OUD Werkwijzer

Werkwijzer met Elkaar – voor Initiatiefnemers

Concept

Voor wie is deze werkwijzer? De werkwijzer is bedoeld voor iedereen die in de gemeente Kaag en Braassem iets wil veranderen aan de fysieke leefomgeving. Dit kan gaan over het plaatsen van een dakkapel tot de bouw van een hele nieuwbouwwijk. Vanuit een individuele inwoner tot aan een ontwikkelaar van een groot woningbouwplan. Met deze werkwijzer willen we je helpen met het inrichten, uitvoeren en rapporteren van het participatieproces. Om als initiatiefnemer een zo passend mogelijke samenwerking met de belanghebbenden te realiseren, als voorwaarde onder de Omgevingswet die 1 januari 2024 is ingegaan. De voordelen van een goed participatieproces Participatie is geen doel op zich, maar een manier om met elkaar een betere leefomgeving te maken. Wanneer belanghebbenden vroegtijdig worden betrokken, kun je met hun inbreng komen tot een plan van hogere kwaliteit en tot meer acceptatie van het plan. Ook helpt dit de gemeente om betere, makkelijkere en snellere beslissingen te nemen. Daarnaast kunnen bezwaren mogelijk worden voorkomen, wat een hoop tijd en kosten kan besparen. Wat verwachten we van jou? Als initiatiefnemer ben je verantwoordelijk voor het inrichten, uitvoeren en rapporteren van de participatie. En daarmee ben je dus verantwoordelijk voor het betrekken van belanghebbenden bij je plan. We hebben in deze werkwijzer de inrichting en uitvoering opgedeeld in zeven stappen.

Ga voor een succesvol participatietraject door deze zeven stappen heen en maak bij iedere stap notities voor in het participatieverslag. De eisen hiervoor vind je bij de verslagvereisten op pagina drie. 1) WAT | Wat is het initiatief? Wat wil je bereiken? Waar draagt je plan aan bij? Wat zijn belangrijke eigenschappen van het plan? Waarom wil je dit als initiatiefnemer? Waarom is het goed voor jou, de buurt, het dorp en/of de gemeente? 2) WIE | Wie zijn de belanghebbenden? Wie zijn mogelijke belanghebbenden bij jouw initiatief? Denk hierbij aan omwonenden, bedrijven en organisaties. Maak hierbij alvast een inschatting wie wat zal merken van je plan. Je komt hierbij tot een lijst met alle mogelijke belanghebbenden. 3) HOE | Hoe ga je de belanghebbenden betrekken? Bepaal hoe je de belanghebbenden gaat betrekken. Bedenk hierbij eerst hoeveel participatie nodig is voor jouw initiatief. Maar ook, in welke fasen van jouw plan ga je participeren en waarom? Gebruik hiervoor de categorieën op pagina [X]. Hierbij kun je een eerste inschatting maken in welke categorie jouw initiatief valt en welke participatie het meest geschikt is. Vervolgens kun je zien op welke manier jij de belanghebbenden kunt gaan betrekken. Let wel, ieder initiatief is anders. Bedenk zelf goed welke manier van samenwerken het meest passend is voor jouw plan.

Een tip: organiseer je een informatieavond? Breng de gemeente of betrokken ambtenaar op de hoogte. Dit is niet verplicht, maar kan voor beide partijen een meerwaarde zijn. 4) WANNEER | Wanneer betrek je de belanghebbenden? In welke fasen van jouw plan ga je de belanghebbenden betrekken? Denk hier vooraf goed over na, en bepaal of je ze alleen aan de voorkant betrekt of ook in een later stadium. Dit hangt af van de impact van jouw plan op de leefomgeving. 5) DOEN | Hoe ga je samenwerken met de belanghebbenden? Zorg ervoor dat je jouw participatie op tijd voorbereidt en organiseert. Wat is het doel van de participatie? Welke informatie ga je delen en welke informatie wil je ophalen bij de belanghebbenden? Wat ga je met de opbrengsten doen? Hoe ga je dit terugkoppelen aan de betrokkenen? 6) CHECK | Verzamel de reacties en controleer of ze kloppen Verzamel de verschillende reacties die je hebt opgehaald bij de belanghebbenden in een duidelijk document. Koppel dit terug bij de belanghebbenden op de manier zoals je eerder met hen hebt gecommuniceerd. Check daarbij of de opgehaalde informatie klopt en of je dit goed hebt begrepen. Herhaal hierbij ook het proces op welke manier je deze inbreng hebt opgehaald. Je komt vervolgens tot een document waarin alle opgehaalde informatie, in de vorm van meningen, bezwaren en ideeën, is uiteengezet en gecheckt door de belanghebbenden.

De inhoud van dit document is daarmee door de belanghebbenden goedgekeurd. 7) VERWERK | Pas het plan aan als dat nodig is Welke kennis en ervaring ga je benutten voor het verder uitwerken van je plan? Deel met de betrokkenen waarom je hun inbreng wel of niet verwerkt in het plan en op welke manier. Je eindigt deze fase met een onderbouwde reactie richting de belanghebbenden en eventueel een aangepast plan. Heb je het plan aangepast? Breng het plan opnieuw onder de aandacht bij de belanghebbenden. Schematische weergave stappenplan: In schematische weergave Wat  Wie  Hoe  Wanneer  Doen  Check  Verwerk

Maak een verslag Maak een verslag door elke genomen stap van het stappenplan te beschrijven. Dit verslag dien je in bij de aanvraag van de vergunning. Het verslag bevat minimaal:

-

De lijst met belanghebbenden die zijn betrokken; Het doel van participatie; Argumentatie van de wijze van participeren per fase; Welke input is opgehaald bij de belanghebbenden? Wat is er met de input gedaan? Waarom is deze wel of niet verwerkt? Op welke manier zijn de resultaten teruggekoppeld aan de belanghebbenden?

De rol van de gemeente Naast dat je zelf een belangrijke rol speelt als initiatiefnemer, heeft de gemeente ook een belangrijke rol in het participatieproces. De gemeente is verantwoordelijk voor: -

Het aanwijzen van categorieën waarvoor participatie verplicht is. Het beoordelen van het participatieproces. Het maken van bestuurlijke afwegingen en beslissingen. Het ondersteunen van de initiatiefnemer via deze werkwijzer.

Hoe vervult de gemeente deze rol? Met het verslag dat de initiatiefnemer indient bij de aanvraag, krijgt de gemeente inzicht in het doorlopen participatieproces. Hiermee kan de gemeente beoordelen of er voldoende participatie is uitgevoerd. De gemeente neemt dit proces en de resultaten hiervan mee in de bestuurlijke afweging en beslissing over de aanvraag. Heb je vragen of hulp nodig? Neem dan contact op met de gemeente via: Telefoonnummer: 071 332 72 72 E-mail: [omgevingswet@kaagenbraassem.nl of participatie@kaagenbraassem.nl]

Participatieniveaus Bepaal aan de hand van onderstaande vragen en voorbeelden in welke categorie jouw initiatief valt:

-

Wat is de grootte van je plan (aanpassing aan bestaand huis, een of enkele woningen, grootschalige woningbouw)? - Zorgt het plan voor meer verkeer of drukte? - Heeft het plan gevolgen voor het groen? - Verandert het bouwplan het karakter van de straat of buurt?

1

2

3

Weinig impact op fysieke leefomgeving

Gemiddelde impact op fysieke leefomgeving

Veel impact op fysieke leefomgeving

Voorbeelden: Voorbeelden: • Dakkapel bouwen • Woningbouw 1-10 woningen • Houtkachel plaatsen • Bedrijfspand bouwen • Schuur bouwen • Lichte functiewijziging (van bedrijfspand • Renovatie naar woning, bestaande bouw aanbieden van kamerverhuur) • Toename van parkeerplaatsen Middelen: • Aankloppen bij buren • Buurtapp • Brief door de bus • Vragenavond • Mail

Middelen: • Bewonersbrief • Gesprek in de buurt • Enquête (online en offline) • Informatieavond

Voorbeelden: • Woningbouw 10+ woningen • Plaatsen van voorzieningen voor opwek duurzame energie in landschap (windmolens/ zonnevelden) • Grote functiewijziging (Kantoorgebouw worden woningen, aan te vullen) Middelen: • Informatie- en participatieavond • Schetssessie • Brainstorm • Open dag • Keukentafelgesprekken

Algemene tips bij gebruik middelen: - Spreek vanuit jezelf. - Gebruik toegankelijk taalgebruik (B1), korte zinnen en geen jargon. - Laat elkaar uitpraten en luister naar wat eenieder te zeggen heeft. - Stel oordelen uit, probeer belangen samen te brengen in plaats van de ander te overtuigen. - Vraag om uitleg of toelichting. - Wees open en transparant over het proces.

Eisen schema: • In huisstijl K&B • Voorbeelden en middelen visueel maken met iconen • Verwijzingen naar website • Tussen tekst -> niet aan het einde van dit document plaatsen