Initiatief raadsvoorstel Dorpsbugetten 20251109 (1.1) def

INITIATIEF RAADSVOORSTEL “DORPSBUDGETTEN KAAG EN BRAASSEM” 1 Inleiding 1.1

Aanleiding en opvolging

In de raadsvergadering van 11 november 2024 heeft CDA Kaag en Braassem een motie ingediend voor dorpsbudgetten. De tekst hiervan luidde: Overwegende dat:

n het raadsakkoord 2022-2026 is opgenomen om een initiatievenfonds voor dorpsbudgetten in het leven te roepen; bij de Programmabegroting 2025 een amendement wordt ingediend om een bedrag te reserveren uit de budgettaire ruimte 2025 voor een initiatievenfonds voor dorpsbudgetten. Spreekt uit: dat de raad met elkaar tot een voorstel komt, met inachtneming van de afspraken in het raadsakkoord 2022-2026, om het gereserveerde bedrag te verdelen onder de dorpen van de gemeente.

Deze motie is met meerderheid van stemmen aangenomen. Daarna wordt een commissie van raadsleden opgericht (Pro, Samen, CDA, D66, VVD) die wordt ondersteund door ambtenaren. De commissie heeft de volgende taken en deliverables op zich genomen. •

Het definiëren van de doelstellingen, kaders en leidraad voor de uitvoering

•

Het bepalen van de spelregels voor het verlenen van subsidies en terugkoppeling van de uitvoering van de initiatieven

•

Het kiezen van een betrouwbare uitvoeringsorganisatie

•

Een voorstel maken voor de raad ter goedkeuring

1.2 1. 2.

Beslispunten

Het college opdracht te geven voor de uitvoering van de dorpsbudgetten door middel van De Driemaster; Met als doelstelling; “Het leveren van een financiële bijdrage aan dorpsinitiatieven die vanuit inwoners komen en zorgen voor een verbetering van maatschappelijke verbindingen en/of maatschappelijke doelen”; 3. Beschikbaar stellen van een eenmalig startbudget van € 2.000 aan De Driemaster; 4. Het college een addendum laten opstellen met De Driemaster met daarin het volgende: a. Duur afspraak (twee jaar), beschrijving opdracht (doel, kaders qua doel en financiële grenzen, verantwoording initiatiefnemers); b. De wijze van betaling (vooraf geoormerkt budget overmaken); c. Wijze van verantwoording zoals aantal, bedrag en aard van aanvragen en toekenning per dorp; d. Met als resultaat een ondertekend akkoord door De Driemaster. 5. Mandaat te geven aan de werkgroep Dorpsbudgetten om De Driemaster te voorzien van advies op hun verzoek; 6. Via de richt-/perspectiefnota jaarlijks geld te reserveren om dit fonds te voeden; 7. Uitgangspunt van het budget is € 80.000 per jaar met indexatie ter lasten van de budgettaire ruimte 2026; 8. De doelstelling en de richtinggevende kaders zoals hierna benoemd, vast te stellen; 9. Looptijd initiatievenfonds “Dorpsbudgetten Kaag en Braassem” is bedoeld voor onbepaalde tijd.

Evaluatie vindt plaats na 2 jaar en dan zal de verlenging, eventueel in gewijzigde vorm en gewijzigd budget, opnieuw door de gemeenteraad worden bekrachtigd. Een eerste evaluatie zal plaatsvinden na 6 maanden 10. Ingangsdatum: 1 maart 2026.

2 Doelstelling 2.1

Basisuitgangspunten

Het betrekken van onze inwoners bij hun eigen woon- en leefomgeving is een doelstelling in dit raadsakkoord en staat beschreven op pagina 8 van het raadsakkoord “Samen bouwen aan de toekomst van onze dorpen”. Om uitnodigend te zijn richting inwoners om initiatief en verantwoordelijkheid te nemen en dit ‘handen en voeten’ te geven, gaan we met het instellen van Dorpsbudgetten aan de slag. Er zijn veel kleine en grotere initiatieven in Kaag en Braassem waarvoor de initiatiefnemers (financiële) ondersteuning kunnen gebruiken. Dit betreft activiteiten die gericht zijn op onderlinge verbinding maar ook die van het verbeteren van de leefomgeving. Het stimuleren van deze inwonersinitiatieven is een speerpunt van de gemeenteraad Kaag en Braassem. Met het oprichten van het fonds ‘Dorpsbudgetten’ wordt op praktische wijze invulling gegeven aan dit speerpunt van het raadsakkoord. De eenvoud en laagdrempeligheid voor het aanvragen van een budget is een belangrijke voorwaarde om tot een effectief resultaat te komen. Een eenduidig e-mailadres voor het aanvragen van een budget dient hier onderdeel van te zijn. De commissie zal dit aandragen.

Aanvragen voor financiële ondersteuning die gedaan zijn bij andere fondsen hoeven geen belemmering te zijn voor het toekennen van een dorpsbudget (zie bijlage voor voorbeelden) Voor het budget is bewust gekozen voor een niet-lineaire verdeling over de dorpen. De reden is dat in de kleinere dorpen over het algemeen minder voorzieningen zijn en dat deze ook meer onder druk staan. De gemeenteraad wil vasthouden aan een relatief hoger budget voor deze dorpen. Te kleine budgetten bieden bovendien weinig ruimte voor wat grotere plannen. Het voorstel van de budgetverdeling is in een tabel in dit op een van de laatste pagina’s toegevoegd.

2.2

De uitvoeringsorganisatie

De initiële gedachten voor de uitvoering waren die van een burgerstichting bestaande uit vrijwilligers. Na diverse tegengeluiden kwam de commissie tot de conclusie dat dit waarschijnlijk een keuze zou zijn die onvoldoende vertrouwen zou krijgen in de raad. Bij nadere gesprekken met De Driemaster lijkt deze organisatie een praktisch en vertrouwd alternatief. Zij zien deze taak bovendien als een logisch onderdeel naast hun andere subsidie-werkzaamheden. De Driemaster kan dit doen zonder meerkosten door bijvoorbeeld te werken met vrijwilligers. De Driemaster, hierna te noemen U.O., beoordeelt de aanvragen, communiceert met de initiatiefnemers en regelt de uitbetalingen.

2.3

Spelregels

De Driemaster verantwoordt haar uitgaven aan het college. De raad evalueert de resultaten tweemaal per jaar. Door met vrijwilligers te werken blijven de kosten laag en komt de subsidie op de plek waar het voor bedoeld is: bij de initiatieven die kleinschalig, laagdrempelig, eenvoudig en op maat zijn. De U.O. werkt volledig onafhankelijk van de politiek en hoeft daardoor geen verantwoordelijkheid af te leggen aan de gemeenteraad. De samenwerkingsovereenkomst tussen gemeente en De Driemaster voorziet in de voorwaarden en bepalingen hiervoor.

9-11-2025 18:58

2/5

3 Kaders 3.1

Financieel

•

De ondergrens per initiatief is € 200

•

De bovengrens van een bijdrage vanuit de stichting bedraagt €5.000,- per initiatief.

•

Het verslag van het boekjaar dient ieder jaar voor 1 juli aangeleverd te worden, zodat deze gegevens bij het opstellen begroting van de gemeente meegenomen kunnen worden.

•

Na het evaluatiemoment, 2 jaar na startdatum, kan dit bedrag aangepast worden door de gemeenteraad, waarbij het uitgangspunt dient te zijn; vast budget met indexatie voor een periode van minimaal 4 jaar.

•

Het totale beschikbare bedrag wordt over de dorpen verdeeld volgens de (nader op te stellen) tarieventabel.

•

De tarieventabel wordt opgesteld en aangepast door de werkgroep Dorpsbudgetten. Daarbij is het uitgangspunt: Kleine dorpen met weinig voorzieningen krijgen, in verhouding, een hogere bijdrage dan de grotere dorpen (Roelofarendsveen, Oude Wetering en Leimuiden) met veel voorzieningen.

•

Bij onderbesteding van het jaarbudget, bestaat de optie om het overgebleven budget eenmalig naar het daaropvolgende jaar over te hevelen. Hierna stroomt dit specifieke dorpsbudget terug in de algemene reserve van de gemeente.

•

Per jaar krijgt een dorp een budget, het controleren van de verdeling van het budget over het jaar heen is de verantwoordelijkheid van de U.O.

•

De aanvraag voor de bijdrage van een initiatief dient voorafgaand aan de start of uitvoering daarvan te worden gedaan. Achteraf wordt er geen bijdrage uit het dorpsfonds toegekend.

•

Als de U.O. akkoord geeft op een initiatief wordt aan het begin 75% van de bijdrage uitgekeerd en na afloop/uitvoering van het initiatief de resterende 25%. Dit is onder voorwaarde dat de initiatiefnemer de afronding bevestigd met een (beknopt) financieel en inhoudelijk verslag.

•

Geld is altijd weer opeisbaar als het initiatief niet (meer) voldoet aan de aanvraag.

3.2

Organisatorisch

Voor het indienen van een initiatief komt een aanvraagformulier beschikbaar gebaseerd op een puntensysteem. Op dit formulier staan ook de voorwaarden en spelregels. Deze zijn niet moeilijk, echter wel bindend. De U.O. bepaalt de definitieve ‘spelregels’. Alle informatie over de Dorpsbudgetten is te vinden op een speciale pagina op de gemeentelijke website. Er wordt gestreefd naar goede verwijzing naar deze pagina door dorpsraden, verenigingen, De Driemaster, Stichting Kaag en Braassem Promotie, etc.

3.3

Overige kaders

•

De U.O. toetst een aanvraag primair op ‘harde’ criteria op het aanvraagformulier en heeft het mandaat om een eindoordeel vellen op basis van ‘zachtere’ criteria (van vinkjes naar gevoel).

•

De beslissing van de U.O. wordt openbaar gepubliceerd.

•

De uiteindelijke beoordeling is definitief. Hier kan niet over worden gecorrespondeerd.

•

Initiatieven die herhaling van de activiteiten binnen een jaar/jaarlijkse periode kennen, worden als één initiatief gezien en dienen als zodanig te worden aangevraagd.

9-11-2025 18:58

3/5

4 Controlepunten die de werkgroep meegeeft (m.n. voor het aanvraagformulier) 1. Het initiatief vindt plaats op het grondgebied van en komt ten goede aan de inwoners van Kaag en Braassem. 2. Het initiatief en de uitvoering hiervan valt binnen de wet en de gemeentelijke regelgeving, zoals de Algemene Subsidie Verordening Kaag en Braassem 2015. 3. Het initiatief doorkruist geen gemeentelijk beleid. 4. De aanvraag voor het initiatief is niet eerder in het jaar gedaan. (1 aanvraag per jaar) 5. Een aanvraag dient elk jaar opnieuw ingediend te worden. 6. Inwoners blijven zelf verantwoordelijk voor de uitvoering en organisatie van het initiatief, tenzij dit niet kan, dan wel niet van toepassing is. Inwoners dienen het gehele project zelf uit te voeren, met dien verstande dat veiligheid voorop staat. Bij deeltaken, die in het kader van veiligheidsoverwegingen, beter door een professionele partij uitgevoerd kunnen worden, is goede afstemming en samenwerking vereist. 7. Aanvragen worden voorafgaand aan het initiatief ingediend inclusief een onderbouwde begroting. 8. Cofinanciering is in overleg met de stichting mogelijk, zeker bij grotere initiatieven. Hiervoor gelden aanvullende voorwaarden. 9. Initiatieven mogen geen winstoogmerk hebben. 10. Initiatief dient geen politiek of religieus doel. 11. Zelfwerkzaamheid wordt niet vergoed. 12.

Na afloop van de uitvoering van het initiatief ontvangt “Dorpsbudgetten Kaag en Braassem” een verslag incl. financiële verantwoording en foto’s/filmpje van de initiatiefnemer. De U.O. zal een eindoordeel vaststellen, waarna het project wordt gesloten. 13. Als het initiatief wordt ingediend door een stichting, vereniging of andere organisatie die reeds subsidie ontvangt van de gemeente, moet het gaan om een initiatief dat buiten de reguliere activiteiten van deze organisatie valt. 14. Onderhoudskosten, indien van toepassing, dienen voor de termijn van de levensduur bij de aanvraag meegenomen te worden. 15. Initiatiefnemer/aanvrager gaat ermee akkoord dat de aanvraag of een samenvatting hiervan, mits het voldoet aan de voorwaarden, openbaar worden gepubliceerd op de webpagina van de stichting. Maximale transparantie dient gewaarborgd te zijn bij besteding van publiek geld. 16. Initiatieven kunnen op elk moment van het jaar worden ingediend; beoordeling door de U.O. vindt zo snel mogelijk, binnen een termijn van twee maanden na binnenkomst plaats. 17. De U.O. is niet verantwoordelijk voor uitvoering van het initiatief. 18. Door een aanvraag te doen, verklaart men akkoord te gaan met de voorwaarden en spelregels. In voorkomende gevallen waarover in de voorwaarden en spelregels geen tekst is opgenomen, beslist de U.O. (i.o.m. de commissie Dorpsbudgetten als zij dat nodig achten).

9-11-2025 18:58

4/5

Gedachtenordening

TARIEVENTABEL 2025

Jaarlijks worden de tarieven vastgesteld aan de hand van de donatie aan het fonds vanuit de begroting. 9-11-2025 18:58

5/5