Raadsvoorstel procesaanpak aanbesteding accountant

Raadsavond Zaaknummer Portefeuillehouder Voorbereid door Onderwerp

27-11-2023 587089 Nick van Egmond Concerncontrol Procesaanpak aanbesteding accountant

Beslispunten Het plan van aanpak aanbesteding accountant vast te stellen met daarin het besluit om: 1) De leden van de financiële commissie te mandateren de aanbestedingsleidraad met daarin de scope, de gunningcriteria en het programma van eisen en wensen vast te laten stellen. 2) Minimaal een lid van de financiële commissie onderdeel te laten zijn van de beoordelingscommissie. Wat willen we bereiken Een contract met een accountant op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding. Samenvatting De geraamde waarde van de opdracht (over 4 jaar) overschrijdt de drempel van de Europese regelgeving en deze opdracht dient conform de Aanbestedingswet 2012 Europees te worden aanbesteed. De benoeming van de accountant is uiteindelijk een raadsbesluit. Om de raad niet pas te betrekken bij de voorlopige gunning maar gelijktijdig wel de procedure van aanbesteding werkbaar te houden is het voorstel de financiële commissie te betrekken in deze aanbestedingsprocedure. De keuze en/of beslismogelijkheden zitten bij het vaststellen van de aanbestedingsstukken (met name leidraad met inhoudelijke omschrijving opdracht/scope en het programma van eisen) en bij de beoordelingsprocedure.

Daarom is het voorstel de leden van de financiële commissie te mandateren de aanbestedingsleidraad met daarbij het programma van eisen vast te stellen en tijdens de beoordelingsprocedure minimaal een lid van de financiële commissie onderdeel te laten zijn van de beoordelingscommissie.

Pagina 1 van 3

Inleiding De overeenkomst met onze huidige accountant Baker Tilly, ingangsdatum 1 oktober 2020, is afgesloten voor twee jaar waarbij na twee jaar gebruik is gemaakt van de optie tot verlenging van nog eens twee jaar. De overeenkomst met de huidige accountant loopt af op 30 september 2024 en daarmee heeft onze huidige accountant nog een contract om de jaarrekening 2023 te controleren. Dat betekent dat er een aanbesteding moet komen voor de werving van een nieuwe accountant met ingang van het verslagjaar 2024. Aangezien de geraamde waarde van de opdracht (over 4 jaar) de drempel van de Europese regelgeving overschrijdt dient deze opdracht conform de Aanbestedingswet 2012 Europees te worden aanbesteed. De benoeming van de accountant is uiteindelijk een raadsbesluit. Om de raad niet pas te betrekken bij de voorlopige gunning maar gelijktijdig wel de procedure van aanbesteding werkbaar te houden is het voorstel de financiële commissie te betrekken in deze aanbestedingsprocedure. De keuze en/of beslismogelijkheden zitten bij het vaststellen van de aanbestedingsleidraad inclusief het programma van eisen en bij de beoordelingsprocedure.

Daarom is het voorstel de leden van de financiële commissie te mandateren de aanbestedingsleidraad met daarbij het programma van eisen vast te stellen en tijdens de beoordelingsprocedure minimaal een lid van de financiële commissie onderdeel te laten zijn van de beoordelingscommissie. De doelstelling van deze Europese openbare aanbesteding is één leverancier selecteren voor de opdracht Accountantsdiensten, op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding. Argumenten De benoeming van de accountant is uiteindelijk een raadsbesluit. Om de raad niet pas te betrekken bij de voorlopige gunning maar gelijktijdig wel de procedure van aanbesteding werkbaar te houden is het voorstel de financiële commissie te betrekken in deze aanbestedingsprocedure. De keuze en/of beslismogelijkheden zitten bij het vaststellen van de aanbestedingsstukken (met name leidraad met inhoudelijke omschrijving opdracht/scope en het programma van eisen) en bij de beoordelingsprocedure. Daarom is het voorstel de leden van de financiële commissie te mandateren de aanbestedingsleidraad met daarbij het programma van eisen vast te stellen en tijdens de beoordelingsprocedure minimaal een lid van de financiële commissie onderdeel te laten zijn van de beoordelingscommissie. Voor een verder toelichting zie de bijlage 231101 Procesaanpak aanbesteding accountant.

Kanttekeningen Risico’s Het doel is de opdracht vóór het zomerreces te verlenen. Dit betekent dat uiterlijk in de laatste raadvergadering voor het zomerreces het raadbesluit moet zijn genomen tot het aanwijzen van een accountant. Om die tijdslijn te halen moet de aanbestedingsprocedure nu opgestart worden. Het risico is vertraging in de gehele procedure. De planning is zodanig opgesteld dat er enige ruimte is voor uitloop.

Pagina 2 van 3

Duurzaamheid Dit zal onderdeel zijn van de criteria. Participatie en inspraak Financiële consequenties Pas bekend bij ontvangst inschrijvingen, ter indicatie: gemiddelde spend afgelopen drie jaren circa € 70.000. Regio Evaluatie Roelofarendsveen, 7-11-2023 Burgemeester en wethouders van Kaag en Braassem, de loco-gemeentesecretaris, de burgemeester, J.J. Démoed A. Heijstee-Bolt Bijlagen behorend bij het voorstel • •

231101 BW voorstel procesaanpak aanbesteding accountant 231101 Procesaanpak aanbesteding accountant

Pagina 3 van 3