Raadsvoorstel Aanschaf vergadersysteem trouwzaal

Raadsavond Zaaknummer Portefeuillehouder Voorbereid door Onderwerp

8-7-2024 677586 Gemeenteraad Griffie Aanschaf vergadersysteem trouwzaal

Beslispunten 1. Aan te schaffen een nieuw vergadersysteem voor de trouwzaal; 2. De aanschaf en installatie van dit vergadersysteem á € 57.070,00 komen ten laste van het reeds beschikbaar gestelde krediet voor geluids-/opnameinstallaties; 3. De aanschaf voor de apparatuur om te kunnen uitzenden á € 5.000,00 wordt gedekt door de budgettaire ruimte van 2024; 4. De griffie opdracht te geven om na één jaar gebruik inzichtelijk te maken wat de structurele kosten zijn voor het vergaderen met dit vergadersysteem; 5. Deze structurele kosten toe te voegen aan het griffiebudget. Inleiding In de presidiumvergadering van 6 mei 2024 heeft het presidium de griffie opdracht gegeven te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn voor een vergadersysteem voor in de trouwzaal. De griffie heeft samen met de huidige leverancier van het vergadersysteem in de raadzaal de mogelijkheden verkend. De mogelijkheden zijn voorgelegd aan het presidium en het presidium heeft het besluit genomen om over te gaan tot de aanschaf van een nieuw vergadersysteem voor in de trouwzaal.

Uitgangspunten Voor het nieuwe vergadersysteem in de trouwzaal is hoofdzakelijk het uitgangspunt dat dit vergadersysteem gemakkelijk te verwijderen is uit de trouwzaal zodat deze ruimte multifunctioneel te gebruiken blijft, daar deze ruimte in tegenstelling tot de raadzaal – zoals de benaming al doet vermoeden – hoofdzakelijk wordt gebruikt als trouwzaal. Dit vergadersysteem moet bovendien over dezelfde mogelijkheden beschikken als het vergadersysteem in de raadzaal: • beeld en geluid kunnen live worden uitgezonden en (direct) worden teruggekeken; • de naamsvermelding is in beeld en er zijn complete videotulen (de opnamen zijn doorzoekbaar op naam en onderwerp); • er kunnen presentaties in beeld worden gebracht, hetgeen ten goede komt van de videotulen. Naast dezelfde functies als het vergadersysteem in de raadzaal is ook de wens door het presidium/de raad uitgesproken om in de kernen van de gemeente Kaag en Braassem te vergaderen en deze vergaderingen uit te zenden en op te nemen. Dit nieuwe vergadersysteem biedt de mogelijkheid om buiten de muren van het gemeentehuis te vergaderen en voorziet dus in deze wens. Financiële consequenties De eenmalige kosten De kosten voor de aanschaf en installatie van dit vergadersysteem bedragen € 57.070,00. De kosten voor de aanschaf van de apparatuur om te kunnen uitzenden (via Company Webcast) bedragen € 5.000,00.

De totale eenmalige kosten bedragen dus € 57.070,00 + € 5.000,00 = € 62.070,00. €57.070,00 komt ten laste van het eerder beschikbaar gestelde krediet voor geluids/opnameinstallaties. De €5.000,00 wordt gedekt door de budgettaire ruimte van 2024. Pagina 1 van 2

De structurele kosten De structurele kosten zijn jaarlijks terugkerende kosten. De hoogte van deze kosten is afhankelijk van de diensten die worden afgenomen: • het aantal uitzendingen; • de soort ondertiteling en compabiliteitsaanpassingen. Na een geheel jaar gebruik van het nieuwe vergadersysteem kunnen de jaarlijkse structurele kosten inzichtelijk worden gemaakt. Ter vergelijking: de hoogte van de structurele jaarlijkse kosten voor het vergaderen met het vergadersysteem in de raadzaal bedraagt momenteel +/- € 4.500,00 per jaar. Omdat er meer vergaderingen zijn in de raadzaal – er wordt immers niet altijd parallel vergaderd – wordt verondersteld dat de structurele kosten voor het vergaderen met het nieuwe vergadersysteem lager zullen uitvallen dan het bovengenoemde bedrag: de verwachting is ongeveer de helft. Roelofarendsveen, 4-7-2024 Het presidium van de gemeenteraad van Kaag en Braassem, de griffier, de voorzitter, T.P. Scherpenzeel A. Heijstee-Bolt Bijlagen behorend bij het voorstel • Concept raadsbesluit Aanschaf vergadersysteem trouwzaal

Pagina 2 van 2