Projectplan RV+DHT+IRM - voortgangsstatus (bespreking in auditcie) per 09-09-2024 def

PROJECTPLAN Rechtmatigheidsverantwoording, DHT en Integraal Risicomanagement 3- VOORTGANGSTATUS 09-09-2024 AUDITCIE PROJECTPLAN 7-2023: IN 5 SPOREN Sporen Project(deel)resultaten: ↓ ↓

Status in kleuren 09-09-2024 Auditcie ↓ Extra taak afgerond dat buiten projectscope zat Afgerond Op schema Achterstand Nog niet aan de orde

Spoor 1

Onderdelen kaderstelling Ambitieniveau interne beheersing en collegeverantwoording daarover 2023 t/m 2028 vooralsnog te beperken tot: ▪ voldoening aan de wettelijk gestelde getrouwheids- en fin. rechtmatigheidseisen, en ▪ voldoening aan de minimale fiscale eisen voor het kunnen afsluiten van het bestuurlijk gewenste DHT-convenant eind 2023 Visie op control o.b.v. zoveel mogelijk het 3LM-risicobeheersingsmodel intern bepalen die nu ontbreekt Rechtmatigheidsverantwoordingsgrenspercentage bepalen op 1% en opnemen in Financiële verordening 2023

Rechtmatigheidsrapporteringsgrens bepalen op ≥ € 150.000 en opnemen in Financiële verordening 2023

Ambitieniveau 2023 t/m 2028 is door GR op 3-7-2023 vastgesteld.

Uitgaande van het door GR vastgestelde Ambitieniveau 2023 t/m 2028 is de Visie op Control 2023ev middels het 3L-interne risicobeheersingsmodel door de GR op 18-12-2023 vastgesteld. * Rechtmatigheidsverantwoordingsgrenspercentage is door de GR op 3-7-2023 vastgesteld. * Het door de GR op 3-7-2023 vastgestelde Rechtmatigheidsverantwoordingsgrenspercentage is opgenomen in de nieuwe Financiële verordening 2023 die door de GR op 18-12-2023 is vastgesteld. * Rechtmatigheidsrapporteringsgrens is door de GR op 3-7-2023 vastgesteld. * De door de GR op 3-7-2023 vastgestelde Rechtmatigheidsrapporteringsgrens is opgenomen in de nieuwe Financiële verordening 2023 die door de GR op 18-12-2023 is vastgesteld.

Accountantscontrole-goedkeuringstoleranties bepalen op 1% voor fouten resp. 3% voor onzekerheden en opnemen in Controleverordening * Accountantscontrole-goedkeuringstoleranties zijn door de GR op 3-7-2023 vastgesteld. 2023 + Controleprotocol 2023 * De door de GR op 3-7-2023 vastgestelde Accountantscontrole-goedkeuringstoleranties zijn opgenomen in: 1) de Controleverordening 2023, en 2) het Controleprotocol 2023, die beiden door de GR op 18-12-2023 zijn vastgesteld. Accountantsverslag-rapportagetolerantie bepalen op ≥ € 150.000 en opnemen in Controleverordening 2023 + Controleprotocol 2023

* Accountantscontrole-rapportagetolerantie is door de GR op 3-7-2023 vastgesteld. * De door de GR op 3-7-2023 vastgestelde Accountantscontrole-rapportagetolerantie zijn opgenomen in: 1) de Controleverordening 2023, en 2) het Controleprotocol 2023, die beiden door de GR op 18-12-2023 zijn vastgesteld.

EXTRA WERK BUITEN DE PROJECTSCOPE => Verordening onderzoeken Doelmatigheid & Doeltreffendheid bestuur 2023

Verordening onderzoeken Doelmatigheid & Doeltreffendheid bestuur 2023, die buiten de projectscope viel, is alsnog aangepast aan de gewijzigde situatie en door de GR op 18-12-2023 vastgesteld. Het voorlopige "Financiële rechtmatigheidsnormenkader voor 2023 voorlopig" is door de GR op 18-12-2023 vastgesteld.

"Financiële rechtmatigheidsnormenkader voor 2023 voorlopig" herijken en zo veel mogelijk minimaliseren met betrokkenheid van de proceseigenaren en met link naar de te onderkennen kritische processen. Uiterlijk 31-12-2023 het 'Financiële rechtmatigheidsnormenkader voor 2023 voorlopig" opstellen en door de raad laten vaststellen "Financiële rechtmatigheidsnormenkader voor 2023 definitief" herijken en zo veel mogelijk minimaliseren met betrokkenheid van de proceseigenaren en met link naar de te onderkennen kritische processen. Uiterlijk in Q1-2024 het "Financiële rechtmatigheidsnormenkader voor 2023 definitief " opstellen en door de raad laten vaststellen

Het definitieve "Financiële rechtmatigheidsnormenkader 2023" is recent herrijkt en er zijn t.o.v. het al op 18-12-2023 vastgestelde voorlopige normenkader 2023 een klein aantal wijzigingen getraceerd. Dit definitieve fin. rechtmatigheidsnormenkader 2023 is in de GR van 22-4-2024 vastgesteld.

EXTRA "Financiële rechtmatigheidsnormenkader voor 2024 voorlopig" herijken en zo veel mogelijk minimaliseren met betrokkenheid van de proceseigenaren en met link naar de te onderkennen kritische processen. Uiterlijk 1-7-2024 het 'Financiële rechtmatigheidsnormenkader voor 2024 voorlopig" opstellen en door de raad laten vaststellen Nota M&O-beleid die voorheen ontbrak bepalen en door het college laten vaststellen. Nota integraal risicomanagement- en weerstandvermogen-beleid bepalen in opdracht van de raad najaar 2022 en vervolgens zorgdragen voor vaststelling door de raad en vervolgens zorgdragen voor de implementatie hiervan

Het voorlopige Financiële rechtmatigheidsnormenkader 2024 zal aan de raad van 14-10-2024 ter vaststelling worden aangeboden. Dit is een jaarlijks terugkerend proces en onderdeel van de controleplanning.

Fiscale beleidskader gemeente K&B 2023-2026

Fiscale beleidskader gemeente K&B 2023-2026 is door het college op 12-7-2022 vastgesteld. De hierin opgenomen fiscale commissie was in de praktijk nog wel een aandachtspunt. Inmiddels zijn er door de clustermanager Middelen per kwartaal fiscale commissie vergaderingen ingepland met als deelnemers clustermanager Middelen, Concerncontroller, Financieel adviseur en Medewerker financiën met als aandachtsgebied BTW.

De nieuwe Nota M&O beleid is door het college op 27-2-2024 vastgesteld. De nieuwe Nota IRM&WV is als raadsvoorstel ingebracht in de GR van 17-6-2024 en vastgesteld. Noot: deze nieuwe bredere nota gaat ook in het gemeentebreed in te voeren integraal risicomanagementbeleid en niet alleen op hoe de weerstandsvermogenratio in de P&C-stukken worden bepaald!

Spoor 2 Stap 2.1 * Scope van interne beheersing en daarmee te beheersen kritische (intern en extern uitgevoerde) processen bepalen, en Stap 2.2 * vervolgens bij de nog aan te wijzen proceseigenaren Stap 2.3 * beleggen van de integrale procesbeheersingsverantwoordelijkheid o.b.v. onder meer de nog te ontwikkelen Visie op control gebaseerd op zoveel mogelijk het 3LMrisicobeheersingsmodel.

Stap 2.1: Interne beheersing-scope (kritische processen) en dus ook VIC-scope is bepaald en afgerond.

Spoor 3

Met de opmerking dat dit spoor 3a, zoals ook hiernaast in het projectplan aangegeven is, een meerjarig spoor is dat ook na de projecteinddatum zal doorlopen!

Spoor 3a. DOORLOPEND JAARLIJKS PROCES Stap 3a.1: * Bepalen van de nu ontbrekende toetsingskaders, Stap 3a.2: * Uitvoeren procesrisicoanalyses en treffen van (fiscale)risicobeheersmaatregelen in de vorm van een Internal (Tax) Control Framework, en Stap 3a.3: * Opstellen van uniforme procesbeschrijving per kritisch proces, waarbij ook aandacht zal worden besteed aan de fiscale risicobeheersing. Dit spoor zal ook na projecteinde van 31-5-2024 doorlopen, omdat het op orde krijgen en beschrijven van alle nog te bepalen kritische processen niet binnen één projectjaar gerealiseerd kan worden en bovendien dit spoor na eenmalige actualisatie jaarlijks herhaald moet worden omdat processen en bijbehorende normen-, toetsingskaders en risico's onderhevig zijn aan wijzigingen van wet- en regelgeving en andere ontwikkelingen.

Stap 2.2: Proceseigenaren per kritische proces zijn in het DT van 10 april 2024 formeel als "proceseigenaar" benoemd. Stap 2.3: Het beleggen van de procesverantwoordelijkheid in de 1e lijn bij deze kritische formele proceseigenaren zal geschieden door overdracht van de door de 1e lijn na te leven spelregels vanuit: - de al afgeronde "Interne beheersing-scope (kritische processen)", - de door de raad op 18-12-2023 vastgestelde "Visie op Control icm 3LM (VOC-3LM)", - de door de raad op 18-12-2023 voorlopig vastgestelde + op 22-4-2024 definitief vast te stellen "Financiële rechtmatigheidsnormenkader voor 2023", - de door de raad op 18-12-2023 vastgestelde "Financiële verordening", - de door de raad vastgestelde meest actuele "Programmabegroting", - de door de raad op 18-12-2023 vastgestelde "Controleverordening" en bijbehorend "Controleprotocol", - de door het college op 27-02-2024 vastgestelde nieuwe "Nota M&O-beleid", - de door het college nog in Q3 2024 vast te stellen "meerjarig VIC-masterplan 2024-2028", en - de door de raad op 17-6-2024 vastgestelde nieuwe "Nota IRM&WV".

Stap 3a.1: Per kritisch proces bepalen van de vigerende toetsingskaders is onder meer afhankelijk van: => regels t.a.v. voorwaarden-criterium (vnl recht, duur en hoogte-bepalingen primair aandacht): - de door de raad op 18-12-2023 vastgestelde "Financiële rechtmatigheidsnormenkader voor 2023 voorlopig" - de door de raad op 22-04-2024 vastgestelde "Financiële rechtmatigheidsnormenkader voor 2023 definitief" - de door de raad op 14-10-2024 vast te stellen "Financiële rechtmatigheidsnormenkader voor 2024 voorlopig" => regels t.a.v. begroting-criterium: - de door de raad op 18-12-2023 vastgestelde "Financiële verordening" - de door de raad vastgestelde meest actuele "Programmabegroting" - de door de raad op 18-12-2023 vastgestelde "Controleverordening" en bijbehorend "Controleprotocol" => regels t.a.v. M&O-criterium: - de door het college op 27-2-2024 vastgestelde nieuwe "Nota M&O-beleid". Nu de basiskaderstelling recent per 27-2-2024 klaar is en nadat het proceseigenaarschap voor de kritische processen in de 1e lijn formeel in Q2-2024 is belegd, kan hiermee per kritisch proces(stap) met de 1e lijn proceseigenaren gestart worden.

Met de opmerking dat dit spoor 3a, zoals ook hiernaast in het projectplan aangegeven is, een meerjarig spoor is dat ook na de projecteinddatum zal doorlopen! Stap 3a.2: Per kritisch proces door de 1e lijn proceseigenaren uitvoeren van proces-risicoanalyses o.b.v. de Nota IRM&WV en het treffen én vastleggen van risicogerichte (fiscale) risicobeheersmaatregelen in het centrale Engage-systeem in de vorm van een Internal (Tax) Control Framework (risicobeheersmatrix) is pas mogelijk: - na de GR-vaststelling op 17-6-2024 van de nieuwe "Nota IRM&WV", - na formele bepaling door het DT van de "proceseigenaren" in Q2-2024 (zie stap 2.2), en - na bepaling van het vigerend toetsingskader per kritisch proces vanuit het stap 3a.1. AL GEDAAN * Verder is er gekozen om het Engage-systeem als centrale Internal (Tax) Control Framework-risicovastleggingstool aan te schaffen waarvan al een demo is gegeven en gestart is met de GRC-hoofdinrichting van Engage. * Vanaf 1-4-2024 is er een nieuwe vaste AO/IC-medewerker gestart. Dan kan er ook een vervolg worden gegeven aan het verder ondersteuning aan de 1e lijn bij de risico-analyse.

Met de opmerking dat dit spoor 3a, zoals ook hiernaast in het projectplan aangegeven is, een meerjarig spoor is dat ook na de projecteinddatum zal doorlopen! Stap 3a.3: Pas na deze voorafgaande proces-risicoanalyses per kritisch proces in stap 3a.2 zullen per kritisch proces de AO/IBprocesbeschrijvingen door de 1e lijn proceseigenaren beschreven kunnen worden zodat deze AO/IB-procesbeschrijvingen: 1. actueel zijn, 2. risicogericht toereikend zijn opgezet zodat - conform de door de raad vastgestelde VOC-3LM - minimaal de gelopen getrouwheids-, financiële rechtmatigheids- en fraude-risico’s zijn afgedekt, 3. adequaat in de 6W+H-vorm beschreven zijn, 4. centraal in het aangeschafte centrale vastleggingssysteem Engage vastgelegd zijn, én 5. in de 1e lijn procesuitvoeringspraktijk door de procesbetrokkenen ook nageleefd worden en derhalve dus in de praktijk daadwerkelijk bestaan en gedurende het hele verslagjaar continue werken. AL GEDAAN * Procesbeschrijvingen die van belang waren voor het reeds afgesloten DHT-convenant en voor enkele kritische processen (zoals Inkoop, Personeel en Bouwleges) zijn vanwege urgentie al op hoofdlijnen in excel/word-vorm in beeld gebracht. Nadere uitwerking conform bovenstaande werkwijze, verfijning van deze en opname in Engage moet nog gebeuren. * Verder is er gekozen om het Engage-systeem als centrale AO-IB-procesvastleggingstool aan te schaffen.

* Vanaf 1-4-2024 is er een nieuwe vaste AO/IC-medewerker gestart. Dan kan er ook een vervolg worden gegeven aan het verder opstellen van de procesbeschrijvingen o.b.v. de hieraan voorafgaande procesrisico-analyse door de 1e lijn.

Spoor 4

Spoor 3b. Specifiek aanpakken en oplossen van de meest urgente verbeteracties vanuit het nulmeting-rapport EFK Belastingadviseurs van 24-4-’23 voor ultimo 2023 zodat het DHT-convenant eind 2023 afgesloten kan worden. Er is een maximale uitloop t/m Q1-2024 als fiscus dat goedkeurd op basis van aantoonbaar gemaakte vorderingen t/m 2023.

Na belegging van de specifiek te verrichten DHT-acties (na budgettoekenning van de raad op 3-7-2023) zijn diverse acties op gang gezet. Een 4-tal belastingdienst-medewerkers zijn op 2-11-2023 fysiek op bezoek bij onze gemeente geweest om te beoordelen en te zien of we al voldoende voorbereid zijn om een nieuwe DHT-convenant af te sluiten voor wat betreft de rijksbelastingen BTW/BCF, LH en VPB. We hebben een nieuwe DHT-convenant 2023 t/m 2026 met de fiscus dat per 29-11-2023 bestuurlijk is ondertekend. Wel hebben we al deels resp. moeten wij nog een aantal (V)IC-controleuitkomsten over 2023 in Q1-2024 en vervolgens verder jaarlijks overhandigen aan de fiscus.

Spoor 4. Stap 4.1: * Verbeteren Verbijzonderde Interne Controle-jaarplan en Stap 4.2: * vervolgens uitwerken van de hiervan afgeleide Interne Controle-proceswerkprograma's per kritisch proces, en Stap 4.3: * vervolgens deze - na afstemming met de accountant en vaststelling door het college - uitvoeren, en Stap 4.4: * de controleresultaten hiervan halfjaarlijks rapporteren aan de verantwoordelijke proceseigenaren, het DT en het integraal eindverantwoordelijke college.

Stap 4.1: De praktische uitvoering van de (V)IC-controles 2023 is op hoofdlijnen in overeenstemming met de vastgestelde lokale kaders van de gemeente en in afstemming met de externe accountant verbeterd uitgevoerd en bijna afgerond.

Zo nodig zal tevens de raad tijdig worden ingelicht op basis van de hierboven bij spoor 1 te bepalen verantwoordingwijze over de interne beheersing en dreigende materiele rechtmatigheidsafwijkingen die niet meer herstelbaar zijn.

Dit overkoepelende meerjarige VIC-masterplan is een extra opgave dat buiten de projectscope valt, maar was nodig om: - de (V)IC-kaderstelling, -handelswijze en -taken, die overigens in lijn zijn met de bovenstaande per 18-12-2023 recent vastgestelde lokale kaders van de gemeente, meerjarig goed in de 2e lijn IC- en 3e lijn VIC-functie te borgen, en - de tekstuele omvang van het jaarlijkse VIC-jaarplannen te beperken door hiernaar te verwijzen. Dit punt op afgerond gezet. Voor wat betreft het VIC-masterplan en de jaarplanning zie punt 2.3.

In het kader van de VIC-verbetering worden het hiertoe in opstelling zijnde 'meerjarig VIC-masterplan 2024-2028 (= meerjarig handboek en beleidskaders verbijzonderde interne controle)' en het hiervan afgeleide verbeterd VIC-jaarplan 2024 beiden in Q3-2024 door het college vastgesteld.

Stap 4.2+4.3: Gezien onder meer het tijdsdruk is voor de praktische en snelle uitvoering van de (V)IC-controle's van het verslagjaar 2023 gekozen voor het hanteren van "IC-checklisten per kritisch proces" i.p.v. de beoogde uitgebreide "IC-werkprogramma's per kritisch proces". De bij de VIC 2023 gehanteerde checklists zijn vooraf afgestemd met de accountant. Vanaf het controlejaar 2024 moet er een ingroei proces komen waarin de beoogde uitgebreide "IC-werkprogramma's per kritisch proces" worden gehanteerd die in lijn zijn met het meerjarig VIC-masterplan 2024-2028. Stap 4.3+4.4: De kritische processen en de uit te voeren (V)IC-controles hierbij over 2023 zijn vooraf afgestemd met de accountant en zijn in afstemming met de accountant uitgevoerd. Per VIC-controle over heel 2023 zijn de controleresultaten in de vorm van memo's met de proceseigenaren/clustermanagers gedeeld. Van 11-3-2024 t/m 22-3-2024 heeft het 1e interim-deel van de accountantscontrole plaatsgevonden die gebruik heeft gemaakt van onze (V)IC-werkzaamheden. Van 20-05-2024 t/m 31-05-2024 heeft de accountant de eindejaarscontrole op de balansposten uitgevoerd en het restant van de VIC controle. Er is een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven. Bij de (V)IC van de kritische processen die namens de gemeente KB extern worden uitgevoerd (o.a. Gem.

belastingen, Participatiewet, WMO, Jeugd, Leerlingenvervoer etc) zijn wij afhankelijk geweest van de separate verantwoordingen van deze uitbestede financiele stromen en de daarbij te leveren accountantsverklaring van hun huisaccountants. Met enige vertraging zijn deze verantwoordingen ontvangen.

Spoor 5

Opzetten interne beheersingsmonitoringsysteem en op basis van de resultaten vanuit de halfjaarlijkse (verbijzonderde) interne controles maar ook de resultaten vanuit de accountantscontroles, die mede gericht zullen zijn op de controle en monitoring van de fiscale aspecten:

In het DT/MT van 15-08-2024 is het voorstel interne monitoringssysteem vastgesteld. In excel is een monitor opgesteld met bevindingen die betrekking hebben op het verslag-/controlejaar 2023 (en verder). De clustermanagers zijn eigenaar van de bevindingen. Zij rapporteren over de voortgang van een bevinding. Alleen Concern control kan een bevinding definitief afmelden. Een keer per 4 maanden zal de monitor worden besproken in het DT/MT.

▪ afsluiten van het DHT-convenant eind 2023 met de fiscus (met mogelijke maximale uitloop t/m Q1-2024 obv goedkeuring fiscus bij We hebben een nieuwe DHT-convenant 2023 t/m 2026 met de fiscus dat per 29-11-2023 bestuurlijk is ondertekend. aantoonbaar gemaakte voortgang), Rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld en voorzien van een goedkeurende accountantsverklaring. ▪ opstellen en opname van de Rechtmatigheidsverantwoording 2023 als onderdeel van de jaarrekening 2023ev. (inclusief beantwoording controlevragen), en ▪ opstellen en opname van de collegetoelichting over de kwaliteit van de interne beheersing in de paragraaf Bedrijfsvoering van de De bedrijfsvoeringsparagraaf van het jaarverslag 2023 is opgesteld. jaarstukken 2023ev. (inclusief beantwoording controlevragen).