Projectplan RV+DHT+IRM - voortgangsstatus (bespreking in fincie) per 29-01-2024

PROJECTPLAN Rechtmatigheidsverantwoording, DHT en Integraal Risicomanagement 3-7-2023: VOORTGANGSTATUS 29-01-2024 AUDITCIE PROJECTPLAN IN 5 SPOREN Sporen Project(deel)resultaten: ↓ ↓ Spoor 1

Ambitieniveau en kaders van interne beheersing eerst vooraf bepalen en vervolgens later de interne regelgeving hierop aanpassen. Dit spoor omvat de bepaling en vooraf vaststelling van de onderstaande richtinggevende kaders, waarvan enkele kaders al op 3 juli 2023 door uw raad (GR) zijn vastgesteld. Gezien de beschikbare tijd nu zullen de dan vastgestelde kaders pas later in de betreffende interne regelgeving worden opgenomen en zullen de herziene interne regels natuurlijk weer aan de raad ter formele vaststelling worden aangeboden: Onderdelen kaderstelling Ambitieniveau interne beheersing en collegeverantwoording daarover 2023 t/m 2028 vooralsnog te beperken tot: ▪ voldoening aan de wettelijk gestelde getrouwheids- en fin. rechtmatigheidseisen, en ▪ voldoening aan de minimale fiscale eisen voor het kunnen afsluiten van het bestuurlijk gewenste DHT-convenant eind 2023

Status 29-1-2024 Auditcie ↓

* Afgerond: Ambitieniveau 2023 t/m 2028 is door GR op 3-7-2023 vastgesteld.

Visie op control o.b.v. zoveel mogelijk het 3LM-risicobeheersingsmodel intern bepalen die nu ontbreekt

* Afgerond: Uitgaande van het door GR vastgestelde Ambitieniveau 2023 t/m 2028 is de Visie op Control 2023ev middels het 3L-interne risicobeheersingsmodel door de GR op 18-12-2023 vastgesteld.

Rechtmatigheidsverantwoordingsgrenspercentage bepalen op 1% en opnemen in Financiële verordening 2023

* Afgerond: Rechtmatigheidsverantwoordingsgrenspercentage is door de GR op 3-7-2023 vastgesteld. * Afgerond: Het door de GR op 3-7-2023 vastgestelde Rechtmatigheidsverantwoordingsgrenspercentage is opgenomen in de nieuwe Financiële verordening 2023 die door de GR op 18-12-2023 is vastgesteld.

Rechtmatigheidsrapporteringsgrens bepalen op ≥ € 150.000 en opnemen in Financiële verordening 2023

* Afgerond: Rechtmatigheidsrapporteringsgrens is door de GR op 3-7-2023 vastgesteld. * Afgerond: De door de GR op 3-7-2023 vastgestelde Rechtmatigheidsrapporteringsgrens is opgenomen in de nieuwe Financiële verordening 2023 die door de GR op 18-12-2023 is vastgesteld.

Accountantscontrole-goedkeuringstoleranties bepalen op 1% voor fouten resp. 3% voor onzekerheden en opnemen in Controleverordening 2023 + Controleprotocol 2023

* Afgerond: Accountantscontrole-goedkeuringstoleranties zijn door de GR op 3-7-2023 vastgesteld. * Afgerond: De door de GR op 3-7-2023 vastgestelde Accountantscontrole-goedkeuringstoleranties zijn opgenomen in: 1) de Controleverordening 2023, en 2) het Controleprotocol 2023, die beiden door de GR op 18-12-2023 zijn vastgesteld.

Accountantsverslag-rapportagetolerantie bepalen op ≥ € 150.000 en opnemen in Controleverordening 2023 + Controleprotocol 2023

* Afgerond: Accountantscontrole-rapportagetolerantie is door de GR op 3-7-2023 vastgesteld. * Afgerond: De door de GR op 3-7-2023 vastgestelde Accountantscontrole-rapportagetolerantie zijn opgenomen in: 1) de Controleverordening 2023, en 2) het Controleprotocol 2023, die beiden door de GR op 18-12-2023 zijn vastgesteld.

EXTRA WERK BUITEN DE PROJECTSCOPE => Verordening onderzoeken Doelmatigheid & Doeltreffendheid bestuur 2023

* Afgerond: Verordening onderzoeken Doelmatigheid & Doeltreffendheid bestuur 2023, die buiten de projectscope viel, is alsnog aangepast aan de gewijzigde situatie en door de GR op 18-12-2023 vastgesteld.

"Financiële rechtmatigheidsnormenkader voor 2023 voorlopig" herijken en zo veel mogelijk minimaliseren met betrokkenheid van de proceseigenaren en met link naar de te onderkennen kritische processen Uiterlijk 31-12-2023 het 'Financiële rechtmatigheidsnormenkader voor 2023 voorlopig" opstellen en door de raad laten vaststellen

* Afgerond: "Financiële rechtmatigheidsnormenkader voor 2023 voorlopig" is door de GR op 18-12-2023 vastgesteld.

"Financiële rechtmatigheidsnormenkader voor 2023 definitief" herijken en zo veel mogelijk minimaliseren met betrokkenheid van de proceseigenaren en met link naar de te onderkennen kritische processen. Uiterlijk in Q1-2024 het "Financiële rechtmatigheidsnormenkader voor 2023 definitief " opstellen en door de raad laten vaststellen

* TODO op schema: "Financiële rechtmatigheidsnormenkader voor 2023 definitief" opstellen en door de raad laten vaststellen uiterlijk in Q1-2024.

Nota M&O-beleid die voorheen ontbrak bepalen en door het college laten vaststellen.

* TODO op schema: Er is een nieuw Nota M&O beleid in concept opgesteld dat nog intern besproken moet worden en door het college in februari 2024 vastgesteld gaat worden.

Nota integraal risicomanagement- en weerstandvermogen-beleid bepalen in opdracht van de raad najaar 2022 en vervolgens zorgdragen voor vaststelling door de raad en vervolgens zorgdragen voor de implementatie hiervan

* TODO op schema: Er is als een concept-basis voor de nieuwe Nota IRM&WV die nog intern besproken en definitief gemaakt moet worden en door de raad uiterlijk in het Q1-2024 vastgesteld gaat worden.

Fiscale beleidskader gemeente K&B 2023-2026

* Afgerond: Fiscale beleidskader gemeente K&B 2023-2026 is door het college op 12-7-2022 vastgesteld. De inbedding van de hierin opgenomen fiscale commissie in de praktijk is momenteel nog wel een aandachtspunt vanwege personeelswisselingen en -vertrekken.

Spoor 2 * Scope van interne beheersing en daarmee te beheersen kritische (intern en extern uitgevoerde) processen bepalen, en * vervolgens bij de nog aan te wijzen proceseigenaren * beleggen van de integrale procesbeheersingsverantwoordelijkheid o.b.v. onder meer de nog te ontwikkelen Visie op control gebaseerd op zoveel mogelijk het 3LM-risicobeheersingsmodel.

* Afgerond STAP 1: Interne beheersing-scope (kritische processen) en dus ook VIC-scope is bepaald en afgerond. * TODO STAP 2 en 3: op schema: STAP 2 Proceseigenaren per kritische proces zijn grotendeels al verkend en moeten na afronding verkenning ism Michel Bril door het DT formeel als "proceseigenaar" benoemd worden in Q1-2024. STAP 3: Het beleggen van de procesverantwoordelijkheid in de 1e lijn bij deze kritische formele proceseigenaren zal geschieden door overdracht van de door de 1e lijn na te leven spelregels vanuit: - de al afgeronde "Interne beheersing-scope (kritische processen)", - de door de raad op 18-12-2023 vastgestelde "Visie op Control icm 3LM (VOC-3LM)", - de door de raad op 18-12-2023 vastgestelde "Financiële rechtmatigheidsnormenkader voor 2023 voorlopig (en later definitief)", - de door de raad op 18-12-2023 vastgestelde "Financiële verordening", - de door de raad vastgestelde meest actuele "Programmabegroting", - de door de raad op 18-12-2023 vastgestelde "Controleverordening" en bijbehorend "Controleprotocol", - de door het college nog in februari 2024 vast te stellen nieuwe "Nota M&O-beleid", - de door het college nog in februari 2024 vast te stellen "meerjarig VIC-masterplan 2023-2028", en - de door de raad nog in Q1-2024 vast te stellen nieuwe "Nota IRM&WV".

Spoor 3

* TODO STAP 1 achterstand: STAP 1 Per kritisch proces bepalen van de vigerende toetsingskaders is onder meer afhankelijk van: => regels t.a.v. voorwaarden-criterium (vnl recht, duur en hoogte-bepalingen primair aandacht): - de door de raad op 18-12-2023 vastgestelde "Financiële rechtmatigheidsnormenkader voor 2023 voorlopig (definitief)" (waaronder de geldende GW, BBV, uitspraken cie BBV, Landelijke Kadernota Rechtmatigheid, BADO, Dit spoor zal ook na projecteinde van 31-5-2024 doorlopen, omdat het op orde krijgen en beschrijven van alle nog te bepalen kritische processen niet binnen één projectjaar gerealiseerd kan worden en bovendien dit spoor na SiSa-rijksvoorschriften, Fiscale en overige relevante externe Europese en landelijke wet- en regelgeving) eenmalige actualisatie jaarlijks herhaald moet worden omdat processen en bijbehorende normen-, toetsingskaders en risico's onderhevig zijn aan wijzigingen van wet- en regelgeving en andere ontwikkelingen. => regels t.a.v. begroting-criterium: - de door de raad op 18-12-2023 vastgestelde "Financiële verordening" - de door de raad vastgestelde meest actuele "Programmabegroting" - de door de raad op 18-12-2023 vastgestelde "Controleverordening" en bijbehorend "Controleprotocol" => regels t.a.v. M&O-criterium: - de door het college nog in februari 2024 vast te stellen nieuwe "Nota M&O-beleid". Spoor 3a.

Bepalen van de nu ontbrekende toetsingskaders, Uitvoeren procesrisicoanalyses en treffen van (fiscale)risicobeheersmaatregelen in de vorm van een Internal (Tax) Control Framework, en Opstellen van uniforme procesbeschrijving per kritisch proces, waarbij ook aandacht zal worden besteed aan de fiscale risicobeheersing.

Na vaststelling door het college van het "Nota M&O-beleid" in februari 2024 kan met deze stap per kritisch proces gestart worden.

* TODO STAP 2 en STAP 3 achterstand: met de opmerking dat dit spoor 3a, zoals ook hiernaast in het projectplan aangegeven is, een meerjarig spoor is dat ook na de projecteinddatum zal doorlopen! STAP 2 Per kritisch proces door de 1e lijn proceseigenaren uitvoeren van proces-risicoanalyses o.b.v. de Nota IRM&WV en het treffen én vastleggen van risicogerichte (fiscale) risicobeheersmaatregelen in het centrale Engage-systeem in de vorm van een Internal (Tax) Control Framework (risicobeheersmatrix) is pas mogelijk: - na vaststelling door de raad in Q1-2024 van de nieuwe "Nota IRM&WV", - na formele bepaling door het DT van de "proceseigenaren" in Q1-2024, - na bepaling van het vigerend toetsingskader per kritisch proces vanuit STAP 1 waarmee pas gestart kan worden na collegevaststelling van de "Nota M&O-beleid" in februari 2024. STAP 3 Pas na deze voorafgaande proces-risicoanalyses per kritisch proces in STAP 3 zullen per kritisch proces de AO/IBprocesbeschrijvingen door de 1e lijn proceseigenaren beschreven kunnen worden zodat deze AO/IB-procesbeschrijvingen: 1. actueel zijn, 2. risicogericht toereikend zijn opgezet zodat - conform de door de raad vastgestelde VOC-3LM - minimaal de gelopen getrouwheids-, financiële rechtmatigheids- en fraude-risico’s zijn afgedekt, 3. adequaat in de 6W+H-vorm beschreven zijn, 4.

centraal in het aangeschafte centrale vastleggingssysteem Engage vastgelegd zijn, én 5. in de 1e lijn procesuitvoeringspraktijk door de procesbetrokkenen ook nageleefd worden en derhalve dus in de praktijk daadwerkelijk bestaan en gedurende het hele verslagjaar continue werken.

Spoor 3b. Specifiek aanpakken en oplossen van de meest urgente verbeteracties vanuit het nulmeting-rapport EFK Belastingadviseurs van 24-4-’23 voor ultimo 2023 zodat het DHT-convenant eind 2023 afgesloten kan worden. Er is een maximale uitloop t/m Q1-2024 als fiscus dat goedkeurd op basis van aantoonbaar gemaakte vorderingen t/m 2023.

Spoor 4

Spoor 4. * Verbeteren Verbijzonderde Interne Controle-jaarplan en * vervolgens uitwerken van de hiervan afgeleide Interne Controle-proceswerkprograma's per kritisch proces, en * vervolgens deze - na afstemming met de accountant en vaststelling door het college - uitvoeren, en * de controleresultaten hiervan halfjaarlijks rapporteren aan de verantwoordelijke proceseigenaren, het DT en het integraal eindverantwoordelijke college. Zo nodig zal tevens de raad tijdig worden ingelicht op basis van de hierboven bij spoor 1 te bepalen verantwoordingwijze over de interne beheersing en dreigende materiele rechtmatigheidsafwijkingen die niet meer herstelbaar zijn.

AL GEDAAN * Procesbeschrijvingen die van belang waren voor het reeds afgesloten DHT-convenant en voor enkele kritische processen (zoals Inkoop, Personeel en Bouwleges) zijn vanwege urgentie al op hoofdlijnen in excel/word-vorm in beeld gebracht. Nadere uitwerking conform bovenstaande werkwijze, verfijning van deze en opname in Engage moet nog gebeuren. * Verder is er gekozen om het Engage-systeem als centrale AO-IB-proces- resp. Internal (Tax) Control Frameworkrisicovastleggingstool aan te schaffen waarvan al een demo is gegeven en gestart is met de GRC-hoofdinrichting van Engage. * Per heden zijn wij ook bezig met het werven van een nieuwe vaste AO/IC-medewerker, want de per september 2023 gestartte vaste medewerker gaat per 1-2-2024 uitdienst omdat er geen wederzijds match was qua taken en verwachtingen. * Afgerond: Na belegging van de specifiek te verrichten DHT-acties (na budgettoekenning van de raad op 3-7-2023) zijn diverse acties op gang gezet. Een 4-tal belastingdienst-medewerkers zijn op 2-11-2023 fysiek op bezoek bij onze gemeente geweest om te beoordelen en te zien of we al voldoende voorbereid zijn om een nieuwe DHT-convenant af te sluiten voor wat betreft de rijksbelastingen BTW/BCF, LH en VPB. We hebben een nieuwe DHT-convenant 2023 t/m 2026 met de fiscus dat per 29-11-2023 bestuurlijk is ondertekend.

Wel moeten wij nog wel een aantal (V)IC-controleuitkomsten i.c. over 2023 (in Q1-2024) en verder jaarlijks overhandigen aan de fiscus. TODO STAP 1 op schema: Het meerjarig VIC-masterplan 2023-2028 (= meerjarig handboek en beleidskaders verbijzonderde interne controle) en het hiervan afgeleide jaarlijkse VIC-jaarplan worden beiden begin februari 2024 door het college vastgesteld. Dit overkoepelende meerjarige VIC-masterplan 2023-2028 is een extra opgave dat buiten de projectscope valt, maar was nodig om - de (V)IC-kaderstelling, -handelswijze en -taken, die overigens in lijn zijn met de bovenstaande per 18-12-2023 recent vastgestelde lokale kaders van de gemeente, meerjarig goed in de 2e lijn IC- en 3e lijn VIC-functie te borgen, en - de tekstuele omvang van het jaarlijkse VIC-jaarplan te beperken door hiernaar te verwijzen. * TODO STAP 2 en 3 op schema: Gezien onder meer het tijdsdruk is voor de praktische en snelle uitvoering van de (V)IC-controle's van het verslagjaar 2023 gekozen voor het hanteren van "IC-checklisten per kritisch proces" i.p.v. de beoogde uitgebreide "IC-werkprogramma's per kritisch proces". De te hanteren checklists zijn afgestemd met de accountant. Vanaf het controlejaar 2024 zullen de beoogde uitgebreide "IC-werkprogramma's per kritisch proces" worden gehanteerd die in lijn zijn met het meerjarig VIC-masterplan 2023-2028.

* TODO STAP 3 en 4 op schema: De kritische processen en de uit te voeren (V)IC-controles hierbij over 2023 zijn afgestemd met de accountant en worden in volle gang in afstemming met de accountant uitgevoerd. Bij de (V)IC van de kritische processen die namens de gemeente KB extern worden uitgevoerd (o.a. Gem. belastingen, Participatiewet, WMO, Jeugd, Leerlingenvervoer etc) zijn wij uiteraard afhankelijk van de separate verantwoordingen van deze uitbestede financiele stromen en de daarbij te leveren accountantsverklaring van hun huisaccountants. Ook hebben we te maken met de te geven controle-instructies inzake fin rechtmatigheid aan deze huisaccountants.

Spoor 5

Opzetten interne beheersingsmonitoringsysteem en op basis van de resultaten vanuit de halfjaarlijkse (verbijzonderde) interne controles maar ook de resultaten vanuit de accountantscontroles, die mede gericht zullen zijn op de controle en monitoring van de fiscale aspecten: ▪ afsluiten van het DHT-convenant eind 2023 met de fiscus (met mogelijke maximale uitloop t/m Q1-2024 obv goedkeuring fiscus bij aantoonbaar gemaakte voortgang),

* Nog niet aan de orde, en het in Q1-2024 op te zetten interne monitoringssysteem (excel) zal gevuld worden met bevindingen die betrekking hebben op het verslag-/controlejaar 2023.

▪ opstellen en opname van de Rechtmatigheidsverantwoording 2023 als onderdeel van de jaarrekening 2023ev. (inclusief beantwoording controlevragen), en ▪ opstellen en opname van de collegetoelichting over de kwaliteit van de interne beheersing in de paragraaf Bedrijfsvoering van de jaarstukken 2023ev. (inclusief beantwoording controlevragen).

* Nog niet aan de orde, en wordt onderdeel van de op te stellen jaarrekening 2023ev. * Nog niet aan de orde, en wordt onderdeel van de op te stellen jaarverslag 2023ev.

* Afgerond: Na belegging van de specifiek te verrichten DHT-acties (na budgettoekenning van de raad op 3-7-2023) zijn diverse acties op gang gezet. Een 4-tal belastingdienst-medewerkers zijn op 2-11-2023 fysiek op bezoek bij onze gemeente geweest om te beoordelen en te zien of we al voldoende voorbereid zijn om een nieuwe DHT-convenant af te sluiten voor wat betreft de rijksbelastingen BTW/BCF, LH en VPB. We hebben een nieuwe DHT-convenant 2023 t/m 2026 met de fiscus dat per 29-11-2023 bestuurlijk is ondertekend. Wel moeten wij nog wel een aantal (V)IC-controleuitkomsten i.c. over 2023 (in Q1-2024) en verder jaarlijks overhandigen aan de fiscus.