Ontwikkelprogramma Participatie Kaag en Braassem Gewijzigd exemplaar

Ontwikkelprogramma Participatie

Met als doel samenwerking verder uitdragen en stimuleren tussen organisaties, inwoners en gemeente, vanuit een gezamenlijke verantwoordelijkheid maar ieder vanuit zijn eigen rol.

Inhoud Ontwikkelprogramma Participatie

04

Inleiding

05

Hoofdstuk 1 Huidige situatie

05

1.1 Definitie van participatie

05

1.2 Hoe werken we samen?

06

1.3 Samenwerking tussen de gemeente en de gemeenschap

10

1.4 Participatie-instrumenten

13

Hoofdstuk 2 Participatievisie

13

2.1 Samenwerking in en aan Kaag en Braassem

13

2.2 Rol van de gemeente

16

2.3 Rol van de gemeenteraad

18

Hoofdstuk 3 Doelstellingen, gewenste bewegingen en prioriteiten

18

3.1 Doelstellingen

19

3.2 Gewenste bewegingen

19

3.3 Prioriteiten

20

Bijlagen

20

Bijlage 1

21

Bijlage 2 | Participatie prioriteiten

21

Bijlage 3 | Verslag analyse participatie gemeente

| Format advies inwonerparticipatie

Kaag en Braassem door Beaumont

02

Ontwikkelprogramma Participatie

03

Ontwikkelprogramma Participatie De gemeenteraad van Kaag en Braassem heeft in het Raadsakkoord 2022 -2026 de ambitie gesteld om actief en vernieuwend te zijn op het gebied van participatie. Dit ontwikkelprogramma brengt de structuur waarbij we het leerproces van participatie professionaliseren. Hierbij sluiten we aan bij wat we nu al (goed) doen en bieden we de structuur om met elkaar beter te worden.

Inleiding en leeswijzer Dit ontwikkelprogramma is opgesteld aan de hand van bestaande documenten waarin een koers en ambitie voor participatie zijn vastgesteld door de Raad. Dit zijn: de Handleiding Participatief Werken (vastgesteld op 18 december 2017), het Raadsakkoord 2022 – 2026, het College Uitvoeringsprogramma 2022 – 2026, de uitkomsten van de Context & Kaders-avonden op 8 mei 2023 en 12 juni 2024, en de Omgevingsvisie (vastgesteld op 5 februari 2024). We willen samenwerking verder uitdragen en stimuleren tussen organisaties, inwoners en gemeente, vanuit een gezamenlijke verantwoordelijkheid maar ieder vanuit zijn eigen rol. Deze rol kan per opgave, per thema of per taak verschillen. Nieuwe opgaven kunnen erbij komen, uitdagingen kunnen veranderen of inwoners kunnen het initiatief (tussentijds) overnemen. Dit houdt in dat de rol die wij als gemeente hebben, of die organisaties en inwoners hebben, niet vaststaat. We maken bewust niet gebruik van een piramide, ofwel participatieladder, waarin een hiërarchie van samenwerkingsvormen is gerangschikt. De ene samenwerkingsvorm is per definitie niet beter dan de andere. Per opgave wordt bepaald welke samenwerkingsvorm het meest passend is.

Hoofdstuk 1 Huidige situatie In 2023 heeft extern bureau Beaumont onderzoek gedaan bij de gemeente Kaag en Braassem over de inzet en organisatie van participatie binnen de gemeente. Hierin heeft Beaumont bestaande participatie-gerelateerde documenten geanalyseerd en zijn gesprekken gevoerd met medewerkers van de gemeente. Hieronder leest u de belangrijkste bevindingen door Beaumont, vastgesteld voor dit ontwikkelprogramma, aangevuld met bevindingen van de interne organisatie.

1.1 Definitie van participatie Er is geconstateerd dat bij onze gemeente een brede definitie heerst van wat participatie inhoudt, waarbij de volgende definities zijn gedeeld: Samenwerken met en luisteren naar de inwoner. Het van begin tot eind meenemen van de inwoner en onderbouwen waarom dingen nodig zijn. Ervoor zorgen dat we andere berichtgeving voor zijn, zodat de inwoner niet via andere kanalen informatie krijgt. Een enkeling; het raadplegen van de inwoner bij bepaalde beleidskwesties. Opvallend is dat uit de gesprekken tussen Beaumont en de organisatie voornamelijk voorbeelden van participatie worden genoemd die zich beperken tot het betrekken van inwoners bij beleidsprocessen vanuit de gemeente (inwonerparticipatie). Er werden weinig ervaringen of voorbeelden gegeven over het faciliteren van initiatieven van buiten de gemeentelijke organisatie. Terwijl in beleid en bestuurlijke stukken, zoals het Raadsakkoord en de Omgevingsvisie, hier wel degelijk aandacht voor is. Vanuit de organisatie is er veel aandacht voor participatie. Dat blijkt uit vele initiatieven die worden of zijn uitgevoerd. Uit interne gesprekken blijkt dat het niet altijd duidelijk is wat het verschil is tussen participatie en communicatie en bestaan er verschillende interpretaties van wat participatie inhoudt.

Dit document brengt de relevante informatie over participatie samen en betreft een uitwerking om te komen tot concrete doelen en acties voor het realiseren van de visie die we als gemeente hebben op participatie. De ‘hoe-vraag’ is nog niet verder uitgewerkt dan wat eerder vastgesteld is. Dit ontwikkelprogramma geeft de aanzet tot een dynamische participatie-actielijst, waar continu wordt bepaald waar de prioriteiten liggen om tot uitvoering te komen. Dit maakt duidelijk wanneer we welke stappen als gemeente willen gaan nemen.

04

Ontwikkelprogramma Participatie

05

1.2 Hoe werken we samen? Hieronder is toegelicht op welke wijze onze gemeente samenwerkt en invulling geeft aan participatie. Vervolgens zijn een aantal uitdagingen benoemd aangaande dit vraagstuk. Bij onderstaande punten geldt ook: onderzoeksbureau Beaumont is gekomen tot deze bevindingen op basis van de analyse en gevoerde interne gesprekken. Inzet van participatie betekent voor iedere afdeling en functie iets anders; er is geen eenduidige aanpak of uitgangspunten (of standaard format) om participatie te organiseren. Dit gebeurt per afdeling of betrokkenen anders. Niet iedereen heeft er in zijn dagelijks werk evenveel mee te maken. Inzet van participatie bij grotere projecten is onderdeel van het proces geworden. Afdelingen voelen hiervoor ook verantwoordelijkheid. • Voorbeelden hiervan: actiegerichte campagnes over verduurzaming, samenwerking met verenigingen, ondernemers en (welzijns)partners, enquêtes over dienstverlening of klantervaring. • Bij andere afdelingen gaat het soms ‘op gevoel’ en vanuit eigen ervaring en vormt het zich gaandeweg het proces. Voor het faciliteren van bewonersinitiatieven is er geen duidelijke routing. Er wordt niet altijd ruimte gegeven om het verder te brengen door onvoldoende tijd, capaciteit of budget. Er is niet altijd (tijdig) in beeld welke afdelingen of collega’s er belangrijk zijn om aan te haken op een participatieproject.

Er wordt tussen afdelingen weinig uitgewisseld over voorbeeldprojecten en ervaringen met participatie. Het zijn met name bewoners die in participatietrajecten worden betrokken. Ondernemers (of andere partijen) worden niet altijd even goed meegenomen. Middelen die worden ingezet zijn: informatieavonden, thema-avonden en bewonersbrieven, een koffiekar, gesprek in het gemeentehuis, of het dorp in (enkelingen). Het is niet altijd helder waar documenten of bijvoorbeeld brief-formats te vinden zijn. Er is geen eenduidige communicatie tussen afdelingen; dit geldt ook voor de communicatie vanuit de gemeente naar de inwoners, waar een combinatie van middelen voor wordt ingezet.

Uitdagingen hierin zijn: Het hebben van een helder doel van de participatie. Zodat je niet participeert omdat het moet, maar echt omdat je iets wilt ophalen. Bovendien is het belangrijk dat er iets gedaan wordt met de input en teruggekoppeld wordt. Dit kan anders iets doen met het vertrouwen van de inwoners. Soms is het lastig om een representatieve afvaardiging van inwoners te mobiliseren, waardoor inspraak van inwoners een vertekend beeld geeft. Soms is onvoldoende in beeld wat aandachtspunten zijn binnen de verschillende gemeentekernen om participatie goed te kunnen organiseren, het verschilt per kern wat werkt. Het verschilt per afdeling of medewerker welke bedrevenheid er is om buiten de georganiseerde momenten naar de inwoners te luisteren. Het bereiken van alle inwoners. Hiervoor gebruikt de gemeente verschillende middelen, zoals de website en sociale media. Uitdaging blijft om iedereen te bereiken. Hiervoor zijn recent nieuwe stappen gezet met o.a. een vernieuwde website en een nieuwe tweewekelijkse gemeentelijke nieuwsbrief. Ook ontvangen inwoners zes keer per jaar het blad ‘Hier in de regio’ waar diverse nieuwsberichten vanuit de gemeente in zijn vermeld. Dit wordt goed gelezen, maar niet elk onderwerp leent zich hiervoor. Ook is het voor het communiceren van actuele zaken niet geschikt.

De gemeente is geen eigenaar van dit blad maar heeft hiervoor een nauwe samenwerking met een lokale ondernemer. Het verloop van medewerkers, en de beperkte capaciteit in tijd vanwege drukte, wat maakt dat een uitgebreid participatietraject of het intern delen van een succes minder prioriteit krijgt.

1.3 Samenwerking tussen de gemeente en de gemeenschap In dit deel hoofdstuk is toegelicht op welke wijze invulling wordt gegeven aan de samenwerking tussen de gemeente en de gemeenschap. Waarbij het initiatief zowel bij de gemeente, als bij de gemeenschap kan liggen. Veelal is een combinatie hierin van toepassing en verschilt dit per fase of onderdeel van een opgave.

Inwonerparticipatie Onder inwonerparticipatie verstaan we het op initiatief van de gemeente betrekken van inwoners, maatschappelijke organisaties, bedrijven en andere belanghebbenden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid, projecten en programma’s. Het participatiedoel staat hierbij altijd centraal. Wat het doel is verschilt per opgave, of per onderdeel binnen de opgave, maar ook kan participatie voor meerdere doeleinden worden ingezet. Zoals het verhogen van de kwaliteit van het plan, het vergroten van bewustwording en het stimuleren van actief eigenaarschap. Waarbij het verkrijgen van draagvlak een resultaat kan zijn van een goed doorlopen proces. Vanuit een herziening op de Omgevingsvisie in 2024 is een recreatievisie opgesteld met inwoners. Hierin is nauw samengewerkt tussen gemeente, Kaag en Braassem Promotie en inwoners waar input is opgehaald vanuit de dorpskernen om met elkaar te komen tot een visie die aansluit bij de inwoners. Hiervoor zijn onder meer inloopavonden georganiseerd, en is via een enquête input opgehaald.

06

Ontwikkelprogramma Participatie

07

Het informeren van elkaar loopt als rode draad door de verschillende vormen van participatie.

Speelplekken in de gemeente worden vernieuwd, opnieuw ontwikkeld en aangelegd. Hierbij worden inwoners, met de nadruk op kinderen in een zo vroeg mogelijk stadium betrokken bij de inrichting van de speelplek. Hiervoor gaat de gemeente de wijk in en in gesprek met omwonenden. Bij grotere projecten kan vanaf het begin meegedacht worden over het ontwerp. Bij kleinere projecten verzorgt de gemeente een aantal ontwerpen waarbij kinderen en omwonenden kunnen stemmen op hun favoriete ontwerp en laten weten of er dingen zijn die ze nog graag aan willen passen. Zo komen we gezamenlijk tot een ontwerp, die het meest passend is bij de doelgroep binnen de gestelde kaders. Jaarlijks vinden in een aantal dorpskernen in onze gemeente themamarkten plaats. Tijdens deze bijeenkomsten worden bewoners geïnformeerd over en betrokken bij de voortgang van de verschillende (bouw)projecten in de betreffende dorpen. Daarnaast is er aandacht voor belangrijke thema’s, zoals duurzaamheid, energiebesparing, sociaal domein en financiële gezondheid. Hierbij kunnen bewoners vragen stellen, inhoudelijke kennis vergaren en/of meedenken, afhankelijk van de fase waarin een project zich bevindt. Ook zijn diverse partnerorganisaties aangehaakt die actief zijn op relevante thema’s voor het specifieke dorp of zijn aanwezig bij alle themamarkten.

Denk hierbij aan Liander, de Adviesraad Sociaal Domein, Tom in de Buurt, maar lokale partijen zoals een dorpsraad en Jongerenproject Woubrugge zijn ook aanwezig.

Overheidsparticipatie Bij overheidsparticipatie wordt er vanuit de overheid, in dit geval de gemeente, ondersteuning geboden of een bijdrage geleverd aan maatschappelijke initiatieven van inwoners, maatschappelijke organisaties, bedrijven of andere belanghebbenden, gericht op het creëren van maatschappelijke meerwaarde. Overheidsparticipatie wordt toegepast indien het maatschappelijke initiatief past binnen de kaders en doelstellingen van het gemeentelijk beleid en/of een positieve maatschappelijke bijdrage levert aan de lokale samenleving. Gemeente Kaag en Braassem werkt (nauw) samen met diverse partijen als maatschappelijk initiatiefnemer, enkele voorbeelden hiervan zijn: Dorpsraden Stichting Kaag en Braassem Promotie Economisch Overleg Platform Adviesraad Sociaal Domein Stichting Groen Licht Stichting Blauwe Zone Kaag en Braassem Straat-, buurt-, of dorpscollectief om een initiatief verder te brengen op een specifiek vraagstuk (zoals het overnemen van groen beheer). Een aantal voorbeelden van specifieke casussen: Gezonde Buurten - Project van Jantje Beton, IVN Natuureducatie en JOGG Het Sportpad - Sportverenigingen die zich verenigen Voor het faciliteren van bewonersinitiatieven is er geen duidelijke routing. Er wordt niet altijd ruimte aan gegeven om het verder te brengen door onvoldoende tijd, capaciteit of budget. Beaumont

08

Vormen van participatie We onderscheiden vier vormen van participatie in elk (deel van een) participatietraject tussen inwoners, organisaties, gemeenteraad en gemeente. Deze doorlopen we als gemeente steeds bij elk vraagstuk waarbij we bepalen wat de juiste combinatie van vormen is. Het informeren van elkaar, ofwel communiceren en ‘mee weten’, zien wij niet als een aparte participatievorm, maar loopt als rode draad door de verschillende vormen van participatie waar het onlosmakelijk mee is verbonden.

Samen denken Samen met belanghebbenden denkt de gemeente na over uitdagingen en oplossingen. Dit kan uiteenlopen van het betrekken van de samenleving tot het opstellen van beleidsvisies tot aan de mogelijke inrichting van een straat. Het resultaat van deze vorm van participeren is een idee, concept, agenda of ontwerp.

Samen besluiten Wanneer de belanghebbenden meebepalen, heeft dit invloed op de mate van invloed op het besluitvormingsproces. Hierbij kan onderscheid worden gemaakt in hoofd- en deelbesluiten, waar we ons als gemeente en gemeenteraad aan verbinden in de besluitvorming. Het resultaat is een besluit over: regels (wat mag wel, wat niet, waar, wanneer, wie mag het?), voorkeur (wat eerst, wat later?), en/of toewijzing van middelen (mens, geld, tijd).

Samen doen Bij samen doen dragen belanghebbenden actief bij aan het maken en uitvoeren van de plannen. Resultaten zijn concrete uitkomsten in onze gemeenschap, uiteenlopend van bijvoorbeeld (in het ruimtelijk domein) de aanleg van een rotonde, de herinrichting van het plein tot groenonderhoud.

Samen leren Elk traject inwonerparticipatie wordt geëvalueerd. Bij de evaluatie worden minimaal organisatieonderdelen van de gemeente en de participanten (inwoners, belanghebbenden, organisaties) betrokken. Dit kan leiden tot inzichten, procesverbetering en/of aanpassingen in rol opvattingen van de betrokken partijen. Dit doen we aan de hand van een PDCA-cyclus, om tijdens en tussen opgaven te kunnen bijsturen en verbeteren. Deze methode bestaat uit de volgende vier activiteiten die we continue doorlopen: Plan - Het maken van een plan. Do - Voer het plan uit (zoals het behandelen van een vergunningaanvraag). Check - Check of de acties uit de vorige fase overeenkomen met het oorspronkelijke plan. Act - Stuur indien nodig bij om het gewenste effect alsnog te bereiken.

Ontwikkelprogramma Participatie

09

Aan de hand van onderstaande beslisboom wordt momenteel per opgave bepaald welke samenwerking het meest passend is (wanneer het initiatief bij de gemeente ligt):

Gemeentelijke nieuwsbrief Sinds mei 2024 heeft de gemeente een tweewekelijkse digitale nieuwsbrief. Projectupdates en uitnodigingen voor bijeenkomsten worden hierin ook meegenomen wanneer dat past bij het project.

Inwonerspanel Kaag en Braassem spreekt Inwonersparticipatie: De gemeente neemt het initiatief (beleid/ uitvoering) en betrekt de inwoners

Gaan we participeren? Afweging maken op basis van onder andere: • Is er voldoende juridische ruimte? Valt er iets te kiezen? • Hebben inwoners kennis en ervaring bij dit onderwerp? • Is er voldoende geld en capaciteit voor participatie? • Is het college en/of de raad bereid om een actieve bijdrage te leveren?

Samen denken: vooral geschikt voor het raadplegen van, en voor het ophalen van input bij, inwoners. Het panel kent medio 2024 ruim duizend ingeschreven panelleden. Hiervan is 50% vrouw, 49% man en 1% anders. De panelleden zijn verdeeld over verschillende leeftijdsgroepen. Inzet van het panel kost geld, we worden als gemeente hierin ondersteund door het bureau Moventem.

Participatiewebsite via OpenStad Ja

Nee

Rol en bijdrage bepalen

Geen Participatie

Met OpenStad kan een participatiewebsite worden ontwikkeld aan de hand van concepten en voorbeeldsites van andere gemeenten die beschikbaar zijn. Op dit moment maakt uitsluitend de afdeling Duurzaamheid gebruik van OpenStad voor de Lokale Energie Strategie, in samenwerking met Bureau Emma en Bureau Overmorgen. Aan inzet en ontwikkeling zijn kosten verbonden. Voor de ontwikkeling en uitrol van een participatiewebsite is inhuur van externe expertise benodigd.

Samen denken: Bijvoorbeeld inwinnen van kennis uit de samenleving of verzamelen van meningen.

Samen besluiten: Bijvoorbeeld besluit nemen op basis van ‘meeste stemmen gelden’.

Samen doen: Bijvoorbeeld inwoners helpen bij uitvoering.

Samen leren: Bijvoorbeeld samen het proces doornemen of evalueren.

De BouwApp

Het huidige format om tot een advies te komen inzake inwonerparticipatie is opgenomen in bijlage 1.

De gemeente ziet een toename van gebruik van dit middel en juicht dit toe. De BouwApp kan zowel in de voorbereiding als uitvoering van een bouwproject worden gebruikt. Ook wordt deze steeds vaker als extra middel ingezet voor niet-bouwprojecten, vanwege het toenemende bereik. Projecten zijn voor inwoners in te zien op basis van de locatie van de gebruiker en via de zoekfunctionaliteit. Een project kan als favoriet worden toegevoegd, berichten kunnen worden verstuurd of ontvangen, en er kan contact worden gezocht met de desbetreffende omgevingsmanager van het (bouw)project. Inwoners worden via een QR-code op de bebording in de gemeente en online kanalen naar de BouwApp verwezen.

1.4 Participatie instrumenten

Social Media

Gemeente Kaag en Braassem maakt gebruik van diverse instrumenten waardoor gemeente en gemeenschap op verschillende niveaus in de fasen van een opgave kunnen samenwerken. Er wordt hierbij onderscheid gemaakt in online en offline instrumenten. Ook is aangegeven met welke externe partijen de gemeente samenwerkt voor specifieke participatietrajecten.

De gemeente heeft via social media direct contact met de inwoners. De gemeente plaatst zowel organisch als via advertenties updates over projecten op Facebook, Instagram en LinkedIn. Ook worden inwoners via social media opgeroepen bijv. een enquête in te vullen of een bijeenkomst bij te wonen. Dit wordt vaak via een betaalde post gedaan, zodat de gemeente de juiste groep bereikt. Reacties van inwoners op sociale media-berichten koppelen we terug aan de inhoudelijke beleidsadviseur. Ook de wethouders kunnen op hun eigen kanalen updates over projecten plaatsen.

en/of

en/of

en/of

Online We beschikken over de volgende digitale instrumenten die worden ingezet.

Gemeentepagina website Zodra er sprake is van een project binnen de afdeling Ontwikkeling wordt bij de initiatieffase een webpagina ingericht. Dit komt ook terug in het communicatieplan.

Fixi Via Fixi kunnen inwoners een melding doen over zaken die in beheer en onderhoud zijn bij de gemeente. Zo houden we met elkaar de gemeente netjes en veilig en zorgen we samen voor een leefbare omgeving. Een melding doen kan via de Fixi app of via fixi.nl/kaag-en-braassem.

Nieuwsbericht Bij nieuwswaardige updates van een project plaatst de gemeente een nieuwsbericht op de website van de gemeente. Deze is te lezen op de startpagina van de gemeentelijke website. Ook wordt dit nieuwsbericht vaak als persbericht naar lokale pers gestuurd.

10

Ontwikkelprogramma Participatie

11

Hoofdstuk 2 Participatie visie

Fysiek Naast het toenemende gebruik van digitale instrumenten, maken we gebruik van onderstaande fysieke middelen.

Inspreken gemeenteraad

2.1 Samenwerking in en aan Kaag en Braassem

Iedere inwoner kan inspreken tijdens een Visie en Advies-avond van de gemeenteraad.

Brief per post Een brief wordt verstuurd voor verschillende doeleinden, namelijk: Informeren over geplande werkzaamheden Uitnodiging om een enquête in te vullen Uitnodiging voor een fysieke bijeenkomst Uitnodigen om input per mail te leveren op een gestelde vraag

Fysieke bijeenkomst Afhankelijk van het doel van de bijeenkomst zijn dit een aantal voorbeelden van fysieke bijeenkomsten: Inloopbijeenkomst Themabijeenkomst Informatieve bijeenkomst Werkgroep met werksessies Klankbordgroep Uitnodigen en locatie schouw Gemeentelijke themamarkten

Hier! In de regio Elke twee maanden komt Hier! In de regio uit. Een magazine voor de inwoners van de gemeente Kaag en Braassem. De gemeente heeft hierin drie pagina’s waarin bijv. projectupdates of oproepen voor bijeenkomsten worden meegenomen. Ook lichten we soms specifieke onderwerpen groter uit via een betaald artikel of een betaalde thema-editie, zoals de duurzaamheidskrant.

Bebording Bij omgevingsprojecten informeren we de directe omgeving via borden rondom het project. Hierin staat vaak ook een link naar de BouwApp, waar men meer informatie kan vinden over het project.

Hieronder staat onze visie op participatie, zoals deze in de Omgevingsvisie is vastgesteld. Hiervoor is en wordt nauw samengewerkt met inwoners, dorpsraden, ondernemers, verenigingen en andere stakeholders voor de totstandkoming en uitvoering. In Kaag en Braassem wonen en werken niet alleen agrariërs, onderwijzers, topsporters, juristen en groenspecialisten maar alle mogelijke beroepen zijn vertegenwoordigd. Mensen dus met unieke vaardigheden, met uiteenlopende soorten ervaring, met specifieke kennis. Mensen die op verschillende manieren willen bijdragen aan hun eigen omgeving, die eigenaarschap en verantwoordelijkheid wensen en nemen, die initiatieven laten ontstaan. Er worden steeds meer ideeën en projecten uitgevoerd waar de gemeente (bewust) een (zeer) beperkte rol heeft en er zijn initiatieven gestart die volledig buiten de gemeente om worden georganiseerd. Een klein deel van onze inwoners wil zelfs taken van de gemeente terug of wil deze overnemen. Maar er zijn ook thema’s waar inwoners een beperkte rol voor zichzelf zien en waarvan ze vinden dat de gemeente voornamelijk aan zet is. Dit geldt bijvoorbeeld voor veiligheid, handhaving en toezicht (volgens het inwonerspanel).

Wij willen als gemeente onze inwoners de ruimte bieden, zodat zij vanuit hun eigen verantwoordelijkheid kunnen meewerken aan een breed gedragen en goed antwoord op vraagstukken die in de eigen omgeving spelen. Dit vraagt flexibiliteit, ruimte voor verschil, durf en ook het besef dat het niet altijd gemakkelijk zal gaan. Samenwerking is maatwerk en de rol van de gemeente is afhankelijk van de rol die inwoners en/of samenwerkingspartners (willen) pakken. Het is dynamisch en verschilt per dorp, per buurt, per samenwerkingspartner, per opgave en per project. Dit is een uitdaging voor de gemeente, want inwoners zijn tot nu toe niet onverdeeld blij met de samenwerking: maar 9% van de respondenten van het inwonerspanel is (zeer) tevreden over de manier waarop wij inwoners betrekken bij onze plannen; 42% is (zeer) ontevreden. Deze ontevredenheid geldt overigens niet alleen voor Kaag en Braassem; Nederlanders geven de samenwerking met hun gemeente gemiddeld een krappe voldoende1. Inwoners in onze gemeente geven aan graag te worden betrokken bij plannen en besluiten van de gemeente. Hierin telt ‘hoe dichter bij huis, hoe groter de betrokkenheid’. Zo geeft een kleine 80% aan graag te willen worden betrokken bij plannen in de eigen straat of buurt. Tot ruim 30% bij strategische onderwerpen en visietrajecten.

De grootste groep inwoners wil voornamelijk worden geïnformeerd zonder actieve betrokkenheid of geraadpleegd, waarbij een kleiner deel (een kwart) aangeeft de gemeente graag te adviseren. De voorkeur om te willen samenwerken is vooral digitaal, tenzij het gaat om een advies richting de gemeente; de voorkeur geniet dan een fysieke vorm.

2.2 Rol van de gemeente De rol van de gemeente verschilt per opgave. Daar waar mogelijk bepalen wij die rol zo snel en helder mogelijk. Dit hoeft niet altijd de meest effectieve en efficiënte rol te zijn. De vraag is daarom of de rol die de gemeente voor zichzelf ziet aansluit bij de rol die inwoners willen en kunnen pakken. We vragen inwoners welke rol zij van de gemeente verwachten in de verschillende opgaven en toetsen deze aan de rol die de gemeente voor zichzelf ziet. Daar waar dit geen wettelijk vastgelegde rol is kijken we wat inwoners en organisaties zelf kunnen of willen en wat redelijk is. Aan de hand daarvan bepalen we wat het meest passend is.

12

1

URL: www.waarstaatjegemeente.nl

Ontwikkelprogramma Participatie

13

De rol is dynamisch en niet in beton gegoten; gedurende het proces blijven wij over de rol van de gemeente nadenken en passen wij deze in samenwerking en in overleg met inwoners en organisaties aan waar dat nodig blijkt te zijn. We maken onderscheid in de volgende rollen die wij als gemeente kunnen innemen. Waarbij we gebruik maken van onderstaande klok2 met wijzers om te duiden welke primaire en secundaire rol onze gemeente inneemt.

Samenwerkende overheid De gemeente erkent dat veel vraagstukken en uitdagingen niet op zichzelf kunnen worden opgelost. De gemeente zoekt actief naar partnerschappen en samenwerkingsverbanden met andere gemeenten, overheidsinstanties, maatschappelijke organisaties, bedrijven en inwoners. Door de krachten te bundelen, kan de gemeente meer impact hebben en gezamenlijk oplossingen vinden voor complexe problemen. Als samenwerkende overheid neemt de gemeente een faciliterende rol aan, waarbij ze netwerken creëert en stimuleert, kennis deelt en gezamenlijke doelen nastreeft. Een voorbeeld van een samenwerkende overheid is de samenwerking met dorpsraden.

Participerende overheid

Rechtmatige overheid Een gemeente in de rol van rechtmatige overheid richt zich op het waarborgen van de rechtmatigheid en integriteit van haar handelen. De gemeente zorgt ervoor dat haar beleid en uitvoering voldoen aan wet- en regelgeving, en dat de financiële middelen rechtmatig worden besteed. De gemeente hanteert transparante procedures, voert gedegen controles uit en treft waar nodig maatregelen. Als rechtmatige overheid zorgt de gemeente voor een verantwoorde omgang met belastinggeld. Door te handelen volgens de geldende regels en normen versterkt de gemeente het vertrouwen van haar inwoners en andere belanghebbenden. Een voorbeeld waarbij de gemeente grotendeels een rechtmatige rol inneemt is de uitgifte van paspoorten.

Presterende overheid Een gemeente in de rol van presterende overheid richt zich op het leveren van efficiënte en effectieve diensten aan haar inwoners. Dit houdt in dat de gemeente zich toelegt op het leveren van kwalitatief hoogwaardige basisvoorzieningen, zoals onderwijs, gezondheidszorg, infrastructuur en openbare veiligheid. Als presterende overheid streeft de gemeente naar het behalen van meetbare resultaten en het verbeteren van de levenskwaliteit van haar inwoners. Ze investeert in de ontwikkeling van haar ambtenaren, stimuleert innovatie en werkt aan het continu verbeteren van haar processen om zo de prestaties te optimaliseren.

Zoveel mogelijk wordt aangesloten bij wat er in de samenleving speelt en initiatieven die hier starten. De gemeenschap, inwoners en organisaties kunnen hierbij taken van de gemeente overnemen. Waar nodig en gewenst hebben we als overheid een faciliterende rol en bieden we ondersteuning. Hierbij sluiten we waar mogelijk aan bij maatschappelijk initiatieven. We spreken hierbij over overheidsparticipatie. Het Right to Challenge is een mogelijke aanpak van een participerende overheid. Ook wel het uitdaagrecht genoemd. Hiermee kan de gemeenschap taken van de gemeente overnemen, al dan niet met bijbehorend budget, omdat men denkt deze taak anders, beter, slimmer en/of goedkoper te kunnen uitvoeren. Denk hierbij aan het beheer of onderhoud van een park of buurthuis. Om bovenstaande rollen als gemeente te kunnen innemen en te streven naar een passende samenwerking, wordt er gewerkt vanuit de volgende gewenste bewegingen (ook wel basisprincipes): De gemeente is van de inwoners en organisaties. Samenwerking is geen doel op zich. Inwoners/belanghebbenden worden (volgens het principe van participatief werken) in een zo vroeg mogelijk stadium betrokken bij beleidsvorming en -uitvoering om zo mee te beslissen of mee uit te voeren. We staan open voor initiatieven uit de samenleving en we zijn duidelijk naar initiatiefnemers wat zij van ons kunnen verwachten.

Kaag en Braassem wil een actieve en vernieuwende koers op het gebied van participatie varen. We spreken van een succes wanneer we veel kansen benutten om ervaring op te doen, waar we met elkaar van kunnen leren.

14

2

Deze is aangepast n.a.v. de klok in de Omgevingsvisie, 2024

Ontwikkelprogramma Participatie

15

2.3 Rol van de gemeenteraad bij participatie Participatie is niet in één mal te gieten. Participatie is iets dynamisch wat aansluit op de lokale samenleving, op het karakter van een dorp, op de cultuur in een wijk, op kennis en kunde van de inwoners. En dat verschilt. Niet alleen per dorp maar per wijk of per buurt, per samenwerkingspartner, per opgave en per project. Hierdoor is de rol van de gemeenteraad bij participatie niet altijd hetzelfde. Wel kunnen we zeggen dat er één constante is als voorwaarde voor succes; het schetsen van de juiste verwachtingen aan de voorkant. Voorafgaand aan een opgave moet duidelijk zijn wat de gemeenteraad kan verwachten van een participatietraject, en wat anderen van de raad mogen verwachten. Om enige duidelijkheid te schetsen, hanteren we de volgende toetsingscriteria die bepalend zijn of een opgave een going concern vraagstuk is, of dat het een uitzondering betreft. Wanneer een of meerdere vragen met ‘ja’ geantwoord kan of kunnen worden, dan spreken we van een uitzonderlijke opgave. Let wel, onderstaande is een leidraad en kan helpen om richting te geven.

Is het nieuw beleid? Is er geen budget (wat binnen het mandaat valt)? Ligt het politieke gevoelig? Heeft het ruimtelijke impact? Aan de hand van de taken die de raad heeft3, is hieronder toegelicht welke taken dit zijn en hoe deze zich verhouden tot de invulling en rolverdeling van participatie in de opgaven waar we met elkaar voor staan:

Volksvertegenwoordiging De eerste taak is het vormen van de volksvertegenwoordiging. Waarbij de raad adviseert over te betrekken belanghebbenden en/of over de vormgeving van het proces op basis van kennis van de lokale situatie. Hoewel de raad als volksvertegenwoordiger specifieke belangen vertegenwoordigt, is bij de besluitvorming het algemeen belang het uitgangspunt.

Uitzondering: wanneer de opgave een uitzondering betreft, stelt de raad specifieke kaders vast voor de participatie. Veelal gaat dit aan de hand van een Context & Kaders-avond met de gemeenteraad, een startnotitie, en/of een apart raadsbesluit. De raad richt zich hier vooral op de ‘wat’ en ‘waarom’ van participatie, de ‘hoe’ ligt bij de gemeentelijke organisatie. De raad geeft in de gestelde kaders antwoord op de volgende vragen: • Wat ziet de raad als het doel van de participatie? • Voorbeelden zijn expertise inwinnen, vertrouwen en zorgvuldige besluiten. • Welke ‘ruimte’ ligt er volgens de raad om te participeren? Wat wordt er met de resultaten gedaan? • Welke stakeholders dienen er volgens de raad minimaal te worden betrokken? • Hoe wil de raad betrokken en geïnformeerd worden over het verloop en de uitkomsten van de participatie? Waar moet het minimaal aan voldoen? • Welke randvoorwaarden geeft de raad mee? • Welke hoeveelheid, tijd, geld, en inzet is er beschikbaar? Mandaat bij college: wanneer het mandaat bij het college ligt, wordt bij opgaven en projecten rekening gehouden met bestaande kaders en afgesproken algemene richtlijnen betreffende de opgave tussen gemeente en gemeenteraad.

Controlerend De derde taak van de raad is erop toezien dat het college alle plannen die zij hebben aangenomen uitvoert en of deze naar behoren en binnen budget worden volbracht. Aan de hand van een jaarlijkse evaluatie tussen gemeenteraad en gemeente zal het ontwikkelprogramma met bijbehorende acties worden geëvalueerd. Bij uitzonderingen waar de raad aan de voorkant kaders stelt, vindt voorafgaand aan het traject tussen gemeente en gemeenteraad afstemming plaats over de mate van evaluatie tijdens en/of na het traject. Met als doel om met elkaar te leren, tussentijds bij te sturen, en/of elkaar mee te nemen bij toekomstige opgaven.

Ter versterking van de eigen rollen kan de raad zelf initiatief nemen tot participatie. Zo kan de raad in een zeer vroegtijdig stadium inwoners of andere stakeholders bevragen welke kaders de raad meegeeft aan het college.

Kader stellen De tweede taak is het bepalen van de koers. Hierbij bepaalt de gemeenteraad op hoofdlijnen wat er nodig is in een gemeente; aan huishoudhulp voor ouderen, parkeergarages of bijvoorbeeld aan sportvoorzieningen. Zodat het college en de ambtenaren weten wat de richting is die de raad wenst. Bij onze gemeente maken we bij de opgaven en projecten onderscheid in: Going concern opgave: het gaat hier om een ‘standaard’ opgave binnen bestaand beleid, huidig mandaat, waarbij geen (of nieuwe) politieke gevoeligheden zijn en/of geen sprake is van ruimtelijke impact. Aan de voorkant worden algemene richtlijnen tussen gemeente en gemeenteraad afgesproken waarbinnen de opgaven kunnen worden uitgevoerd, zoals we deze ook hebben opgenomen in dit ontwikkelprogramma en met elkaar eerder hebben vastgesteld.

16

3

Nederlandse Vereniging voor Raadsleden, 2024

Ontwikkelprogramma Participatie

17

Hoofdstuk 3 Doelstellingen, gewenste bewegingen en prioriteiten In dit hoofdstuk zijn de doelstellingen op participatie uiteengezet. Hier is onder andere tijdens de C&K-avond op 12 juni 2024 input en feedback bij de raad voor opgehaald. Vanuit deze doelstellingen wordt de link gelegd met de gewenste bewegingen, zoals deze in het raadsakkoord alsook de omgevingsvisie staan. Om vervolgens te komen tot de prioriteiten waar we als gemeente op focussen.

3.1 Doelstellingen Doelstelling 1: Inwoners en belanghebbenden worden in een zo vroeg en passend mogelijk stadium betrokken bij beleidsvorming en -uitvoering om zo mee te denken, mee te beslissen, mee uit te voeren en/of mee te evalueren. Per opgave en situatie organiseren we een op maat gemaakte manier van samenwerken. Met als doel een goed en breed gedragen resultaat te realiseren. Hierbij denken we vooraf goed na over wie de stakeholders zijn en houden we ze tijdens het traject op de hoogte. De wijze van samenwerken kan variëren van informeren, tot samen denken, samen doen of zelfs overlaten. We zorgen voor heldere verwachtingen waarbij voor alle deelnemers duidelijk is welke mate van invloed wanneer mogelijk is. Doelstelling 2: We staan open voor initiatieven uit de samenleving en we zijn duidelijk naar initiatiefnemers wat zij van ons kunnen verwachten. Subdoelen uit het College Uitvoeringsprogramma 2022-2026: We laten inwoners actief onderdeel zijn van de gemeente door (meer) in samenhang met inwoners beleid te ontwikkelen. We besteden extra aandacht aan het zo vroeg en passend mogelijk betrekken van inwoners bij onze opgaven en projecten. We sluiten als gemeente aan bij initiatieven en ideeën van inwoners. Het is voor de raad belangrijk dat de gemeente een partner is bij de vele initiatieven en ideeën die leven in onze gemeente.

Om die rol beter te kunnen vervullen zullen we de ‘groene golf-ambtenaar’ als instrument verder ontwikkelen. Op deze manier begeleiden wij inwoners en ondernemers van begin tot eind in de gemeentelijke procedures. En zullen wij ons als gemeente als sparringpartner opstellen om inwoners te ondersteunen en helpen de juiste stappen op het juiste moment te zetten.

18

Dit is nodig als je verder wilt komen als organisatie en individu. Dit vraagt om vertrouwen van de organisatie. Vertrouwen dat fouten in een vroeg stadium worden onderkend, zodat eventuele problemen vroegtijdig kunnen worden opgelost. Als gemeente bieden we de ruimte om dit bespreekbaar te maken en steeds hiervan te kunnen leren.

3.2 Gewenste bewegingen Vanuit de gewenste bewegingen die eerder zijn vastgesteld, komen we tot een participatie prioritering. Onderstaand tref je de bewegingen aan zoals we deze eerder met elkaar hebben gedefinieerd. Beweging 1 | Samenwerking is geen doel op zich Beweging 2 | Inwoners/belanghebbenden worden (volgens het principe van participatief werken) in een zo vroeg mogelijk stadium betrokken bij beleidsvorming en -uitvoering om zo mee te beslissen of mee uit te voeren. Beweging 3 | De gemeente is van de inwoners en organisaties Beweging 4 | We staan open voor initiatieven uit de samenleving en we zijn duidelijk naar initiatiefnemers wat zij van ons kunnen verwachten Beweging 5 | Kaag en Braassem wil een actieve en vernieuwende koers op het gebied van participatie varen

3.3 Prioriteiten Vanuit dit ontwikkelprogramma zijn vele participatie prioriteiten te benoemen. Deze prioriteiten zijn te formuleren aan de hand van onderzoek wat reeds heeft plaatsgevonden, gesprekken die zijn gevoerd zowel intern als extern, en de vele afspraken die we met elkaar hebben gemaakt. Deze prioriteiten staan weergegeven in een lijst met acties die bijdragen aan een of meer gewenste bewegingen die we als gemeente willen realiseren. We kiezen er bewust voor gebruik te maken van een dynamische actielijst. Dit is een lijst die mee verandert met eventuele wijzigende omstandigheden. Acties kunnen worden toegevoegd, worden aangepast en worden geschrapt. De totale lijst aan acties kan niet tegelijkertijd worden opgepakt en uitgevoerd, vanwege beperkte capaciteit, budget en tijd. Mede hierom is structuur aangebracht in deze lijst om te kunnen groeperen op basis van prioriteit en korte of lange termijn. Zie onderstaande matrix die we als format gebruiken. Met daarin per groepering een code die je terugziet in de actielijst.

Doelstelling 3: We gaan als gemeente experimenteren, hierbij leren we van onze fouten en bieden we de ruimte dit openbaar te bespreken.

Om te bepalen of een actie op de korte of lange termijn uitgevoerd kan worden, en of deze hoge of lage urgentie kent, maken we als leidraad gebruik van de volgende vragen: Wat is de aanleiding van de actie? Wie zijn de belanghebbenden? Welk resultaat levert de actie op en waar draagt dit aan bij? Dit kan tastbaar of abstract zijn. Is de actie een gemaakte afspraak met de raad?

De wereld om ons heen ontwikkelt en verandert snel. Het is van belang dat we als gemeente bij blijven, leren en ontwikkelen. Hierbij zullen we soms verouderde werkwijzen moeten loslaten en met nieuwe ideeën moeten komen en deze uitproberen. Fouten maken is hier onlosmakelijk mee verbonden. We proberen als gemeente de drempel te verlagen voor het bedenken van nieuwe initiatieven en moedigen het aan om hierbij fouten te maken.

Acties die een hoge urgentie hebben en op de korte termijn kunnen worden uitgevoerd staan hoog op de prioriteiten lijst. Deze worden op korte termijn opgepakt, of zijn reeds in ontwikkeling. Daarnaast wordt er gewerkt aan acties die een langere termijn kennen. Op basis van de huidige bezetting en de middelen die we als gemeente hebben gaan we ons op de prioriteiten focussen opgenomen in bijlage 2.

Ontwikkelprogramma Participatie

19

Bijlagen Bijlage 2 Participatie prioriteiten

Bijlage 1 Advies inzake inwonerparticipatie Afkomstig uit Handleiding Participatief Werken. Voor het opstellen van een advies inzake inwonerparticipatie wordt onderstaand format gebruikt.

Nr.

Prioriteit

Status

Termijn

1

Opstellen van een stappenplan of werkwijzer waarmee intern per project of opgave de juiste samenwerking kan worden opgesteld, waarbij het initiatief bij de gemeente ligt.

Actief

2024 Q3 + Q4

2

Inrichting van een (digitaal) informatiepunt voor inwoners over participatie. Hierin zullen we informatie delen over hoe wij als gemeente werken en welke ambities we hebben op het gebied van participatie. Ook kunnen we vanuit deze plek verwijzen naar relevante pagina’s, zoals specifieke projecten als de Omgevingswet of participatie-gerelateerde documenten, zoals een Werkwijzer

Actief

2024 Q3 + Q4

3

Bespreken, afstemmen en implementeren wat de rol van de gemeente is bij participatie in welke fase.

Actief

2024 Q3 + Q4

4

Omgevingsvisie 2025 actualiseren en daarin hoofdstuk 1 Samenwerken, onze visie op samenwerken, herijken welke tevens als rode draad door de andere thema’s heen loopt.

Actief

2024 - 2025

5

Als gemeentelijke organisatie beter kunnen inspelen op initiatieven vanuit de inwoners. Het inzichtelijk maken van het proces dat doorlopen dient te worden wanneer een initiatief wordt ingediend, verduidelijken welke rol de gemeente heeft passend bij een initiatief.

6

Proactief contact onderhouden met belangengroepen, verenigingen, ondernemers, en inwoners over maatschappelijke initiatieven vanuit de samenleving. Met als doel het ophalen van de behoeften, en hiermee de verbinding leggen tussen wat er buiten speelt met relevante afdelingen of collega’s binnen de gemeente.

Onderwerp: Opsteller: Datum:

1. Wel of geen participatie? Hebben inwoners, organisaties e.d. betrokkenheid, kennis en/of ervaring op dit onderwerp of project?

Ja

Nee (motivatie)

Valt er (inhoudelijk) iets te kiezen of te vinden? Biedt bestaande wet- en regelgeving ruimte voor inbreng?

Ja, er is ruimte om te participeren.

Nee (motivatie)

Ja -> door naar 2 / Nee -> geen participatie 2. Maken randvoorwaarden participatie wel of niet mogelijk? Is college en/of raad bereid om iets te doen met de resultaten van het participatietraject?

Ja

Nee (motivatie)

Is er voldoende tijd voor een participatietraject (rekening houdend met noodzakelijk besluitvormingstraject)? Zijn er voldoende middelen (geld, capaciteit, tijd e.d.)? Is goede communicatie vooraf, tijdens en na afloop verzekerd?

Ja

Nee (motivatie)

2024 Q4 – 2025 Q2

Actief

Doorlopend

Ja -> door naar 3 / Nee -> geen participatie 3. Waarom, met wie, wanneer en welke rol?

Bijlage 3 Verslag analyse participatie Gemeente Kaag en Braassem - Beaumont

Benoem doel van participatie. Denk bijv. aan: informatie ophalen/delen, draagvlak, samen uitvoeren etc. Welke inwoners, organisaties e.d. moeten betrokken worden en wat zijn hun belangen? Denk bijv. aan: • Inwoners of een bepaald deel daarvan • Dorpsraden • Belangenorganisaties • Adviesraden • Verenigingen, organisaties • Bedrijven, ondernemers In welke (beleids- of project-)fase vindt participatie plaats? Denk bijv. aan: agenderen, inhoud, plan, besluiten, uitvoeren en evalueren. Incl. toelichting per fase. Welke participatievormen? Uitwerken (per procesonderdeel) voor vier vormen: samen denken, samen besluiten, samen doen en samen leren (beantwoorden incl. motivatie).

20

Samen denken: Samen besluiten: Samen doen: Samen leren:

Klik op het verslag om het te openen in een nieuw venster.

Ontwikkelprogramma Participatie

21

Gemeente Kaag en Braassem Westeinde 1 2371 AS Roelofarendsveen T 071 332 72 72 I www.kaagenbraassem.nl