Ontwerpbegroting 2023 BVO Rijn en Braassem-incl v0.9 d.d. 22 april 2022
Tekst van het document
PROGRAMMABEGROTING 2023-2026
Programmabegroting 2023-2026 Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn & Braassem
Zaaknummer: 2895564 Versie 0.9 CONCEPT d.d. 22 april 2022
Concept 22-04-2022
Pagina 1 van 23
PROGRAMMABEGROTING 2023-2026
INHOUDSOPGAVE 1.
2.
3.
4.
5.
INLEIDING ........................................................................................................................................ 3 1.1.
Inleiding ................................................................................................................................... 3
1.2.
Leeswijzer ................................................................................................................................ 4
BELEIDSBEGROTING: PROGRAMMAPLAN ....................................................................................... 5 2.1.
Inleiding Programmaplan ........................................................................................................ 5
2.2.
Programma ICT Basis Dienstverlening ..................................................................................... 5
2.3.
Kosten van Overhead ............................................................................................................ 10
2.4.
Algemene dekkingsmiddelen ................................................................................................ 11
2.5.
Vennootschapsbelasting ....................................................................................................... 12
2.6.
Onvoorzien ............................................................................................................................ 12
BELEIDSBEGROTING : PARAGRAFEN ............................................................................................. 13 3.1.
Inleiding Paragrafen .............................................................................................................. 13
3.2.
Bedrijfsvoering ...................................................................................................................... 13
3.3.
Financiering ........................................................................................................................... 14
3.4.
Weerstandsvermogen en risicobeheersing........................................................................... 16
FINANCIELE BEGROTING................................................................................................................ 19 4.1.
Uitgangspunten ..................................................................................................................... 19
4.2.
Overzicht baten en lasten...................................................................................................... 19
4.3.
Uiteenzetting financiële positie............................................................................................. 19
4.4.
Meerjarenraming .................................................................................................................. 21
4.5.
Overzicht geraamde baten en lasten per taakveld ............................................................... 21
BIJLAGE DEELNEMERSBIJDRAGE 2023 .......................................................................................... 22 5.1.
Uitgangspunten ..................................................................................................................... 22
5.2.
Deelnemersbijdragen 2023 ................................................................................................... 22
Concept 22-04-2022
Pagina 2 van 23
PROGRAMMABEGROTING 2023-2026
1. INLEIDING 1.1.
Inleiding
Voor u ligt de begroting 2023 van de Bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem (verder ook: “BVO”). Deze begroting is gebaseerd op de Kadernota 2023, waarmee inzicht en richting aan de financiële en beleidsinhoudelijke contouren is gegeven. Het bestuur heeft de BVO Kadernota 2023 vastgesteld op 11 april 2022 en de vastgestelde contouren zijn verwerkt in deze Programmabegroting. De Bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem is de Gemeenschappelijke Regeling waarin de gemeenten Alphen aan den Rijn en Kaag en Braassem met elkaar samenwerken op het gebied van informatisering en automatisering. Binnen deze begroting wordt invulling gegeven aan de opdracht van beide gemeenten om een transparante ICT fabriek te zijn, met de focus op operationele excellentie én het zo optimaal mogelijk ondersteunen van de gemeenten bij haar werkzaamheden en eventuele veranderingen daarop in 2023 en verder. Voor de BVO is het van zwaarwegend belang dat zij door beide gemeenten wordt gezien als de partner op het gebied van ICT en dat door de krachtenbundeling van de gemeenten synergie ontstaat.
De samenwerking is succesvol als er zoveel mogelijk gestandaardiseerd wordt: één Informatisering en Automatisering (I&A) oplossing voor gelijksoortige vraagstukken, zoveel mogelijk gelijke werkprocessen, samen I&A inkopen, samen I&A bedrijven, samen naar wet- en regelgeving kijken, samen vernieuwen, implementeren en uitvoeren, kortom: samenwerken! In 2022 is de begroting van de BVO ingrijpend gewijzigd als gevolg van de taskforce, voortschrijdend inzicht, gewijzigde uitgangspunten en ontwikkelingen. De BVO zal deze lijn ook in de komende jaren doortrekken, waardoor de begroting minder ingrijpende consequenties heeft en doorgaat op het ingeslagen pad. Beleids- en begrotingsplannen van beide gemeenten met impact op de informatievoorziening en/of ICT werken uiteindelijk door op de begroting van de BVO. Omdat vooraf meestal niet kan worden aangegeven op welke wijze deze plannen structureel ingrijpen op de begroting van de BVO, schetst deze begroting hoe de BVO in het komende jaar de ICT run voor beide gemeenten zo optimaal mogelijk gaat uitvoeren binnen de reeds gemaakte afspraken en wat daar eventueel extra voor nodig is. Een uitzondering op deze regel is voor 2023 de uitwerkingen van de implementatie van de Omgevingswet op de BVO en het effect van hybride werken en laptop tenzij. De begrotingsconsequenties daarvan zijn wel al verwerkt in deze begroting.
2023 wordt een jaar dat voor de BVO in het teken zal staan van de doorontwikkeling naar een regie organisatie. Zij wil zich voorbereiden op de toekomst waarin door verSaaSing, uitbesteden en in ketens denken steeds minder zelf gedaan wordt, maar steeds meer wordt gevraagd van haar regie competenties. De BVO wil de “run” verder optimaliseren en professionaliseren. Daarnaast wil zij zichzelf beter equiperen om de door de gemeenten Concept 22-04-2022
Pagina 3 van 23
PROGRAMMABEGROTING 2023-2026
gevraagde “change” competenties effectiever te kunnen inzetten en om de via het i-Beleid en het project portfolio proces op haar afkomende veranderingen op ICT en informatievoorzieningsgebied voor de gemeenten te kunnen uitvoeren. In 2023 zal de BVO:
de gemeenten ondersteunen bij de doorontwikkeling van het zaakgericht werken;
de migratie naar de in 2022 aan te besteden en te implementeren Enterprise Service Bus (de koppelfaciliteit in het applicatielandschap) afronden;
de overeenkomst met de ICT outsourceprovider naar verwachting verlengen;
een nieuwe aanbesteding voor de inmiddels strategisch zeer relevante Microsoft 365 licenties doen;
ook de aanbesteding en overgang naar een nieuwe software reseller doen;
alle benodigde lifecycle management activiteiten voor Windows Server 2012 afronden;
naar verwachting het project Centralisatie van decentrale applicaties verder door laten lopen.
Tot slot wordt - conform de eerder met de gemeenten gemaakte afspraak - in 2023 door de BVO onderzocht of het vastgestelde verdeelsleutelpercentage tussen de gemeenten (tot en met 2023 is dit nog op basis van het inwoneraantal) nog recht doet aan het feitelijk gebruik. Een voorstel voor een, vanaf begrotingsjaar 2024, te hanteren verdeelsleutelpercentage zal ter besluitvorming aan het bestuur en beide gemeenten worden voorgelegd.
1.2.
Leeswijzer
Deze begroting bestaat uit een beleidsbegroting en een financiële begroting. De beleidsbegroting bestaat uit het programmaplan en de paragrafen. Het programmaplan wordt in hoofdstuk 2 beschreven. De paragrafen die volgens het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording, de verslaggevingsregels) van toepassing zijn op de BVO Rijn en Braassem zijn in hoofdstuk 3 uitgewerkt. De financiële begroting bestaat uit het overzicht van baten en lasten en de toelichting daarop, de uiteenzetting van de financiële positie (ontwikkeling balans, reservepositie en investeringsplanning) en de toelichting daarop, en bevat een overzicht van de geraamde baten en lasten per (IV3-)taakveld. De financiële begroting is opgenomen in hoofdstuk 4. In de bijlage is de verdeling van de geraamde gemeentelijke bijdrage voor 2023 over de deelnemers opgenomen. Met de vaststelling van de begroting autoriseert het bestuur de organisatie op programmaniveau tot het kunnen doen van de geraamde uitgaven in begrotingsjaar 2023.
Concept 22-04-2022
Pagina 4 van 23
PROGRAMMABEGROTING 2023-2026
2. BELEIDSBEGROTING: PROGRAMMAPLAN 2.1.
Inleiding Programmaplan
Het programmaplan bevat de in 2023 te realiseren programma’s, een overzicht van de kosten van overhead, een overzicht van de algemene dekkingsmiddelen, het bedrag van de heffing voor vennootschapsbelasting en het bedrag voor onvoorzien. De begroting 2023 van de BVO Rijn en Braassem bestaat uit één begrotingsprogramma: het programma ICT Dienstverlening. Het doel van dit programma in 2023, de vanuit deze doelstelling uit te voeren activiteiten, de indicatoren waarmee we de doelrealisatie vaststellen en de met de activiteiten samenhangende baten een lasten worden hieronder toegelicht.
2.2.
Programma ICT Basis Dienstverlening
De BVO is met haar dienstverlening voor beide gemeenten van groot belang. Niet alleen om beide gemeenten in staat te stellen hun dagelijkse werk, ondersteund door ICT, te doen (“run”) maar ook om vernieuwingen en veranderingen mogelijk te kunnen maken (“change”). ICT wordt, tot geruststelling van de BVO, steeds meer gezien als bedrijfsmiddel en randvoorwaardelijk om goed te kunnen functioneren i.p.v. het te beschouwen als een kostenpost. Geen van de gemeenten kan zonder goede informatievoorziening. Het besef en de verankering van dit gedachtengoed op strategisch niveau is inmiddels evident. De gemeenten – en daarmee de BVO – hebben te maken met een enorme hoeveelheid uitdagingen:
Wet en regelgeving (Open Overheid, Wet kwaliteitsborging, Wet Digitale overheid, de Archiefwet, Wet hergebruik van overheidsinformatie, de Bekendmakingswet, …).
Focus op informatieveiligheid en privacy bescherming.
Digitalisering gebruiken voor efficiëntere processen (intern) maar ook om burgers meer zelf, plaats en tijdloos, hun diensten bij de gemeente af te laten nemen (extern), omdat dat maatschappelijk nu de norm is.
Effectiever de bij de gemeenten beschikbare informatie inzetten (datasturing) om preventief en/of gericht haar taken uit te kunnen voeren.
Hybride werken.
Verbeteren van ketensamenwerking met partners.
Enzovoort…
Daarnaast formuleren de gemeenten zelf belangrijke ambities (persoonlijke digitale dienstverlening, digitale inclusie, nieuwe vormen van democratie, grip op verbonden partijen, enz.) in de collegeprogramma’s. Zonder uitzondering zijn bij bovengenoemde onderwerpen informatievoorziening en ICT cruciale componenten, waarbij de BVO een belangrijke rol te vervullen heeft. Wat willen we bereiken? De BVO zal met haar primaire verantwoordelijkheid ook in 2023 beide gemeenten in staat stellen om met stabiele, veilige, up-to-date zijnde en snelle informatietechnologie tegen een Concept 22-04-2022
Pagina 5 van 23
PROGRAMMABEGROTING 2023-2026
marktconforme prijs/prestatie hun taken naar behoren uit te kunnen voeren (de “run”). Maar zij zal zich ook zo organiseren dat op verzoek van beide gemeenten snel en adequaat kan worden geholpen bij het aangaan van nieuwe of gewijzigde uitdagingen (“change”). Vanuit haar vakkennis zal de BVO onder regie en opdracht van beide gemeenten ook bijdragen aan “innovatie” op het gebied van informatie voorziening en ICT. Wat gaan we daarvoor doen?
2.2.1 Run (noodzakelijk)
De basisopgave van de BVO is om ervoor te zorgen dat beide gemeenten zo optimaal mogelijk worden ondersteund bij de uitvoering van hun primaire taken: ”de run”. De BVO zorgt ervoor dat alles functioneert en als dat even niet het geval is, dan lost zij het probleem op conform de gemaakte afspraken. Deze basistaak is beschreven in de Producten- en Dienstencatalogus. Over de diensten worden service niveau afspraken gemaakt met beide klanten. Onder deze dienstverlening vallen de volgende onderwerpen:
Servicedesk;
werkende bedrijfsfunctionaliteit (bedrijfsapplicaties of SaaS diensten);
digitale werkplekken;
flexibele werkplekken;
speciale werkplekken (repro, balie, enz.);
mobiele telefonie inclusief devices en bel-/databundel;
taak gebonden printers;
en een stabiele, transparante, voorspelbare bedrijfsvoering en daardoor ook een betrouwbare partner voor beide gemeenten.
In het “run” aandachtsgebied is een aantal onderwerpen relevant voor de 2023 begroting:
Centraliseren van functioneel beheer; de begrotingsconsequenties van deze centralisatie operatie zijn vanaf begrotingsjaar 2022 reeds in de BVO begroting verankerd. De BVO en de gemeenten zijn toen uitgegaan een 58-tal decentrale applicaties. Het project heeft inmiddels uitgevonden dat er sprake is van meer dan 80 decentrale applicaties. Een forse toename, maar - naar het zich laat aanzien - betreft het hierbij vooral kleine applicaties.
Tariefsverhoging Microsoft; Microsoft heeft een substantiële tariefsverhoging aangekondigd voor de Office suite die bij beide gemeenten in gebruik is.
Toename gebruik digitale toegangsmethoden; het gebruik en de zwaarte van veilige digitale toegangsmethoden (eIDAS, DigiD, eHerkenning en certificaten) door de gemeenten is aanzienlijke toegenomen.
Arbeidsmarkt krapte; ook de BVO kampt met het probleem om gekwalificeerde medewerkers aan zich te binden en in het bijzonder zij met een ICT/informatievoorziening achtergrond kunnen nauwelijks uit de markt kunnen worden gehaald. Dit leidt nu nog niet tot grote issues. Indien dit een hardnekkig en structureel probleem blijkt te zijn, dan zal dit op termijn wellicht tot hogere kosten gaan leiden.
Benchmark ICT gemeenten; de benchmark over 2020 heeft duidelijk gemaakt dat de kosten in 2020 met gemiddeld € 7 per inwoner zijn gestegen bij de onderzochte gemeenten. Een deel van de stijging was opgenomen in de voorgeschreven indexeringen, maar deze waren ver van toereikend. Het advies van de BVO om jaarlijks structureel een kostenstijging in de begroting te verankeren (naast de voorgeschreven indexeringen) is
Concept 22-04-2022
Pagina 6 van 23
PROGRAMMABEGROTING 2023-2026
in 2020 niet overgenomen. De BVO staat nog steeds achter dat advies, maar kiest er nu voor om dit niet in de begroting voor 2023 te verankeren. De additionele vraag en de daarmee gepaard gaande kosten zullen via het project- en portfoliomanagement van beide gemeenten lopen.
Professionaliseren en regie; de BVO zal zich in de komende jaren door moeten ontwikkelen naar een organisatie die een duidelijke strategische richting heeft en goed geëquipeerd is voor een toekomst waarin door verSaaSing, uitbesteden en in ketens denken, steeds minder zelf gedaan wordt en veel meer regie moet worden gevoerd. Denk hierbij aan: -
Het formaliseren van de strategische richting van de BVO afgestemd op het iBeleid van beide gemeenten, en daar de organisatorische en strategische personeelsmanagement consequenties uit destilleren.
-
Het structureel binnen de BVO organisatie verankeren van General IT Controls, verbeterplannen, het inrichten van meetmechanismen om transparant over de performance te kunnen zijn, het constant verbeteren te kunnen faciliteren en het volwassenheidsniveau van de primaire processen binnen de BVO te kunnen meten (ITIL, BiSL en PRINCE2).
-
Het structureel trainen en certificeren van BVO medewerkers “nieuwe stijl” in ITIL, BiSL en PRINCE2.
In 2023 zal hierin worden geïnvesteerd.
2.2.2 Change (Optioneel)
De rol van de BVO beperkt zich niet tot de run alleen. Zij wordt geacht zich zo te organiseren, dat zij op verzoek van beide gemeenten ook snel en adequaat kan helpen bij het implementeren van nieuwe of gewijzigde bedrijfsfunctionaliteiten of diensten (vernieuwing of “Change”). Hiervoor is in het begrotingsjaar 2022 al enige structurele ruimte gecreëerd en is met het inrichten van een duidelijke governancestructuur (beleggen van het opdrachtgeverschap voor projecten en eigenaarschap van bedrijfsfunctionaliteit op de juiste plaats binnen de gemeenten, prioriteitstelling door de business, een duidelijk en dwingend project portfolio proces) ook meer duidelijkheid voor de BVO als opdrachtnemer ontstaan. Samen met de gemeenten wordt de nut en noodzaak van ieder project bepaald. Hierbij wordt ook gekeken of en hoe het project past in de toekomstplannen van de gemeenten en of er synergie en consolidatie mogelijkheden zijn. Voordat een vernieuwing start bepaalt de BVO op basis van de exploitatiebegroting van de bestaande bedrijfsfunctie, welke structurele ruimte voor de vernieuwing en welke reserve/vernieuwingsruimte binnen haar begroting voor de éénmalige projectkosten beschikbaar is.
Vóórdat de vernieuwing start is er overeenstemming met beide gemeenten over de volledige funding, waarbij de gemeenten eventueel begrotingsruimte beschikbaar stellen voor de vernieuwingscomponent in het project. De exploitatiekosten van vernieuwingsprojecten worden in de projectbegroting opgenomen tot het moment waarop de kosten – later in een volgende begrotingscyclus - structureel in de begroting van de BVO worden opgenomen. Van twee “Change” onderwerpen is wel al bekend dat zij een structurele impact op de BVO begroting gaan hebben vanaf 2023:
Concept 22-04-2022
Pagina 7 van 23
PROGRAMMABEGROTING 2023-2026
Digitaal Stelsel Omgevingswet Vanaf 1 januari 2023 gaat de Omgevingswet in werking en zullen de structurele lasten voor de nieuwe DSO applicaties (licentie- en abonnementskosten) en de additionele functioneel beheer inspanning (1,5 fte) om deze applicaties te beheren, structureel binnen de BVO begroting gaan vallen. Deze kosten worden in 2022 nog door de BVO doorbelast aan beide gemeenten. Het betreft hier voor beide gemeenten dus een verschuiving van de kosten. Hybride werken en laptop tenzij In lijn met de beleidskeuze van de gemeenten om ook na de Covid-19 pandemie hybride te blijven werken is door de gemeenten het logische besluit genomen tot een “laptop tenzij” beleid. Iedere medewerker wordt voorzien van een mobiele werkplek, die zowel thuis als op kantoor bij de gemeenten inzetbaar is. De BVO heeft onderzocht hoe zij voor beide gemeenten op de financieel meest gunstige manier de huidige “vloot” kan ombouwen. Kern van de oplossing is dat de BVO de laptops zelf gaat aanschaffen en niet meer huurt bij de ICT serviceprovider. Hierdoor zal een verschuiving plaatsvinden van operationele kosten naar kapitaallasten in de begroting. Wat de structurele impact hiervan op de begroting van de BVO is, wordt pas in de loop van 2022 definitief duidelijk.
Ingaande begrotingsjaar 2022 is al structureel ruimte binnen de begroting van de BVO opgenomen voor de Nafase corona en deze ruimte wordt ook al benut om extra laptops aan te schaffen. Wat we nu al weten is dat dit bedrag in ieder geval ontoereikend is om de extra afschrijvingskosten van de nu zeker nog benodigde laptops (300 stuks) te kunnen dekken. De additionele jaarlijkse last hiervoor bedraagt € 75K per jaar en is daarom ook in deze begroting verwerkt. Waaraan kunnen we zien dat we dat bereikt hebben? ICT is als een nutsvoorziening: alleen als het niet werkt is er focus op. Als alles goed gaat, dan is dat vanzelfsprekend. Als na afloop van 2023 geconstateerd wordt dat er niets vervelends is gebeurd en de informatievoorziening “het gewoon deed zoals het hoort” heeft de BVO haar belangrijkste taak succesvol ingevuld: de gemeenten in staat stellen hun werkzaamheden uit te voeren door hen stabiele, veilige, snelle en up-to-date zijnde informatievoorziening te bieden. Daarbij zal de BVO ook gedurende het jaar alle toetsen van buiten (Verbijzonderde Interne Controle, compliance aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid, Jaarrekening controle, enz.) goed moeten doorstaan. De in 2022 geïntroduceerde klanttevredenheidsmeting zal ook in 2023 met een ruim voldoende (7) of beter moeten worden gewaardeerd door haar klanten.
Daarnaast zijn aan het einde van 2023 deze geplande project- en veranderactiviteiten succesvol gaande of afgerond:
De overeenkomst met de ICT Serviceprovider is gemoderniseerd en verlengd.
De implementatie van de koppelfaciliteit (middleware) is afgerond.
Er is een nieuwe overeenkomst met een software reseller gesloten.
Het functioneel beheer van de decentrale applicaties uit de gemeenten is ondergebracht bij de BVO.
Concept 22-04-2022
Pagina 8 van 23
PROGRAMMABEGROTING 2023-2026
Wat mag het kosten? De raming van de baten en lasten in 2023 (en de meerjarenraming 2024-2026) van dit begrotingsprogramma is hieronder opgenomen (zie Tabel 1). Voor het vereiste inzicht is het BBV hier in aangepaste vorm toegepast. Voor het BBV bestaat de ICT Basis Dienstverlening uit een combinatie van activiteiten die aan de ene kant tot het taakveld Overhead (Technisch beheer; beschikbaarstelling van de ICT-infrastructuur en standaard kantoorautomatiseringssoftware, I&A advisering en beleid en de bedrijfsvoering van de BVO) en aan de andere kant tot de verschillende inhoudelijke taakvelden (Functioneel applicatiebeheer van de bedrijfsapplicaties) behoren. Het met ingang van 2017 vernieuwde BBV schrijft voor dat het overhead deel niet meer aan de inhoudelijke programma’s toegerekend mag worden. Voor de BVO en het programma ICT Basis Dienstverlening leidt dit tot een gefragmenteerd inzicht. Daarom is gekozen om de kosten van ICT Basis Dienstverlening hier integraal weer te geven. De baten en lasten van het programma ICT Basis Dienstverlening zijn in Tabel 1 gecategoriseerd naar de drie clusters van diensten vanuit de BVO:
Technisch beheer (beschikbaarstelling van ICT-infrastructuur, werkplekken en standaard kantoorautomatiseringssoftware).
Functioneel beheer (applicatie-)beheer (beschikbaarstelling van concernapplicaties en beheer van gegevens).
Advies, beleid en staf (I&A-advies, regie en bedrijfsvoering).
Tabel 1: (incidentele) Baten en Lasten Programma ICT (x € 1000) Rekening 2021
Begroting 2022
Meerja renpers pecti ef
begroti ng 2023
PROGRAMMA ICT -DIENSTVERLENING
2024
S
I
S
2025 I
S
2026 I
S
I
LASTEN ICT-DIENSTVERLENING Technis ch Beheer Functi oneel beheer Advies , be lei d en Sta f
6.396 4.688 1.991
6.822 4.756 1.909
7.274 5.088 1.872
100
7.081 5.085 1.673
7.094 5.085 1.559
7.122 5.085 1.540
TOTAAL LASTEN
13.074
13.487
14.234
100
13.840
13738
13748
41 26
94 3
92 1
70 1
20 1
13.420
14.131
148
13.743
446
13.668
532
13.727
532
10.131 0 346 360
10.700
118
10.994
357
10.934
426
10.982
426
2.533
2.675
30
2.749
89
2.734
106
2.745
106
148
13.835
446
13.738
532
13.748
532
BATEN ICT-DIENSTVERLENING Technis ch Beheer Functi oneel beheer Advies , be lei d en Sta f Addi ti onel e bijdra gen Te chnis ch beheer Addi ti onel e bijdra ge Functi oneel beheer Addi ti onel e bijdra ge Sta f
0
356 1.124 22
ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN (tota a l e xcl a dditi onel e diens ten) 11254 Alphen aan den RIjn Deel nemers bijdra ge Aa dR voor ge meens cha ppel ijke dienstverle ning (80%) Deel nemers bijdra ge s peci fieke di ens tve rl eni ng Aa dR Addi ti onel e bijdra ge centra l is a ti e Aa dR project (100%) Hera ll oca tie bes taa nde dekki ng Aa dR (a gv Centra l i s a ti e) 100%
346 360
Kaag en Braassem Deel nemers bijdra ge K&B voor gemeens cha ppel ijke di ens tverlening (20% Deel nemers bijdra ge s peci fieke di ens tve rl eni ng K&B
0
Hera ll oca t i e bes ta a nde dekking K&B (a gv Centra li s a tie ) 100%
50
50
13.487
14.229
Gemeenteli jke bi jdra gen NTO gemee nte li jke bi jdra ge-expl .s a l do
318
TOTAAL Baten
13.074
RESERVEMUTATIES Toevoegingen aan Reserve: verva ngi ngs ka l ender
48
verwa cht pos i ti ef/nega tief exploi ta tieres ul ta a t boekwi ns t i phone s Aa dR
0
200
265
265
246
267
267
51
Onttrekking Reserve onttrekking Reserve Totaal Reserveboeking TOTAAL SALDO VAN BATEN EN LASTEN
Concept 22-04-2022
36 15 0
0 0 0
5 5 0
48 0
Pagina 9 van 23
5 5 0
446 0
0 0
532 0
0 0
532 0
PROGRAMMABEGROTING 2023-2026
De (meerjaren-)begroting voor 2023 en verder heeft qua indeling een wijziging ondergaan ten opzichte van de voorgaande jaren. Per 2023 wordt een kolom incidenteel toegevoegd en wordt er jaarlijks een reservedotatie gedaan, conform de afspraken die in de begrotingsronde voor 2022 zijn gemaakt. Mutaties in de reserves worden in principe als incidentele baten en lasten beschouwd en moeten als zodanig ook worden benoemd in het overzicht (incidentele) baten en lasten. De uitzondering op de regel is dat kapitaalslasten wel als structurele uitgaven mogen worden gezien mits deze lasten gedekt worden vanuit een aparte reserve kapitaalslasten. De € 5K onttrekking aan de Reserve in 2023 en 2024 betreffen kapitaalslasten. In de kadernota 2023 was de last van € 5K als structureel opgenomen met als dekking een incidentele baat. Omdat de begroting structureel en incidenteel dan niet in evenwicht is, wordt dit in de begroting 2023 rechtgetrokken. De intentie is om per 2023 een reserve kapitaalslasten in het leven te roepen en het resterende budget naar deze reserve over te hevelen. Vooruitlopend hierop zijn de onttrekkingen van de kapitaalslasten in 2023 en 2024 wel alvast als structureel aangemerkt. Voor 2023 bedragen de totale lasten van het programma ICT Basis Dienstverlening en daarmee van de totale begroting BVO Rijn en Braassem € 14,334 miljoen.
De additionele bijdragen worden niet meegenomen in de deelnemersbijdrage omdat deze apart worden gefactureerd. Om budgetoverschrijdingen te voorkomen wordt scherp toegezien op de gevraagde dienstverlening. Als er zich aanvragen voordoen die niet behoren tot de standaard dienstverlening zoals opgenomen in de Producten en Dienstencatalogus dan worden de bijbehorende kosten eerst geïnventariseerd. Vervolgens wordt er een offerte uitgebracht. Na akkoord wordt de aanvraag in behandeling genomen en na afronding van de opdracht volgt afzonderlijk facturatie. Op deze manier wordt vermeden dat er een tekort ontstaat, doordat begrotingsruimte moest worden aangewend ten behoeve van werkzaamheden die niet tot de standaard dienstverlening behoorde. Ook is deze werkwijze zuiver voor de deelnemende gemeenten: degene die de extra diensten afneemt, betaalt hier ook voor. In de meerjarenraming lasten is ten opzichte van de realisatie 2021 en de begroting 2022 in alle jaren een verhoging in budget zichtbaar. De verhoging van de lasten wordt hoofdzakelijk veroorzaakt door de indexering en de toevoeging van de aspecten uit de kadernota 2023. In de kadernota 2023 zijn ook nieuwe investeringen opgenomen. Wat hierin nog niet is meegenomen is de afstemming van bestaande/periodiek terugkerende investeringen. Dit zorgt er o.a. voor dat in 2026 het bedrag hoger uitvalt dan in de kadernota benoemd.
(Zie staat van investeringen onder paragraaf 4.3, Tabel 9). De detacheringslasten en overige materiële budgetten zijn ten opzichte van 2022 geïndexeerd overeenkomstig de uitgangspunten van de Financiële Kaderstelling Gemeenschappelijke Regelingen (FKGR) in Hollands-Midden (detacheringskosten met 3,7% en materiele budgetten met 2,5%). Deze budgetbijstellingen worden ook structureel doorgetrokken in de jaren 2024 en volgende. Vanwege de enorme verschillen in percentages ten opzichte van vorig jaar is er dit jaar niet voor gekozen om in de meerjarenraming alvast met toekomstige indexering rekening te houden. De indexering wordt jaarlijks toegepast.
2.3.
Kosten van Overhead
In Tabel 2 zijn de baten en lasten weergegeven, die geraamd worden op het BBV-taakveld Overhead. Het overzicht kosten van overhead is een verplicht BBV-overzicht. Concept 22-04-2022
Pagina 10 van 23
PROGRAMMABEGROTING 2023-2026
Het vernieuwde BBV, dat vanaf 2017 van kracht is, heeft als uitgangspunt dat lasten zoveel mogelijk worden toegerekend aan de betreffende taken/activiteiten. Dit betekent dat de kosten van ICT Basis Dienstverlening die direct verbonden zijn aan activiteiten/taken/producten in de betreffende taakvelden moeten worden begroot en verantwoord. Voor de BVO betreft dit de lasten van Functioneel beheer die samenhangen met het beheren van de bedrijfsapplicaties die ten behoeve van de verschillende taakvelden (bijvoorbeeld Bestuur, Burgerzaken, Openbare orde en veiligheid, Inkomensregelingen, etc.) worden ingezet. Baten en lasten van overhead-activiteiten moeten centraal op een afzonderlijk taakveld worden geregistreerd (taakveld 0.4 Overhead). Onder overhead wordt verstaan het geheel van functies en activiteiten gericht op sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Veel ICT-activiteiten vallen onder overhead. De clusters Technisch Beheer en Advies, beleid en Staf vallen volledig onder het taakveld Overhead. De ontwikkeling van lasten en baten in 2023 ten opzichte van 2022 zijn hierboven in paragraaf 2.2 reeds toegelicht. T Tabel 2: Baten en Lasten Overhead (x € 1000) Rekening 2021
Begroting 2022
Meerjarenperspectief
Begroting
PROGRAMMA ICT -DIENSTVERLENING
2023
2024
2025
2026
LASTEN TECHNISCH BEHEER Deta cheri ng Overi ge goederen en diens ten Ka pi ta a l la s ten
808 5.104 485
1.141 5.157 524
1.183 5.396 695
1.183 5.393 507
1.183 5.369 542
1.183 5.354 584
LASTEN FUNCTIONEEL BEHEER Deta cheri ng Overi ge goederen en diens ten Ka pi ta a l la s ten
883 1.902 0
1.766 905 0
1.832 928 0
1.832 925 0
1.832 925 0
1.832 925 0
LASTEN ADVIES, BELEID EN STAF Deta cheri ng Overi ge goederen en diens ten Ka pi ta a l la s ten
655 537 798
749 556 604
873 703 397
873 612 189
873 612 74
873 612 56
11.171
11.402
12.005
11.513
11.410
11.419
BATEN TECHNISCH BEHEER Overi ge opbrengs ten
0
0
0
0
0
0
BATEN FUNCTIONEEL BEHEER Overi ge opbrengs ten
0
0
0
0
0
0
BATEN ADVIES, BELEID EN STAF Overi ge opbrengs ten
0
0
0
0
0
0
0 -11.171
0 -11.402
0 -12.005
0 -11.513
0 -11.410
0 -11419
TOTAAL LASTEN
TOTAAL BATEN SALDO OVERHEAD
2.4.
Algemene dekkingsmiddelen
In Tabel 3 zijn de baten en lasten van de algemene dekkingsmiddelen weergegeven. Het overzicht algemene dekkingsmiddelen is een verplicht BBV-overzicht. Dit overzicht bevat ten minste de baten en lasten m.b.t. de lokale heffingen, algemene uitkering, dividend, saldo van de financieringsfunctie en de overige algemene dekkingsmiddelen. Op de BVO Rijn en Braassem zijn alleen de posten saldo van de financieringsfunctie en overige algemene dekkingsmiddelen van toepassing. Het saldo van de financieringsfunctie
Concept 22-04-2022
Pagina 11 van 23
PROGRAMMABEGROTING 2023-2026
bevat de (onverdeelde) rentelasten van de op 7 november 2019 opgenomen vaste geldlening van € 5,320 miljoen. In de paragraaf Financiering wordt dit verder toegelicht. De post overige dekkingsmiddelen bestaat uit de jaarlijkse gemeentelijke bijdragen, die van de deelnemende gemeenten Alphen aan den Rijn en Kaag en Braassem wordt verkregen. In de bijlage bij deze begroting wordt de verdeling van deze jaarlijkse bijdrage over de deelnemende gemeenten nader toegelicht. Tabel 3: Algemene dekkingsmiddelen (x € 1000) Begroti ng 2022 ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN
Meerja renpers pectief
Begroting 2023
LASTEN Sa l do va n de fi na nci eri ngs functi e
2024
2025
2026
7
3
BATEN Overi ge a lgemene dekki ngsmiddel en
13.420
14.279
14.189
14.200
14.259
SALDO ALG. DEKKINGSMIDDELEN
13.420
14.279
14.189
14200
14259
2.5.
Vennootschapsbelasting
De BVO is een samenwerkingsverband. De wetgever heeft aangegeven dat het ongewenst is als er voordelen, die worden behaald met de activiteiten die door het samenwerkingsverband worden verricht, in de heffing van vennootschapsbelasting worden betrokken, terwijl de betreffende activiteiten niet zouden zijn belast, of zouden zijn vrijgesteld indien geen sprake zou zijn van een samenwerkingsverband en elk van de overheden deze activiteiten zelf zou hebben uitgevoerd. Daar komt bij dat de BVO geen winst nastreeft. Er mag dan ook worden aangenomen dat er geen sprake is van Vennootschapsplicht. De Belastingdienst heeft dit mondeling bevestigd en heeft de BVO uit het aangiftesysteem gehaald.
2.6.
Onvoorzien
In de begroting 2023 van de BVO is geen post onvoorzien opgenomen (zie paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing). Wel wordt er met ingang van de begroting 2023 jaarlijks een budget gedoteerd aan de Algemene Reserve voor de uitvoering van de vernieuwingskalender. Ook zal een positief exploitatieresultaat ten gunste van deze reserve worden geboekt om onverwachte schommelingen te kunnen opvangen.
Concept 22-04-2022
Pagina 12 van 23
PROGRAMMABEGROTING 2023-2026
3. BELEIDSBEGROTING : PARAGRAFEN 3.1.
Inleiding Paragrafen
Dit onderdeel van de begroting bevat de paragrafen die volgens het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV, artikel 9 t/m 16) verplicht opgesteld moeten worden. Achtereenvolgens zijn opgenomen de paragraaf Bedrijfsvoering, de paragraaf Financiering en de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing. De paragrafen Lokale heffingen, Verbonden partijen, Onderhoud Kapitaalgoederen en Grondbeleid zijn niet op de BVO van toepassing.
3.2.
Bedrijfsvoering
De BBV-paragraaf Bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. De BVO heeft geen personeel in dienst. Medewerkers van de Gemeente Alphen aan den Rijn worden op detacheringsbasis ingezet voor werkzaamheden binnen de BVO. Ook ondersteunende activiteiten zoals de financiële administratie, de personeels- en salarisadministratie, ondersteuning bij juridische zaken en inkoop en aanbesteding worden door de gemeente Alphen aan den Rijn verzorgd, maar wel onder regie van de BVO directie. In 2023 wordt doorgegaan op de ingeslagen weg. De bedrijfsvoering van de BVO is aanzienlijk stabieler geworden en “in control” en dat zorgt inmiddels voor meer rust bij de gemeenten, het bestuur maar vooral ook binnen de BVO zelf. Aan de transparantie over haar ICT dienstverlening (o.a. SLA’s en de klanttevredenheid) zal de BVO via haar programmaplan 2023 invulling geven, maar er zijn nog een flink aantal stappen te maken om ervoor te zorgen dat ook de BVO bedrijfsvoering op orde blijft en efficiënter/transparanter/leuker wordt. Daarbij moet o.a. worden gedacht aan:
Het structureel verankeren van de BVO “way of working” (processen) middels workshops bij BVO medewerkers opdat iedereen weet hoe het hoort (en waarom?) en we niet hoeven te repareren, maar het in één keer goed doen.
Het binnen de BVO organisatie verankeren van General IT Controls en het structureel organiseren van follow-ups bij bevindingen t.b.v. de eigen, maar ook de gemeentelijke audits.
Het streven om – zonder verlies van inzicht en transparantie - zo min mogelijk administratieve rompslomp te hebben (bijvoorbeeld in plaats van individuele facturen aan de gemeenten sturen, lumpsum afspraken maken);
Eigenaarschap van de diverse BVO planning en control cyclus activiteiten beleggen bij MT leden en/of medewerkers.
Onafhankelijker worden van keyplayers (vervangbaarheid verhogen).
De total cost of ownership van bedrijfsfuncties bepalen ten behoeve van de besturingen vernieuwingskalender.
Betrokkenheid en plezier in het werk van medewerkers vergroten (boeien en binden).
Concept 22-04-2022
Pagina 13 van 23
PROGRAMMABEGROTING 2023-2026
3.3.
Financiering
De BBV-paragraaf Financiering bevat de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille, geeft inzicht in de rentelasten en de toerekening hiervan aan de Taakvelden en beschrijft de financieringsbehoefte. Het beleid en de uitvoering van de financieringsfunctie van de BVO moet zoals bij alle overheidsinstanties voldoen aan de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO), Regeling Schatkistbankieren Decentrale Overheden en de (eigen) Financiële verordening. Het financieringsbeleid van de BVO Rijn en Braassem is gericht op het voorzien in de financieringsbehoefte van de BVO op korte en lange termijn en het uitvoeren van de treasuryfunctie. Treasurytaken zijn het besturen en bewaken van de inkomende en uitgaande geldstromen, het beheersen van de daaraan verbonden kosten (tarifering), het minimaliseren van de daaraan verbonden risico’s (renterisico en valutarisico) en het optimaliseren van het rendement van beschikbare liquiditeiten. Kasgeldlimiet en renterisiconorm In Tabel 4 zijn de op deze begroting van toepassing zijnde kasgeldlimiet en renterisiconorm opgenomen. Tabel 4: Kengetallen (x € 1000) Rekening 2021 KENGETALLEN KASGELDLIMIET Begroti ngs tota a l Percenta ge Kasgeldlimiet
11.341 8,2% 930
RENTERISICONORM Begroti ngs tota a l Percenta ge RENTERISICONORM (min=€ 2,5 mln)
11.341 20% 2.500
Begroti ng 2022
Meerja renpers pectief
Begroting 2023
2024
2025
2026
13.487 8,2% 1.106
14.382 8,2% 1.179
14.286 8,2% 1.171
14.270 8,2% 1.170
14.280 8,2% 1.171
13.487 20% 2.697
14.382 20% 2.876
14.286 20% 2.857
14.270 20% 2.854
14.280 20% 2.856
Voor 2023 is de kasgeldlimiet vastgesteld op € 1,179 miljoen. Dit betekent dat gemiddeld per kwartaal niet meer dan € 1,179 miljoen kort mag worden gefinancierd. De BVO sluit geen kortlopende leningen af. Als er een tekort dreigt te ontstaan wordt dit tekort aangevuld door de deelnemende gemeenten. Bij het aantrekken van een langlopende financiering stelt de wet FIDO een norm, de renterisiconorm. Hiermee wordt beoogd het renterisico bij herfinanciering te beheersen. De norm houdt in dat de jaarlijkse aflossingen en renteherzieningen van de bestaande leningenportefeuille jaarlijks niet meer mogen bedragen dan 20% van het begrotingstotaal, met een minimum van € 2,5 miljoen. Vaste geldleningen BVO De BVO Rijn en Braassem verkrijgt haar kasmiddelen vanuit de bijdragen van de deelnemende gemeenten. Deze kasmiddelen volstaan om te voorzien in de liquiditeitsbehoefte vanuit de reguliere exploitatie van de BVO. Alleen de investering in ICT-middelen (waarbij de behoefte aan kasmiddelen voor de investering vooruitloopt op de verkrijging van de kasmiddelen van de deelnemers in de vorm van bijdragen voor de jaarlijkse kapitaallasten) creëert een liquiditeitsbehoefte, waarin niet middels de jaarlijkse deelnemersbijdragen kan worden voorzien. Concept 22-04-2022
Pagina 14 van 23
PROGRAMMABEGROTING 2023-2026
Om in de liquiditeitsbehoefte, die voortvloeide uit de in 2018 gedane en voor 2019 geplande investeringen, te kunnen voorzien is op 7 november 2018 een 5-jarige vaste geldlening bij de BNG Bank afgesloten. Over deze lening is jaarlijks 0,32% rente verschuldigd. Ieder jaar (op 7 november) wordt 1/5e deel van de lening afgelost. In 2023 vindt de laatste aflossing plaats. De BVO heeft per 2022 en verder een aantal investeringen in de planning staan. De liquiditeit van de BVO voorziet er niet in om al deze kosten vooruit te financieren. Daarom zal er mogelijk per 2023 opnieuw een lening moeten worden afgesloten om de pieken op te kunnen vangen. Rentelasten De jaarlijkse rentelasten van de hierboven genoemde lening zijn in Tabel 3 weergegeven en bedragen € 3.405 in 2023. De rentelasten worden verantwoord op het taakveld Treasury en worden vervolgens toegerekend aan de taakvelden waar ook de afschrijvingslasten van de betreffende activa op drukken (rente-omslag). Liquiditeitsprognose en geprognotiseerde meerjarenbalans Het BBV schrijft voor dat met het oog op een betere beheersing van de financieringsbehoefte in de begroting een geprognotiseerde meerjarenbalans moet worden opgenomen en inzicht moet worden geboden in het liquiditeitsverloop. In Tabel 5 is het verwachte verloop van de balansstanden per 1 januari van de betreffende jaarschrijven weergegeven.
Tabel 5: Geprognotiseerde meerjarenbalans (x € 1000) GEPROGNOTISEERDE MEERJARENBALANS
2023
Meerja renpers pecti ef 2024 2025
VASTE ACTIVA Ma teri el e vas te acti va
2.502
2.557
1.670
1.779
0
0
0
0
TOTAAL ACTIVA
2.502
2.557
1.670
1.779
VASTE PASSIVA Ei gen vermogen La ng Vreemd vermogen
48 1.064
494 0
1.026 0
1558 0
VLOTTENDE PASSIVA Kort vreemd vermogen
1.438
2.063
644
221
TOTAAL PASSIVA
2.502
2.557
1.670
1.779
Begroti ng
VLOTTENDE ACTIVA Li qui de mi ddel en
De geprognotiseerde meerjarenbalans laat zien dat in de loop van de planningsperiode de vermogensomvang van de BVO tijdelijk afneemt. Dit komt o.a. door het afschrijven op bestaande activa (in maximaal 5 jaar) en het in 2025 en 2026 hebben van relatief lage investeringslasten ten opzichte van de jaren daarvoor. Na 2026 zal de vermogensomvang mogelijk weer toenemen in verband met periodiek terugkerende investeringen.
Concept 22-04-2022
Pagina 15 van 23
2026
PROGRAMMABEGROTING 2023-2026
Tabel 6: Liquiditeitsprognose (x € 1000) Meerja renpers pecti ef
Begroti ng LIQUIDITEITSPROGNOSE
2023
2024
2025
2026
SALDO LIQUIDE MIDDELEN PER 1 JANUARI A. Li qui de mi ddel en
-390
-593
-636
-305
UITGAANDE KASSTROMEN B. Gera a mde l a s ten
14.334
13.840
13.738
13.748
C. AF:: Afs chri jvi gen D. Bi j Afl os si ng gel dl eni ng E. Bi j Inves teri ngen TOTAAL UITGAANDE KASSTROMEN
1.092 1.064 205 14.511
696 0 805 13.949
616 0 359 13.481
640 0 205 13.312
14.308 0 14.308
13.907 0 13.907
13.811 0 13.811
13.748 0 13.748
H. EMU SALDO (F-B+C-E)
861
-42
330
435
SALDO LIQUIDE MIDDELEN PER 31 DECEMBER
-390
-636
-305
130
INKOMENDE KASSTROMEN F. Geraa mde ba ten G. Bi j: Opna me gel dl eni ngen TOTAAL INKOMENDE KASSTROMEN
In het begrotingsjaar 2023 en het meerjarenperspectief is op jaarbasis een negatieve ontwikkeling waar te nemen in de liquiditeit. De BVO heeft per 2022 e.v. een aantal investeringen in de planning staan. De liquiditeit van de BVO voorziet er niet in om al deze kosten vooruit te financieren. Daarom zal er mogelijk in per 2023 opnieuw een lening moeten worden afgesloten om de pieken op te kunnen vangen.
3.4.
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
De BBV-paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing bevat het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s, een inventarisatie van de weerstandscapaciteit en de risico’s, een kengetal voor de netto schuldquote, solvabiliteitsratio en structurele exploitatieruimte en een beoordeling van de onderlinge verhouding tussen deze kengetallen in relatie tot de financiële positie. Risicobeleid De BVO streeft ernaar om geen onnodige risico’s te lopen en mits financieel verantwoord, zoveel mogelijk risico’s af te dekken middels verzekeringen of het aangaan van uitbestedingsrelaties of (externe) software-as-a-service oplossingen. Het bestuur van de BVO heeft bij de begroting 2022 besloten om de in de toekomst te verwachten vrijval van afschrijvingslasten binnen de BVO (als gevolg van verSaaSing en uitbesteden) ten goede te laten komen aan de exploitatie en aan de opbouw van een reserve om toekomstige vervangingsinvesteringen vanuit de BVO te kunnen bekostigen, zonder dat een beroep op de deelnemers hoeft te worden gedaan. Risico’s die niet worden afgedekt door een verzekering of een reservering moeten worden opgevangen door de deelnemende gemeenten.
Concept 22-04-2022
Pagina 16 van 23
PROGRAMMABEGROTING 2023-2026
Weerstandsvermogen en weerstandscapaciteit Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstands-capaciteit (Algemene Reserve) en alle risico’s waarvoor geen beheersmaatregelen zijn getroffen of waar na het treffen van beheersmaatregelen nog restrisico’s overblijven. De verhouding wordt uitgedrukt in een ratio. Weerstandsvermogen = Weerstandscapaciteit / Risico’s Omdat de risico’s niet zijn gekwantificeerd en er geen weerstandscapaciteit is, is de ratio van het weerstandsvermogen niet bepaald. Risico’s Voor de BVO Rijn en Braassem worden behoudens de reguliere onzekerheden ten aanzien van de ontwikkeling van lonen en prijzen enkel financiële risico’s opgemerkt. Deze risico’s worden volledig gedekt door beide deelnemende gemeenten. BBV-kengetallen Het BBV schrijft voor dat er een aantal financiële kengetallen aan de begroting en de jaarrekening moeten worden toegevoegd om zo beter inzicht te geven in de financiële positie. De hieronder opgenomen kengetallen geven inzicht in de financiële weerbaarheid en wendbaarheid. Deze kengetallen zijn hieronder in Tabel 7 opgenomen. NB: De verplichte kengetallen Grondexploitatie, Belastingcapaciteit en Netto-schuldquote gecorrigeerd voor doorgeleende gelden zijn niet van toepassing op de BVO. Tabel 7: Kengetallen (x € 1000) Begroti ng KENGETALLEN
2023
Meerja renpers pecti ef 2024 2025
2026
NETTO SCHULDQUOTE A. Va ste schul den B. Vl ottende schul den (-/- vl ottende ui tzetti ngen C. Li qui de mi ddel en D. tota a l aa n ba ten Nettto schuldquote (A+B+C)/D*100%
1.064 1.438 -390 14.308 20%
0 2.063 -593 13.907 19%
0 644 -636 13.811 9%
0 221 -305 13.748 4%
SOLVABILITEITSRATIO A. Ei gen vermogen B. Tota l e Pa s si va Solvabiliteitsratio (A/B)*100%
48 2.502 2%
494 2.557 19%
1026 1.670 61%
1558 1.779 88%
STRUCTURELE EXPLOITATIERUIMTE A. Structurel e begroti ngs rui mte B. Structurel e reserve muta ti es C. Tota a l aa n ba ten Structurele exploitatieruimte (A+B)/C*100%
0 0 14.308 0%
0 0 13.907 0%
0 0 13.811 0%
0 0 13.748 0%
Netto schuldquote Dit kengetal geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de jaarlijkse opbrengstencapaciteit. Het geeft dus een indicatie van de mate waarin de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie drukken. Een lager percentage is gunstiger. De netto schuldquote ontwikkelt zich van 20% in 2023 tot 4% in 2026.
Concept 22-04-2022
Pagina 17 van 23
PROGRAMMABEGROTING 2023-2026
Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de BVO in staat is om aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Hoe hoger dit percentage, hoe gunstiger dit is voor de financiële weerbaarheid van de BVO. Met ingang van 2023 gaat de BVO reserveren voor de uitvoering van de vernieuwingskalender en om toekomstige schommelingen te kunnen opvangen. Daarnaast dragen de deelnemende gemeenten er altijd zorg voor dat de BVO aan haar financiële verplichtingen kan voldoen. Structurele exploitatieruimte Dit kengetal helpt mee om te beoordelen welke structurele ruimte de BVO heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. Wanneer dit cijfer negatief is, betekent het dat het structurele deel van de begroting onvoldoende ruimte biedt om de lasten te blijven dragen. Bij de BVO worden alle (structurele) lasten gedekt door de (structurele) bijdragen van de gemeentelijke deelnemers. Beoordeling kengetallen De kengetallen tonen een voldoende financiële weerbaarheid van de BVO. Dit komt met name doordat de deelnemende gemeenten feitelijk garant staan voor de financiële uitkomsten van de BVO. In de aankomende jaren is een stijging zichtbaar op de scores solvabiliteit.
Dit komt onder andere doordat de deelnemers een keuze hebben gemaakt om met ingang van 2023 te gaan reserveren voor het uitvoeren van de vernieuwingskalender en om toekomstige schommelingen te kunnen opvangen.
Concept 22-04-2022
Pagina 18 van 23
PROGRAMMABEGROTING 2023-2026
4. FINANCIELE BEGROTING 4.1.
Uitgangspunten
De financiële begroting bestaat uit het overzicht van baten en lasten en de toelichting daarop, de uiteenzetting van de financiële positie (ontwikkeling balans, reservepositie en investeringsplanning) en de toelichting daarop, en een overzicht van de geraamde baten en lasten per (Iv3-)taakveld.
4.2.
Overzicht baten en lasten
Het BBV-overzicht van baten en lasten bevat de raming van de baten en lasten en het saldo per programma, van de algemene dekkingsmiddelen, van de overhead, van de heffing van de vennootschapsbelasting en van de post voor onvoorzien en geeft afzonderlijk per programma de beoogde reservemutaties weer (zie Tabel 8). Tabel 8: Baten en lasten (x € 1000) Rekening 2021 Begroti ng 2022 OVERZICHT BATEN EN LASTEN
Begroti ng 2023 2023 S
I
S
I
Meerja renbegroting 2025 S I
2024
2026 S
I
LASTEN A. Progra mma ICT-Dienstverl eni ng B. Al gemene Dekki ngsmi ddelen C. Overhea d D. Vennootscha psbel a sting E. Onvoorzi en
1.903 0 11.171 0 0
2.085 0 11.407 0 0
2.329 0 11.905 0 0
0 0 100 0 0
2.329 0 11.511 0 0
0 0 0 0 0
2.329 0 11410 0 0
0 0 0 0 0
2.329 0 11419 0 0
0 0 0 0 0
TOTAAL LASTEN
13.074
13.487
14.234
100
13.840
0
13.738
0
13.748
0
BATEN F. Programma ICT-Di ens tverlening (a dditionele bi jdra gen) G. Algemene Dekki ngsmi ddel en H. Overhea d I. Vennoots cha psbela s ti ng J. Onvoorzi en C. Totaa l a a n ba ten
1.502 11.254 0 0 0
67 13.420 0 0 0
98 14.131 0 0 0
0 148 0 0 0
92 13.743 0 0 0
0 446
0 0 0
70 13.668 0 0 0
0 532 0 0 0
21 13.727 0 0 0
0 532 0 0 0
318 13.074
0 13.487
0 14.229
0 148
0 13.835
0 446
0 13.738
0 532
0 13.748
0 532
RESERVEMUTATIES Onttrekking Algemene Reserve Toevoeging Algemene Reserve
36 51
0 0
5 0
0 48
5 0
0 446
0 0
0 532
0 0
0 532
Reservemutaties Totaal Baten en lasten
15 0
0 0
5 0
48 0
5 0
446 0
0 0
532 0
0 0
532 0
Structurele exploitatieruimte (A+B)/C*100% NTO gemeenteli jke bi jdra ge-expl .s al do TOTAAL BATEN
De vergelijking met de rekeningcijfers voor 2021 en de begroting voor 2022 zijn verplichte onderdelen van de toelichting op dit BBV-overzicht van baten en lasten. De uitgangspunten en een toelichting op de grootste verschillen tussen 2021, 2022 en 2023 zijn beschreven in paragraaf 2.2.
4.3.
Uiteenzetting financiële positie
Overzicht baten en lasten, balans en EMU-saldo De uiteenzetting van de financiële positie bestaat uit een raming voor het begrotingsjaar 2023 van de baten en lasten van de programma’s (zie Tabel 1), een geprognotiseerde beginen eindbalans (zie Tabel 5) en een berekening van het EMU-saldo (zie Tabel 6). De financiering van de activiteiten van de BVO Rijn en Braassem is beschreven in paragraaf 3.3.
Concept 22-04-2022
Pagina 19 van 23
PROGRAMMABEGROTING 2023-2026
Personeelslasten In 2023 bedragen de lasten van het vanuit Alphen aan den Rijn gedetacheerd “vast” personeel € 5.045.499 miljoen op een begrotingstotaal van € 14.334,038 miljoen (= 35,20%). Overzicht reserves en voorzieningen Een overzicht met daarin de stand en het gespecificeerde verloop van de reserves respectievelijk voorzieningen, is hieronder opgenomen. Tabel 8a: Overzicht reserve mutaties
494 532 0 0 494 532
1.026
stand 31/12/2026
0 5 5
storting 2026
48 446 5 0 53 446
Stand 31/12/2025
10 5 15
Storting 2025
48 10 58
Stand 31/12/2024
onttrekkingen 2024
10
Stortingen 2024
Stand per 31/12/2022 5
10
Stand per 31/12/2023
15
5
Onttrekkingen2023
15
Stortingen 2023
Al gemene Reserve (toekomsti ge) Res erve Kapi ta a l la s ten Sa l do Reserve
Onttrekking 2022
31-12-2021
(x € 1000)
532 1.558
0
0
1.026
0
532 1.558
Investeringsplanning De geplande investeringen (met economisch nut) in het begrotingsjaar en de meerjarenraming zijn opgenomen in Tabel 9. De kapitaallasten die voortvloeien uit deze investeringen zijn verwerkt in de begroting en de meerjarenraming. Tabel 9: Investeringen (x € 1000) Meerja renpers pectief
Afs chrijvi ngs termi jnBegroting INVESTERINGEN
2023
2024
MEERJARENINVERSTERINGSPROGRAMMA A. verva ngi ng mobi ele tel efoons (K&B B. ICT-i nves teri ngen (s tructureel ) C. verva nging mobi el e tel efoons (Al phen a a n den Ri jn)
3 5 3
205
205 600
TOTAAL INVESTERINGEN
0
205
805
2025
2026
154 205
205
359
205
Vervanging mobiele telefonie In 2022 en 2025 worden de mobiele telefoons van de medewerkers van Kaag en Braassem vervangen (structureel om de 3 jaar). Voor Alphen aan den Rijn vond de vervanging van mobiele telefoons in 2021 plaats en vervolgens weer in 2024. ICT investeringen (structureel) Vanaf 2022 wordt er structureel jaarlijks een bedrag geraamd van € 205.000 voor investeringen, omdat er altijd implementaties en vervangingen van “on premise” software of andere lokale ICT componenten in eigen beheer blijven. Als gevolg van verSaaSen en uitbesteden ligt dit bedrag veel lager dan voorheen.
Concept 22-04-2022
Pagina 20 van 23
PROGRAMMABEGROTING 2023-2026
4.4.
Meerjarenraming
Het BBV vraagt om een aparte meerjarenraming voor de drie jaren volgend op het begrotingsjaar. Deze maakt omwille van het inzicht integraal onderdeel uit van alle in deze begroting opgenomen tabellen (zie onder andere Tabel 1 paragraaf 2.2. en tabel 8 in paragraaf 4.2). Alle in de begroting en meerjarenraming opgenomen baten en lasten zijn structureel van aard (een uitzondering hierop zijn reserve boekingen die incidenteel zijn). Daarom ontbreekt in deze begroting en de meerjarenraming het BBV-overzicht van geraamde incidentele baten en lasten per programma. De (meerjarige) ontwikkeling van het EMU-saldo is opgenomen in Tabel 6 (Liquiditeitsprognose). Het EMU-saldo is in het begrotingsjaar 2023, 2025 en 2026 positief en voldoet daarmee aan de geldende norm. In 2024 is een klein negatief EMU-saldo zichtbaar. Omdat ook het saldo van de liquide middelen negatief zijn zal er in 2023 bekeken worden om een nieuwe lening aan te gaan.
4.5.
Overzicht geraamde baten en lasten per taakveld
Het BBV-overzicht van de geraamde baten en lasten per (Iv-3-)taakveld is opgenomen in Tabel 10. Tabel 10: Overzicht taakvelden (x € 1000) Meerja renpers pecti ef
Begroti ng 20232
2024
2025
2026
LASTEN PER TAAKVELD 0.1 Be stuur 0.2 Burgerza ke n 0.4 Overhea d 0.5 Trea s ury 1.2 Openba re orde en Vei l i ghei d 2.1 Ve rkeer en Vervoer 6.3 Inkomens regel i ng 6.5 Arbei dspa rti ci pati e 6.72 ma a twerkdi enstverl e ni ng 187.5 be gra a fpl a a tse n e n crematori a 8.1 Rui mte l i jke ordeni ng 8.3 Wonen en Bouwen
7 801 12.005 0 46 4 426 53 27 13 32 919
7 801 11.511 0 46 4 426 53 27 13 32 919
7 801 11.410 0 46 4 426 53 27 13 32 919
7 801 11.419 0 46 4 426 53 27 13 32 919
TOTAAL LASTEN
14.334
13.840
13.738
13.748
BATEN PER TAAKVELD 0.4 OVERHEAD
14.334
13.840
13.738
13.748
0
0
0
0
OVERZICHT TAAKVELDEN
SALDO LIQUIDE MIDDELEN PER 31 DECEMBER
Concept 22-04-2022
Pagina 21 van 23
PROGRAMMABEGROTING 2023-2026
5. BIJLAGE DEELNEMERSBIJDRAGE 2023 5.1.
Uitgangspunten
In artikel 12 “Bekostiging” van de statuten van de Gemeenschappelijke regeling BVO Rijn en Braassem is opgenomen dat in de begroting staat welke bijdrage elke gemeente verschuldigd is voor het jaar waarop de begroting betrekking heeft. De totaal verschuldigde bijdrage van de deelnemende gemeenten voor begrotingsjaar 2023 bedraagt € 14.279 miljoen (zie Tabel 1). De statuten stellen in lid 3 van datzelfde artikel dat bij het vaststellen het verschuldigde bedrag per deelnemende gemeente de in de volgende tabel opgenomen verdeelsleutels gehanteerd moet worden. # 1
2
Verdeelsleutel categorie
Soort kosten/uitgaven
Meetwaarde/toelichting
Op basis van aantal inwoners van de aangesloten gemeenten
- Algemeen - operationele kosten - Overhead -kosten op basis van inwonertal ICT Werkplek gerelateerde kosten (bijv. laptop, tablet, PC, VDI) Medewerker gerelateerde kosten (bijv telefoons, storage)
Aantal inwoners op 1 januari van het jaar waarop de begroting betrekking heeft volgens de cijfers van het CBS
Gemiddeld aantal afgenomen werkplekken (of gelijkwaardig) gemiddeld aantal medewerkers (intern en extern) in het begrotingsjaar
3
4
Gemiddeld aantal gebruikte user accounts in een jaar
Kosten gerelateerd aan het aantal gebruikers (bijv. licenties)
Aantal iCT werkplekken peildatum 1 febr en 1 aug van het betreffende begrotingsjaar Door gemeenten op te geven omvang van formatie en inhuur/uitbesteding (beide headcount) voor het betreffende begrotingsjaar. Peildatum 1 feb en 1 aug van het betreffende begrotingsjaar Peildata 1 feb en 1 aug van het betreffende begrotingsjaar
Bij de toepassing van deze verdeelsleutels gelden de volgende uitgangspunten: a. Kosten worden onderverdeeld in vier categorieën en daarbij is het uitgangspunt dat alle kosten ressorteren onder één van deze vier categorieën van de verdeelsleutel. b. Per kostensoort wordt door het bestuur bepaald welke verdeelsleutel categorie van toepassing is. c. In gevallen waar geen expliciete verdeelsleutel categorie is vastgesteld, wordt uitgegaan van verdeelsleutel categorie 1. In een bestuursbesluit op 29 april 2021 is bepaald dat de huidige wijze van hanteren van de verdeelsleutel op basis van inwoneraantal (op basis van het hiervoor genoemde lid 3c) wordt gecontinueerd tot en met 2023. In 2023 zal een voorstel worden gedaan aan het bestuur voor één verdeelsleutelpercentage op basis van feitelijk gebruik dat dan weer voor vier jaar geldig zal zijn ingaande 2024. Wanneer er daarnaast sprake is van maatwerkoplossingen of meerwerk voor één gemeente geldt dat de volledige kosten van dit maatwerk en/of meerwerk door de BVO aan de betreffende gemeente worden doorberekend (zie Tabel 1).
5.2.
Deelnemersbijdragen 2023
Het inwoneraantal per gemeente op 1/1/2022 wordt gehanteerd in de begroting 2023. Op 1 januari 2022 telde Alphen aan den Rijn 112.905 inwoners en Kaag en Braassem 27.896 inwoners. Het totaal aantal inwoners bedraagt 140.801. Dit houdt in voor Alphen aan den Rijn 80% en voor Kaag en Braassem 20% . De bovengenoemde percentages worden toegepast op de deelnemersbijdrage voor de gemeenschappelijke dienstverlening. De kosten die geen betrekking hebben op de
Concept 22-04-2022
Pagina 22 van 23
PROGRAMMABEGROTING 2023-2026
gemeenschappelijke dienstverlening worden door de betreffende gemeente voor 100% zelf bekostigd. (x € 1000) Totaa l Dee lnemers bi jdrage n voor BVO Al phe n a a n den RIjn De el ne me rs bijdra ge AadR voor gemee ns chappe li jke die ns tverl ening (80%) De el ne me rs bijdra ge s peci fi eke di ens tverle ni ng Aa dR Addi tionele bi jdrage centra li s a tie Aa dR project (100%) He ra ll ocatie be s ta ande de kki ng Aa dR (agv Centra li s ati e) 100% Totaa l Al phen a a n den Ri jn Kaa g en Braa s sem De el ne me rs bijdra ge K&B voor geme enscha ppel ijke di ens tve rl e ni ng (20%) De el ne me rs bijdra ge s peci fi eke di ens tverle ni ng K&B He ra ll ocat ie bes ta ande de kki ng K&B (a gv Central is a ti e) 100% Total e n Kaa g en Braa s sem
Concept 22-04-2022
S
14.131 2023 I 10.700
446
118
13.743 2024 I 10.994
346 360 11.406
118
2.675 50 2.725
Pagina 23 van 23
148
532
357
13.668 2025 I 10.934
10.994
357
30
2.749
30
2.749
S
532
426
13.727 2026 I 10.982
10.934
426
10.982
426
89
2.734
106
2.745
106
89
2.734
106
2.745
106
S
S
426