Raadsinformatiebrief projectplanning Rechtmatigheidsverantwoording + DHT (ondertekend)

Aan de gemeenteraad

datum

22-08-2023

zaaknr. behandeld door onderwerp

bijlage(n)

Concern control Projectplanning rechtmatigheidsverantwoording/ doorontwikkeling horizontaal toezicht/risicomanagement 1

Geachte leden van de raad, In de raadsvergadering van 3 juli 2023 is het onderwerp “kaders rechtmatigheidsverantwoording en accountantscontrole op getrouwheid vanaf verslagjaar 2023” behandeld en vastgesteld. Op het eerdere voorstel van het college van 30 mei 2023 met zeven geformuleerde beslispunten is een amendement aangenomen. Een van de aanpassingen betrof het vrijgeven van het budget voor eenmalige kosten ad € 730.000. Dit budget zal worden vrijgegeven ná het opstellen van een projectplanning (Beslispunt 8). In deze raadsinformatiebrief informeren wij u over de opgestelde projectplanning. Deze planning is als bijlage bij deze raadsinformatiebrief gegeven. Aanleiding Als gemeente moeten we op zeer korte termijn voldoen aan drie verplichtingen/speerpunten, die sterke raakvlakken met elkaar hebben, namelijk: 1. de wettelijk verplichting van het college om vanaf de jaarstukken 2023 hierin een intern onderbouwde en gecontroleerde rechtmatigheidsverantwoording én een extra nieuwe collegetoelichting over kwaliteit van de gemeente brede interne beheersing in de Bedrijfsvoeringparagraaf op te nemen. 2. het vereiste zichtbare interne fiscale beheersingssysteem om in 2023 het bestuurlijk gewenste Doorontwikkeling Horizontaal Toezicht-convenant nieuwe stijl met de fiscus af te kunnen sluiten. 3.

de afwikkelverplichting van de nog openstaande raadsopdracht van najaar 2022 om te komen tot een nieuwe ‘Nota integraal risicomanagementbeleid en weerstandsvermogenbeleid’ en de implementatie daarvan. Deze nieuwe verplichtingen stellen hogere eisen aan de wijze van interne risicogerichte sturing, beheersing, (rechtmatigheids-)verantwoording en controle op het gebied van getrouwheid en financiële rechtmatigheid. Om aan deze verplichtingen te kunnen voldoen is intern een uitgebreid Plan van Aanpak opgesteld.

Pagina 1 van 3

onderwerp

Projectplanning

In dit PvA zijn de activiteiten en (deel)producten benoemd, is een planning opgenomen en is de financiële consequentie in kaart gebracht. De raad heeft gevraagd om de projectplanning met haar te delen om op deze manier de controle over het project sterk te verhogen en om periodiek geïnformeerd te worden over de voortgang. De raad blijft hierdoor grip houden op het resultaat en kan bijsturen wanneer zij dat nodig acht. Projectplanning Dit projectplan kent een vijftal te doorlopen gebundelde hoofdsporen gedurende de projectduur van een jaar vanaf 1-6-2023 t/m 31-5-2024, waarbij rekening gehouden van een mogelijke uitloop tot 1-7-2024 voor bediening accountantscontrole rechtmatigheidsverantwoording over 2023 en procesrisicoanalyses en beschrijvingen. De uitvoering van projectactiviteiten wordt gepland en gedaan in volgorde van onderlinge afhankelijkheid waarbij ook rekening wordt gehouden met te stellen prioritering van en te behalen efficiency met de projectactiviteiten door gelijktijdig laten lopen of bundelen van deze activiteiten. De drie hiervoor genoemde speerpunten/verplichtingen zijn integraal opgenomen in de vijf opgenomen hoofdsporen: 1. Ambitieniveau en kaders interne beheersing en aanpassen interne regelgeving 2. Bepalen belangrijke processen (scope interne beheersing) en operationele inbedding (procesverantwoordelijkheden en -eigenaren) 3.

Bepalen toetsingskaders (procesrisico-analyse, beheersmaatregelen, procesbeschrijvingen) en aanpakken/oplossen verbeteracties 4. Verbijzonderde Interne Controle (VIC) jaarplan, controleplan/ werkprogramma’s per proces, uitvoeren en rapporteren VIC-controles 5. Opzetten intern beheers/monitorsysteem en de daaruit afgeleide ‘producten’ als DHT-convenant en rechtmatigheidsverantwoording 2023 incl. toelichting Voortgang In de zomerperiode is, mede in verband met de beschikbare interne en externe capaciteit, voornamelijk uitvoering gegeven aan de projectactiviteiten binnen de vijf hoofdsporen, die betrekking hebben op het speerpunt om te (kunnen) voldoen aan de wettelijke verplichting inzake de rechtmatigheidsverantwoording. Er zijn geen afwijkingen op de planning te melden.

Pagina 2 van 3

onderwerp

Projectplanning

De komende periode zullen wij u blijven informeren over de voortgang van het project zoals in het raadsbesluit is aangegeven en afgesproken. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Kaag en Braassem, de loco-gemeentesecretaris, de burgemeester, J.J. Démoed A. Heijstee-Bolt

Pagina 3 van 3