Raadsvoorstel Aanbesteding accountant

Raadsavond Zaaknummer Portefeuillehouder Voorbereid door Onderwerp

10-6-2024 587089 Nick van Egmond Concerncontrol

Benoeming accountant

Beslispunten

1. De controlewerkzaamheden voor de jaarrekeningen 2024-2026 op te dragen aan Publieke Sector Accountants B.V., met de mogelijkheid tot verlenging van twee keer twee jaar, voor een bedrag van € 80.900 per jaar. 2. In te stemmen met wijziging van de begroting 2025 en verder waarbij het huidige budget per jaar van € 65.650 wordt verhoogd naar € 87.500 (inclusief stelpost voor onvoorzien).

Wat willen we bereiken

Controle van de jaarrekening door een gecertificeerde accountant. Samenvatting

Op basis van het plan van aanpak aanbesteding accountant was de financiële commissie gemandateerd de aanbestedingsleidraad met daarin de scope, de gunningcriteria en het programma van eisen en wensen vast te stellen. Er heeft vervolgens een Europese aanbesteding accountant plaatsgevonden. Er zijn drie inschrijvers geweest (BDO Audit & Assurance B.V. (BDO), Publieke Sector Accountants B.V. (PSA) en Baker Tilly N.V. (BT, onze huidige accountant). De beoordelingscommissie heeft bestaan uit de concern controller, de strategisch financieel adviseur a.i. en twee leden van de financiële commissie (1 lid van de VVD en 1 lid van PRO Kaag en Braassem). De inkoper heeft het proces begeleid. De prijs en de scores op de vastgestelde gunningscriteria zijn per inschrijver op basis van consensusbeoordeling ingevuld in een scorematrix. PSA is de inschrijver met de beste prijskwaliteitsverhouding. De opdracht is vervolgens voorlopig gegund aan PSA. Het college stelt voor over te gaan tot definitieve gunning van de opdracht door uw gemeenteraad aan Publieke Sector Accountants B.V. Voor de jaren 2025 en verder wordt voorgesteld het huidige budget per jaar te verhogen van € 65.650 naar € 87.500 (inclusief stelpost voor onvoorzien). Inleiding

De gemeenteraad heeft op 27 november 2023 het plan van aanpak aanbesteding accountant vastgesteld met daarin het besluit om: 1. De financiële commissie te mandateren de aanbestedingsleidraad met daarin de scope, de gunningcriteria en het programma van eisen en wensen vast te laten stellen. 2. Minimaal een lid van de financiële commissie onderdeel te laten zijn van de beoordelingscommissie. Pagina 1 van 4

Op 11 december 2023 zijn in de financiële commissie de concept aanbestedingsstukken accountant vastgesteld. Teven is toen besloten dat namens de financiële commissie de fracties van de VVD (1 lid) en PRO Kaag en Braassem (1 lid) participeren in de beoordelingscommissie. Aangezien de opdrachtwaarde groter was dan € 200.000 lag de bevoegdheid voor het starten en publiceren van de aanbesteding bij het college. Op 16 januari 2024 heeft het college besloten een Europese aanbestedingsprocedure accountant te starten en te publiceren op Tenderned. Daarna heeft de Europese aanbesteding plaatsgevonden. De bezwaartermijn is inmiddels afgelopen (liep t/m woensdag 8 mei) en er zijn geen kort gedingen aanhangig gemaakt. De opdracht dient nu definitief te worden gegund, dat wil zeggen dat de gemeenteraad over moet gaan tot benoeming van de accountant. Conform artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet is het namelijk de raad die de accountant aanwijst. Argumenten

Er hebben zich drie partijen (of gegadigden) ingeschreven. De inschrijvingen zijn beoordeeld door de beoordelingscommissie1 op basis van vooraf vastgestelde gunningscriteria en prijs. Eerst zijn alle inschrijvingen individueel beoordeeld door elk lid van de beoordelingscommissie. Vervolgens zijn alle individuele beoordelingen in een gezamenlijke sessie besproken en is er een consensusbeoordeling vastgesteld. De uitkomsten van de consensusbeoordeling en prijs zijn ingevuld in onderstaande scorematrix met daarin de uitkomst van de drie gegadigden.

De drie inschrijvers zijn geweest BDO Audit & Assurance B.V. (BDO), Publieke Sector Accountants B.V. (PSA) en Baker Tilly N.V. (BT, onze huidige accountant). Voor alle drie de inschrijvers geldt dat de totaalscores kwaliteit dicht bij elkaar liggen. PSA scoort alleen beter op deskundigheid team en heeft daardoor overall een hogere totaalscore kwaliteit. Voor wat betreft prijs is PSA de laagste inschrijver. Doordat PSA beter scoort op zowel kwaliteit als prijs is PSA de inschrijver met de beste prijs-kwaliteitsverhouding. De opdracht is vervolgens voorlopig gegund aan PSA.

1 De beoordelingscommissie heeft bestaan uit de concern controller, de strategisch financieel adviseur a.i. en

twee leden van de financiële commissie (1 lid van de VVD en 1 lid van PRO Kaag en Braassem). De inkoper heeft het proces begeleid.

Pagina 2 van 4

De prijs geldt voor de komende zeven jaar (drie jaar plus twee keer twee jaar). Voor de eerste periode van twee jaar geldt dat sprake is van eenzijdige verlenging (alleen de gemeente). Voor de tweede periode van twee jaar is sprake van tweezijdige verlening (zowel de gemeente als PSA). Het college stelt voor over te gaan tot definitieve gunning van de opdracht door uw gemeenteraad aan Publieke Sector Accountants B.V. Kanttekeningen

Niet van toepassing. Risico’s

Er geldt een vast jaarbedrag voor de dienstverlening voor de gemeente Kaag en Braassem voor wat betreft de accountantsdiensten certificerende functie (interim controle en controle van de jaarrekening) en natuurlijke adviesfunctie (gerelateerd aan de certificerende functie). De prijs (uurtarieven) ligt tot en met 2025 vast. Vanaf 1 januari 2026 kunnen de tarieven jaarlijks door de Opdrachtnemer (PSA) geïndexeerd worden conform het Diensten Prijs Indexcijfer (DPI 69.20.A1 Financiële audits door accountants). De prijs kan hoger of lager uitvallen wanneer: 1) er sprake is van meerwerk. Beheersmaatregelen: • procesaanpak bij implementatie met meerdere contactmomenten waarin wederzijdse verwachtingen worden uitgesproken, er wordt gekeken welke informatie reeds bij onze gemeente beschikbaar is, waar PSA gebruik van kan maken en er wordt door PSA aangegeven welke informatie zij nodig hebben; • PSA heeft duidelijke eisen gesteld aan de voorbereiding. De gemeente kan hierop anticiperen; • Bij een situatie waarbij sprake kan zijn van meerwerk, heeft PSA aangegeven dat dit vooraf wordt besproken. Om het meerwerk te beperken wordt bijvoorbeeld besproken wat de gemeente zelf kan doen; • Interne functies Concern Controller en medewerker AO/(V)IC: borging van kennis. 2) fluctuatie in grootte en aantal SiSa regelingen.

De SiSa regelingen zijn uitgevraagd op basis van besteding (drie categorieën: besteding jaar T groter dan € 0 en kleiner dan € 125.000, besteding jaar T groter dan € 125.000 en kleiner dan € 1.000.000 en besteding jaar T groter dan € 1.000.000). De inschrijvers hebben voor deze drie categorieën een prijs per SiSa regeling afgegeven. Een toename in het aantal SiSa regelingen zal een wezenlijke impact hebben op de controlewerkzaamheden. De invloed van de gemeente is hierin beperkt. Duurzaamheid

Social Return is structureel opgenomen in het Aanbestedingsbeleid als onderdeel van duurzaam inkopen. Doel is dat de opdrachtnemer een bijdrage levert aan zijn maatschappelijke verantwoordelijkheid. Voor deze aanbesteding is een Social Return verplichting bepaald ter waarde van 5% van de opdrachtsom. De wijze van vormgeving wordt in de implementatiefase afgestemd met de gemeente en zal worden vastgelegd in werkafspraken die deel uitmaken van de overeenkomst. Pagina 3 van 4

Participatie en inspraak

Niet van toepassing.

Financiële consequenties

Voor de jaren 2025 en verder wordt voorgesteld in te stemmen met een ophoging van het huidige budget per jaar van € 65.650 naar € 87.500 (inclusief stelpost voor onvoorzien). Regio

Niet van toepassing Evaluatie

De benoeming is voor de jaarrekening 2024, 2025 en 2026. Medio 2025 wordt met uw raad geëvalueerd of de dienstverlening kan worden uitgebreid met de controle van de jaarrekening 2027 en 2028. Als dat zo is, leggen wij het besluit tot verlenging van het contract aan uw raad voor. Roelofarendsveen, 28-5-2024 Burgemeester en wethouders van Kaag en Braassem, de gemeentesecretaris, de burgemeester, J.J. Démoed A. Heijstee-Bolt

Pagina 4 van 4