Raadsletter Kaag & Braassem 2024

Raadsletter 2024 Financiële commissie Kaag en Braassem

Sylvia Jansen Ralf van Hattem 17 februari 2025

Controleproces Stap 1: Controleplan en randvoorwaarden

Accountantsverslag en controleverklaring

Plan van aanpak Continu: inventarisatie en bijstelling risico’s

Stap 3: Controle jaarrekening 17 februari 2025 Managementletter

Stap 2: Beoordelen bedrijfsprocessen en interne controles

Materialiteit De materialiteitsbepaling bij de gemeente Kaag en Braassem is gebaseerd op het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Voor fouten is deze gebaseerd op 1% van de totale lasten inclusief dotaties aan de reserves en voor onzekerheden op 3% van de lasten inclusief dotaties aan de reserves. Bij onze controleplanning zijn wij vooralsnog uitgegaan van de cijfers volgens de begroting 2024. Bron: begroting 2024* Goedkeuringsmaterialiteit

Fouten

Onzekerheden € 770.000

*de totale lasten (incl. stortingen in de reserves) op basis van de primaire begroting 2024 bedragen € 77.659.000.

€ 2.310.000

Algemeen beeld Het boekjaar 2024 is het eerste jaar van de samenwerking tussen uw gemeente en Publieke Sector Accountants. De samenwerking met uw gemeente hebben wij de afgelopen periode als prettig ervaren. De communicatie verloopt over het algemeen goed en wij zien een constructieve opstelling bij de ambtelijk organisatie. Wel zien wij diverse onderwerpen waarop de gemeente zich verder zou kunnen professionaliseren. Deze onderwerpen hebben wij samengevat in procesbevindingen welke wij met uw management via de managementletter hebben gedeeld. Op hoofdlijnen is de interne beheersing op orde, waardoor wij onze controle kunnen uitvoeren. Om in de toekomst toe te werken naar een efficiëntere controle zullen de verbeterpunten moeten worden opgevolgd door uw organisatie.

Procesbevindingen Op basis van de interimcontrole 2024 zijn er enkele significante bevindingen naar voren gekomen met betrekking tot de interne beheersing bij de gemeente Kaag en Braassem: •

Controle van memoriaalboekingen – De interne beheersing rondom het muteren van het memoriaal beperkt zich tot correctieboekingen die taakveldoverschrijdend zijn. Aanbeveling: Scherp de interne controle aan, waaronder de inrichting van autorisaties.

•

Controle op juistheid crediteurenstamgegevens – De controle beperkt zich tot de gegevens op de ontvangen factuur. Aanbeveling: Breidt de controle uit naar externe informatie, bijvoorbeeld door een algemeen telefoonnummer te contacteren of de website van de crediteur te raadplegen.

•

Prestatielevering – Geen eenduidige controle op prestatielevering, (nog) geen intern beleid aanwezig. Aanbeveling: Uw gemeente maakt een beleid, welke in 2025 ingebruik wordt genomen. Gebruik dit jaar om te evalueren of het beleid passend is

•

Steekproef op betalingen – Binnen het betalingsproces wordt een beperkte steekproef uitgevoerd op de betalingen. Aanbeveling: Herevalueer het betaalproces en bekijk hierbij de samenhang van de controles binnen het proces.

• Preventieve controles t.b.v. rechtmatige aanbestedingen ontbreken of zijn niet zichtbaar vastgelegd. Aanbeveling: Introduceer het reeds voorbereide startformulier. Betrek daarnaast een deskundig inkoper vanaf een grensbedrag.

Aandachtspunten Op basis van de interimcontrole 2024 zijn er enkele aandachtspunten naar voren gekomen voor de jaarrekening 2024: • Foutenherstel WNT verantwoording • Voorzieningen Ghoybos • Verantwoording uitbestede activiteiten sociaal domein moeten tijdig zijn opgeleverd door derden partijen om vertraging in het proces te voorkomen • Tijdige en kwalitatieve oplevering om vertraging in het proces te voorkomen

Actuele ontwikkelingen 1. Duurzaamheidsrapportage bij lokale overheden. 2. Nieuwe notities van de commissie BBV (rente, overhead en grondexploitaties). 3. Kadernota rechtmatigheid geactualiseerd voor 2024.

Vragen