Rapport verkenners over fase I en II

Rapport over fase I en II

van het proces te komen tot een raadsakkoord voor de

gemeente Kaag en Braassem 2022-2026

Opgesteld door de verkenner: Hans Klink Marja Spreij Ruud van de Star Kaag en Braassem, 6 mei 2022

Voorwoord: Met deze persoonlijke noot in de vorm van een voorwoord willen we u meenemen in hoe wij als verkennersgroep dit verkenningsproces beleefd hebben Het was allereerst erg fijn om te merken dat alle partijen met veel inzet en energie in de verkenning gestapt zijn. We hebben ervaren dat iedereen constructief meewerkt. Er is goede inbreng geleverd ten aanzien van het proces en op de inhoud voor een op te stellen raadsakkoord. Verder zijn ook de nodige ideeën uitgewisseld met betrekking tot de vorming van het bestuur van de gemeente Kaag en Braassem voor de periode 2022-2026. Mede door deze constructieve houding én de goede voorbereiding van elke partij voor elk gesprek en elke bijeenkomst, hebben we die stappen kunnen maken die nu gemaakt zijn. Aan de hand van alles wat opgehaald en ingebracht is, hebben we bijgaande rapportage opgesteld, en ligt er nu een (proces)voorstel om met elkaar verder invulling te geven aan een raadsbreed akkoord. Daarnaast hebben we ook gemerkt dat de bijeenkomst over spelregels en samenwerken, de nodige energie los maakte en dat het her en der ook stevig schuurde. Een van onze constateringen naar aanleiding van deze avond is toch wel dat de samenwerking de afgelopen jaren ook z’n schaduwkanten heeft gekend en dit schade heeft toegebracht aan het onderlinge vertrouwen. Goed om hier met elkaar op terug te kijken en dingen uitgesproken te hebben.

Elkaar de nieren proeven, kan soms nodig zijn om verder te komen. Na deze rapportage gaat u als raad met elkaar verder werken aan de inhoud van een nieuw akkoord. Het is goed hierbij steeds te beseffen dat samenwerking nodig is om voor de inwoners van Kaag en Braassem mooie resultaten te behalen. En de inwoners van Kaag en Braassem zijn gebaat bij een stabiel bestuur, dat er staat, richting geeft en met elkaar koers houdt. U zult elkaar hierbij nodig hebben en met de uitgesproken ambitie van een raadsbreed akkoord, vraagt dit iets van iedereen. De raad zal positieve energie en gezamenlijkheid moeten uitstralen, waarbij ruimte moet zijn en blijven voor verschil van mening of uiteenlopende inhoudelijke standpunten. Wij staan volledig achter onze aanbevelingen om verdere stappen te zetten en invulling te gaan geven aan een raadsbreed akkoord. Maar ook wij weten, net als u, dat vertrouwen te voet komt en te paard gaat. En op dat vlak is er ook nog wat werk te verzetten met elkaar. Wij willen hierbij in ieder geval iedereen bedanken voor het in ons gestelde vertrouwen. En ieders inzet en medewerking om er een nuttig proces van te maken. Dit alles zal de komende jaren helpen bij het besturen van onze mooie gemeente. Tot slot willen wij via deze verkenningsrapportage onze grote dank en waardering uitspreken voor de ondersteuningen van griffie en ambtenaren bij dit proces.

Zij hebben veel tijd en energie gestoken in het organiseren, faciliteren en begeleiden van dit proces. Zij hebben dit met veel toewijding, flexibiliteit, kennis en kunde op een zeer integere manier gedaan. Uiteraard zijn wij op ieder moment in welke vorm dan ook bereid om verantwoording af te leggen over deze verkenning en rapportage. Hans Klink Marja Spreij Ruud van der Star

Inleiding:

Op 16 maart jl. waren de gemeenteraadsverkiezingen, in Kaag en Braassem is de daardoor de zetelverdeling als volgt: • PRO Kaag en Braassem - 7 zetels • CDA - 4 zetels • Samen voor Kaag en Braassem - 4 zetels • D66 - 3 zetels • VVD - 3 zetels Direct na de verkiezingen zijn de vertegenwoordigers van alle partijen bij elkaar gekomen. Destijds is breed de wens uitgesproken om met elkaar verder te kijken naar het proces om tot een nieuw college te komen en hoe het proces er uit zou moeten zien. Daarbij is aangegeven dat PRO, als duidelijke winnaar en als grootste partij, de voortrekkersrol zou moeten krijgen in dit proces. Geconstateerd werd dat onderstaande punten meegewogen moesten worden in het proces: • een stabiel bestuur met een stevig draagvlak in de raad; • ruimte voor verschillen en overeenkomsten in de raad; • een efficiënt, effectief en uitnodigende vergadercultuur met een toegankelijk systeem met duidelijke, leesbare stukken; • een gemeente meer als partner gepositioneerd dan als beleidsbepaler; • bij beleidsvoorbereiding meer gebruik maken van kennis en betrokkenheid van onze inwoners; • na vaststelling beleid(s)(kaders) rechte ruggen bij de uitvoering; • de gemeente weer teruggeven aan onze inwoners. Rob van der Hoorn is gevraagd om als pre-verkenner te onderzoeken op welke wijze het beste het verkenningsproces ter hand kan worden genomen.

Na gesprekken met alle partijen, eind maart, heeft de pre-verkenner een advies gegeven op basis waarvan nadere invulling is gegeven aan deze verkenningsfase. Na oplevering van het advies van de pre-verkenner en de vertaalslag naar de praktische invulling kon de verkenningsfase starten.

Verkenningsfase:

In het advies van de pré-verkenner staat dat de verkenning tot doel heeft om te komen tot: • Een samenwerkingsagenda ‘2.0’ o Uitgaande van een samenwerkingsagenda voor de komende raadsperiode waarbij de inhoud centraal staat en er overeenkomsten en verschillen kunnen zijn (conform verslag Rob van der Hoorn) o Inclusief eventuele verbeteringen uit de evaluatie van de samenwerkingsagenda 2018-2022 (Lianne van Kalken) • Proces akkoord waarin afspraken staan hoe om te gaan met deze samenwerkingsagenda, raad, college (regels, vergadersysteem, enz.) als ook een grotere betrokkenheid van onze inwoners, bedrijven en instellingen • Inclusief: financiële paragraaf, heldere doelen, en prioritering (op onderwerp en tijd) In dit advies is tevens een procesvoorstel gedaan hoe dit kan worden aangepakt. De verkenners zijn hiermee aan de slag gegaan De verkenners waren van mening dat helderheid over het proces bepalend is voor hoe wordt omgegaan met de inhoud. Daarom is als eerste een verkenning uitgevoerd op het proces en de (spel)regels en is het inhoudelijke deel daarna opgepakt. Tijdens alle gesprekken zijn er mooie reflecties geweest op de afgelopen periode en hebben alle partijen constructief input geleverd voor de nieuwe samenwerking en een nieuw ‘raadsakkoord’. Van de gesprekken zijn gespreksverslagen gemaakt en ondertekend door vertegenwoordigers van de fracties.

Gespreksmomenten en tussenrapportage:

Op basis van de eerste gespreksronde over het proces is er een tussenrapportage opgesteld. Deze is op 25 april met de fracties is besproken. De twee hoofdboodschappen van deze tussenrapportage zijn: • Er is draagvlak om te komen tot een breed raadsakkoord. Er zijn diverse suggesties voorbij gekomen voor verdere aanscherpingen en aanpassingen van een raadsakkoord. Deze zullen worden betrokken bij het uiteindelijke rapport van de verkenners. • Er is nog geen 100% vertrouwen in een raadsbrede samenwerking. Hierop is geadviseerd om, tijdens een extra bijeenkomst onder leiding van een externe, het open gesprek te voeren en spelregels met elkaar op te stellen. Dit zou moeten helpen om meer begrip te krijgen over en weer en om met vertrouwen én spelregels een nieuwe bestuursperiode met een raadsbreed akkoord in te gaan. Op 26 april hebben vervolgens gesprekken plaatsgevonden met alle fracties over de inhoudelijke thema’s. Ter voorbereiding van dit gesprek hebben alle fracties een totaaloverzicht ontvangen, waarin de verschillende verkiezingsprogramma’s en standpunten van partijen naast elkaar gezet zijn. Deze vergelijking liet zien dat: • Er beperkte verschillen zijn op de thema’s die door iedereen opgevoerd zijn. • Niet iedereen dezelfde thema’s benoemd heeft.

• Niet alle thema’s die de komende jaren ontegenzeggelijk aan de orde komen, terug te zien zijn in de verkiezingsprogramma’s. • Onderwerpen op verschillende abstractie niveaus uitgewerkt zijn. Voor wat meer scherpte in het gesprek, is er vanuit de verkenners een aanzet gedaan van relevante thema’s, waarbij aan de partijen gevraagd is om deze aan te vullen en te prioriteren. Daarbij is ook gevraagd aan te geven wat hierover in een raadsakkoord zou moeten komen. Tijdens de gespreksronde zijn de fracties in de gelegenheid gesteld een toelichting of nadere duiding te geven op hun uitwerkingen. Op 3 mei zijn de gesprekspartners uit de verschillende fracties, onder leiding van een externe, met elkaar in gesprek gegaan over de samenwerking. Hoe deze samenwerking ervaren wordt en wat er nodig is om het met elkaar beter te kunnen laten werken. Het feit dat alle fracties met de volledige delegatie aangeschoven waren, onderstreept het belang dat gehecht wordt aan een goede samenwerking, maar wellicht ook de urgentie dat erover gesproken moest worden. Het gesprek is gevoerd, op onderdelen stevig, en er is een begin gemaakt met het opstellen van spelregels. Dit vraagt echter nog wel verdere uitwerking.

Die uitwerking zal vertaling moeten krijgen in spelregels die passen bij samenwerken in algemene zin, maar ook in spelregels en afspraken die passen bij het toegankelijker maken van het systeem en de vergaderingen.

Bevindingen en conclusies:

Na de hierboven genoemde inleiding en terugblik op de afgelopen gesprekken, komen we bij de bevindingen en conclusies naar aanleiding van onze verkenningsfase. Hierbij onderscheiden we drie onderdelen, waarbij we per onderdeel aanbevelingen weergegeven hebben: 1. Samenwerken in de raad a. Spelregels met betrekking tot samenwerken b. Toegankelijker systeem 2. Raadsakkoord: a. hoe zien we het raadsakkoord b. wat is het proces om daartoe te komen 3. Aanbevelingen met betrekking tot formatie en vorming college Dan volgt nog de mogelijke planning tot de installatie van een nieuw college en de intentieverklaring van alle fractievertegenwoordigers over het te volgen proces om tot een akkoord te komen.

1. Samenwerken in de raad 1.a) Spelregels met betrekking tot samenwerken: Tijdens het gesprek over de samenwerking op 3 mei jl. zijn in ruim anderhalf uur meerdere onderwerpen de revue gepasseerd en besproken. De discussies waren stevig en er is met elkaar gesproken over hoe ieder de samenwerking heeft beleefd en wat daar niet prettig aan is geweest. Belangrijk in eerste instantie was dat er nu mét elkaar in plaats van over elkaar gesproken werd. Waarbij ook getracht is impliciete veronderstellingen en fatsoensnormen expliciet te maken. Gezien de uitgesproken intentie om de komende vier jaar op een constructieve en prettige manier samen te werken, was het zinvol om te spreken over de samenwerking. Ervaringen met elkaar uit te wisselen, hoe verstaan we elkaar, wat doet het met de ander en met jezelf? Écht luisteren naar elkaar, (door)vragen zonder aannames van tevoren, proberen te snappen wat de ander bedoelt. Het is de toon die de muziek maakt en benader elkaar met respect. Hard op de inhoud, zacht op de persoon en maak het nooit persoonlijk in een discussie.

Spelregels die uit deze discussie naar voren kwamen zijn: • We spreken met mandaat • We helpen elkaar in stelling te komen • We stellen open vragen • We stellen verhelderende vragen • We spelen op de bal en niet op de man/vrouw • We schelden niet, beledigen niet, ook niet als we het oneens zijn • We discussiëren in de Raad • We verrassen elkaar niet onaangenaam • We bellen elkaar bij gedoe • We maximeren spreektijd • We houden ons aan de agenda en bepreken hoe we ermee omgaan • We luisteren naar elkaar en laten elkaar uitspreken • We zorgen voor onderbouwing bij bezwaar • We zijn open over breekpunten • We betrekken ambtenaren alleen voor technische info en niet bij gesprek in de Raad De voorzitter van de raad krijgt/heeft de rol om toe te zien op de afspraken en de spelregels te bewaken.

Resumé: Er ligt een eerste aanzet voor over omgangsnormen en spelregels op gebied van samenwerken, maar dat moet nog wel verder uitgewerkt worden. Aanbevelingen: 1. Bovengenoemde afspraken met betrekking tot samenwerking vastleggen en eventueel nog aanvullen. 2. Over deze uitgangspunten en spelregels ook met de rest van de raad het gesprek voeren. 3. Het zou goed zijn als de Raad dit jaarlijks evalueert, waarbij de voorzitter van de Raad (Burgemeester) een logische mede-initiatiefnemer en bewaker is van het proces, maar ook de Raad zelf daar een verantwoordelijkheid in heeft. 1.b) Toegankelijker systeem Er is behoefte aan een efficiënte, effectieve en uitnodigende vergadercultuur en toegankelijk systeem met duidelijke en leesbare stukken. Hierover zijn de volgende punten ingebracht: • Er moet voldoende ruimte zijn voor het juiste debat over beslispunten en duidelijke raadsvoorstellen; • Er moet voldoende voorbereidingstijd zijn voor raadsvoorstellen waarover een mening moet worden gevormd; • Er moet voldoende ruimte zijn om zowel beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming op een juist moment plaats te laten hebben.

Dit kan zowel op de avond zelf op verschillende avonden; • Inhoud moet zoveel mogelijk worden gecombineerd en gekoppeld aan de mensen die daar interesse in hebben; • Niet alle onderwerpen hoeven behandeld te worden en kunnen vooraf tot hamerstuk worden bestempeld; • Vergaderingen worden niet onnodig belast met vragen of gesprek over dingen die niet op de agenda staan, daar eventueel een andere vorm voor vinden; • Voorzitters zijn niet per se noodzakelijk in te vullen door partijen, maar kunnen ook op een creatieve manier door externen worden ingevuld; • Bij onderwerpen waar nog geen raadsvoorstel aan ten grondslag ligt, of die een meer benen op tafel karakter hebben, moeten er vooraf scherper worden aangegeven wat er van de raad wordt verwacht (context en kaders); • Parallel vergaderen moet mogelijk zijn, dit vraagt vertrouwen in elkaar of als er iemand niet bij kan zijn, zou dit zelfs kunnen worden toevertrouwd aan collega raadsleden van andere partijen; • Vergaderingen kunnen vaker op locatie plaatsvinden; • Hybride vergaderen moet kunnen voor overleggen en bijpraat sessies waarbij iedereen op elk moment en elke plek zou moeten kunnen aansluiten; • Laat de driehoek de agenda voorbereiden en bepalen wanneer, wat en hoe dingen moeten plaats vinden, zodat het presidium hier op hoofdlijnen over kan besluiten; Resumé: Het vergadermodel hoeft niet rigoureus anders, maar er is wel

verbetering nodig om het systeem toegankelijker te maken. Aanbevelingen: 1. Op basis van bovengenoemde uitgangspunten bekijken hoe de verdere verbetering kan vorm krijgen. 2. De griffie vragen om (samen met een afvaardiging van of werkgroep vanuit de raad) te komen met concrete plannen. 3. Bekijken hoe dit zo snel mogelijk na de zomer gerealiseerd kan worden, zodat er het samen kan oplopen met en er aansluiting gevonden kan worden bij denk- en handelswijze van het inhoudelijke akkoord.

2. Raadsakkoord. 2.a) Hoe zien we het raadsakkoord. Waar na het eerste raadsakkoord voor de tweede bestuursperiode verdere scherpte en verdieping gevonden is in het benoemen van de verschillen (paarse blokken), staan we nu opnieuw voor het vraagstuk van doorontwikkeling. Welke uitgangspunten moeten blijven, welke (andere) accenten moeten gelegd worden, welke elementen zijn daarbij belangrijk en hoe werkt dat door in het op stellen product. Uit de diverse gesprekken hebben wij opgemaakt dat er behoefte is aan meer scherpte en meer duiding ten aanzien van de diverse thema’s. Ook de evaluatie van Lianne van Kalken geeft hier op onderdelen blijk van. In de gesprekken over het raadsakkoord kwamen verschillende begrippen, onderwerpen of vraagstukken steeds terug. Dit gaat dan over de zaken: Samenwerken, Eigenaarschap, Koers op hoofdlijnen, Meer scherpte en richting geven, Rollen van raad en college en Ruimte voor debat en gesprek. In aansluiting op bovenstaande en om te kunnen voldoen aan de wens enerzijds om als raad meer scherpte en richting te geven, maar anderzijds ook een koers op hoofdlijnen te willen, waarbij aandacht moet zijn voor rolzuiverheid, is gezocht naar passende vorm van een akkoord. In de gesprekken zijn verschillende invalshoeken en varianten voorbijgekomen, en uiteindelijk zijn we tot de volgende aanbevelingen gekomen. Aanbevelingen: 1.

Het raadsakkoord zal moeten bestaan uit een koers op hoofdlijnen, aangevuld met richtinggevende uitspraken of kaders per thema of vraagstuk. 2. Het nieuwe college zal in reactie op het raadsbrede akkoord moeten komen met een uitvoeringsplan. 3. In dit uitvoeringsplan zal het college moeten aangeven op welke wijze uitvoering gegeven kan worden aan de thema’s en vraagstukken uit het raadsakkoord en hoe invulling gegeven wordt aan de meegegeven kaders. Verder zal aangegeven moeten worden hoe de zaken geprioriteerd worden voor de komende jaren en zullen zaken in financieel perspectief gezet moeten worden. 4. Op deze manier blijft de koers op hoofdlijnen, blijven de rollen zuiver en kan het college met een eigen uitvoeringsplan beter aansluiten bij de actualiteiten, financiële ontwikkelingen en ontwikkelingen in de samenleving. 2. b) Proces om te komen tot raadsakkoord: Het belang van een goede samenwerking is in alle gesprekken naar voren gekomen. Ook de zoektocht hoe dit dan te doen, ruimte te hebben voor verschillen maar vooral het belang om met elkaar te zoeken naar het beste voor de inwoners van Kaag en Braassem. Een raadsakkoord zal de komende jaren stevig samen-werken zijn, maar dan wel vanuit een gezamenlijke koers.

Om deze raadsbrede koers op hoofdlijnen uitgewerkt te krijgen, evenals de kaders en aanscherpingen ten behoeve van het op te stellen college uitvoeringsplan, is het nodig om elkaar op te zoeken. Het vraagt standpunten verkennen, uitersten opzoeken om dan met elkaar toch de gezamenlijke richting te vinden. De onderwerpen die in het raadsakkoord een plek moeten krijgen, hebben we al opgehaald in de gesprekken. Voor al deze onderwerpen moet aangegeven worden wat er belangrijk is en welke richting op gegaan moet worden de komende jaren. Naast deze koers op hoofdlijnen, zullen de verschillende thema’s voorzien moeten worden van meer specifieke aanscherpingen, kaders of richting voor het college. De diverse standpunten van fracties, en beelden ten aanzien van de koers op hoofdlijnen lopen niet zo veel uit elkaar. Op onderdelen zijn er zeker wel verschillen of leggen fracties andere accenten. Wij zijn van mening dat, als partijen daadwerkelijk zelf met de uitwerking van de onderwerpen aan de

slag moeten, om te komen tot koers op hoofdlijnen en kaders voor uitvoeringsplan, ook het gesprek over de verschillende invalshoeken en eventuele geschilpunten op tafel komt. En juist bij verschillende invalshoeken ligt er dan nadrukkelijk de uitdaging om toch met elkaar vanuit de verbinding en in het belang van de gemeente Kaag en Braassem, te zoeken naar iets gezamenlijks, waar naar verwachting ook de andere fracties zich in kunnen vinden. Aanbevelingen (uitwerking in appendix): 1. Om te komen tot een gedragen akkoord én om aan te sluiten bij de wens van alle partijen om zich meer eigenaar te voelen van hetgeen er in het akkoord staat, gaan fracties met elkaar aan de slag om de basisteksten voor het akkoord te maken. 2. Per thema zullen steeds twee fracties samenwerken om te komen tot een concepttekst over: a. de algemene koers met betrekking tot dat thema b. de kaders of aanscherpingen voor het uitvoeringsplan van het college 3. Voor deze exercitie wordt een duidelijke opdracht geschreven, ligt er een eenduidig format en is ambtelijke ondersteuning beschikbaar. 4.

Het uiteindelijke raadsakkoord zal dan in drie stappen worden opgesteld: 1e stap: opstellen conceptteksten: Het resultaat van deze ronde moet zijn om per thema een concept document te hebben, bestaande uit een koers op hoofdlijnen en de kaders en aanscherpingen die op dat onderwerpen om meegegeven worden aan het nieuwe college ten behoeve van het uitvoeringsplan. Deze conceptteksten zijn vooralsnog vanuit twee fracties opgewerkt, waarbij getracht is aansluiting te vinden bij de denkbeelden van de andere fracties. 2e stap: conceptteksten definitief maken: Een tweede stap is het gezamenlijk bespreken van deze conceptteksten. Met als doel om hier met elkaar akkoord op te geven. Als alle teksten definitief gemaakt zijn, liggen de ingrediënten voor een raadsakkoord klaar. 3e stap: opmaken eindproduct: Om het raadsakkoord definitief te maken, zullen de definitieve teksten, netjes gemaakt moeten worden en aan elkaar geschreven moeten worden. Tenslotte zal het totale product opgemaakt moeten worden.

3. Aanbevelingen met betrekking tot formatie en vorming college Uitgangspunten voor een nieuw te vormen bestuur is het een stabiel bestuur moet zijn met een stevig draagvlak in de raad. Het nieuwe te vormen college moet na de inhoud worden gevormd op basis van kwaliteit. Helder is dat alle partijen aangegeven hebben dat het de grootste partij PRO gegund wordt om een positie van wethouder te hebben. Uitgangspunten voor de samenstelling van het college: • maximaal 3,6 fte (4 x 0,9 fte); • bij raadsbrede samenwerking geniet het de voorkeur dat maximaal 3 partijen vertegenwoordigd zijn in het college; • Eén wethouderspost wordt op voorhand gegund aan PRO. Aanbevelingen: 1. PRO Kaag en Braassem zou als grootste partij dit proces moeten trekken en dus verder moeten uit werken. 2. Het is wenselijk om naast een formateur vanuit PRO ook een externe deskundige aan te laten sluiten. 3. Bovenstaande uitgangspunten als vertrekpunt te nemen 4. En met in achtneming van dit alles zal ingezet moeten worden op de benoeming van een nieuw college in de raad van maandag 30 mei 2022.

4. Vervolgstappen en planning: 10 mei 2022 18 mei 2022 21 mei 2022 30 mei 2022 30 mei tot 13 juni 2022 13 – 19 juni 2022 20 juni 2022

Bespreken Rapport verkenners over fase I en II, ondertekenen intentieverklaring. Inleveren koersteksten voor de 11 thema’s Bespreken koersteksten met gehele raad Gemeenteraad stelt een raadsakkoord vast dat door alle raadsleden kan worden ondertekend Selectieproces wethouders Antecedenten- en integriteitsonderzoek wethouders Afscheidsraad college 2018-2022 & Installatieraad college 2022-2026

5. Intentieverklaring

Wij, de vertegenwoordigers van alle fracties uit de gemeenteraad van Kaag en Braassem, gaan ons, met in achtneming van het gestelde in dit rapport, inzetten om voor alle thema’s, genoemd in de bijlage van de appendix, een koers met kaders, randvoorwaarden en of opdrachten te formuleren die het beste door alle partijen maar minstens door een meerderheid in de gemeenteraad kan worden onderschreven. De bundelingen van deze koersbeschrijvingen zullen de kern vormen voor het raadsakkoord met als titel “Samen werken aan een beter Kaag en Braassem”. Voor akkoord: Pro Kaag en Braassem Sandra de Wagenaar:

CDA Anja de Rijk – de Jong:

Samen voor Kaag en Braassem Fred Zoetendaal:

D66 Nick van Egmond:

VVD Peter van Dijk:

Kaag en Braasem, 10 mei 2022