Raadsvoorstel Vereenvoudigen samenwerking ICT door opheffen BVO en aangaan Centrumregeling

Raadsavond Zaaknummer Portefeuillehouder Voorbereid door Onderwerp

4-11-2024 719216 Nick van Egmond Klantcontact & Informatie Vereenvoudigen samenwerking ICT door de BVO Rijn en Braassem op te heffen en een centrumregeling aan te gaan met gemeente Alphen aan den Rijn.

Beslispunten 1. Het college toestemming te verlenen om te besluiten uit de huidige gemeenschappelijke regeling BVO Rijn en Braassem te stappen per 31-12-2025 en deze regeling als gevolg daarvan op te heffen op basis van het liquidatieplan 2. Geen zienswijze in te dienen op het liquidatieplan om te komen tot opheffing van de gemeenschappelijke regeling BVO Rijn en Braassem 3. Het college toestemming te verlenen om een gemeenschappelijke regeling (centrumregeling) aan te gaan met gemeente Alphen per 1-1-2026 4. Geen zienswijze bij het college in te dienen op de concept-centrumregeling Wat willen we bereiken Er zijn verschillende doelen die worden verwezenlijkt door het overgaan tot een centrumregeling. 1. Samenwerken wordt makkelijker, omdat Kaag & Braassem en Alphen aan den Rijn samenwerkingspartners worden en geen klanten van de BVO. 2. Er kan sneller worden geïnnoveerd, doordat het bestuur geen beslissingen meer hoeft te nemen. 3. De samenwerkingsvorm wordt versimpeld en er is minder bestuurlijke last en administratieve last. Dit zijn ook de wensen van de directie en het bestuur van de BVO. Samenvatting De Gemeente Kaag & Braassem en de Gemeente Alphen aan den Rijn hebben besloten om de samenwerking op het gebied van Informatievoorziening te veranderen van een gemeenschappelijke regeling (Bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem) naar een centrumregeling.

Een centrumregeling heeft verschillende positieve gevolgen ten opzichte van een gemeenschappelijke regeling. Samenwerken wordt makkelijker met de gemeente Alphen aan den Rijn, er kunnen sneller beslissingen worden genomen en er is minder bestuurlijke last. Op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen kan het college niet besluiten tot uittreden of oprichten van een gemeenschappelijke regeling zonder toestemming van de gemeenteraad. Ook is de gemeenteraad bevoegd zienswijzen in te dienen op de conceptregeling. De raad geeft het college toestemming om de huidige BVO op te heffen per 31-12-2025 en de nieuwe samenwerkingsvorm centrumregeling per 1-1-2026 op te richten.

Pagina 1 van 4

Inleiding Op 1 januari 2018 is de Gemeenschappelijke Regeling BVO Rijn & Braassem opgericht om de automatisering voor de gemeenten Alphen aan den Rijn en Kaag & Braassem te organiseren. In de loop van de tijd is een solide beheerorganisatie ontstaan naar tevredenheid van beide gemeenten. Ook de samenwerking met beide gemeenten is zeer solide op het gebied van de informatievoorziening. In 2023 is gestart met het evalueren van de samenwerking bij zowel beide directies als ook bij het bestuur van de BVO. Vanuit de directies van beide gemeenten en het bestuur van de BVO is de behoefte geuit om de huidige samenwerkingsvorm Gemeenschappelijke Regeling BVO Rijn & Braassem te vereenvoudigen. Onderliggende punten hiervoor zijn het verminderen van de bestuurlijke last, het versnellen van innovaties en het verder operationaliseren van de informatievoorziening via de ambtelijke lijn. In de bestuursvergadering van de BVO van 29 november 2023 is uitgesproken door het bestuur om een verdiepingsslag te maken op de samenwerkingsvorm. Daarbij is de behoefte geuit om de verschillen tussen de samenwerkingsvormen te verdiepen en met name de verschillen te duiden tussen de meest eenvoudige vormen van samenwerking. Op de gezamenlijke raadsinformatie bijeenkomst van 10 april jl. heeft een eerste aankondiging naar beide raden plaatsgevonden over dit proces.

Dit voorstel geeft de overwegingen weer om over te gaan naar een eenvoudigere samenwerking. Het voorkeursscenario van bestuur en directies is om de BVO Rijn & Braassem van een gemeenschappelijke regeling naar een centrumregeling te transformeren. Op de gezamenlijke raadsbijeenkomst van afgelopen 3 oktober is een nadere toelichting gegeven. Argumenten Wensen bestuur BVO en directies beide gemeenten Uit de gevoerde gesprekken met directie en bestuur BVO zijn onderstaande wensen naar voren gekomen: - Versimpelen, minder bestuurlijke last en administratie, een lichtere vorm van samenwerking; - De mensen werkzaam bij de BVO als eenheid binnen de ICT formatie van de gemeente Alphen aan den Rijn plaatsen; - Samenwerking met de gemeente Kaag en Braassem staat voorop; - Bevoegdheden overdragen m.b.t. aanbesteden en het maken van beleid zoals het informatievoorzieningenbeleid; - Een passende samenwerkingsvorm per 1 jan 2026. Aangegeven is dat de eerste drie wensen de belangrijkste zijn voor het vormgeven van de samenwerking. AKD heeft in haar advies d.d. 24 september 2020 aangegeven dat onder de huidige BVO de bestuurlijke verplichtingen en de verplichtingen betreffende overhead te doen afnemen ook grotendeels kunnen worden gerealiseerd.

Uit de gevoerde gesprekken is duidelijk geworden dat ook de wens bestaat de medewerkers van de BVO als een eenheid binnen de ICT formatie van de gemeente Alphen aan den Rijn op te nemen. Aangezien dit binnen de huidige regeling BVO anders geregeld is, is gekeken naar andere mogelijke samenwerkingsvormen die de Wet gemeenschappelijke regeling (Wgr) biedt (bijlage 3). Gezien de voor-en nadelen van de diverse samenwerkingsvormen en de wensen die geuit zijn, lijkt de samenwerkingsvorm van de centrumgemeente de meest passende. Let wel, bij een centrumgemeente regeling moet sprake zijn van een gezamenlijke strategie waarbij de aanbestedende diensten hun inspanningen bundelen om gezamenlijk de openbare dienst te verrichten. We hebben getracht op basis van de wensen, de voor- en nadelen van deze op het eerste oog, twee meest passende samenwerkingsvormen, inzichtelijk te maken (bijlage 3). Pagina 2 van 4

Planning Het bestuur van de BVO heeft gevraagd de stukken voor besluitvorming uit te werken. Hiervoor is het liquidatieplan en de centrumregeling uitgewerkt. De planning ziet er hierbij als volgt uit: • Bespreking transformatie van BVO naar centrumregeling in gezamenlijk raadsinformatie bijeenkomst met raden (3 okt 2024) • Bestuur stelt liquidatieplan en centrumregeling voorlopig vast en stuurt deze voor akkoord en zienswijze naar beide gemeenteraden (okt 2024) • Colleges en gemeenteraden behandelen liquidatieplan en centrumregeling (okt/nov 2024) • Bestuur behandelt de zienswijzen van beide raden (nov 2024) • Bestuur stelt centrumregeling en liquidatieplan definitief vast (dec 2024) • Administratieve omzetting contracten en financiën van start (jan – dec 2025) • Gemeenteraden informeren over de voortgang liquidatie BVO per 31-12-2025 en stappen nieuwe samenwerkingsvorm (voorjaar en najaar 2025) • Omzetting definitief per 1-1-2026 Toestemming gemeenteraad Het college kan slechts besluiten tot uittreden of aangaan van een gemeenschappelijke regeling na verkregen toestemming van de gemeenteraad (artikel 1 Wet gemeenschappelijke regelingen). Deze toestemming kan slechts worden onthouden wanneer er sprake is van strijd met het recht of het algemeen belang.

Hier is geen sprake van, vandaar dat het college de gemeenteraad vraagt om toestemming te mogen besluiten uit de huidige BVO Rijn en Braassem te treden en als gevolg daarvan die regeling te liquideren en om te mogen besluiten de concept-centrumregeling aan te gaan. Zienswijze gemeenteraad In artikel 1 Wet gemeenschappelijke regelingen is ook opgenomen dat een ontwerp van een gemeenschappelijke regeling ter zienswijze aan de gemeenteraad van de deelnemende gemeenten wordt verzonden. Uw raad wordt voorgesteld geen zienswijzen in te dienen op de concept-regeling. Kanttekeningen • Het veranderen van een BVO naar een centrumregeling kost tijd en geld. De kosten voor de transitie zijn beperkt tot de inzet van interne uren binnen de BVO. Deze worden gedekt vanuit de begroting van de BVO. De specificatie is opgenomen in het liquidatieplan. • De Gemeente Kaag & Braassem kan bestuursbevoegdheden mandateren aan de Gemeente Alphen aan den Rijn onder de centrumregeling. Het is voor de Gemeente Kaag & Braassem belangrijk om hierover goede afspraken te maken. Dit wordt uitgewerkt in DVO’s onder de centrumregeling en deze waarborgen het belang van de gemeente Kaag & Braassem. Het is belangrijk dat het college en raad nu een besluit nemen zodat alle contracten overgezet kunnen worden van de BVO naar de centrumregeling in 2025.

Risico’s Er zijn geen nieuwe juridische en financiële risico’s ten opzichte van de huidige regeling (BVO), dit is afgestemd met de desbetreffende adviseurs.

Pagina 3 van 4

Duurzaamheid N.v.t Participatie en inspraak Het voortraject van de verandering loopt al een aantal maanden. Hierin zijn er veel gesprekken geweest tussen de BVO bestuurders (burgemeester Heijstee – Bolt en wethouder Van Egmond), de directeuren Dienstverlening van Gemeente Alphen aan den Rijn en Kaag en Braassem, de clustermanager Klantcontact & Informatie en de adviseurs informatievoorziening. Financiële consequenties Directe Kostenbesparing Bij de inrichting van een centrumregeling is de directe jaarlijkse kostenbesparing om en nabij €50k. Deze bestaat uit 25k vanwege extra BTW compensatie en 25k voor ontdubbelen van de controletaken. Daarnaast zijn er een aantal indirecte kostenbesparingen, denk hierbij aan verminderen vergaderuren bestuurders, minder uren voor verantwoording van de financiële administratie, opstellen van P&C stukken en dergelijke. Kosten De kosten voor de transitie zijn beperkt tot de inzet van interne uren. Deze worden gedekt vanuit de begroting van de BVO. De specificatie is opgenomen in het liquidatieplan. Regio Er wordt samengewerkt met de Gemeente Alphen aan den Rijn en de BVO Rijn en Braassem om deze transitie vorm te geven. Evaluatie De regeling wordt jaarlijks geëvalueerd in opdracht van de colleges van de deelnemende gemeenten. Het eerste evaluatiemoment vindt plaats in 2026, conform artikel 20 van de centrumregeling.

Roelofarendsveen, 22-10-2024 Burgemeester en wethouders van Kaag en Braassem, de gemeentesecretaris, de burgemeester, J.J. Démoed A. Heijstee-Bolt

Bijlagen behorend bij het voorstel Bijlagen 1 en 2 bestaan niet. Er is gekozen om de nummering van de bijlagen aan te houden zoals aangedragen door de BVO. • Bijlage 3 Oplegger BVO • Bijlage 3a Concept Centrumregeling strategische besturing IV-ICT • Bijlage 3b Liquidatieplan BVO Rijn en Braassem • Bijlage 3c Advies AKD Alphen • Bijlage 3d Advies LaGro

Pagina 4 van 4