Rapportage PRO aanvullende verantwoording.

Rapportage inzake verantwoording PRO Kaag en Braassem A. Oorspronkelijke opmerkingen naar aanleiding van de “eerste” verantwoording;

Verantwoording van Pro Kaag en Braassem Uitgaven Hosting website Training debat Vrijwilligersvergoeding Website

€ 60,00 € 61,85 € 4.500,00 € 464,64

Totaal

€ 5.086,49

Conclusie: Van Pro Kaag en Braassem hebben we een uitgebreide mail met documenten gekregen waaronder de bovenstaande lijst van uitgaven. Bij sommige uitgaven is er een vraagteken te zetten omdat de Pro geen onderscheid heeft gemaakt tussen de uitgaven van de fractie en de uitgaven van de partijorganisatie. Toch lijkt het logisch de verantwoording van PRO te accepteren zoals die is ingediend omdat Pro voor de ondersteuning van de fractie een aantal vrijwilligers een vrijwilligers vergoeding per maand betalen. Het bedrag dat onder de uitgaven staat is verantwoord door een overzicht dat ook bij de stukken mee gestuurd was. Omdat dit bedrag al hoger is dan de bijdrage van de gemeente is het niet noodzakelijk de overige kosten verder te bekijken. De conclusie is dus dat PRO de gehele bijdrage heeft gebruikt en geen gebruik maakt van de mogelijkheid een reserve aan te leggen. Aanbevelingen: PRO wordt gevraagd om voor de verantwoording van de komende jaren een vaste contactpersoon aan te wijzen en niet alles via de fractievoorzitter te laten verlopen die het al druk genoeg heeft. Daarnaast wordt PRO aangeraden om voor het volgende jaar, mede omdat de bijdrage aan PRO dan hoger is, de uitgaven van fractie en partijorganisatie strikter te scheiden, wellicht door een aparte bankrekening voor de gemeentelijke bijdrage te gebruiken.

Als laatste aanbeveling willen we PRO vragen om de verantwoording een volgend jaar vóór 1 april naar de griffie te sturen. B. Aanvullend informatieverzoek aan PRO Kaag en Braassem: PRO kaag en Braassem De fractie van PRO K&B heeft alle bankoverschrijvingen en onderliggende bonnen meegestuurd met de verantwoording. In het document dat op 8 september 2025 (link) in de financiële commissie is besproken staan al enkele aanbevelingen ten aanzien van gemengde kosten, het verdient aanbeveling dit afzonderlijk in de financiële commissie te bespreken zodat daar volgend jaar geen misverstanden over kunnen bestaan. Over 2024 zijn er door PRO uiteindelijk geen kosten gedeclareerd over eventuele gemengde kosten dus is er alleen gekeken naar de vrijwilligersvergoeding. Omdat deze vergoeding het gehele bedrag van de gemeentelijke bijdrage betreft en op basis van artikel 8, lid 1b bij betalingen aan personen een gespecificeerde, reële declaratie wordt gevraagd: wordt PRO verzocht deze declaratie alsnog aan te leveren. Het kan ook zijn dat er afspraken zijn gemaakt met de betrokken personen, in dat geval is het logisch om deze schriftelijk aan de griffie te sturen.

C. De aanvullende informatie van PRO Kaag en Braassem: PRO Kaag en Braassem heeft naar aanleiding van het informatieverzoek de volgende mail gestuurd waarin staat aangegeven wat de afspraak is met de burgerleden. MAIL van fractievoorzitter PRO Kaag en Braassem:

Conclusie over deze verantwoording In de brief die naar de fracties is geschreven inzake de aanvullende informatie staat het doel van de gevraagde aanvullingen als volgt beschreven:

Voorstel

Alle fracties krijgen tot 17 november 2025 de tijd om de eigen verantwoording aan te vullen met stukken (bonnetjes en bankoverschrijvingen) en een aannemelijke verklaring over de eventuele gemengde kosten die gezamenlijk met de partij gemaakt zijn. Met name gaat het dan over de zaken die beschreven staan in de verordening; Artikel 8 lid 1b: “Betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;” en Artikel 8 lid 1e: “Uitgaven ten behoeve van consumptie in de horeca;” en de verklaringen zoals aangegeven in artikel 10 lid 1 van de verordening “Bij gemengde kosten moet het aannemelijk gemaakt worden dat minimaal 50% van de kosten ten behoeve van de fractie is om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol versterken;”.

In genoemde brief is ook aangegeven dat ervan wordt uitgegaan dat de administratie op orde is, dit is als volgt geformuleerd: Daarnaast wordt ervan uitgegaan dat alle fracties op basis van hetgeen in de verordening staat in artikel 12, de administratie volledig op orde heeft, dit artikel luidt: Artikel 12. Administratieve verplichtingen 1.De fractie is primair verantwoordelijk voor een rechtmatige besteding van de ontvangen financiële bijdrage en het voldoen aan de verplichtingen zoals gesteld in deze verordening; 2.De fractie voert een financiële administratie welke volledig en juist inzicht geeft in de inkomende en uitgaande betalingen, zoals bankmutaties. Dit inzicht ziet tevens op eventuele schulden, verplichtingen, egalisatiereserves, alsmede overige gegevens die voor financiële verantwoording van belang zijn; 3.De administratie wordt zodanig ingericht dat op eerste aanvraag van de griffier nadere informatie kan worden gegeven en bescheiden of bewijsstukken met betrekking tot de uitgaven kunnen worden overlegd.

Kennis genomen hebbend van de mail van de fractievoorzitter van PRO Kaag en Braassem is met de aanvullende informatie in de mail duidelijk geworden welke afspraken er zijn gemaakt met de burgerleden.

Algemene conclusie Met de aanvullende informatie van PRO Kaag en Braassem voldoet de verantwoording aan de eisen die er gesteld zijn in de verordening en daarom is het advies positief. Het voorstel is in het raadsvoorstel te verwerken dat de bijdrage aan PRO Kaag en Braassem wordt vastgesteld op €2635,-.