Raadvoorstel uitbreiding fte's griffie van werkgeverscommissie

Raadsavond Zaaknummer Portefeuillehouder Voorbereid door Onderwerp

30 januari 2023 Werkgeverscommissie Griffie Uitbreiding fte’s griffie

Beslispunten 1. De personeelscapaciteit van de griffie uit te breiden van 2.3 fte naar 3.1 fte; 2. De uitbreiding van het aantal fte in te zetten voor het aanstellen van een raadsadviseur en het aantal uren van de griffiemedewerker te verhogen; 3. De kosten voor de uitbreiding, maximaal €75.000,- , in 2023 te dekken uit de budgettaire ruimte en in de jaren erna op te nemen in de reguliere begroting. 4. Bij aflopen van arbeidscontracten en andere personele wisselingen zal in samenspraak met de griffier en werkgeverscommissie steeds het aantal benodigde fte en het daarbij behorende budget worden bepaald en voorgelegd aan de raad. Toelichting In de verschillende gesprekken die werkgeverscommissie in de afgelopen jaren met de griffier heeft gevoerd is heel vaak de druk en drukte op de griffie aan de orde gesteld. Daarbij werd steeds aangegeven dat het om een tijdelijke “piekbelasting” ging. Nu blijkt dat de pieken structureel zijn, achterstanden niet meer worden ingehaald en de werkdruk hoog is. Al langere tijd (ruim 1,5 jaar) wordt er structureel overgewerkt, dat is voor de werkgeverscommissie een (zeer) onwenselijke situatie.

In september 2022 is, op verzoek van de griffier en werkgeverscommissie, door Tjitske Kuiper-de Haan van het bureau Necker Van Naem een onderzoek naar de werkdruk en het functioneren van de griffie uitgevoerd om meer inzicht te krijgen in de huidige werkzaamheden van de griffie en de behoeften uit zowel de raad als de griffie. In het onderzoek is onder andere gekeken naar het takenpakket van de griffie, landelijke ontwikkelingen en benchmarks. Kortweg is de eindconclusie van dit onderzoek dat de werkdruk van de raad en daarmee ook de griffie significant is toegenomen. Om de werkdruk te verminderen, de kwetsbaarheid terug te brengen tot een aanvaardbaar niveau en om eventuele nieuwe taken op te pakken is er ten minste 0,8 fte extra nodig. Wat willen we bereiken Uitbreiden van de griffie capaciteit teneinde te kunnen zorgen voor een structureel adequate, deskundige en een goed op de wensen van de raad afgestemde ondersteuning, waar ook ruimte is voor complexere vraagstukken en projecten. Wat gaan we daarvoor doen De werkgeverscommissie heeft naar aanleiding van genoemd rapport, het memo van de griffier en aanvullende informatie over ureninzet, een sterkte/zwakte analyse en dergelijke haar akkoord gegeven aan de uitbreiding op de griffie. De raad wordt nu gevraagd dit akkoord te bekrachtigen met een besluit.

Pagina 1 van 3

Inleiding Het lokaal bestuur staat nooit stil. Met regelmaat verschijnen er rapporten over de veranderde verhouding tussen inwoners en overheid, de taakverzwaring van gemeenten en gemeenteraden. Deze taakverzwaring heeft ook voor de griffie, die er is om de raad terzijde te staan en te adviseren, gevolgen. Alle ontwikkelingen op landelijk en lokaal niveau zorgen voor een veranderend takenpakket bij de griffie, meestal met extra werkzaamheden als resultaat. De huidige formatie van de griffie bedraagt 2,3 fte. Sinds de laatste jaren is merkbaar dat de huidige formatie van de griffie onvoldoende is om enerzijds haar taken naar behoren uit te blijven voeren en anderzijds hetzelfde dienstverleningsniveau te handhaven. Onderbouwing In het rapport van Tjitske Kuyper-de Haan staan de volgende conclusies: 1. De landelijke ontwikkelingen van toenemende complexiteit en werkdruk spelen zowel de raad en daarmee ook de griffie parten. Het werk van de griffie vraagt meer en meer van haar medewerkers terwijl de omvang van de griffie al vele jaren ongewijzigd is. De risico’s (o.a. uitval door de werkdruk) zijn hoog en dienen te worden verminderd. 2. Naast de toename van niet-reguliere taken betekent ook de uitwerking van het nieuwe raadsakkoord een extra taak voor de griffie. De secretariële ondersteuning van de rekenkamer is een andere concrete factor voor een hogere werkdruk gebleken. 3.

Er is door (de werkgeverscommissie van) de raad en de griffie in gezamenlijkheid tot nu toe geen prioritering aangegeven van de werkzaamheden. Bij gelijkblijvende formatie en/of geringe uitbreiding kunnen er niet steeds nieuwe taken worden toegevoegd. 4. Er is de afgelopen jaren, door diverse omstandigheden, onvoldoende tijd besteed aan jaarverslagen en/of griffieplannen aan de hand waarvan ontwikkelingen zichtbaar worden. Daarnaast komt men onvoldoende toe aan reflectie en doorvoeren van vernieuwingen/verbeteringen. Er is geen ruimte voor professionalisering, teamtraining, etc. 5. De griffie zou meer kunnen/willen betekenen als het gaat om onder andere de communicatie en/of zichtbaarheid van de raad naar de inwoners toe, het trainen/ begeleiden van burger- en raadsleden, het beter ‘toezicht’ houden op uitvoering van moties en/of raadsbesluiten. 6. Het is voor medewerkers in recestijd niet mogelijk gebleken om de opgebouwde (over)uren volledig op te nemen als gevolg van het vele werk. 7. Professionalisering staat onder druk, omdat er geen tijd is voor reflectie, intervisie, teamtraining of andere overlegmomenten met collega’s. Uitvoering 8.

Kosten en dekking De extra financiële lasten voor de uitbreiding van de formatie van de griffie van 2,3 fte naar 3,1 fte zijn (afhankelijk van definitieve arbeidsovereenkomsten en naar huidige verkenningen) bedraagt maximaal € 75.000.- per jaar. De dekking van de extra kosten wordt in 2023 gedekt uit de budgettaire ruimte en vanaf 2024 zal dit in de reguliere begroting worden opgenomen. Bij aflopen van arbeidscontracten en andere personele wisselingen zal in samenspraak met de griffier en werkgeverscommissie steeds opnieuw het aantal benodigde fte en het daarbij behorende budget worden vastgesteld.

Pagina 2 van 3

Risico’s Aan dit besluit zijn geen risico’s verbonden anders dan de gebruikelijke risico’s die het inhuren van nieuwe mensen heeft. Regio n.v.t. Duurzaamheid n.v.t. Evaluatie De werkgeverscommissie zal de ontwikkelingen van de uitbreiding volgen en onderdeel laten zijn van de reguliere jaargesprekkencyclus met de griffier. Daarnaast zal de griffier een griffieplan opstellen met doelen per jaar. Deze zal door de werkgeverscommissie worden beoordeeld en in gezamenlijkheid worden vastgesteld. De doelen worden jaarlijks gemonitord en er zal nadrukkelijk op behalen van de doelen worden gestuurd. Bijlagen behorend bij het voorstel: • Rapport: “Onderzoek situatie griffie Kaag en Braassem… over werkdruk en functioneren.”, 22 september 2022 • Memo Griffier aan Werkgeverscommissie: “Toestemming geven voor uitbreiding griffie.”, 25 oktober 2022

Roelofarendsveen, 30 januari 2023 Namens de werkgeverscommissie, de voorzitter, J.H.M. de Rijk-de Jong

de secretaris, H. Bax

Pagina 3 van 3