Raadsvoorstel Aanschaf applicatie Debatrijk voor de gemeenteraad

Raadsavond Zaaknummer Portefeuillehouder Voorbereid door Onderwerp

7-7-2025 850696 Gemeenteraad Griffie Aanschaf applicatie Debatrijk voor de gemeenteraad van Kaag en Braassem

Beslispunten 1. De applicatie van Debatrijk voor de duur van één jaar aan te schaffen met ingangsdatum 1 augustus 2025; 2. De eenmalige implementatiekosten á €18.300, inclusief het inladen van de raadsinformatie vanaf het jaar 2017 tot het heden, te dekken uit de budgettaire ruimte 2025; 3. Voor de maanden augustus t/m december van het jaar 2025 de structurele maandelijkse kosten á €1.550 per maand voor de basislicentie, de aanvullende licentie voor de chat en de aanvullende licentie voor de coach te dekken uit de budgettaire ruimte 2025; 4. Voor het jaar 2026 en verder de maandelijkse kosten structureel in de begroting op te nemen. Wat willen we bereiken Bestuurlijke stukken en informatie in het raadsinformatiesysteem (iBabs) toegankelijk maken voor gebruikers; (burger)raadsleden, griffie, ambtenaren, college van B&W, inwoners en anderen door gebruik te gaan maken van de applicatie van Debatrijk. Samenvatting De gemeenteraad van Kaag en Braassem maakt gebruik van een raadsinformatiesysteem (iBabs) om bestuurlijke stukken in te zien. Dit raadsinformatiesysteem wordt tevens door anderen gebruikt om deze bestuurlijke stukken en informatie van en over de gemeenteraad te raadplegen.

In het raadsinformatiesysteem staan veel bestuurlijke stukken en veel informatie waardoor het voor de gebruiker lastig kan zijn om de juiste bestuurlijke stukken en informatie efficiënt en effectief te vinden. De applicatie van Debatrijk maakt gebruik van een kunstmatige intelligentie (AI) om de gebruiker efficiënt en effectief te assisteren naar de juiste bestuurlijke stukken en informatie.

Pagina 1 van 4

Inleiding In het raadsinformatiesysteem staat veel data: bestuurlijke stukken, informatie van en over de gemeenteraad alsmede opnamen van de openbare vergaderingen. Meermaals is gebleken dat door deze grote hoeveelheid data het soms lastig kan zijn om op effectieve en efficiënte wijze de juiste data te vinden. Het raadswerk wordt daardoor niet makkelijker en ook voor inwoners is het vaak lang zoeken naar dat wat ze willen vinden. Ook kan het door de hoeveelheid teksten in stukken lastig zijn om grip te krijgen op kern/samenvatting van deze stukken. Bovendien is ook gebleken dat er bij de gemeenteraad de wens bestaat om dossiers die over meerdere jaren terugkomen, beter (chronologisch) geordend te krijgen. De griffie heeft onderzocht wat de mogelijkheden zijn om data beter vindbaar te maken in het raadsinformatiesysteem. Daartoe heeft de griffie in de jaren 2023 en 2024 nauw samengewerkt met iBabs om verbeteringen door te voeren in het raadsinformatiesysteem. Ondanks deze verbeteringen zijn er toch nog moeilijkheden geconstateerd in het effectief en efficiënt vinden van data. Omdat grote verbeteringen in het raadsinformatiesysteem op dit moment niet mogelijk zijn heeft de griffie alternatieven onderzocht. Voorts heeft de griffie vanuit de gemeenteraad meerdere signalen ontvangen dat het wenselijk is om meer, beter en begrijpelijker naar buiten toe (inwoners) te communiceren.

Tot slot heeft de griffie vanuit de gemeenteraad het signaal ontvangen dat er behoefte is aan coaching vanuit de griffie: hoe heeft het raadslid diens verhaal verteld?; kwam dit sterk over?; wat kan beter?; enz. enz. De griffie is uitgekomen bij de applicatie van Debatrijk, een kunstmatige intelligentie die met meerdere modules voorziet in de behoefte van de gemeenteraad. Debatrijk heeft op maandag 16 juni 2025 een demonstratie gegeven aan de gemeenteraad: daarop volgden positieve geluiden vanuit de gemeenteraad en daarom ontvangt de gemeenteraad dit raadsvoorstel. Argumenten • Om te voorzien in de behoefte van het effectief en efficiënt kunnen vinden van (bestuurlijke) stukken, zoeken binnen opnamen van openbare vergaderingen alsmede informatie van en over de gemeenteraad kan met Debatrijk een algemene zoekopdracht worden uitgevoerd. Tevens is er een chatmodule die vergelijkbaar is met de werking van ChatGPT; • Om te voorzien in de behoefte van het krijgen van een kernachtige samenvatting van de stukken en hetgeen gezegd is over deze stukken in openbare vergaderingen is er een politiek plein, inclusief journaal.

Het journaal voorziet tevens in de behoefte van meer, betere en begrijpelijke communicatie naar buiten toe (inwoners); • Om te voorzien in de behoefte van een chronologische ordening van dossiers is er een dossiermodule; • Om te voorzien in de coaching van de raadsleden is er een persoonlijke coachmodule. Kanttekeningen Op dit moment zijn er in hoog tempo ontwikkelingen in de kunstmatige intelligentie (AI). Het kan zijn dat er over bijvoorbeeld een jaar een (beter) alternatief is voor de applicatie van Debatrijk. Voor de aanschaf van Debatrijk worden er eenmalig implementatiekosten gemaakt. Bij een eventuele overstap naar een alternatief zullen naar alle waarschijnlijkheid opnieuw implementatiekosten worden gemaakt. Voor de hoogte van de implementatiekosten, zie het kopje Financiële consequenties verderop in dit raadsvoorstel.

Pagina 2 van 4

Risico’s De applicatie Debatrijk maakt gebruik van de openbare informatie die te vinden is in het raadsinformatiesysteem van iBabs. Er is daardoor geen aanvullend risico voor de privacy/informatiebeveiliging voor wat deze informatie betreft. Met de aanschaf van de applicatie van Debatrijk wordt er ook een coachmodule voor de (burger)raadsleden aangeschaft. De feedback die deze coach biedt is persoonlijk en niet voor anderen inzichtelijk. Debatrijk is verantwoordelijk voor de privacy en informatiebeveiliging van deze persoonlijke feedback-informatie. Duurzaamheid Niet van toepassing. Participatie en inspraak Voor dit raadsvoorstel is er geen participatie en inspraak mogelijk. Financiële consequenties • Eenmalig worden er kosten gemaakt voor de implementatie van de applicatie. Onder de implementatie van de applicatie wordt ook verstaan het inladen van de informatie uit het raadsinformatiesysteem. Deze kosten bedragen €18.300 en worden gedekt uit de budgettaire ruimte 2025; • De maandelijkse kosten voor de basislicentie, de aanvullende licentie voor de chat en de aanvullende licentie van de coach bedragen €1.550. Voor het jaar 2025 (maanden augustus t/m december) worden deze kosten gedekt uit de budgettaire ruimte 2025. Het totale bedrag voor deze maanden bedraagt €7.750. • Vanaf het jaar 2026 worden de maandelijkse kosten structureel opgenomen in de begroting.

De hoogte van dit bedrag op jaarbasis bedraagt €18.600. • De maandelijkse kosten worden per 1 januari van ieder nieuw kalenderjaar met maximaal 5% verhoogd. Regio Niet van toepassing. Inkoop en evaluatie Inkoopadvies Gezien de totale opdrachtwaarde (inclusief opties over 4 jaar > 50k) dient op grond van ons inkoopbeleid een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure gevolgd te worden. Het advies van Inkoop is dat op grond van de hardheidsclausule deze opdracht één op één kan worden verstrekt. Debatrijk biedt voor dit specifieke product op dit moment als enige AI-tool de volgende functionaliteiten: • Dossierfunctie; • Chatfunctie gelijkend aan ChatGPT en Copilot; • Raadscommunicatie naar buiten toe: er worden journaals gegenereerd op basis van de vergaderingen en de onderliggende stukken; • Coachfunctie.

Pagina 3 van 4

Evaluatie Het presidium gaat uiterlijk 9 maanden na aanschaf van de applicatie van Debatrijk evalueren of het wenselijk is om Debatrijk of een andere vergelijkbare applicatie voor een langere duur dan 1 jaar in te kopen. Roelofarendsveen, 30-6-2025 Het presidium van de gemeenteraad van Kaag en Braassem, de griffier, de voorzitter, T.P. Scherpenzeel A. Heijstee-Bolt

Bijlagen behorend bij het voorstel • •

Bijlage 1 NAO Offerte van Debatrijk; Raadsbesluit Aanschaf applicatie Debatrijk voor de gemeenteraad van Kaag en Braassem.

Pagina 4 van 4