Procesaanpak aanbesteding accountant

PROCESAANPAK DATUM: Zaaknr.: VAN: AAN:

1-11-2023 587089 College van burgemeester en wethouders De leden van het presidium

BETREFT:

Procesaanpak aanbesteding accountant

Verzoek aan het presidium: Procesaanpak aanbesteding accountant vast te stellen met daarin het voorstel om: 1) De leden van de financiële commissie te mandateren de aanbestedingsleidraad met daarin de scope, de gunningcriteria en het programma van eisen en wensen vast te laten stellen. 2) Minimaal een lid van de financiële commissie onderdeel te laten zijn van de beoordelingscommissie. 1. Onderwerp De overeenkomst met onze huidige accountant Baker Tilly, ingangsdatum 1 oktober 2020, is afgesloten voor twee jaar waarbij na twee jaar gebruik is gemaakt van de optie tot verlenging van nog eens twee jaar. De overeenkomst met de huidige accountant loopt af op 30 september 2024 en daarmee heeft onze huidige accountant nog een contract om de jaarrekening 2023 te controleren. Dat betekent dat er een aanbesteding moet komen voor de werving van een nieuwe accountant met ingang van het verslagjaar 2024. 2. Hoe gaan we het doen? Aangezien de geraamde waarde van de opdracht (over 4 jaar) de drempel van de Europese regelgeving overschrijdt dient deze opdracht conform de Aanbestedingswet 2012 Europees te worden aanbesteed. 3. Met wie gaan we het doen? De Europese aanbesteding wordt uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. Hiervoor is een projectgroep opgericht waarin vertegenwoordigd een inkoopadviseur, een adviseur juridische zaken, een financieel adviseur en de concerncontroller.

De clustermanager Middelen participeert bij beslismomenten. De benoeming van de accountant is uiteindelijk een raadsbesluit. Om de raad niet pas te betrekken bij de voorlopige gunning maar gelijktijdig wel de procedure van aanbesteding werkbaar te houden is het voorstel de financiële commissie te betrekken in deze aanbestedingsprocedure. De keuze en/of beslismogelijkheden zitten bij het vaststellen van de aanbestedingsstukken (met name leidraad met inhoudelijke omschrijving opdracht/scope en het programma van eisen) en bij de beoordelingsprocedure. Daarom is het voorstel de leden van de financiële commissie te mandateren de aanbestedingsleidraad met daarbij het

programma van eisen vast te stellen en tijdens de beoordelingsprocedure minimaal een lid van de financiële commissie onderdeel te laten zijn van de beoordelingscommissie. De financiële commissie heeft de volgende taken: 1. Aanbestedingsstukken vast te stellen door beantwoording van de volgende vragen: a. Is de beschrijving van Kaag en Braassem en wat er bijzonder is juist (m.a.w. klopt de scope)? b. Akkoord met de geschiktheid(toelating)eisen? c. Akkoord met de gunningscriteria (wensen) en de puntenverdeling? d. Akkoord met de voorgestelde prijs-kwaliteitverhouding? e. Akkoord met het programma van eisen? f. Akkoord met accorderen meerwerk door manager Bedrijfsvoering? 2. Samen met de projectgroep beoordelen van de inschrijvingen. Dit betreft minimaal 1 nog aan te wijzen lid van de financiële commissie. 4. Wat is het beoogde resultaat? De doelstelling van deze Europese openbare aanbesteding is één leverancier selecteren voor de opdracht Accountantsdiensten, op basis van de beste prijs- kwaliteitverhouding. 5. Waar zitten keuze- en/of beslismogelijkheden? Zoals in paragraaf 3 aangegeven zitten de keuze en/of beslismogelijkheden bij het vaststellen van de aanbestedingsleidraad en bij de beoordelingsprocedure. 6. Wat is de planning? Door de inkoopadviseur is de volgende planning opgesteld waarbij het doel is de opdracht vóór het zomerreces te verlenen.

Dit betekent dat uiterlijk in de laatste raadvergadering voor het zomerreces het raadbesluit moet zijn genomen tot het aanwijzen van een accountant. Activiteit Publicatie aankondiging Uiterste datum stellen vragen voor 1e NvI Publicatie 1e Nota van Inlichtingen Uiterste datum stellen vragen n.a.v. 1e NvI Verzenden 2e Nota van Inlichtingen Uiterste datum ontvangst Inschrijvingen Voornemen tot voorlopige gunning Bezwaartermijn 20 dagen Raadsvoorstel benoeming accountant Opdrachtverlening Start overeenkomst

Datum Di 16 januari 2024 Do 1 februari 2024 Di 13 februari 2024 Do 22 februari 2024 Di 5 maart 2024 Do 21 maart 2024 Di 9 april 2024 t/m 30 april 2024 Vóór zomerreces Vóór zomerreces uiterlijk september 2024

Om de publicatie aankondiging van 16 januari 2024 te kunnen halen, is het voornemen de aanbestedingsleidraad met daarin de scope, de gunningscriteria en programma van eisen op 11 december te bespreken in de financiële commissie. Intern betekent dit dat uiterlijk 6 december de concept aanbestedingsleidraad gereed moet zijn. Aangezien de opdrachtwaarde hoger is dan € 100.000 moet het college akkoord geven voorafgaand aan de aanbesteding. De planning is de definitieve stukken in te brengen in het college van 9 januari 2024.