Raadsvoorstel - Kaders rechtmatigheidsverantwoording en accountantscontrole 2023 DEF

Raadsavond Zaaknummer Portefeuillehouder Voorbereid door Onderwerp

19-6-2023 543393 Nick van Egmond Concerncontrol Kaders rechtmatigheidsverantwoording en accountantscontrole op getrouwheid vanaf verslagjaar 2023

Beslispunten 1. Het gemeentelijke ambitieniveau met betrekking tot de interne beheersing en de collegeverantwoording daarover voor de verslagjaren 2023 t/m 2028 vooralsnog te beperken tot voldoening aan de wettelijk gestelde getrouwheids- en financiële rechtmatigheidseisen, waaronder de opname in de jaarstukken van de wettelijk voorgeschreven: - intern onderbouwde en gecontroleerde Rechtmatigheidsverantwoording, en - onderbouwde collegetoelichting over de kwaliteit van de interne organisatie. 2. De rechtmatigheidsverantwoordingsgrens voor de collegeverantwoording via de Rechtmatigheidsverantwoording aan de raad van de ontdekte financiële rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden bij de voor de jaarrekening financieel kritische processen vanaf het verslagjaar 2023 vast te stellen op 1% van de totale lasten inclusief reservedotaties. 3. De rechtmatigheidsrapporteringsgrens voor de collegetoelichting via de paragraaf Bedrijfsvoering aan de raad van de door het college ontdekte financiële rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden, die op basis van beslispunt 2 niet in de Rechtmatigheidsverantwoording opgenomen dienen te worden, vanaf het verslagjaar 2023 vast te stellen op ≥ €150.000. 4.

De in voorgaande jaren eerder door de raad vastgestelde accountantscontrole-goedkeuringstoleranties met betrekking tot de strekking van de accountantscontroleverklaring conform wettelijke minimumeisen te handhaven en daarmee dus vanaf het verslagjaar 2023 vast te stellen op 1% van de totale lasten inclusief reservedotaties voor fouten resp. 3% voor onzekerheden. 5. De in voorgaande jaren eerder door de raad vastgestelde accountantscontrole-rapporteringstolerantie voor de diepgang van het ‘accountantsverslag van bevindingen’ richting de raad te handhaven en daarmee dus vanaf het verslagjaar 2023 vast te stellen op ≥ €150.000. 6. De juridische gevolgen van de bovenstaande wijzigingen te verwerken in de financiële verordening, de controleverordening en het controleprotocol en deze stuken later in het jaar 2023 aan de raad ter besluitvorming voor te leggen. 7. In te stemmen met de daarvoor benodigde eenmalige projectkosten ad € 730.000,- en structureel € 122.000,- vanaf de begroting 2024 en verder zoals ook opgenomen in de Richtnota 2024 en Jaarrekening 2022.

Wat willen we bereiken Een door uw raad vastgesteld gemeentelijke ambitieniveau voor de gemeentelijke interne beheersing en de collegeverantwoording daarover, en de kaders voor de rechtmatigheidsverantwoording en de gewijzigde accountantscontrole daarop vanaf de jaarstukken 2023. Als gemeente moeten we op zeer korte termijn voldoen aan drie verplichtingen, die sterke raakvlakken met elkaar hebben, namelijk: 1. de wettelijk verplichting van het college om vanaf de jaarstukken 2023 hierin een intern onderbouwde en gecontroleerde rechtmatigheidsverantwoording én een extra nieuwe collegetoelichting over kwaliteit van de gemeente brede interne beheersing in de Bedrijfsvoeringparagraaf op te nemen. 2. het vereiste zichtbare interne fiscale beheersingssysteem om in 2023 het bestuurlijk gewenste Doorontwikkeling Horizontaal Toezicht-convenant nieuwe stijl met de fiscus af te kunnen sluiten. 3. de afwikkelverplichting van de nog openstaande raadsopdracht van najaar 2022 om te komen tot een nieuwe ‘Nota integraal risicomanagementbeleid en weerstandsvermogenbeleid’ en de implementatie daarvan. Deze nieuwe verplichtingen stellen hogere eisen aan de wijze van interne risicogerichte sturing, beheersing, (rechtmatigheids)verantwoording en controle op het gebied van getrouwheid en financiële rechtmatigheid.

Op basis van de door raad vastgestelde ambities en kaders kunnen we vervolgstappen zetten om te voldoen aan de drie verplichtingen. De beslispunten die voorliggen zijn bepalend voor de focus en verdere inrichting van de gemeentebrede (proces)risicogerichte interne beheersing, de (verbijzonderde) interne controle, de (rechtmatigheids)verantwoording daarover en de externe controle door uw accountant op de jaarstukken.

Pagina 1 van 7

Samenvatting Op 27 september 2022 is het wetsvoorstel over de rechtmatigheidsverantwoording definitief aangenomen in de Eerste Kamer. Dit leidt tot een wijziging in het afleggen van verantwoording door het college in de jaarrekening. Deze wijziging geldt vanaf 1 januari 2023. Het voorliggend raadsvoorstel richt zich op de invoering van de noodzakelijke maatregelen als gevolg van onder andere deze nieuwe rechtmatigheidsverantwoordingswetgeving die hogere eisen stelt aan de interne beheersorganisatie. Het richt zich niet op het oplossen van gebreken in de interne beheersing vanuit de oude wetgevingssituatie tot en met 2022. De wetswijziging betekent dat het college nog steeds een jaarrekening opstelt en hierbij verantwoording aan uw raad aflegt. Maar in plaats van dat uw accountant een rechtmatigheidsverklaring bij de jaarrekening afgeeft, voegt het college zelf een rechtmatigheidsverantwoording toe. De rechtmatigheidsverantwoording van ons college wordt onderdeel van de jaarrekening. Uw accountant blijft controleren of de gehele jaarrekening een getrouw beeld geeft. Dat is dus inclusief onze rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening.

We gaan dus vanaf verslagjaar 2023 van een situatie waarin uw raadsaccountant zelf controleert en vindt dat de jaarrekening van het college getrouw en rechtmatig is opgesteld naar de situatie waarin het college een intern onderbouwde en intern gecontroleerde jaarrekening opstelt en daarin tevens middels een rechtmatigheidsverantwoording verantwoording aflegt over de financiële rechtmatigheid van de jaarrekeningcijfers. Uw raadsaccountant blijft alsnog controleren of de jaarrekening inclusief de hierin opgenomen rechtmatigheidsverantwoording van het college getrouw is. Om het college in staat te stellen de wettelijke rechtmatigheidsverantwoordingsverplichting na te komen, zijn kaderstellende raadsbesluiten nodig.

Het gaat om het vaststellen van: • het gemeentelijke ambitieniveau voor de interne beheersing en daarmee de reikwijdte van de rechtmatigheidsverantwoording door het college daarover, • de rechtmatigheidsverantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college als onderdeel van de jaarrekening, • de rechtmatigheidsrapporteringsgrens voor de toelichting van de rechtmatigheidsverantwoording van het college via de paragraaf Bedrijfsvoering, • de bekende accountantscontrole-goedkeuringstoleranties, • de bekende accountantscontrole-rapporteringstolerantie, en • de verwerking van de bovenstaande wijzigingen in de bestaande interne regelgeving later in het jaar 2023 vanwege beperkte beschikbare tijd en capaciteit. De overgang van de huidige rechtmatigheidsverklaring door de accountant naar een rechtmatigheidsverantwoording door ons college is met uw raad besproken op de C&K-raadsavond van 6 februari 2023.

Aanleiding Met het vaststellen van de jaarrekening leggen we als college verantwoording af over de besteding van onze middelen. Onze jaarrekening laten we onafhankelijk controleren door uw externe accountant. Uw accountant toetst hierbij of de jaarrekening, inclusief toelichtingen, een getrouw beeld geeft. Bij de jaarrekening tot en met boekjaar 2022 zit een verklaring van uw accountant op de getrouwheid én de rechtmatigheid. Op 27 september 2022 is het wetsvoorstel over de rechtmatigheidsverantwoording aangenomen. Dit leidt per 1 januari 2023 tot een wijziging in de rol van het college bij het afleggen van verantwoording hierover. Vanaf het verslagjaar 2023 moet elk college namelijk verantwoording afleggen over het rechtmatig handelen middels een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Dit betekent dat vanaf 2023: • Uw accountant in zijn verklaring géén uitspraak meer doet over het financieel rechtmatig handelen binnen onze gemeente. De accountant verklaart alleen nog of de jaarrekening (inclusief de hierin opgenomen rechtmatigheidsverantwoording van het college) een getrouw beeld geeft. • Het college verantwoordelijk is voor het opstellen van de intern onderbouwde en intern gecontroleerde rechtmatigheidsverantwoording, die onderdeel wordt van dezelfde jaarrekening.

Het college legt daarmee verantwoording af over de naleving van de regels die belangrijk zijn voor het financiële reilen en zeilen binnen onze gemeentelijke organisatie. Door het college zelf verantwoording te laten afleggen over het (financieel) rechtmatig handelen, onderstreept de wetgever de politieke integrale verantwoordelijkheid van het voltalige college. Ook streeft de wetgever ernaar om een dialoog op gang te brengen tussen raad en college over rechtmatigheid. Dit gesprek voeren we nu via de accountantsverklaring bij de jaarrekening. Dit voorstel heeft tot doel om als raad aan het college vooraf kaders mee te geven voor de uitvoering van de wettelijk verplichting ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording door het college en de accountantscontrole door uw accountant daarop.

Pagina 2 van 7

Argumenten en overwegingen per beslispunt 1. Het gemeentelijke ambitieniveau met betrekking tot de interne beheersing en de collegeverantwoording daarover voor de verslagjaren 2023 t/m 2028 vooralsnog te beperken tot voldoening aan de wettelijk gestelde getrouwheids- en financiële rechtmatigheidseisen, waaronder de opname in de jaarstukken van de wettelijk voorgeschreven intern onderbouwde en gecontroleerde Rechtmatigheidsverantwoording en de onderbouwde collegetoelichting over de kwaliteit van de interne organisatie. Huidige ambitieniveau Het voorstel is om in eerste instantie vanaf het verslagjaar 2023 t/m 2028 te voldoen aan de wettelijke verplichting en dus vooralsnog jaarlijks te komen tot de wettelijk voorgeschreven intern onderbouwde en gecontroleerde rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening en de onderbouwde extra collegetoelichting over de kwaliteit van de interne organisatie in de paragraaf Bedrijfsvoering van de jaarstukken. Dit omdat onze gemeentelijke interne (risico)beheersingsorganisatie op dit moment qua basis nog niet voldoet aan de gestelde nieuwe wettelijke eisen en dus in 2023 nog vele stappen moeten worden gezet om vanaf het verslagjaar 2023 alsnog te kunnen voldoen aan sec deze wettelijke rechtmatigheidsverantwoordingverplichting. Dit houdt in dat het college voorlopig in de jaarstukken vanaf het verslagjaar 2023 t/m 2028: 1.

de wettelijk voorgeschreven onderbouwde en intern gecontroleerde rechtmatigheidsverantwoording, die gericht is op rapportering van de ontdekte financiële rechtsmatigheidsfouten en onduidelijkheden bij de voor de jaarrekening financieel kritische processen, zal opnemen; én 2. in de wettelijk vereiste onderbouwde extra collegetoelichting als onderdeel van de Bedrijfsvoeringparagraaf in zal gaan op de kwaliteit van de interne organisatie. Het college zal hierin een toelichting geven op c.q. ingaan op de getroffen en/of te treffen beheersmaatregelen ter voorkoming in de toekomst van: ▪ de ontdekte financiële rechtsmatigheidsfouten en onduidelijkheden, die de in beslispunt 2 voorgestelde rechtmatigheidsverantwoordingsgrens van 1% overschrijden en daarmee wettelijk verplicht in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen moeten worden. ▪ de ontdekte kleinere financiële rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden ≥ €150.000, die op basis van beslispunt 2 niet wettelijk verplicht in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen dienen te worden, maar op basis van beslispunt 3 vrijwillig door het college aan uw raad gerapporteerd zullen worden.

Toekomstige ambitieniveau Als de interne (risico)beheersing van de gemeentelijke processen en systemen qua getrouwheid en financiële rechtmatigheid geoptimaliseerd is, en meer ervaring met de rechtmatigheidsverantwoording is opgedaan, heeft onze gemeente als toekomstige ambitie om de wettelijke verplichte rechtmatigheidsverantwoording vrijwillig vanaf het verslagjaar 2029 uit te breiden naar een bredere ‘In Control Statement’. Hiermee zal het college naast de verantwoording over de waarborging van de financiële rechtmatigheid en getrouwheid ook verantwoording afleggen over de mate van waarborging van de doelmatigheid en doeltreffendheid binnen de gemeentelijke organisatie. 2. De rechtmatigheidsverantwoordingsgrens voor de collegeverantwoording via de Rechtmatigheidsverantwoording aan de raad van de ontdekte financiële rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden bij de voor de jaarrekening financieel kritische processen vanaf het verslagjaar 2023 vast te stellen op 1% van de totale lasten inclusief reservedotaties. De wet geeft uw raad de kaderstellende bevoegdheid om vast te stellen boven welke grens het college in de rechtmatigheidsverantwoording moet aangeven dat de besteding van de middelen afwijkt van de regels.

Keuze is te maken binnen de wettelijke bandbreedte tussen 0% en 3% van de totale lasten inclusief reservedotaties als wettelijk verplichte omvangbasis voor het vast te stellen percentage als rechtmatigheidsverantwoordingsgrens. Deze rechtmatigheidsverantwoordingsgrens betekent dat ontdekte afzonderlijke financiële rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden pas in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen en toegelicht, wanneer zij boven het door uw raad vastgestelde percentage komen. Voor zowel financiële rechtmatigheidsfouten als voor onduidelijkheden afzonderlijk zal hetzelfde percentage moeten gelden. Deze afzonderlijke fouten en onduidelijkheden mogen niet bij elkaar worden opgeteld. Een keuze van 0% als rechtmatigheidsverantwoordingsgrens betekent dat elk uitgegeven € 1 binnen de gemeente gecontroleerd zal moeten worden door enerzijds de (verbijzonderde) interne controleurs én anderzijds door de externe accountant. Hierdoor zullen de interne en externe controlekosten van elk uitgegeven € 1 binnen de gemeente gezamenlijk minimaal € 2 bedragen, wat niet betaalbaar en effectief is.

Een keuze van 3% als rechtmatigheidsverantwoordingsgrens betekent dat uw accountant, die wettelijk verplicht een accountantscontrole-goedkeuringstolerantie voor fouten van minimaal 1% moet hanteren voor de getrouwheidscontrole van de jaarrekening (waaronder deze rechtmatigheidsverantwoording), vanaf het verslagjaar 2023 voor zijn eigen accountantscontroleoordeel niet 1-op-1 kan steunen op de uitgevoerde (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden. Hierdoor zal de accountant dus genoodzaakt zijn om alsnog meer aanvullende en duurdere eigen accountantscontrolewerkzaamheden te verrichten om alsnog tot zijn eigen oordeel op basis van 1% controle-insteek te komen.

Pagina 3 van 7

Het voorstel is daarom dezelfde rechtmatigheidsverantwoordingsgrens aan te houden zoals die uw accountant hanteerde als accountantscontrole-goedkeuringstolerantie voor fouten t/m het verslagjaar 2022, namelijk 1% van de totale lasten inclusief reservedotaties. Daarmee: • wijken we niet af van de oude bekende landelijke norm die uw accountant hanteerde t/m verslagjaar 2022 (1%). • wijken we niet af van de landelijke lijn die de overgrote meerderheid van de gemeenten heeft gekozen (1%). • houden we de kosten van de onderbouwde opstelling van (administratieve lasten) en de vereiste (verbijzonderde) interne en externe controle van de rechtmatigheidsverantwoording enigszins beperkt en betaalbaar. • voorkomen we onnodige ruis en onbegrip bij de interne en externe afstemming. Voor onze gemeente staat de voorgestelde rechtmatigheidsverantwoordingsgrens van 1% van totale lasten inclusief reservedotaties in de praktijk voor ongeveer +/- € 690.000. In de praktijk zal het voorgestelde betekenen dat dus elk door ons college ontdekte en niet-herstelde specifieke financiële rechtsmatigheidsfout en/of onduidelijkheid ≥ € 690.000 bij de voor de jaarrekening financieel kritische processen, opgenomen zal worden in onze rechtmatigheidsverantwoording aan uw raad.

Doordat uw accountant blijft toetsen of de jaarrekening (inclusief rechtmatigheidsverantwoording) van het college een getrouw beeld geeft, kan uw raad er nog steeds zekerheid aan ontlenen dat de jaarrekening (inclusief rechtmatigheidsverantwoording) waarheidsgetrouw is opgesteld. 3. De rechtmatigheidsrapporteringsgrens voor de collegetoelichting via de paragraaf Bedrijfsvoering aan de raad van de door het college ontdekte financiële rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden, die op basis van beslispunt 2 niet in de Rechtmatigheidsverantwoording opgenomen dienen te worden, vanaf het verslagjaar 2023 vast te stellen op ≥ €150.000. In de wettelijk vereiste onderbouwde extra collegetoelichting als onderdeel van de Bedrijfsvoeringparagraaf zal door het college ingegaan worden op de kwaliteit van de interne organisatie. Het college zal hierin een toelichting geven op c.q.

ingaan op de getroffen en/of te treffen beheersmaatregelen ter voorkoming in de toekomst van: • de ontdekte financiële rechtsmatigheidsfouten en onduidelijkheden, die de in beslispunt 2 voorgestelde rechtmatigheidsverantwoordingsgrens van 1% (circa ≥ € 690.000) overschrijden en daarmee wettelijk verplicht in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen moeten worden, en • de ontdekte kleinere financiële rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden ≥ €150.000, die op basis van beslispunt 2 niet wettelijk verplicht in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen dienen te worden, maar op basis van beslispunt 3 vrijwillig door het college aan uw raad gerapporteerd zullen worden. Met de voorgestelde vrijwillige lagere rechtmatigheidsrapporteringsgrens voor de paragraaf Bedrijfsvoering kan hierin breder ingegaan worden op de kwaliteit van de interne beheersing en krijgt de raad dus meer inzicht in de ontdekte financiële rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden.

Door het gelijkstellen van de rechtmatigheidsrapporteringsgrens voor de door ons college ontdekte financiële rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden in de Bedrijfsvoeringparagraaf van ≥ €150.000 aan de in voorgaande jaren eerder door uw raad vastgestelde accountantscontrole-rapporteringstolerantie van ≥ €150.000 (zie beslispunt 5), wordt voorkomen dat er verschillen optreden in de informatievoorziening aan uw raad door enerzijds de verantwoording van de ontdekte financiële rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden door het college via de jaarstukken, en anderzijds de rapportering door uw accountant via het ‘accountantsverslag van bevindingen’ van de ontdekte getrouwheidsfouten en/of onzekerheden m.b.t. de volledigheid en juistheid van de financiële rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden opgenomen in de Rechtmatigheidsverantwoording en de paragraaf Bedrijfsvoering. Ook voorkomt deze gelijkstelling misinterpretaties en onnodige afstemmingsproblemen binnen de gemeente maar ook tussen de gemeente en de accountant, de raad en andere belanghebbenden van de jaarrekening.

4. De in voorgaande jaren eerder door de raad vastgestelde accountantscontrole-goedkeuringstoleranties, die van invloed zijn op de strekking van de accountantscontroleverklaring bij de getrouwheidscontrole van de jaarrekening (waaronder de Rechtmatigheidsverantwoording), conform wettelijke minimumeisen te handhaven en daarmee dus vanaf het verslagjaar 2023 vast te stellen op 1% van de totale lasten inclusief reservedotaties voor fouten resp. 3% voor onzekerheden. De accountantscontrole-goedkeuringstolerantie is de te hanteren tolerantie voor fouten in de jaarrekening (waaronder de rechtmatigheidsverantwoording en de SiSa-verantwoordingsbijlage) en/of voor onzekerheden in de accountantscontrole in de vorm van een % van de omvangbasis. De wettelijk verplicht te hanteren omvangbasis hiertoe is i.c. de totale lasten inclusief reservedotaties. Deze bepaalt enerzijds de diepgang van de door uw accountant uit te voeren controlewerkzaamheden en anderzijds het te geven soort oordeel door uw accountant in zijn controleverklaring bij een bepaalde hoogte van het totaal van: - de niet-gecorrigeerde fouten in de jaarrekening (inclusief rechtmatigheidsverantwoording en SiSa-bijlage), en/of - de onzekerheden in de getrouwheidscontrole van de jaarrekening door uw accountant.

Pagina 4 van 7

Onze gemeente heeft tot en met het verslagjaar 2022 gekozen voor de maximaal toegestane accountantscontrolegoedkeuringstoleranties van het BADO voor de reguliere accountantscontrole op de jaarrekening. Voorgesteld wordt deze goedkeuringstoleranties conform wettelijke minimumeisen te handhaven en daarmee vanaf het verslagjaar 2023 vast te stellen op 1% van de totale lasten inclusief reservedotaties voor fouten resp. 3% voor onzekerheden.

5. De in voorgaande jaren eerder door de raad vastgestelde accountantscontrole-rapporteringstolerantie voor het ‘accountantsverslag van bevindingen’ richting de raad, die van invloed is op de diepgang van de rapportering van de door de accountant ontdekte getrouwheidsfouten en/of onzekerheden bij de accountantscontrole op de getrouwheid van de jaarrekening (waaronder de Rechtmatigheidsverantwoording), te handhaven en daarmee dus vanaf het verslagjaar 2023 vast te stellen op ≥ €150.000. De accountantscontrole-rapporteringtolerantie vloeit voort uit de accountantscontrole-goedkeuringstolerantie en dient als tolerantie (materialiteitsgrensbedrag of -percentage) voor het wel of niet rapporteren van bevindingen van uw accountant in zijn ‘accountantsverslag van bevindingen’ aan uw raad. Het gaat hier om kwantitatieve bevindingen (fouten en/of onzekerheden) die voortkomen uit de reguliere accountantscontrole van de jaarrekening (waaronder de Rechtmatigheidsverantwoording en de SiSa-verantwoordingsbijlage) én de gevallen waarin naar het oordeel van de accountant vanuit zijn beroepsregels sprake is van verplicht te rapporteren kwalitatieve fouten (denk aan ontdekte fraudegevallen met een omvang > de kwantitatieve rapporteringstolerantie).

Voor de rapportage van fouten en onzekerheden in het ‘accountantsverslag van bevindingen’ voortkomend uit de reguliere accountantscontrole van de jaarrekening (anders dan die met betrekking tot de SiSa-verantwoordingsbijlage als onderdeel van de jaarrekening), schrijft het BADO een maximaal toegestane rapporteringtolerantie voor: de toegestane rapporteringtolerantie voor deze categorie bevindingen moet namelijk gelijk zijn aan of lager zijn dan de door de gemeente zelf gehanteerde én door het BADO toegestane accountantscontrole-goedkeuringstolerantie. Onze gemeente heeft in de afgelopen controlejaren bewust gekozen voor het strenger maken van de te hanteren kwantitatieve accountantscontrole-rapporteringtolerantie voor deze categorie bevindingen, namelijk €150.000 voor fouten en onzekerheden in de jaarrekening die niet betrekking hebben op de SiSa-verantwoordingsbijlage van de jaarrekening. Voor de rapportage van fouten en onzekerheden in het ‘accountantsverslag van bevindingen’ voortkomend uit de reguliere accountantscontrole van de deugdelijke totstandkoming van de SiSa-verantwoordingsbijlage (als onderdeel van de jaarrekening), gelden op grond van het BADO zwaardere rapporteringtoleranties die niet door de gemeente aangepast kunnen worden. Voorgesteld wordt de in voorgaande jaren werkende c.q.

eerder door uw raad vastgestelde accountantscontrolerapporteringstolerantie voor de reguliere accountantscontrole van de jaarrekening, anders dan die m.b.t. de SiSaverantwoordingsbijlage hiervan, te handhaven en daarmee vanaf verslagjaar 2023 vast te stellen op ≥ €150.000 voor fouten en/of onzekerheden.

6. De juridische gevolgen van de bovenstaande wijzigingen te verwerken in de financiële verordening, de controleverordening en het controleprotocol en deze stuken later in het jaar 2023 aan de raad ter besluitvorming voor te leggen. Dit voorstel heeft tot doel om als raad aan het college vooraf kaders mee te geven in de uitvoering van de wettelijk verplichting ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording door het college en de accountantscontrole door uw accountant daarop. Omdat wij achterlopen willen we snel aan de slag gaan met het treffen van de nodige voorbereiding. Wij stellen daarom voor om alvast de kaders voor de rechtmatigheidsverantwoording en de accountantscontrole daarop vast te stellen. Deze kaders zijn namelijk bepalend voor de te nemen vervolgstappen. De gevolgen van de beslispunten 1 t/m 5 op de bestaande interne regelgeving (financiële verordening, controleverordening en controleprotocol) zullen wij vanwege beschikbare tijd en capaciteit later in het jaar 2023 formeel verwerken en aan uw raad ter besluitvorming aanbieden.

Kanttekeningen Bij een nog lagere vaststelling dan de bij beslispunt 2 t/m 5 voorgestelde grenzen en toleranties zullen de interne administratieve en (verbijzonderde) interne controle(formatie)lasten maar ook de externe accountantscontrolelasten aanzienlijk toenemen, zoals ook toegelicht bij de argumenten.

Pagina 5 van 7

Risico’s De rechtmatigheidsverantwoordingswetswijziging moet op een adequate manier voorbereid en geïmplementeerd worden om op een juiste wijze te kunnen voldoen aan de wettelijk vereiste intern onderbouwde en gecontroleerde rechtmatigheidsverantwoording. Het niet kunnen voldoen zal leiden tot een grote afbreukrisico voor zowel het college als raad. Naast bewustwording en verantwoordelijkheid van managers en medewerkers is ook draagvlak in de organisatie noodzakelijk. Dit geldt ook voor ons college en uw raad.

Duurzaamheid -

Participatie en inspraak -

Financiële consequenties De eerder genoemde drie nieuwe verplichtingen (waaronder de rechtmatigheidsverantwoordingsplicht) vereisen een goed opgezet en aantoonbaar werkend gemeentebreed intern (fiscaal)risico-beheersysteem dat er nu nog niet is. Op basis van de bevindingen vanuit diverse onderzoekrapportages is een integraal projectplan opgesteld. Ons college heeft hierbij gekozen voor de wettelijk minimaal noodzakelijke en werkbare acties om alsnog te kunnen voldoen aan deze wettelijke vereisten vanuit onder meer de Rechtmatigheidsverantwoordingsplicht en het traject van het Doorontwikkeling Horizontaal Toezicht-convenant nieuwe stijl. Op basis van de in dit plan opgenomen (verbeter)stappen, waaronder de nu aan uw raad voorgestelde beslispunten inzake de kaderstelling rondom de (controle op de) rechtmatigheidsverantwoording, kunnen we als gemeente alsnog voldoen aan deze drie (wettelijke) verplichtingen. De realisatie van dit integrale projectplan, waaronder ook de instelling van het projectteam, zal onvermijdelijk leiden tot inhuur en bijkomende organisatiekosten, namelijk:

Inzet inhuur belastingadviseurs voor het realiseren van de fiscale verbeterpunten vanuit het uitgevoerde fiscale self-assessment Eenmalige deelprojectkosten ‘DHT-convenant nieuwe stijl en fiscale risicobeheersing’ gedurende projectperiode

Dekking Dekking Jaarrekening- Richtnota 2024 resultaat 2022 Incidentele Structurele kosten jaarlijkse tijdens kosten projectduur na projectafloop op 1-5-2024 € 180.000 € 180.000

Inzet interim projectleider en meewerkend projectteamlid (interim concerncontroller) Inzet interim meewerkend projectteamlid (interim teamleider Financien) Inzet interim proces(risico)analist, -beschrijver en -begeleider Inzet verbijzonder interne controle medewerker vast Inzet interim verbijzonder interne controle medewerker tijdelijk gedurende project om inhaalslag te maken Eenmalige systeemkosten Eenmalige deelprojectkosten ‘Rechtmatigheidsverantwoording en interne (risico)beheersing’ gedurende projectperiode

€ € € € € € €

Specificatie

121.000 103.000 75.000 72.000 155.000 24.000 550.000

Jaarlijkse inzet verbijzonder interne controle medewerker vast Jaarlijkse inzet proces(risico)analist, -beschrijver en -begeleider Jaarlijkse systeemkosten Structurele jaarlijks doorlopende kosten ‘Rechtmatigheidsverantwoording en interne (risico)beheersing’ vanaf 2024 Totaal

€

€ € € €

75.000 37.000 10.000 122.000

730.000 €

122.000

Om dit project te kunnen realiseren hebben wij enerzijds te maken met eenmalige projectkosten en dienen er voor 2024 en verder extra structurele middelen te worden gereserveerd om te kunnen blijven voldoen aan de wettelijke eisen, bijvoorbeeld door het intern maken van de verbijzonderde interne controlefunctie. De benodigde middelen voor de realisatie van dit totale projectplan zijn afgestemd met Financiën en de voorgestelde dekking daarvan zijn in de Richtnota 2024 en de Jaarrekening 2022 aan uw raad voorgelegd. Het gaat om € 730.000 aan incidentele projectkosten die ten laste van het jaarrekeningresultaat 2022 zullen komen en om voorlopig €122.000 aan structurele jaarlijkse kosten ten laste van de begroting 2024 en verder. Deze financiële besluiten zijn een onderdeel van de Richtnota 2024 en de Jaarrekening 2022, waarbij dit raadsvoorstel de inhoudelijke onderbouwing vormt.

Pagina 6 van 7

Regio -

Evaluatie Roelofarendsveen, 30-5-2023 Burgemeester en wethouders van Kaag en Braassem, de loco-gemeentesecretaris, de burgemeester, J.J. Démoed A. Heijstee-Bolt

Bijlagen behorend bij het voorstel -

Pagina 7 van 7