Initiatief raadsvoorstel Dorpsbugetten 20250414 def
Tekst van het document
Initiatief raadsvoorstel “Dorpsbudgetten Kaag en Braassem” 1
Inleiding
In de raadsvergadering van 11 november 2024 heeft CDA Kaag en Braassem een motie ingediend voor dorpsbudgetten. De tekst hiervan luidde: Overwegende dat:
n het raadsakkoord 2022-2026 is opgenomen om een initiatievenfonds voor dorpsbudgetten in het leven te roepen; bij de Programmabegroting 2025 een amendement wordt ingediend om een bedrag te reserveren uit de budgettaire ruimte 2025 voor een initiatievenfonds voor dorpsbudgetten. Spreekt uit: dat de raad met elkaar tot een voorstel komt, met inachtneming van de afspraken in het raadsakkoord 2022-2026, om het gereserveerde bedrag te verdelen onder de dorpen van de gemeente.
Deze motie is met meerderheid van stemmen aangenomen. Daarna is een commissie van raadsleden is opgericht (Pro, SvKB, CDA, D66, VVD) die wordt ondersteund door ambtenaren. De commissie heeft de volgende taken en deliverables. •
Het definiëren van de doelstellingen, kaders en leidraad van de stichting
•
Het bepalen van de spelregels voor het bestuur van de stichting en de Raad van Toezicht
•
Uitwerken van een plan voor de oprichting van de stichting
•
Een voorstel maken voor de raad ter goedkeuring
1.1 Beslispunten •
Instemmen met het oprichten van Stichting “Dorpsbudgetten Kaag en Braassem” √
•
Met als doelstelling; “Het leveren van een financiële bijdrage aan dorpsinitiatieven die vanuit inwoners komen en zorgen voor een verbetering van maatschappelijke verbindingen en/of maatschappelijke doelen” √
•
Beschikbaar stellen van een eenmalig oprichtingsbudget van € 2.000 √
•
Mandaat te geven aan de werkgroep Dorpsbudgetten om het 1e bestuur van de nieuw op te richten stichting “Dorpsbudgetten Kaag en Braassem” te werven en tezamen met het nieuwe bestuur de statuten van de stichting op te stellen en deze te deponeren, volgens de wet.√
•
Via de richt/perspectief nota jaarlijks geld te reserveren om dit fonds te voeden; √
•
Uitgangspunt € 80.000 per jaar met indexatie. √
•
De doelstelling en de richtinggevende kaders zoals hierna benoemd, vast te stellen. √
•
Looptijd initiatievenfonds “Dorpsbudgetten Kaag en Braassem” is bedoeld voor onbepaalde tijd. Evaluatie vindt plaats na 2 jaar en dan zal de verlenging, eventueel in gewijzigde vorm en gewijzigd budget, opnieuw door de gemeenteraad worden bekrachtigd. √
•
Ingangsdatum; zo snel mogelijk. √.
2
Doelstelling
2.1 Basisuitgangspunten Het betrekken van onze inwoners bij hun eigen woon- en leefomgeving is een doelstelling in dit raadsakkoord en staat beschreven op pagina 8 van het raadsakkoord “Samen bouwen aan de toekomst van onze dorpen”. Om uitnodigend te zijn richting inwoners om initiatief en verantwoordelijkheid te nemen en dit ‘handen en voeten’ te geven, gaan we met het instellen van Dorpsbudgetten aan de slag. Er zijn veel kleine en grotere initiatieven in Kaag en Braassem waarvoor de initiatiefnemers (financiële) ondersteuning kunnen gebruiken. Het stimuleren van deze inwonersinitiatieven is een speerpunt van de gemeenteraad Kaag en Braassem. Met het oprichten van een ‘burgerstichting’ wordt op innovatieve wijze invulling gegeven aan dit speerpunt van het raadsakkoord. De eenvoud en laagdrempeligheid voor het aanvragen van een budget bij de stichting is een belangrijke voorwaarde om tot een effectief resultaat te komen. Aanvragen voor financiële ondersteuning die gedaan zijn bij andere fondsen hoeven geen belemmering te zijn voor het toekennen van een dorpsbudget (zie bijlage voor voorbeelden) Echter, daar waar een initiatief raakt aan de ondersteuning door De Driemaster is afstemming met deze organisatie noodzakelijk. Dit omdat het beide gemeentegelden betreft. Voor het budget is bewust gekozen voor een niet-lineaire verdeling over de dorpen.
De reden is dat in de kleinere dorpen over het algemeen minder voorzieningen zijn en dat deze ook meer onder druk staan. De gemeenteraad wil vasthouden aan een relatief hoger budget voor deze dorpen. Te kleine budgetten bieden bovendien weinig ruimte voor wat grotere plannen. Het voorstel van de budgetverdeling is in een tabel in dit op een van de laatste pagina’s toegevoegd. De stichting wordt de vrije hand wordt gegeven om hier beschreven doelstelling naar eigen inzicht en met de opgedane ervaringen te verwezenlijken.
2.2 Spelregels De stichting verantwoordt haar uitgaven aan een raad van toezicht en evalueert de resultaten tweemaal per jaar. Door met vrijwilligers te werken blijven de kosten laag en komt de subsidie op de plek waar het voor bedoeld is: bij de initiatieven die kleinschalig, laagdrempelig, eenvoudig en op maat zijn. De stichting werkt volledig onafhankelijk van de politiek en hoeft daardoor geen verantwoordelijkheid af te leggen aan de gemeenteraad. De samenwerkingsovereenkomst tussen gemeente en stichting voorziet in de voorwaarden en bepalingen hiervoor. De stichting stuurt het jaarverslag ter kennisname aan de gemeenteraad. De budgetten worden jaarlijks per dorp bepaald en vastgesteld op basis van het aantal inwoners, de verdeelsleutel en het beschikbare budget.
2.3 Tot slot Alles dat na dit hoofdstuk wordt genoemd is een eerste handreiking voor het bestuur van de stichting en kan daarom naar eigen inzicht worden aangepast en of worden toegepast.
5-10-2025 11:38:43
2/6
3
Kaders
3.1 Juridisch 3.1.1 S TICHTING De akte van oprichting en oprichtingsstatuten worden door het bestuur van de stichting en de werkgroep Dorpsbudgetten opgesteld en gedeponeerd. De statuten en spelregels van de stichting zijn bepalend om tot een toekenning van een financiële bijdrage vanuit de gemeente te komen.
3.1.2 R AAD VAN T OEZICHT (R V T) 3.1.2.1 Voorwaarden •
Bestaat uit drie mensen, woonachtig in de gemeente.
•
Leden mogen maximaal twee termijnen van vier jaar lid zijn
3.1.2.2 Taken •
Halfjaarlijkse controle van het bestuur (vergadert twee keer per jaar)
•
De taak van de RvT bestaat uit controle van het bestuur en van de financiële verantwoording.
•
Goedkeuren van (gewijzigde) statuten van de stichting
3.1.3 S TICHTINGSBESTUUR 3.1.3.1 Voorwaarden •
Het eerste bestuur wordt benoemd door de werkgroep Dorpsbudgetten 2025.
•
Het bestuur bestaat uit minimaal 3 personen.
•
Het bestuur bestaat uit maximaal 5 personen (advies van de commissie*)
•
Het bestuur bestaat uit een oneven aantal (advies van de commissie*)
•
Er moeten minimaal 3 personen aanwezig zijn om een beslissing te maken
•
Deze mensen mogen niet lokaal politiek actief zijn
•
Bestuursleden zijn uitgesloten van het indienen van initiatieven
•
Wijzigingen in de statuten van de stichting dienen ter goedkeuring aan de RvT te worden aangeboden
•
Minimaal een van de bestuursleden is financieel kundig
•
Elk bestuurslid is in het bezit van een VOG-verklaring voor rechtspersonen
•
Elk bestuurslid is inwoner van de gemeente
•
Elk bestuurslid is 16 jaar of ouder
•
Elk bestuurslid is maatschappelijk betrokken
•
Het bestuur is zelf verantwoordelijk voor de onderlinge verdeling van de eigen taken
•
Bestuursleden mogen maximaal 2 termijnen van 3 jaar in het bestuur zitten
•
Opzegtermijn van bestuursleden is bij 3 leden 6 maanden en bij meer dan 3 leden 3 maanden
•
Bij staking van stemmen heeft de voorzitter de beslissende stem
3.1.3.2 Taken •
Verdeling van eigen taken onder de bestuursleden
•
Voorzien in een aftreedagenda
5-10-2025 11:38:43
3/6
3.2 Financieel •
De ondergrens per initiatief is € 200 (advies van de commissie*)
•
De bovengrens van een bijdrage vanuit de stichting bedraagt €5.000,- per initiatief.
•
de ingangsdatum wordt 1 maart 2026.
•
Het verslag van het boekjaar dient ieder jaar voor 1 juli aangeleverd te worden, zodat deze gegevens bij het opstellen begroting van de gemeente meegenomen kunnen worden.
•
Het bestuur vraagt bij het inleveren van het verslag budget aan voor het volgende jaar; Uitgangspunt is € 80.000 incl. BTW per jaar met indexatie.
•
Na het evaluatiemoment, 2 jaar na startdatum, kan dit bedrag aangepast worden door de gemeenteraad, waarbij het uitgangspunt dient te zijn; vast budget met indexatie voor een periode van minimaal 4 jaar.
•
Het totale beschikbare bedrag wordt over de dorpen verdeeld volgens de (nader op te stellen) tarieventabel.
•
De tarieventabel wordt opgesteld door de werkgroep Dorpsbudgetten. Daarbij is het uitgangspunt: Kleine dorpen met weinig voorzieningen krijgen, in verhouding, een hogere bijdrage dan de grotere dorpen (Roelofarendsveen, Oude Wetering en Leimuiden) met veel voorzieningen.
•
Bij onderbesteding van het jaarbudget, bestaat de optie om het overgebleven budget eenmalig naar het daaropvolgende jaar over te hevelen. Hierna stroomt dit specifieke dorpsbudget terug in de algemene reserve van de gemeente.
•
Per jaar krijgt een dorp een budget, het verdelen van het budget over het jaar heen is de verantwoordelijkheid van het bestuur.
•
De aanvraag voor de bijdrage van een initiatief dient voorafgaand aan de start of uitvoering daarvan te worden gedaan. Achteraf wordt er geen bijdrage uit het dorpsfonds toegekend.
•
Als het bestuur akkoord geeft op een initiatief wordt aan het begin 75% van de bijdrage uitgekeerd en na afloop/uitvoering van het initiatief de resterende 25%. Dit is onder voorwaarde dat de initiatiefnemer de afronding bevestigd met een (beknopt) financieel en inhoudelijk verslag.
•
Geld is altijd weer opeisbaar als het initiatief niet (meer) voldoet aan de aanvraag.
3.3 Organisatorisch Voor het indienen van een initiatief komt een aanvraagformulier beschikbaar gebaseerd op een puntensysteem. Op dit formulier staan ook de voorwaarden en spelregels. Deze zijn niet moeilijk, echter wel bindend. Het bestuur van de stichting bepaaltd de definitieve ‘spelregels’. Alle informatie over stichting Dorpsbudgetten is te vinden op een speciale pagina op de gemeentelijke website. Er wordt gestreefd naar goede verwijzing naar deze pagina door dorpsraden, verenigingen, De Driemaster, Stichting Kaag en Braassem Promotie, etc.
3.4 Overige kaders •
Het bestuur toetst een aanvraag op ‘harde’ criteria op het aanvraagformulier, waarna de beoordelaars een eindoordeel vellen op basis van ‘zachtere’ criteria (van vinkjes naar gevoel).
•
De beslissing van het bestuur wordt openbaar gepubliceerd op de website.
•
De uiteindelijke beoordeling is definitief. Hier kan niet over worden gecorrespondeerd.
•
Initiatieven die herhaling van de activiteiten binnen een jaar/jaarlijkse periode kennen, worden als één initiatief gezien en dienen als zodanig te worden aangevraagd.
* Dit advies is niet bindend en uiteindelijk ter beoordeling aan het bestuur 5-10-2025 11:38:43
4/6
4
Controlepunten die de werkgroep meegeeft (m.n. voor het aanvraagformulier) •
1. Het initiatief vindt plaats op het grondgebied van en komt ten goede aan de inwoners van Kaag en Braassem.
•
2. Het initiatief en de uitvoering hiervan valt binnen de wet en de gemeentelijke regelgeving, zoals de Algemene Subsidie Verordening Kaag en Braassem 2015.
•
3. Het initiatief doorkruist geen gemeentelijk beleid.
•
4. De aanvraag voor het initiatief is niet eerder in het jaar gedaan. (1 aanvraag per jaar)
•
5. Een aanvraag dient elk jaar opnieuw ingediend te worden.
•
6. Inwoners blijven zelf verantwoordelijk voor de uitvoering en organisatie van het initiatief, tenzij dit niet kan, dan wel niet van toepassing is. Inwoners dienen het gehele project zelf uit te voeren, met dien verstande dat veiligheid voorop staat. Bij deeltaken, die in het kader van veiligheidsoverwegingen, beter door een professionele partij uitgevoerd kunnen worden, is goede afstemming en samenwerking vereist.
•
7.Aanvragen worden voorafgaand aan het initiatief ingediend inclusief een onderbouwde begroting.
•
8.Cofinanciering is in overleg met de stichting mogelijk, zeker bij grotere initiatieven. Hiervoor gelden aanvullende voorwaarden.
•
9.Initiatieven mogen geen winstoogmerk hebben.
•
10.Initiatief dient geen politiek of religieus doel.
•
11.Zelfwerkzaamheid wordt niet vergoed..
•
12. Bij twijfel of de aanvraag onder het taakveld van De Driemaster valt, neemt het bestuur contact met hen op voor overleg of draagt zij de aanvraag over.
•
13.Na afloop van de uitvoering van het initiatief ontvangt “Dorpsbudgetten Kaag en Braassem” een verslag incl. financiële verantwoording en foto’s/filmpje van de initiatiefnemer. Het bestuur zal een eindoordeel vast stellen, waarna het project wordt gesloten.
•
14. Indien het initiatief wordt ingediend door een stichting, vereniging of andere organisatie die reeds subsidie ontvangt van de gemeente, moet het gaan om een initiatief dat buiten de reguliere activiteiten van deze organisatie valt.
•
15. Onderhoudskosten, indien van toepassing, dienen voor de levensduur bij de aanvraag meegenomen te worden.
•
16. Initiatiefnemer/aanvrager gaat ermee akkoord dat de aanvraag of een samenvatting hiervan, mits het voldoet aan de voorwaarden, openbaar worden gepubliceerd op de webpagina van de stichting. Maximale transparantie dient gewaarborgd te zijn bij besteding van publiek geld.
•
17. Initiatieven kunnen op elk moment van het jaar worden ingediend; beoordeling door het bestuur vindt zo snel mogelijk, binnen een termijn van twee maanden na binnenkomst, plaats.
•
18. De stichting is niet verantwoordelijk voor uitvoering van het initiatief.
•
19. Door een aanvraag te doen, verklaart men akkoord te gaan met de voorwaarden en spelregels. In voorkomende gevallen waarover in de voorwaarden en spelregels geen tekst is opgenomen, beslist het bestuur.
5-10-2025 11:38:43
5/6
Gedachtenordening
TARIEVENTABEL 2025
Jaarlijks worden de tarieven vastgesteld aan de hand van de donatie aan het fonds vanuit de begroting.
5-10-2025 11:38:43
6/6