur informatievoorziening gemeente Kapelle Dhr. Leo Addink, e-adviseur gemeente Reimerswaal Dhr. Wilfried van Hese, teamleider Bedrijfsvoering WIZ GR de Bevelanden Dhr. Bram Siebum, informatiemanager GR de Bevelanden
Mevr. Jose van Egmond, Burgemeesters gemeente Reimerswaal Dhr. Gerben Dijksterhuis, Burgemeesters gemeente Borsele Mevr. Loes Meeuwisse, Burgemeesters gemeente Noord Beveland Dhr. Fons Naterop, Burgemeesters gemeente Kapelle
Betrokkenen vanuit de GR • •
Dhr. Patrick Schouw, afdelingshoofd ICT GR de Bevelanden Dhr. Patrick van den Beemt, Directeur GR de Bevelanden
Eindrapport GR de Bevelanden
21
Overzicht geraadpleegde documenten Algemeen
Oprichting Team IV
• • • • •
• • • • • • • •
Bevelands 9-vlaks model, PPT Gezamenlijke sessie informatiebeleid 29-9-2020 v1 Notitie ICT_uitbreidingen software_versie 13-4-2021 Organogram afdeling ICT PPT 210412 Rapport Onderzoek governance GR De Bevelanden
Oprichting GR • • • • • • • •
Businessplan webbeheer versie 1.0 functieboek team informatievoorziening DB besluit gezamenlijk beheer makelaarsuite 12-9-2016 Uitvoeringsprogramma informatievoorziening 2016-2018 Besluit inrichten informatievoorziening 11-1-2017 Bedrijfsplan team informatievoorziening maart 2015 DB besluit extra fte projectleider 9-11-2018.docx Directie besluit extra fte projectleider 3-12-2018.docx
GR tekst ondertekend 21 mei 2013 Ondertekend besluit AB 5-9-2017 Evaluatie GR Voorgenomen besluit AB Toekomstvisie GR 12 november 2018 rapportage_de_bevelanden_finale_versie_2 Schema overlegvormen GR de Bevelanden Besluit directieraad afstemmingsoverleg informatievoorziening CollegeBesluit GR de Bevelanden + taken 26 mei 2016
DVO-DAP • • • •
DVO Webbeheer versie 1.0 DVO MKS v0_99 -2-5-2016 DVLv15 DAP v 0_99 17-3-2016
Businessplan ICT Bevelanden definitief
Eindrapport GR de Bevelanden
22
Contact
Heeft u vragen over deze rapportage, neem dan contact op met: Daan van Dun daan.vandun@kbenp.nl Sven Blom sven.blom@kbenp.nl
www.KBenP.nl www.systemeninbeeld.nl KBenP Postbus 164 2270 AD Voorburg