Raadsvoorstel Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning K&B 2023

Raadsvergadering Zaaknummer Portefeuillehouder Opsteller Onderwerp

19-12-2022 477516 Presidium Griffie – griffie@kaagenbraassem.nl Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Kaag en Braassem 2023

Beslispunten: 1. vast te stellen de VERORDENING AMBTELIJKE BIJSTAND EN FRACTIEONDERSTEUNING KAAG EN BRAASSEM 2023 (integrale tekst verordening (zie bijlage 1)) 2. de dekking van het niet begrote deel van de fractievergoedingen in 2023, zijnde 10.000 euro, ten laste te brengen van de budgettaire ruimte in 2023; 3. voor 2024 en verdere jaren zal de uit te keren fractievergoedingen opgenomen worden in de begroting van het desbetreffende jaar. Inleiding In het kader van de actualisering van de verordeningen voor de gemeenteraad treft u hierbij het voorstel aan voor de nieuwe Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Kaag en Braassem 2023. Hierbij is gebruik gemaakt van de modelverordeningen van de Vereniging Nederlandse Gemeenten. Deze verordening faciliteert de raadsleden in hun recht op en in hun behoefte aan informatie en ondersteuning. De gemeentewet artikel 33 is als wettelijk kader de onderlegger voor deze verordening. Artikel 33, Gemeentewet 1. De raad en elk van zijn leden hebben recht op ambtelijke bijstand. 2. De in de raad vertegenwoordigde groeperingen hebben recht op ondersteuning. 3. De raad stelt met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van de in de raad vertegenwoordigde groeperingen een verordening vast. De verordening bevat ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording.

De toegang tot ambtelijke bijstand en informatie voor raadsleden moet goed geregeld zijn. Het betreft hier een belangrijke voorwaarde voor raadsleden om met name hun kaderstellende en controlerende taak uit te voeren. In de nu voorgestelde ‘Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Kaag en Braassem 2023’ staat op grond van bovenstaande beschrijving een aantal duidelijke artikelen over de route

Pagina 1 van 4

waarlangs een verzoek om informatie of bijstand dient plaats te vinden met duidelijke rollen voor de onderscheidende gremia. De griffier vervult, via de secretaris, ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de raad over een griffier met griffie beschikt die bijstand kan verlenen, betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang en heeft daarom in sommige gevallen onvoldoende inhoudelijke kennis van zaken. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal in bepaalde gevallen een beroep op de ambtelijke organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de regulier ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de ambtelijke bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de gemeentesecretaris in deze verordening nader uitgewerkt. Dat is van belang om de rol van de secretaris op een juiste wijze vorm te geven daar er een splitsing is tussen griffie en de reguliere ambtelijke organisatie.

De route via griffier en secretaris heeft als functie dat de individuele ambtenaar niet meer een eigen afweging heeft te maken die, op individueel vlak, anders kan uitvallen dan diezelfde afweging van het college. De toelichting op artikel 5, zoals in de bijlage vermeld, geeft hierover een duidelijk beeld.

Verschillen Wat zijn de belangrijkste aanpassingen ten opzichte van de oude verordening en deze nieuwe? Verzoek om informatie of bijstand. Toegang tot informatie en/of bijstand is belangrijk voor raadsleden en wordt ook in de nieuwe verordening onverkort gehanteerd. Hier zijn in de nieuwe verordening twee artikelen aan gewijd. In beide situaties is het uitgangspunt dat er geen rechtstreekse ’looproute’ naar ambtenaren bestaat, maar lopen verzoeken via de griffie. De achterliggende reden hiervoor is dat sinds de invoering van de wet op de dualisering de zeggenschap over de gemeentesecretaris en daarmee ook het gehele ambtelijke apparaat weggehaald is bij de raad. Dit heeft gevolgen voor de wijze waarop raadsleden aan hun informatie moeten komen. Immers, wanneer het college de politieke verantwoordelijkheid draagt voor het handelen van de ambtelijke organisatie, kan het niet zo zijn dat er tussen raadsleden en ambtenaren informatiestromen bestaan waar het college of de verantwoordelijk portefeuillehouder geen weet van heeft. En daarom zijn er duidelijke spelregels nodig. Devices voor raadsleden Met de installatie van de nieuwe raad is wettelijk bepaald dat de raadsleden moeten kunnen beschikken over een door de gemeente verstrekt device. Na de verkiezingen is aan alle raadsleden een device aangeboden.

Per fractie is er de mogelijkheid om aan twee burgerleden een device te verstrekken. Deze wettelijke verplichting is ook in deze verordening opgenomen. De vergoeding van 500 euro per raadsperiode per raadslid en twee burgerleden per fractie ter dekking van de kosten voor het BYOD-uitgangspunt (bring your own device) is in deze verordening geschrapt.

Pagina 2 van 4

Financiële bijdrage Sinds maart 2018 is door de gemeenteraad besloten dat er per fractie een vast bedrag ter beschikking wordt gesteld waarover vervolgens geen verantwoording hoeft te worden afgelegd. In het bijbehorende raadsvoorstel in 2018 werd hier nog een klein voorbehoud gemaakt ten aanzien van de legitimiteit en toereikendheid van het bedrag. Het presidium heeft aangegeven dat de legitimiteit nog steeds niet expliciet en onweerlegbaar is vastgesteld en daarom heeft het presidium ervoor gekozen de tijd tot het zomerreces te gebruiken om het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties expliciet hierover te consulteren. Mocht, na consultatie, blijken dat de vergoeding voor burgerleden door de gemeente direct aan het individuele burgerlid moet worden betaald en het dus niet via de fractievergoeding mag lopen dan zal daarvoor een aanpassing op deze verordening plaatsvinden. Het is gebleken dat geen der fracties in de afgelopen jaren heeft aangegeven dat het bedrag structureel ontoereikend is, om die reden wordt het voorbehoud ten aanzien van de toereikendheid van de fractiebijdrage in deze verordening niet meer gemaakt. Sinds maart 2018 is op de bijdrage van 2000 euro per jaar geen indexering toegepast. Een correctie met behulp van data voor consumentenprijzen van het CBS is nu het voorstel om dit bedrag te verhogen naar 2500 Euro.

Ook is in deze aangepaste verordening een bepaling opgenomen dat het bedrag jaarlijks geïndexeerd wordt. Tijdens de eerste verkennende bespreking in het presidium van augustus jl. is de hoogte van de fractiebijdrage ten opzichte van het aantal leden van die fractie aan de orde geweest. Onder meer was de uitbreiding van het aantal fracties de aanleiding tot deze bespiegeling. Gezien de uitgangspunten die ook in 2018 zijn gehanteerd is in dit voorstel hier niets op aangepast. Het uitgangspunt blijft dat elke fractie, ongeacht de grootte, dezelfde bijdrage krijgt. De overweging dat grotere fracties meer kwijt zijn aan zaken als heidagen en opleidingen valt weg tegen het argument dat kleinere fracties meer vergoeding voor burgerleden nodig kunnen hebben om alle beleidsterreinen van de raad te kunnen bestrijken. Overigens geldt voor elke fractie dat geld dat niet wordt uitgegeven aan de gemeente kan worden teruggestort, het mag immers nimmer uitgegeven worden aan zaken die niet daarvoor niet in aanmerking komen, zoals ophoging van de persoonlijke raadsvergoedingen of verkiezingscampagnes.

Om er zeker van te zijn dat er wordt voldaan aan de wettelijke verplichting om te controleren waar het geld aan wordt uitgegeven, het gaat het tenslotte om een “subsidie” in de zin van de AWB, is de lichtst mogelijke manier van rapportage en controle voorgesteld (artikel 10 en 11 van de verordening). Hierbij ligt er een zelfde verantwoordelijkheid bij de fractie als die er nu ook ligt. Het enige verschil is dat met het gevraagde overzicht van waar het geld aan is uitgegeven nu openbaar wordt en niet meer alleen aan de fractie bekend is. Door het definitief vaststellen van de bijdrage in het jaar nadat de subsidie is verleend wordt het overzicht gesanctioneerd door een besluit van de raad. Financiële consequenties: Voor de uitvoering van deze verordening wordt, onder de oude verordening, per jaar een bedrag van 10.000 euro opgenomen in de begroting. In een verkiezingsjaar wordt dit vermeerderd met de bijdrage in het kader van het BYOD-uitganspunt. Voor de aanschaf, het beheer en de technische ondersteuning ten behoeve van de devices voor raadsleden is in dit verkiezingsjaar naast het BYODbudget ook de helft van de fractievergoeding gebruikt. Door een onvoldoende duidelijke

Pagina 3 van 4

communicatie vanuit de griffie is de eenmalig aangepaste fractiebijdrage in de begroting 2023 e.v. als structureel ingeboekt. Het gevolg van deze miscommunicatie is dat in de begroting 2023 nu eerst 5.000 euro is opgenomen voor de fractiebijdragen, dit zal dus met 10.000 euro moeten worden opgehoogd naar 15.000 euro. In 2023 kan dit uit de budgettaire ruimte worden gedekt in 2024 e.v. zal dit, plus de jaarlijkse indexering, structureel in de begroting kunnen worden opgenomen. Overgangsrecht Omdat de controlesystematiek van de bijdragen aan de fracties in deze verordening anders is dan in de vorige verordening, is in artikel 12 expliciet aangegeven dat de in het verleden gegeven bijdragen aan de fracties niet vallen onder het gestelde in de artikelen 10 en 11 van deze nieuwe verordening.

Bijlage:

Integrale tekst Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Kaag en Braassem 2023 met algemene en artikelgewijze toelichting.

Roelofarendsveen, 16 december 2022 Namens het presidium, de secretaris, T.P. Scherpenzeel

de voorzitter, A. Heijstee - Bolt

Pagina 4 van 4