Raadsvoorstel Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage i.h.k.v. de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning K&B 2024

Raadsavond Zaaknummer Portefeuillehouder Voorbereid door Onderwerp

29 september 2025 886946 Raad Griffier Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage i.h.k.v. de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Kaag en Braassem 2024

Beslispunten 1. de hoogte van de definitieve financiële bijdragen aan de fracties als volgt vast te stellen: a. de bijdrage aan PRO Kaag en Braassem vast te stellen op €2.635,-; b. de bijdrage aan Samen voor Kaag en Braassem vast te stellen op €2.635,- en daarbij toestemming te geven voor het hebben van een egalisatiereserve van €270,50; c. de bijdrage aan het CDA vast te stellen op €2.635,-; d. de bijdrage aan D66 vast te stellen op €1591,20 en daarbij toestemming te geven voor het hebben van een egalisatiereserve van €1.300,-; e. de bijdrage aan de VVD vast te stellen op €1.415.93; f. de bijdrage aan Mooi Kaag en Braassem vast te stellen op €2.220,32; 2. de fracties van het D66, de VVD en Mooi Kaag en Braassem op te dragen, binnen 4 weken na het ontvangen van de factuur hierover, het teveel van het voorschot dat is uitbetaald over 2024 terug te storten; 3. de fracties te ontslaan van verdere verantwoording over de uitgaven die zijn gedaan met de financiële bijdrage over 2024. Wat willen we bereiken Met dit besluit worden de definitieve financiële bijdragen aan de fracties, op basis van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Kaag en Braassem 2025, door de raad vastgesteld en hebben de fracties aan de raad verantwoording afgelegd over de besteding van de bijdrage.

Samenvatting In het kader van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Kaag en Braassem 2025 dient de fractie verantwoording af te leggen over de uitgaven welke zijn gedaan met het voorschot op de financiële bijdrage die ze over het jaar 2024 hebben ontvangen. De fractie overlegt uiterlijk drie maanden na het einde van een kalenderjaar het genoemde overzicht aan de raad. De raad stelt na controle van het overzicht de hoogte vast van de definitieve financiële bijdrage aan de fractie. Over 2024 hebben de fracties, waarvan 3 fracties, ieder met een eigen reden, dit ná de uiterste inleverdatum van 1 april 2025 hebben gedaan, een overzicht overlegd en kan, zij het met enige kanttekeningen en aanbevelingen, worden vastgesteld dat de uitgaven voldoen aan de voorwaarden die aan de uitgaven zijn gesteld in de verordening. Niet alle fracties hebben de volledige financiële bijdrage gebruikt en zijn daarom gehouden het niet gebruikte deel terug te storten.

Pagina 1 van 5

Inleiding In de raad van 14 oktober 2024 is de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Kaag en Braassem 2025 vastgesteld, dit is een aangepaste versie van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Kaag en Braassem 2023. Deze verordening is sinds 1 januari 2025 van kracht. In deze verordening en ook in de verordening van 2023, is bepaald dat elke fractie elk jaar een financiële bijdrage ontvangt als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. De hoogte van de financiële bijdrage aan de fracties is gedaan op basis van de verordening uit 2023 en de verantwoording heeft plaats gevonden op basis van de vigerende verordening. De hoogte van de bijdrage is voor 2024 vastgesteld op €2.635,- per fractie. Over de verantwoording wordt in artikel 13 van de verordening van 2025 is daarover het volgende bepaald: Artikel 13. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage 1. De financiële verantwoording wordt elk jaar vóór 1 april naar de griffier gestuurd en bevat op zijn minst een overzicht van alle inkomende en uitgaande betalingen tezamen met de onderbouwingen die vanuit deze verordening verplicht zijn; 2. De financiële verantwoording van de fracties zijn openbaar; 3. De griffier is belast met de controle van de fractieverantwoordingen.

De griffier geeft een oordeel over de mate waarin aan bovengenoemde criteria is voldaan. Bij beslechting van een geschil kan de raadsaccountant om een bindend advies gevraagd worden; 4. Onrechtmatigheden dienen gecorrigeerd en terugbetaald te worden c.q. te worden verrekend met het eerstvolgende voorschot; 5. De raad stelt na controle door de griffier van het overzicht de hoogte vast van de definitieve financiële bijdrage aan de fractie; 6. Na het definitief vaststellen van de financiële bijdrage door de raad hoeven de bescheiden niet meer bewaard te worden door de fractie zelf. Alles wat reeds openbaar is gemaakt in het kader van deze verordening blijft openbaar. Daarnaast is in artikel 8 van de verordening aangegeven waar de financiële bijdrage aan de fracties besteed mogen worden en geeft artikel 12 de randvoorwaarden waaraan de fracties moeten voldoen ten aanzien van de administratieve verplichtingen. De griffier heeft de verantwoordingen, nadat deze allen aan de griffie waren verstuurd, gecontroleerd en aan een enkele fractie om verheldering gevraagd. Gebleken is dat alle fracties het verantwoorde geld hebben besteed aan geoorloofde uitgaven. Hoewel in sommige gevallen de onderliggende stukken daarvoor wellicht niet helemaal toereikend zijn.

De griffier heeft moeten constateren dat niet alle fracties zich ervan bewust zijn dat een goede verantwoording in de nieuwe verordening (2025) gekoppeld is aan bepaalde verplichtingen. Ook het moeten najagen om de verantwoording naar de griffie te sturen werd door de griffier als minder plezierig ervaren. Daarnaast blijkt de kennis over het afleggen van een financiële verantwoording bij enkele fracties onder de maat. Hoewel artikel 7 van de verordening aangeeft dat er een vaste contactpersoon bij een fractie moet zijn die verantwoordelijk is voor de bewaring en verantwoording van de financiële bijdrage leek dit bij enkele fracties niet het geval te zijn en was het aanspreekpunt niet of nauwelijks op de hoogte van hetgeen er in de verordening en de toelichting daarop is vastgelegd. De verantwoordingen van de fracties verschilden van elkaar qua diepgang en duidelijkheid. De griffie zal daarom, in overleg met de financiële commissie en de raadsaccountant, een handleiding en/of sjabloon maken zodat de volgende verantwoordingen uniformer van karakter zijn en de fracties beter op de hoogte zijn welke verplichtingen ze ten aanzien van de verantwoording hebben.

Pagina 2 van 5

De griffier adviseert, ondanks de kritische kanttekeningen, de raad de verantwoordingen van alle fracties als voldoende te bestempelen en daarmee de verantwoorde bedragen en reserves per fractie vast te stellen als de definitieve financiële bijdrage aan die betreffende fractie. Daarnaast adviseert de griffier de fracties te ontslaan van nadere verantwoording over de uitgave die met de financiële bijdrage zijn gedaan in 2024. Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Kaag en Braassem 2025 De “Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Kaag en Braassem 2025” heeft een hele paragraaf besteed aan de fractieondersteuning, deze paragraaf luidt als volgt: Paragraaf 3. Fractieondersteuning Artikel 6. Recht op financiële bijdrage 1. Vanaf 1 januari 2025 is elke raadszetel €800,- waard; 2. De hoogte van het bedrag per raadszetel wordt jaarlijks aangepast overeenkomstig het door het CBS vastgestelde indexcijfer CAO-lonen overheid. 3. De helft van de waarde per raadszetel wordt evenredig verdeeld over alle fracties. De andere helft van de waarde wordt toegekend aan de fractie op basis van het aantal raadszetels; 4. De fractie kan een egalisatiereserve opbouwen en aanhouden. De omvang van de egalisatiereserve is gemaximeerd op 50% van de jaarlijkse tegemoetkoming 5.

Door de gemeente wordt aan ieder raadslid en aan maximaal 2 burgerleden per fractie een device in bruikleen ter beschikking gesteld. Artikel 7. Aanspreekpunt Iedere fractie wijst een gemeenteraadslid of burgerraadslid aan wie het aanspreekpunt is voor de bewaring en verantwoording van de financiële bijdrage en geeft dit door aan de griffie. Bij beëindiging van het (burger)raadslidmaatschap van het aangewezen aanspreekpunt moet er een nieuwe aangewezen worden. Artikel 8. Besteding financiële bijdrage Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. 1. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van: a. Uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen; b. Betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie; c. Giften en sponsoring; d. Uitgaven ten behoeve van buitenlandse reizen; e. Uitgaven ten behoeve van consumptie in de horeca; f. (Her-)verkiezing van raadsleden; g. Uitgaven welke ter beschikking zijn gesteld door de gemeente Kaag en Braassem zoals een device of reiskosten van raadsleden. 2.

In geval van twijfel over de toelaatbaarheid van (gemengde) kosten is het raadzaam om de griffier te consulteren, voordat verplichtingen worden aangegaan. Artikel 9. Betaling voorschot financiële bijdrage De bijdrage voor fractieondersteuning als bedoeld in artikel 6, wordt verstrekt vóór 31 januari van een kalenderjaar. In het jaar waarin er gemeenteraadsverkiezingen zijn zal vóór 31 januari 25 % van de bijdrage fractieondersteuning worden verstrekt en binnen één maand na de installatievergadering van de nieuwe raad zal de overige 75% van de bijdrage fractieondersteuning worden verstrekt. Pagina 3 van 5

Artikel 10. Gemengde kosten Gemengde kosten zijn kosten die zowel het fractiebelang als het partijbelang dienen. 1. Bij gemengde kosten moet het aannemelijk gemaakt worden dat minimaal 50% van de kosten ten behoeve van de fractie is om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol versterken; 2. Wanneer er sprake is van gemengde kosten wordt er maximaal 50% vergoed; 3. Kosten waarin het partijbelang sterk overheerst of duidelijke partijboodschappen kan bevatten worden niet als gemengde kosten aangemerkt. Artikel 11. Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie geldt: 1. bij splitsing van een fractie tijdens een zittingsperiode kan voor de ondersteuning van de bij de splitsing betrokken fractie en nieuwe groepering samen geen hogere bijdrage worden verleend dan het voor de oorspronkelijke fractie geldende maximumbedrag. De gesplitste leden hebben alleen recht op het variabele aandeel van de raadszetel voor het aantal resterende volledige maanden. Dit gaat ten kosten van de oorspronkelijke fractie. De nieuwe groepering kan geen aanspraak maken op de door de fractie in de oude samenstelling opgebouwde egalisatiereserve; 2.

de nieuwe fractie zal met ingang van de maand volgend op de maand waarin hiervan kennisgeving is gedaan aan de raad naar rato van het aantal maanden dat nog rest in dat jaar een financiële bijdrage ter ondersteuning van die fractie ontvangen; 3. De nieuwe groepering heeft in het opvolgende jaren recht op 50% van de vergoeding per fractie (dit gaat ten koste van alle fracties) en op het variabele aandeel van de raadszetel; 4. als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage ter ondersteuning van die fractie met ingang van de maand volgend op de maand waarin hiervan kennisgeving is gedaan aan de raad, het reeds verstrekte voorschot zal worden teruggevorderd. Artikel 12. Administratieve verplichtingen 1. De fractie is primair verantwoordelijk voor een rechtmatige besteding van de ontvangen financiële bijdrage en het voldoen aan de verplichtingen zoals gesteld in deze verordening; 2. De fractie voert een financiële administratie welke volledig en juist inzicht geeft in de inkomende en uitgaande betalingen, zoals bankmutaties. Dit inzicht ziet tevens op eventuele schulden, verplichtingen, egalisatiereserves, alsmede overige gegevens die voor financiële verantwoording van belang zijn; 3.

De administratie wordt zodanig ingericht dat op eerste aanvraag van de griffier nadere informatie kan worden gegeven en bescheiden of bewijsstukken met betrekking tot de uitgaven kunnen worden overlegd. Artikel 13. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage 1. De financiële verantwoording wordt elk jaar vóór 1 april naar de griffier gestuurd en bevat op zijn minst een overzicht van alle inkomende en uitgaande betalingen tezamen met de onderbouwingen die vanuit deze verordening verplicht zijn; 2. De financiële verantwoording van de fracties zijn openbaar; 3. De griffier is belast met de controle van de fractieverantwoordingen. De griffier geeft een oordeel over de mate waarin aan bovengenoemde criteria is voldaan. Bij beslechting van een geschil kan de raadsaccountant om een bindend advies gevraagd worden; 4. Onrechtmatigheden dienen gecorrigeerd en terugbetaald te worden c.q. te worden verrekend met het eerstvolgende voorschot; 5. De raad stelt na controle door de griffier van het overzicht de hoogte vast van de definitieve financiële bijdrage aan de fractie; Pagina 4 van 5

6. Na het definitief vaststellen van de financiële bijdrage door de raad hoeven de bescheiden niet meer bewaard te worden door de fractie zelf. Alles wat reeds openbaar is gemaakt in het kader van deze verordening blijft openbaar. Voor de volledigheid wordt met deze link verwezen naar de raadsvergadering waarin het besluit onder agendapunt 7b tot vaststelling van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Kaag en Braassem 2025 is genomen. In de bijlage 1 zijn de verantwoordingen van de fracties opgenomen. Deze zijn openbaar gelden als de verantwoording van de betreffende fractie. De leden van de raad kunnen op deze wijze hiervan kennis nemen. Financiële consequenties De definitieve vaststelling van de bijdragen aan de fractie komt in het totaal uit op € 13033,45. Dit is €2.776,55 minder dan hiervoor in de begroting is uitgetrokken. Procedure Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling dat de fracties in het kader van dit voorstel elkaar onderling bevragen over nut en noodzaak van uitgaven van andere fracties. De taak van de raad is in dit kader alleen het vaststellen van de hoogte van de definitieve financiële bijdrage per fractie door te controleren of de uitgeven voldoen aan de voorwaarden uit de verordening waarbij als uitgangspunt moet gelden dat het alleen gaat over uitgaven in het kader van de tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

Roelofarendsveen, 12 augustus 2025, de griffier, T.P. Scherpenzeel Bijlagen behorend bij het voorstel •

Verantwoordingen 2024 per fractie in het kader van de tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

Pagina 5 van 5