Concept begroting BVO 2025
Tekst van het document
PROGRAMMABEGROTING 2025-2028
Programmabegroting 2025-2028 Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn & Braassem
Zaaknummer: 3298797 Concept 16 april 2024 Pagina 1 van 27
PROGRAMMABEGROTING 2025-2028
INHOUDSOPGAVE 1.
2.
3.
4.
5.
INLEIDING ......................................................................................................... 3 1.1.
Inleiding .................................................................................................... 3
1.2.
Leeswijzer ................................................................................................. 5
BELEIDSBEGROTING: PROGRAMMAPLAN ............................................................. 6 2.1.
Inleiding Programmaplan ........................................................................... 6
2.2.
Programma ICT Basis Dienstverlening ........................................................ 6
2.3.
Kosten van Overhead ............................................................................... 13
2.4.
Algemene dekkingsmiddelen ................................................................... 15
2.5.
Vennootschapsbelasting .......................................................................... 15
2.6.
Onvoorzien .............................................................................................. 15
BELEIDSBEGROTING: PARAGRAFEN ................................................................... 16 3.1.
Inleiding Paragrafen ................................................................................. 16
3.2.
Bedrijfsvoering ........................................................................................ 16
3.3.
Financiering ............................................................................................. 17
3.4.
Weerstandsvermogen en risicobeheersing ............................................... 19
FINANCIELE BEGROTING .................................................................................. 22 4.1.
Uitgangspunten ....................................................................................... 22
4.2.
Overzicht baten en lasten ........................................................................ 22
4.3.
Uiteenzetting financiële positie ................................................................ 23
4.4.
Meerjarenraming ..................................................................................... 24
4.5.
Overzicht geraamde baten en lasten per taakveld .................................... 24
BIJLAGE DEELNEMERSBIJDRAGE 2025 ............................................................... 26 5.1.
Uitgangspunten ....................................................................................... 26
5.2.
Deelnemersbijdragen 2025 ...................................................................... 26 Pagina 2 van 27
PROGRAMMABEGROTING 2025-2028
1. INLEIDING 1.1.
Inleiding
Voor u ligt de begroting 2025 van de Bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem (verder ook: “BVO”). Deze begroting is gebaseerd op de Kadernota 2025, waarmee inzicht en richting aan de financiële en beleidsinhoudelijke contouren is gegeven. Het bestuur heeft de BVO Kadernota 2025 vastgesteld op 2 april 2024 en de vastgestelde contouren zijn verwerkt in deze Programmabegroting. De Bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem is de Gemeenschappelijke Regeling waarin de gemeenten Alphen aan den Rijn en Kaag en Braassem met elkaar samenwerken op het gebied van informatisering en automatisering. Binnen deze begroting wordt invulling gegeven aan de opdracht van beide gemeenten om een transparante ICT fabriek te zijn, met de focus op operationele excellentie én het zo optimaal mogelijk ondersteunen van de gemeenten bij haar werkzaamheden en eventuele veranderingen daarop in 2025 en verder. De BVO voert als partner van beide gemeenten de regie over de ICT voorzieningen. De ICT dienstverlening is hierbij uitbesteed aan een marktpartij, waarbij het werkplekbeheer, de hosting van de on-premise applicaties, het netwerkbeheer en de bijbehorende beveiliging is uitbesteed. Ook op gebied van applicaties is de trend ingezet om bij verwerving van een (nieuwe) applicatie over te gaan op applicaties die zijn ingericht als SAAS.
De verwachting is dat de komende jaren de groei van SAAS applicaties verder doorzet (zo’n 5% per jaar volgens onderzoek van M&I partners). Door het uitbesteden van de ICT en het verSaasen van het applicatielandschap voert de BVO steeds meer een regierol, waardoor samenwerken en partnerschap met de gemeenten cruciaal is voor een goede dienstverlening. Door de krachtenbundeling van de BVO en de gemeenten ontstaat synergie. Een belangrijke succesfactor en uitgangspunt is dat er zoveel mogelijk gestandaardiseerd wordt: één Informatisering en Automatisering (I&A) oplossing voor gelijksoortige vraagstukken, zoveel mogelijk gelijke werkprocessen, samen I&A inkopen, samen I&A bedrijven, samen naar wet- en regelgeving kijken, samen vernieuwen, implementeren en uitvoeren, kortom: samenwerken! Beleids- en begrotingsplannen van beide gemeenten met impact op de informatievoorziening en/of ICT werken uiteindelijk door op de begroting van de BVO. Omdat vooraf meestal niet kan worden aangegeven op welke wijze deze plannen structureel ingrijpen op de begroting van de BVO, schetst de programmabegroting van de BVO Rijn en Braassem alleen hoe zij in het komende begrotingsjaar de ICT run voor beide gemeenten zo optimaal mogelijk gaat uitvoeren, binnen de reeds gemaakte afspraken en wat daar eventueel extra voor nodig is.
Met deze programmabegroting 2025-2028 geven we inzicht in en richting aan de financiële en beleidsinhoudelijke contouren van de informatievoorziening. Pagina 3 van 27
PROGRAMMABEGROTING 2025-2028
2025 wordt een jaar dat voor de BVO in het teken zal staan van de doorontwikkeling van de regie organisatie. Zij wil zich verder voorbereiden op de toekomst waarin door verSaaSing, uitbesteden en in ketens denken steeds minder zelf gedaan wordt, maar steeds meer wordt gevraagd van haar regie competenties. De BVO wil de “run” verder optimaliseren en professionaliseren en zichzelf beter equiperen. Dit, om de door de gemeenten gevraagde “change” competenties effectiever in te kunnen zetten en om de via het i-Beleid en het project portfolio proces op haar afkomende veranderingen op ICT en informatievoorzieningsgebied voor de gemeenten te kunnen uitvoeren. In 2025 zal de BVO: •
de gemeenten ondersteunen bij de doorontwikkeling van het zaakgericht werken;
•
de gemeenten ondersteunen bij de implementatie van de i-visie projecten;
•
ondersteuning bieden bij de invoering en de vervanging van informatiesystemen;
•
de overeenkomsten van het financiële- en het HRM-systeem aanbesteden;
•
werkplekinrichting ter ondersteuning van het hybride werken verder verbeteren;
•
uitvoering geven aan het project centralisatie van decentrale applicaties;
•
de dienstverlening verder verbeteren;
•
ondersteuning bieden bij de herinrichting van de raadszalen.
In 2024 is bij beide gemeenten een organisatie ontwikkeling ingezet. Dit zal invloed hebben op de te leveren diensten en bijbehorende governance. 2024 wordt daarmee een boeiend jaar en de verwachting is dat dit ook in 2025 op onderdelen zal door ontwikkelen.
Pagina 4 van 27
PROGRAMMABEGROTING 2025-2028
1.2.
Leeswijzer
Deze begroting bestaat uit een beleidsbegroting en een financiële begroting. De beleidsbegroting bestaat uit het programmaplan en de paragrafen. Het programmaplan wordt in hoofdstuk 2 beschreven. De paragrafen die volgens het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording, de verslaggevingsregels) van toepassing zijn op de BVO Rijn en Braassem zijn in hoofdstuk 3 uitgewerkt. De financiële begroting bestaat uit het overzicht van baten en lasten en de toelichting daarop, de uiteenzetting
van
de financiële
positie
(ontwikkeling
balans,
reservepositie
en
investeringsplanning) en de toelichting daarop, en bevat een overzicht van de geraamde baten en lasten per (IV3-)taakveld. De financiële begroting is opgenomen in hoofdstuk 4. In de bijlage is de verdeling van de geraamde gemeentelijke bijdrage voor 2025 over de deelnemers opgenomen. Met de vaststelling van de begroting autoriseert het bestuur de organisatie op programmaniveau tot het kunnen doen van de geraamde uitgaven in begrotingsjaar 2025.
Pagina 5 van 27
PROGRAMMABEGROTING 2025-2028
2. BELEIDSBEGROTING: PROGRAMMAPLAN 2.1.
Inleiding Programmaplan
Het Programmaplan bevat de in 2025 te realiseren programma’s, een overzicht van de kosten van overhead, een overzicht van de algemene dekkingsmiddelen, het bedrag van de heffing voor vennootschapsbelasting en het bedrag voor onvoorzien. De begroting 2025 van de BVO Rijn en Braassem bestaat uit één begrotingsprogramma: het programma ICT Dienstverlening. Het doel van dit programma in 2025, de vanuit deze doelstelling uit te voeren activiteiten, de indicatoren waarmee we de doelrealisatie vaststellen en de met de activiteiten samenhangende baten en lasten worden hieronder toegelicht.
2.2.
Programma ICT Basis Dienstverlening
De BVO is met haar dienstverlening voor beide gemeenten van groot belang. Niet alleen om beide gemeenten in staat te stellen hun dagelijkse werk, ondersteund door ICT, te doen (“run”) maar ook om vernieuwingen en veranderingen mogelijk te kunnen maken (“change”). ICT wordt, tot geruststelling van de BVO, steeds meer gezien als bedrijfsmiddel en rand voorwaardelijk om te functioneren in plaats van het te beschouwen als een kostenpost. Geen van de gemeenten kan zonder goede informatievoorziening. Het besef en de verankering van dit gedachtengoed op strategisch niveau is inmiddels evident. De gemeenten – en daarmee de BVO – hebben te maken met een enorme hoeveelheid uitdagingen, waaronder: •
Wet- en regelgeving (Open Overheid, Wet kwaliteitsborging, Wet Digitale overheid, de Archiefwet, Wet hergebruik van overheidsinformatie, de Bekendmakingswet).
•
Focus op informatieveiligheid en privacy bescherming (BIO en AVG).
•
Het gebruiken van digitalisering voor efficiëntere processen (intern) maar ook om burgers meer zelf, plaats en tijdloos, hun diensten bij de gemeente af te laten nemen (extern) omdat dat maatschappelijk nu de norm is.
•
Bij de gemeenten beschikbare informatie effectiever inzetten (datasturing) om preventief en of gericht haar taken uit te kunnen voeren.
•
Hybride werken.
•
Het verbeteren van ketensamenwerking met partners.
Daarnaast formuleren de gemeenten zelf belangrijke ambities (persoonlijke digitale dienstverlening, digitale inclusie, nieuwe vormen van democratie, grip op verbonden partijen, enz.) in de college programma’s. Zonder uitzondering zijn bij bovengenoemde onderwerpen informatievoorziening en ICT een cruciale component, waarbij de BVO een belangrijke rol te vervullen heeft. Vanuit de M&I Benchmark 2023 wordt aangegeven dat de toename van het strategisch belang van de informatievoorziening niet (enkel) te bekijken is vanuit een financieel perspectief. De ICT-voorzieningen worden door gemeenten nog onvoldoende als strategisch middel gezien. Hierin wordt onder andere geconstateerd dat innovatie veelal vanuit de ICT-afdeling komt en nog te weinig vanuit de organisatie. Denk hierbij ook aan de inmiddels 13 Europese digitale wetten die binnen drie jaar geïmplementeerd moeten zijn. De keuze voor vernieuwing wordt Pagina 6 van 27
PROGRAMMABEGROTING 2025-2028
nu nog te weinig vanuit een strategisch oogpunt gemaakt. Met de opstelling van de i-visie willen we dat tij de komende jaren keren. Er komt een grote hoeveelheid nieuwe wetten op ons af die geïmplementeerd en uitgevoerd moeten worden. Dit
vraagt om veel
verandervermogen, dat nu al schaars is. Sterker nog, de meeste verandercapaciteit wordt al ingezet en is al vergeven. Het merendeel van de resterende capaciteit gaat naar reguliere vervangingen en vernieuwing. Dat betekent dat er beperkt tijd overblijft waarin het steeds meer van belang wordt om als
gemeente heldere keuzes te maken en prioriteiten te stellen
rondom de ambities en visie. Wat willen we bereiken? De BVO zal met haar primaire verantwoordelijkheid ook in 2025 beide gemeenten in staat stellen om met stabiele, veilige, up-to-date zijnde en snelle informatietechnologie tegen een marktconforme prijs/prestatie hun taken naar behoren uit te kunnen voeren (de “run”). Zij zal zich zo organiseren dat op verzoek van beide gemeenten snel en adequaat kan worden geholpen bij nieuwe of gewijzigde uitdagingen (“change”). Vanuit haar vakkennis zal de BVO onder regie en opdracht van beide gemeenten ook bijdragen aan de i-visie. Wat gaan we daarvoor doen?
2.2.1 Run (noodzakelijk) De basisopgave van de BVO is om ervoor te zorgen dat beide gemeenten zo optimaal mogelijk worden ondersteund bij de uitvoering van hun taken: ”de run”. De BVO zorgt ervoor dat alles functioneert en als dat even niet het geval is, dan lost zij het probleem op conform de gemaakte afspraken. Deze basistaak is beschreven in de Producten- en Dienstencatalogus. Over de diensten worden service niveau afspraken gemaakt met beide gemeenten. Onder deze dienstverlening vallen de volgende onderwerpen: •
servicedesk;
•
werkende bedrijfsfunctionaliteit (bedrijfsapplicaties of SaaS diensten);
•
digitale werkplekken;
•
flexibele werkplekken;
•
speciale werkplekken (repro, balie, enz.):
•
mobiele telefonie inclusief devices en bel-/databundel;
•
taak gebonden printers;
•
een stabiele, transparante, voorspelbare bedrijfsvoering en daardoor ook een betrouwbare partner voor beide gemeenten.
In het “run” aandachtsgebied is een aantal onderwerpen relevant, waarbij een deel ervan ook begrotingsconsequenties heeft.
Taskforce follow-up – Centraliseren van functioneel beheer De begrotingsconsequenties van deze centralisatie operatie zijn vanaf begrotingsjaar 2022 reeds in de BVO begroting verankerd. De BVO en de gemeenten zijn toen uitgegaan een 58tal decentrale applicaties. Het project heeft inmiddels uitgevonden dat er sprake is van meer dan 100 decentrale applicaties. Een forse toename, maar naar het zich laat aanzien betreft het hierbij vooral kleine applicaties. Of dit op termijn begrotingsconsequenties voor de BVO heeft, Pagina 7 van 27
PROGRAMMABEGROTING 2025-2028
zal pas later duidelijk worden. Op dit moment is de inschatting echter dat dit niet of nauwelijks het geval is.
Landelijke trend ICT kosten gemeenten In de jaarlijkse benchmark van ICT kosten gemeenten is terug te zien dat de totale ICT-kosten per inwoner afgelopen jaar met 10 euro is toegenomen. Dit is een grotere stijging dan in eerdere
jaren.
De
toename
wordt
verklaard
door
de
introductie
van
nieuwe
softwaretoepassingen en hogere personeelskosten. De afgelopen 5 jaar zijn de ICT-kosten meer toegenomen dan de inflatie en maken de ICT-kosten een groter onderdeel uit van de gemeentelijke begroting. Gemeenten zetten in op meer SaaS-applicaties (kwaliteitsimpuls) en meer ICT-personeel (informatiemanagement, informatiebeveiliging en BI).
Professionaliseren en regie De BVO zal zich in de komende jaren moeten door ontwikkelen naar een organisatie die een duidelijke strategische richting heeft en goed geëquipeerd is voor een toekomst waarin door verSaaSing, uitbesteden en in ketens denken steeds minder zelf gedaan wordt en steeds meer regie moet worden gevoerd. Denk hierbij aan: •
Het structureel binnen de BVO organisatie verankeren van blijven verbeteren door de inzet van stuurinformatie, verbeterplannen, het inrichten van meetmechanismen om transparant over de performance te kunnen zijn en het volwassenheidsniveau van de primaire processen binnen de BVO te kunnen meten (ITIL, BiSL en PRINCE2).
•
Het structureel trainen en certificeren van BVO medewerkers “nieuwe stijl” in ITIL, BiSL en PRINCE2.
•
Medewerkers en processen verder ontwikkelen in lijn met de ingezette regievoering.
Vanuit de run is het trainen en certificeren van BVO medewerkers in ITIL (het referentiekader voor
het
inrichten
van
de
beheerprocessen
van
een ICT-organisatie)
en
BiSL
(een raamwerk voor het uitvoeren van functioneel beheer en informatiemanagement) voor de hand liggend. Het BiSL raamwerk is inmiddels doorontwikkeld naar een opzet van functioneel beheer 2.0, waarbinnen de taken rondom regievoering verder zijn ontwikkeld. Vanuit de BVO blijven we opleidingstrajecten inzetten om de medewerkers hierin verder bij te scholen. Ook is een opleidingstraject gestart waarbij medewerkers worden geschoold op het uitvoeren van meer senior en coördinerende taken.
Vermeerdering aantal medewerkers: Aan de hand van het uitgevoerde klanttevredenheidsonderzoek is in 2024 de formatie uitgebreid op gebied van dienstverlening. Dit om de dienstverleningsprocessen verder te verbeteren en professionaliseren (incident- en change en testproces).
Siem SOC In eerdere begrotingen is het verhogen van de eisen aan de informatiebeveiliging opgenomen. Met de komst van de NIS2 wetgeving worden de eisen aan de informatiebeveiliging verder verzwaard en vastgelegd in de wetgeving. Een toezichthouder gaat daarbij toezien op de handhaving van informatiebeveiliging van gemeenten. Inmiddels wordt de Europese wetgeving vertaald naar Nederlandse wetgeving en de verwachting is dat deze in het najaar van 2024 van
Pagina 8 van 27
PROGRAMMABEGROTING 2025-2028
kracht wordt. De informatiebeveiligingsdiensten worden in 2024 verzwaard ter voorbereiding op deze nieuwe wetgeving. Hiervoor is vanaf 2025 een extra post van € 44.000 in de begroting opgenomen.
2.2.2 Change Naast de Run is er vanuit beide gemeenten behoefte aan vernieuwing. Om deze vernieuwing te
organiseren
is
portfoliomanagement
ingevoerd
binnen
de
gemeenten.
Het
portfoliomanagement draagt eraan bij dat er een effectieve balans ontstaat tussen organisatieverandering/ vernieuwing en de primaire taak van de BVO: “run”. Kortom: het faciliteert het maken van de juiste (strategische) keuzes. Het op deze manier werken schept niet alleen bij de gemeenten maar ook aan de BVO kant verplichtingen. De BVO is een belangrijke speler in een goed functionerend project portfolioproces. Zij moet ervoor zorgen dat mensen en middelen geschikt en opgelijnd zijn om naast de run ook change mogelijk te maken. Denk daarbij bijvoorbeeld aan: •
Het
voeren
van
professioneel
projectmanagement
van
(functioneel
en
invulling
geven
aan
de
solution
en
opdrachtnemersrol. •
Het
verbeteren
kwaliteit
beheer
nieuwe
stijl,
domeinarchitecten, inkoop- en contractmanagement, servicemanagement, regie). •
Resource management: inzichtelijk hebben wie waar mee bezig is en beschikbaarheid voor projecten.
•
Het samenspel met beide gemeenten om vernieuwingsprojecten te doen, en daarbij zoveel mogelijk gebruik te maken van de beschikbare middelen in de run.
•
Lifecycle management.
•
Het werken onder architectuur (complexiteitsreductie, verSaaSen, uitbesteden).
Via het portfolio worden ook projecten geprioriteerd waarbij vervanging van iets bestaands aan de orde is. De vervanging van het zaaksysteem heeft uitgewezen dat een 1 op 1 vervanging van bedrijfsfunctionaliteit echter ongewenst is en feitelijk niet kan, omdat door gewijzigde wet- en regelgeving, andere gebruikerswensen, ontwikkelingen enz. er eerder sprake is van een vernieuwing. Met de gemeenten wordt de nut en noodzaak van ieder project bepaald. Hierbij wordt ook gekeken of en hoe het project past in de toekomstplannen van de gemeenten (in lijn met de architectuur en de I-Visie en bijbehorende roadmap) en of er synergie en consolidatie mogelijkheden zijn. Voordat een vernieuwing start bepaalt de BVO op basis van de exploitatiebegroting van de bestaande bedrijfsfunctie (ICT runkosten, personeel, licenties, koppelingen, afschrijving, enz.) welke structurele ruimte voor de vernieuwing, en welke reserve-/vernieuwingsruimte binnen haar begroting voor éénmalige projectkosten, beschikbaar is. Vóórdat de vernieuwing start, is er overeenstemming met beide gemeenten over de volledige financiering, waarbij de gemeenten eventueel begrotingsruimte beschikbaar stellen voor de vernieuwingscomponent in het project. De exploitatiekosten van vernieuwingsprojecten worden in de projectbegroting opgenomen tot het moment waarop de kosten structureel in de begroting van de BVO een plaats krijgen.
Pagina 9 van 27
PROGRAMMABEGROTING 2025-2028
Bijstelling afschrijvingslasten De afschrijvingslast wordt in 2025 verlaagd met 276K. Dit wordt onder andere veroorzaakt doordat het goedgekeurde krediet voor de vervanging van Mobiele telefonie Alphen aan den Rijn, 700K, in 2024 niet geheel zal worden besteed. Omdat de huidige telefoons mankementen vertonen, zoals bijvoorbeeld snelle leegloop van de batterij, wordt er met het vervangen van deze telefoons gewacht op een nieuwere versie waarbij dit probleem als het goed is niet meer aanwezig is. De nieuwe versie wordt begin 2025 verwacht. Wel zal in 2024 een deel van dit krediet worden gebruikt voor de aanschaf van telefoons voor nieuwe medewerkers en voor de telefoons die het niet redden tot aan de vervanging. De geraamde kosten hiervan bedrag ongeveer 150K. Daarnaast is het krediet voor de aanschaf van een telefooncentrale niet benut bij de BVO en eind 2023 afgesloten. Het gevolg hiervan is dat de kapitaalslasten met ingang van de begroting 2025, gedurende 5 jaar, niet zullen worden benut en in deze kadernota zijn ingeleverd. In plaats hiervan loopt voor Alphen en Kaag het project GT Connect voor de implementatie en het gebruik van een nieuw telefonieplatform. De hieraan verbonden eenmalige en structurele kosten voor 2024 dienen geheel in 2024 te worden betaald. Dit in tegenstelling tot de vrijval van bovenstaande kapitaalslasten die in 5 jaar vrijvallen.
Migratiekosten Met de begroting van 2023 ontstond een bestuurlijke discussie over het verhogen van de reserve om de per jaar wisselende migratiekosten te dekken. Afgesproken is om de migratiekosten die betrekking hebben op de leverancier standaard onderdeel te maken van de exploitatielast van de dienst. Consequentie hiervan is dat de exploitatielast de komende jaren iets gaat stijgen. Daarnaast is afgesproken om voorlopig jaarlijks de migratiekosten in beeld te brengen en die op te nemen in de begroting zodat er geen extra reserve aangelegd hoeft te worden. Verwachting voor 2025 is dat naast een aantal reguliere contracten drie grote contracten aflopen waarbij de leverancier ook heeft aangegeven dat de applicatie niet meer in de huidige vorm wordt ondersteund en er een migratie plaats gaat vinden. Het gaat hierbij om het financiële systeem (Key2Financiën), Suite4Sociaal Domein en Suite4leefomgeving met een totale inschatting van 300K. Voor de reguliere contracten is in de huidige begroting al 163K opgenomen als stelpost voor migratiekosten. Deze 163K bleek in 2023 iets te ruim. De stelpost voor 2025 wordt daarom aangevuld met 236,5K naar 400K.
Bezuinigingen binnen begroting BVO Omdat er bij de jaarrekening 2023 opnieuw sprake was van een aanzienlijk positief resultaat is er met de teams kritisch naar de budgetten gekeken wat heeft geleid tot een bezuiniging van 327K. Waaraan kunnen we zien dat we dat bereikt hebben? ICT is als een nutsvoorziening: alleen als het niet werkt is er aandacht voor. Als alles goed gaat, dan is dat vanzelfsprekend. Als na afloop van 2025 geconstateerd wordt dat er niets vervelends is gebeurd en de informatievoorziening “het gewoon deed zoals het hoort” dan heeft de BVO haar belangrijkste taak succesvol ingevuld: de gemeenten in staat te stellen hun werkzaamheden uit te voeren door hen stabiele, veilige, snelle en up-to-date zijnde Pagina 10 van 27
PROGRAMMABEGROTING 2025-2028
informatievoorziening te bieden. Daarbij zal de BVO ook gedurende het jaar alle toetsen van buiten (Verbijzonderde Interne Controle, compliance aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid, Jaarrekening controle, enz.) goed moeten doorstaan. In 2025 wordt door de BVO gewerkt aan het realiseren van de I-visie projecten. Daarmee wordt een bijdrage geleverd aan het realiseren van de organisatiedoelen. Wat mag het kosten? De raming van de baten en lasten in 2025 (en de meerjarenraming 2025-2028) van dit begrotingsprogramma is hieronder opgenomen (zie Tabel 1). Voor het vereiste inzicht is het BBV hier in aangepaste vorm toegepast. Voor het BBV bestaat de ICT Basis Dienstverlening uit een combinatie van activiteiten die aan de ene kant tot het taakveld Overhead (Technisch beheer; beschikbaarstelling van de ICT-infrastructuur en standaard kantoorautomatiseringssoftware, I&A advisering en beleid en de bedrijfsvoering van de BVO) en aan de andere kant tot
de
verschillende
inhoudelijke
taakvelden
(Functioneel
applicatiebeheer
van
de
bedrijfsapplicaties) behoren. De baten en lasten van het programma ICT Basis Dienstverlening zijn in Tabel 1 gecategoriseerd naar de drie clusters van diensten vanuit de BVO: •
Technisch beheer (beschikbaarstelling van ICT-infrastructuur, werkplekken en standaard kantoorautomatiseringssoftware).
•
Functioneel beheer (applicatie-)beheer (beschikbaarstelling van concernapplicaties en beheer van gegevens).
•
Advies, beleid en staf (I&A-advies, regie en bedrijfsvoering).
Pagina 11 van 27
PROGRAMMABEGROTING 2025-2028
Tabel 1: (incidentele) Baten en Lasten Programma ICT (x € 1000) PROGRAMMA ICT -DIENSTVERLENING
Rekening 2023
Begroti ng 2024
Meerja renpers pecti ef
begroti ng 2025
2026
2027
2028
S
I
S
I
S
I
S
I
S
I
0 0 0
8.575 5.687 2.388
0 0 0
8.428 5.687 2.370
0 0 0
16486
0
LASTEN ICT-DIENSTVERLENING Techni s ch Beheer Functi oneel beheer Advi es , bel ei d en Sta f
7.811 5.221 2.485
7.623 5.361 2.386
0 0 0
7.888 5.687 2.432
0 0 0
8.500 5.687 2.429
TOTAAL LASTEN
15.518
15.370
0
16.007
0
16.616
BATEN ICT-DIENSTVERLENING Techni s ch Beheer Functi oneel beheer Advi es , bel ei d en Sta f Addi ti onel e bi jdra gen Techni s ch beheer Addi ti onel e bi jdra ge Functi oneel beheer Addi ti onel e bi jdra ge Sta f
847 1.255 223 0 0 0
0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0
14.279
15.365
0
16.007
0
16.616
0
16.650
0
16.486
0
10.818 0 346 360
11.623 80 346 360
0 0 0 0
12.742 80 0 0
0 0 0 0
13.228 80 0 0
0 0 0 0
13.256 80 0 0
0 0 0 0
13.125 80 0 0
0 0 0 0
Kaag en Braassem Deel nemers bi jdra ge K&B voor gemeens cha ppel i jke di ens tverl eni ng (20% Deel nemers bi jdra ge s peci fi eke di ens tverl eni ng K&B Hera l l oca t i e bes ta a nde dekki ng K&B (a gv Centra l i s a ti e) 100%
2.705 0 50
2.906 0 50
0 0 0
3.185 0 0
0 0 0
3.307 0 0
0 0 0
3.314 0 0
0 0 0
3.281 0 0
0 0 0
Gemeentel i jke bi jdra gen NTB gemeentel i jke bi jdra ge-expl .s a l do TOTAAL Baten
-1.091 15.513
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
15.365
0
16.007
0
16.616
0
16.650
0
16.486
0
48
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
5 43 0
5 5 0
0
0 0 0
0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN (tota a l excl a ddi ti onel e di ens ten) Alphen aan den RIjn Deel nemers bi jdra ge Aa dR voor gemeens cha ppel i jke di ens tverl eni ng (80%) Deel nemers bi jdra ge s peci fi eke di ens tverl eni ng Aa dR (s ys teem SHV) Addi ti onel e bi jdra ge centra l i s a ti e Aa dR project (100%) Hera l l oca ti e bes ta a nde dekki ng Aa dR (a gv Centra l i s a ti e) 100%
RESERVEMUTATIES Toevoegingen aan Reserve: Verva ngi ngs ka l ender Onttrekking Reserve Onttrekking Reserve Totaal Reserveboeking TOTAAL SALDO VAN BATEN EN LASTEN
0 0
0 0
16650
Per 2023 is een kolom incidenteel toegevoegd. Alle reservemutaties worden in principe als incidentele baten en laten beschouwd en moeten als zodanig ook worden benoemd in het overzicht (incidentele) baten en lasten. De uitzondering op de regel heeft betrekking op kapitaalslasten. Die mogen als structureel aangemerkt worden mits ze in een aparte bestemmingsreserve kapitaalslasten zijn gestort. Voor de kapitaalslasten is per 2023 een aparte bestemmingsreserve kapitaalslasten gecreëerd. In de begroting van 2024 is met betrekking tot migratie-/vernieuwingskosten is er door het bestuur voor gekozen om in plaats van reservedotaties te doen, de reële inschatting van deze migratie-/vervangingskosten in de exploitatiebegroting op te nemen onder de stelpost. Wel is in 2023 eenmalig 48K in de Reserve toegevoegd. Hierop zit tot op heden nog geen claim. De stelpost is aangepast op de te verwachten projecten die voor migratie in 2025 in aanmerking komen. Voor 2026 en verder zal bij de volgende begroting opnieuw bekeken worden of dit bedrag moet worden bijgesteld. De kosten kunnen daarom wel per jaar fluctueren. De € 5K onttrekking aan de Reserve in 2025 betreft kapitaalslasten en is daarom als structureel aangemerkt. Voor 2025 bedragen de totale lasten van het programma ICT Basis Dienstverlening en daarmee van de totale begroting BVO Rijn en Braassem € 16,007 miljoen.
In de meerjarenraming lasten is in 2025 ten opzichte van de begroting 2024 een verhoging van de kosten zichtbaar van bijna 700K. Dit betreft hoofdzakelijk de indexering van de FKGR op materiele lasten 3,7% en op personeelslasten 11,1%. Daarnaast zijn er een aantal nieuwe Pagina 12 van 27
PROGRAMMABEGROTING 2025-2028
ontwikkelingen, conform Kadernota 2025, in de begroting verwerkt. De kosten die hiermee gemoeid zijn vallen weg tegen structurele bezuiniging die de BVO op de begroting 2025 heeft doorgevoerd. Anderzijds vinden er jaarlijks schommelingen plaatst in de afschrijvingslasten door onder andere vrijval van lasten maar ook door afschrijvingslasten van nieuwe investeringen (zie staat van investeringen onder paragraaf 4.3, Tabel 9). Om budgetoverschrijdingen te voorkomen wordt scherp toegezien op de gevraagde dienstverlening. Als er zich aanvragen voordoen die niet behoren tot de standaard dienstverlening zoals opgenomen in de Producten en Dienstencatalogus dan worden de bijbehorende kosten eerst geïnventariseerd. Vervolgens wordt er een offerte uitgebracht. Na akkoord wordt de aanvraag in behandeling genomen en na afronding van de opdracht volgt afzonderlijk facturatie. Op deze manier wordt vermeden dat er een tekort ontstaat, doordat begrotingsruimte moet worden aangewend ten behoeve van werkzaamheden die niet tot de standaard dienstverlening behoren. Ook is deze werkwijze zuiver voor de deelnemende gemeenten: degene die de extra diensten afneemt, betaalt hier ook voor. De kosten voor indexering, overeenkomstig de uitgangspunten van de Financiële Kaderstelling Gemeenschappelijke Regelingen (FKGR) in Hollands-Midden, zijn opgehoogd;
voor
detacheringskosten met 11,1% en materiele budgetten met 3,7%. Deze budgetbijstellingen worden structureel doorgetrokken in de meerjarenraming van 2026 en verder. Wel zal bij de opmaak van de begroting voor 2026 kritisch gekeken worden of de indexering volgens het advies van het FKGR nog wel gevolgd gaat worden.
2.3.
Kosten van Overhead
In Tabel 2 zijn de baten en lasten weergegeven, die geraamd worden op het BBV-taakveld Overhead. Het overzicht kosten van overhead is een verplicht BBV-overzicht. Het vernieuwde BBV, dat vanaf 2017 van kracht is, heeft als uitgangspunt dat lasten zoveel mogelijk worden toegerekend aan de betreffende taken/activiteiten. Dit betekent dat de kosten van ICT Basis Dienstverlening die direct verbonden zijn aan activiteiten/taken/producten in de betreffende taakvelden moeten worden begroot en verantwoord. Voor de BVO betreft dit de lasten van Functioneel beheer die samenhangen met het beheren van de bedrijfsapplicaties die ten behoeve van de verschillende taakvelden (bijvoorbeeld Bestuur, Burgerzaken, Openbare orde en veiligheid, Inkomensregelingen, etc.) worden ingezet. Baten en lasten van overhead-activiteiten moeten centraal op een afzonderlijk taakveld worden geregistreerd (taakveld 0.4 Overhead). Onder overhead wordt verstaan het geheel van functies en activiteiten gericht op sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Veel ICT-activiteiten vallen onder overhead. De clusters Technisch Beheer en Advies, beleid en Staf vallen volledig onder het taakveld Overhead. De ontwikkeling van lasten en baten in 2025 ten opzichte van 2024 zijn hierboven in paragraaf 2.2 reeds toegelicht.
Pagina 13 van 27
PROGRAMMABEGROTING 2025-2028
Tabel 2: Baten en Lasten Overhead (x € 1000) Meerjarenperspectief 2026 2027 2028
Rekening 2023
Begroting 2024
Begroting 2025
LASTEN TECHNISCH BEHEER Detacheri ng Overi ge goederen en di ens ten Ka pi taa l l a s ten
1.036 6.054 721
1.264 5.678 680
1.404 6.084 399
1.404 6.176 919
1.404 6.176 994
1.404 6.176 848
LASTEN FUNCTIONEEL BEHEER Detacheri ng Overi ge goederen en di ens ten Ka pi taa l l a s ten
1.204 1.942 0
1.587 1.329 0
1.722 1.519 0
1.722 1.487 0
1.722 1.487 0
1.722 1.487 0
LASTEN ADVIES, BELEID EN STAF Detacheri ng Overi ge goederen en di ens ten Ka pi taa l l a s ten
1.029 1.030 426
1.262 885 189
1.402 882 148
1.402 882 144
1.402 882 103
1.402 882 86
TOTAAL LASTEN
13.442
12.875
13.561
14.138
14.172
14.008
BATEN TECHNISCH BEHEER Overi ge opbrengs ten
0
0
0
0
0
0
BATEN FUNCTIONEEL BEHEER Overi ge opbrengs ten
0
0
0
0
0
0
BATEN ADVIES, BELEID EN STAF Overi ge opbrengs ten
0
0
0
0
0
0
TOTAAL BATEN
0
0
0
0
0
0
-13.442
-12.875
-13.561
-14.138
-14.172
-14.008
PROGRAMMA ICT -DIENSTVERLENING
SALDO OVERHEAD
Pagina 14 van 27
PROGRAMMABEGROTING 2025-2028
2.4.
Algemene dekkingsmiddelen
In Tabel 3 zijn de baten en lasten van de algemene dekkingsmiddelen weergegeven. Het overzicht algemene dekkingsmiddelen is een verplicht BBV-overzicht. Dit overzicht bevat ten minste de baten en lasten m.b.t. de lokale heffingen, algemene uitkering, dividend, saldo van de financieringsfunctie en de overige algemene dekkingsmiddelen. Op de BVO Rijn en Braassem zijn alleen de posten saldo van de financieringsfunctie en overige algemene dekkingsmiddelen van toepassing. Het saldo van de financieringsfunctie bevat de (onverdeelde) rentelasten van de op 7 november 2018 opgenomen vaste geldlening van € 5,320 miljoen. In de paragraaf Financiering wordt dit verder toegelicht. De post overige dekkingsmiddelen bestaat uit de jaarlijkse gemeentelijke bijdragen, die van de deelnemende gemeenten Alphen aan den Rijn en Kaag en Braassem wordt verkregen. In de bijlage bij deze begroting wordt de verdeling van deze jaarlijkse bijdrage over de deelnemende gemeenten nader toegelicht. Tabel 3: Algemene dekkingsmiddelen (x € 1000)
ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN
Begroti ng 2024
LASTEN Sa l do va n de fi na nci eri ngs functi e
0
Begroti ng 2025
Meerja renpers pecti ef 2026 2027
2028
0
0
0
0
BATEN Overi ge a l gemene dekki ngs mi ddel en
15.365
16.007
16.616
16.650
16.486
SALDO ALG. DEKKINGSMIDDELEN
15.365
16.007
16.616
16650
16486
2.5.
Vennootschapsbelasting
De BVO is een samenwerkingsverband. De wetgever heeft aangegeven dat het ongewenst is als er voordelen, die worden behaald met de activiteiten die door het samenwerkingsverband worden verricht, in de heffing van vennootschapsbelasting worden betrokken, terwijl de betreffende activiteiten niet zouden zijn belast, of zouden zijn vrijgesteld indien geen sprake zou zijn van een samenwerkingsverband en elk van de overheden deze activiteiten zelf zou hebben uitgevoerd. Daar komt bij dat de BVO geen winst nastreeft. Er mag dan ook worden aangenomen dat er geen sprake is van Vennootschapsplicht. De Belastingdienst heeft dit mondeling bevestigd en heeft de BVO uit het aangiftesysteem gehaald.
2.6.
Onvoorzien
In de begroting 2025 van de BVO is geen post onvoorzien opgenomen (zie paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing).
Pagina 15 van 27
PROGRAMMABEGROTING 2025-2028
3. BELEIDSBEGROTING: PARAGRAFEN 3.1.
Inleiding Paragrafen
Dit onderdeel van de begroting bevat de paragrafen die volgens het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV, artikel 9 t/m 16) verplicht opgesteld moeten worden. Achtereenvolgens zijn opgenomen de paragraaf Bedrijfsvoering, de paragraaf Financiering en de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing. De paragrafen Lokale heffingen, Verbonden partijen, Onderhoud Kapitaalgoederen en Grondbeleid zijn niet op de BVO van toepassing.
3.2.
Bedrijfsvoering
De BBV-paragraaf Bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. De BVO heeft geen personeel in dienst. Medewerkers van de Gemeente Alphen aan den Rijn worden op detacheringsbasis ingezet voor werkzaamheden binnen de BVO. Ook ondersteunende activiteiten zoals de financiële administratie, de personeels- en salarisadministratie, ondersteuning bij juridische zaken en inkoop en aanbesteding worden door de gemeente Alphen aan den Rijn verzorgd, maar wel onder regie van de BVO directie. In 2025 wordt doorgegaan op de ingeslagen weg. Aan de transparantie over haar ICT dienstverlening (o.a. SLA’s en de klanttevredenheid) zal de BVO via haar programmaplan 2025 verder invulling blijven geven, maar er zijn nog ook stappen te maken om ervoor te zorgen dat de BVO bedrijfsvoering op orde blijft en efficiënter/transparanter/leuker wordt. Daarbij moet o.a. worden gedacht aan: •
Het aandacht blijven geven aan de BVO werkwijze en processen, met als doel dat iedereen weet hoe het hoort en waarom we de dingen doen zoals we ze doen. Dit voorkomt repareren achteraf en bevordert het in één keer goed doen.
•
Het aandacht blijven geven aan algehele IT Controls en het structureel organiseren van verbeteringen bij gedane bevindingen t.b.v. de eigen, maar ook de gemeentelijke audits.
•
Het
blijven
optimaliseren
van
de
dienstverlening
en
de
bijbehorende
dienstverleningsprocessen. •
Het streven naar – zonder verlies van inzicht en transparantie - zo min mogelijk administratieve rompslomp (bijvoorbeeld in plaats van individuele facturen aan de gemeenten sturen, lumpsum afspraken maken).
•
Verder bouwen aan de kennis en kunde van onze medewerkers.
•
De total cost of ownership van bedrijfsfuncties bepalen ten behoeve van de besturing- en vernieuwingskalender.
•
Aandacht blijven geven om betrokkenheid en plezier in het werk van medewerkers te vergroten (boeien en binden).
•
Interne mobiliteit bevorderen, om medewerkers in hun kracht te zetten en te houden.
Pagina 16 van 27
PROGRAMMABEGROTING 2025-2028
3.3.
Financiering
De BBV-paragraaf Financiering bevat de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille, geeft inzicht in de rentelasten en de toerekening hiervan aan de Taakvelden en beschrijft de financieringsbehoefte. Het beleid en de uitvoering van de financieringsfunctie van de BVO moet zoals bij alle overheidsinstanties voldoen aan de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO), Regeling Schatkistbankieren Decentrale Overheden en de (eigen) Financiële verordening. Het financieringsbeleid van de BVO Rijn en Braassem is gericht op het voorzien in de financieringsbehoefte van de BVO op korte en lange termijn en het uitvoeren van de treasuryfunctie. Treasurytaken zijn het besturen en bewaken van de inkomende en uitgaande geldstromen, het beheersen van de daaraan verbonden kosten (tarifering), het minimaliseren van de daaraan verbonden risico’s (renterisico en valutarisico) en het optimaliseren van het rendement van beschikbare liquiditeiten. Kasgeldlimiet en renterisiconorm In Tabel 4 zijn de op deze begroting van toepassing zijnde kasgeldlimiet en renterisiconorm opgenomen. Tabel 4: Kengetallen (x € 1000)
KENGETALLEN KASGELDLIMIET Begroti ngs tota a l Percenta ge Kasgeldlimiet
Rekening 2023Begroti ng 2023 2024
RENTERISICONORM Begroti ngs tota a l Percenta ge RENTERISICONORM (min=€ 2,5 mln)
Begroti ng 2025
Meerja renpers pecti ef 2026 2027
2028
15.518 8,2% 1.272
15.370 8,2% 1.260
16.007 8,2% 1.313
16.616 8,2% 1.362
16.650 8,2% 1.365
16.486 8,2% 1.352
15.518 20% 3.104
15.370 20% 3.074
16.007 20% 3.201
16.616 20% 3.323
16.650 20% 3.330
16.486 20% 3.297
Voor 2025 is de kasgeldlimiet vastgesteld op € 1,313 miljoen. Dit betekent dat gemiddeld per kwartaal niet meer dan € 1,313 miljoen kort mag worden gefinancierd. De BVO sluit geen kortlopende leningen af. Als er een tekort dreigt te ontstaan wordt dit tekort aangevuld door de deelnemende gemeenten. Bij het aantrekken van een langlopende financiering stelt de wet FIDO een norm, de renterisiconorm. Hiermee wordt beoogd het renterisico bij herfinanciering te beheersen. De norm houdt in dat de jaarlijkse aflossingen en renteherzieningen van de bestaande leningenportefeuille jaarlijks niet meer mogen bedragen dan 20% van het begrotingstotaal, met een minimum van € 2,5 miljoen.
Pagina 17 van 27
PROGRAMMABEGROTING 2025-2028
Vaste geldleningen BVO De BVO Rijn en Braassem verkrijgt haar kasmiddelen vanuit de bijdragen van de deelnemende gemeenten. Deze kasmiddelen volstaan om te voorzien in de liquiditeitsbehoefte vanuit de reguliere exploitatie van de BVO. Alleen de investering in ICT-middelen (waarbij de behoefte aan kasmiddelen voor de investering vooruitloopt op de verkrijging van de kasmiddelen van de deelnemers in de vorm van bijdragen voor de jaarlijkse kapitaallasten) creëert een liquiditeitsbehoefte, waarin niet middels de jaarlijkse deelnemersbijdragen kan worden voorzien. De 5-jarige vaste geldlening bij de BNG Bank die in 2018 is afgesloten is in 2023 geheel voldaan. Er is geen nieuwe geldlening afgesloten. De BVO heeft ook voor 2025 en verder een aantal investeringen in de planning staan. De liquiditeit van de BVO voorziet er niet in om al deze kosten vooruit te financieren. Afgesproken is om voorlopig geen nieuwe lening af te sluiten om liquiditeitsproblemen op te lossen. Het oplossen van liquiditeitsproblemen wordt voorlopig gezocht in het eerder facturen van de bijdragen van de gemeenten. Rentelasten Omdat er momenteel geen nieuwe lening is aangegaan zijn er in 2025 vooralsnog geen rentelasten in de begroting opgenomen.
Liquiditeitsprognose en geprognotiseerde meerjarenbalans Het BBV schrijft voor dat met het oog op een betere beheersing van de financieringsbehoefte in de begroting een geprognotiseerde meerjarenbalans moet worden opgenomen en inzicht moet worden geboden in het liquiditeitsverloop. In Tabel 5 is het verwachte verloop van de balansstanden per 1 januari van de betreffende jaarschrijven weergegeven. Tabel 5: Geprognotiseerde meerjarenbalans (x € 1000)
Meerja renpers pecti ef
Begroti ng 2025
2026
2027
2028
1.594
2.903
2.289
1.967
621
-535
87
369
2.216
2.368
2.376
2.335
VASTE PASSIVA Ei gen vermogen La ng Vreemd vermogen
48 0
48 0
48 0
48 0
VLOTTENDE PASSIVA Kort vreemd vermogen
2.168
2.320
2.328
2.287
TOTAAL PASSIVA
2.216
2.368
2.376
2.335
GEPROGNOTISEERDE MEERJARENBALANS VASTE ACTIVA Ma teri el e va s te a cti va VLOTTENDE ACTIVA Li qui de mi ddel en TOTAAL ACTIVA
Pagina 18 van 27
PROGRAMMABEGROTING 2025-2028
De geprognotiseerde meerjarenbalans laat zien dat in de loop van de planningsperiode de vermogensomvang van de BVO in 2026 en 2027 toeneemt. Dit komt enerzijds doordat de vervanging van de mobiele telefoons in Alphen aan den Rijn is verschoven van 2024 naar 2025 en het investeringsbedrag bijna is verdubbeld ten opzichte van 2024 ten gevolge van de prijsstijging van de telefoons en toename aantal medewerkers. Daarnaast vindt in 2025 eveneens de vervanging van de mobiele telefoons van Kaag en Braassem plaats en is er een investeringskrediet voor vervanging van de in 2022 aangeschafte laptops toegevoegd. Na 2028 zal de vermogensomvang mogelijk weer toenemen in verband met periodiek terugkerende investeringen. Tabel 6: Liquiditeitsprognose (x € 1000)
Meerja renpers pecti ef
Begroti ng 2025
2026
2027
2028
621
-535
87
369
UITGAANDE KASSTROMEN B. Gera a mde l a s ten C. AF: Afs chri jvi gen D. Bi j: Afl os s i ng gel dl eni ng E. Bi j: Inves teri ngen TOTAAL UITGAANDE KASSTROMEN
16.007 547 0 1.855 17.315
16.616 1.064 0 450 16.002
16.650 1.098 0 775 16.327
16.486 934 0 1.675 17.227
INKOMENDE KASSTROMEN F. Gera a mde ba ten G. Bi j: Opna me gel dl eni ngen TOTAAL INKOMENDE KASSTROMEN
16.159 0 16.159
16.624 0 16.624
16.609 0 16.609
16.486 0 16.486
H. EMU SALDO (F-B+C-E)
-1.156
622
282
-741
-535
87
369
-373
LIQUIDITEITSPROGNOSE SALDO LIQUIDE MIDDELEN PER 1 JANUARI A. Li qui de mi ddel en
SALDO LIQUIDE MIDDELEN PER 31 DECEMBER
3.4.
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
De BBV-paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing bevat het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s, een inventarisatie van de weerstandscapaciteit en de risico’s, een kengetal voor de netto schuldquote, solvabiliteitsratio en structurele exploitatieruimte en een beoordeling van de onderlinge verhouding tussen deze kengetallen in relatie tot de financiële positie. Risicobeleid De BVO streeft ernaar om geen onnodige risico’s te lopen en mits financieel verantwoord, zoveel mogelijk risico’s af te dekken middels verzekeringen of het aangaan van uitbestedingsrelaties of (externe) software-as-a-service oplossingen. Risico’s die niet worden afgedekt door een verzekering of een reservering moeten worden opgevangen door de deelnemende gemeenten.
Pagina 19 van 27
PROGRAMMABEGROTING 2025-2028
Weerstandsvermogen en weerstandscapaciteit Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstands-capaciteit (Algemene Reserve) en alle risico’s waarvoor geen beheersmaatregelen zijn getroffen of waar na het treffen van beheersmaatregelen nog restrisico’s overblijven. De verhouding wordt uitgedrukt in een ratio. Weerstandsvermogen = Weerstandscapaciteit / Risico’s Omdat de risico’s niet zijn gekwantificeerd en er geen weerstandscapaciteit is, is de ratio van het weerstandsvermogen niet bepaald. Risico’s Voor de BVO Rijn en Braassem worden behoudens de reguliere onzekerheden ten aanzien van de ontwikkeling van lonen en prijzen enkel financiële risico’s opgemerkt. Deze risico’s worden volledig gedekt door beide deelnemende gemeenten. BBV-kengetallen Het BBV schrijft voor dat er een aantal financiële kengetallen aan de begroting en de jaarrekening moeten worden toegevoegd om zo beter inzicht te geven in de financiële positie. De hieronder opgenomen kengetallen geven inzicht in de financiële weerbaarheid en wendbaarheid. Deze kengetallen zijn in Tabel 7 opgenomen. NB: De verplichte kengetallen Grondexploitatie, Belastingcapaciteit en Netto-schuldquote gecorrigeerd voor doorgeleende gelden zijn niet van toepassing op de BVO. Tabel 7: Kengetallen (x € 1000)
Begroti ng 2025
KENGETALLEN
Meerja renpers pecti ef 2026
2027
2028
NETTO SCHULDQUOTE A. Va s te s chul den B. Vl ottende s chul den (-/- vl ottende ui tzetti ngen C. Li qui de mi ddel en D. tota a l a a n ba ten Nettto schuldquote (A+B+C)/D*100%
0 2.168 621 16.159 17%
0 2.320 -535 16.624 11%
0 2.328 87 16.609 15%
0 2.287 369 16.486 16%
SOLVABILITEITSRATIO A. Ei gen vermogen B. Tota l e Pa s s i va Solvabiliteitsratio (A/B)*100%
48 2.216 0%
48 2.368 0%
48 2.376 0%
48 2.335 0%
STRUCTURELE EXPLOITATIERUIMTE A. Structurel e begroti ngs rui mte B. Structurel e res erve muta ti es C. Tota a l a a n ba ten Structurele exploitatieruimte (A+B)/C*100%
0 0 16.159 0%
0 0 16.624 0%
0 0 16.609 0%
0 0 16.486 0%
Pagina 20 van 27
PROGRAMMABEGROTING 2025-2028
Netto schuldquote Dit kengetal geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de jaarlijkse opbrengstencapaciteit. Het geeft dus een indicatie van de mate waarin de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie drukken. Een lager percentage is gunstiger. De netto schuldquote laat een verloop zien van 17% in 2025 naar 16% in 2027. Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de BVO in staat is om aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Hoe hoger dit percentage, hoe gunstiger dit is voor de financiële weerbaarheid van de BVO. De beide deelnemende gemeenten dragen er altijd zorg voor dat de BVO aan haar financiële verplichtingen kan voldoen. Structurele exploitatieruimte Dit kengetal helpt mee om te beoordelen welke structurele ruimte de BVO heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. Wanneer dit cijfer negatief is, betekent het dat het structurele deel van de begroting onvoldoende ruimte biedt om de lasten te blijven dragen. Bij de BVO worden alle (structurele) lasten gedekt door de (structurele) bijdragen van de gemeentelijke deelnemers. Beoordeling kengetallen De kengetallen tonen een voldoende financiële weerbaarheid van de BVO. Dit komt met name doordat de deelnemende gemeenten feitelijk garant staan voor de financiële uitkomsten van de BVO.
Pagina 21 van 27
PROGRAMMABEGROTING 2025-2028
4. FINANCIELE BEGROTING 4.1.
Uitgangspunten
De financiële begroting bestaat uit het overzicht van baten en lasten en de toelichting daarop, de uiteenzetting
van
de
financiële
positie
(ontwikkeling
balans,
reservepositie
en
investeringsplanning) en de toelichting daarop, en een overzicht van de geraamde baten en lasten per (Iv3-)taakveld.
4.2.
Overzicht baten en lasten
Het BBV-overzicht van baten en lasten bevat de raming van de baten en lasten en het saldo per programma, van de algemene dekkingsmiddelen, van de overhead, van de heffing van de vennootschapsbelasting en van de post voor onvoorzien en geeft afzonderlijk per programma de beoogde reservemutaties weer (zie Tabel 8). Tabel 8: Baten en lasten (x € 1000) Rekeni ng 2023 OVERZICHT BATEN EN LASTEN
Begroting 2024 S
I
Begroting 2025 S I
S
I
Meerja renbegroting 2027 S I
2026
2028 S
I
LASTEN A. Progra mma ICT-Di ens tverl eni ng B. Al gemene Dekki ngs mi ddel en C. Overhea d D. Vennoots cha ps bel a s ting E. Onvoorzi en
2.392 0 13.125 0 0
2.495 0 12.875 0 0
0 0 0 0 0
2.446 0 13.561 0 0
0 0 0 0 0
2.478 0 14.138 0 0
0 0 0 0 0
2.478 0 14.172 0 0
0 0 0 0 0
2.478 0 14.008 0 0
0 0 0 0 0
TOTAAL LASTEN
15.518
15.370
0
16.007
0
16.616
0
16.650
0
16.486
0
BATEN F. Progra mma ICT-Di ens tverl eni ng (a ddi tionel e bi jdra gen) G. Al gemene Dekki ngs mi ddel en H. Overhea d I. Vennoots cha ps bel a s ting J. Onvoorzi en (rentei nkoms ten) C. Totaa l a a n ba ten
2.325 14.279 0 0 48
0 15.365 0 0 0
0 0 0 0 0
0 16.007 0 0 0
0 0 0 0 0
0 16.616 0 0 0
0 0
0 0 0
0 16.650 0 0 0
0 0 0 0 0
0 16.486 0 0 0
0 0 0 0 0
Structurele exploitatieruimte (A+B)/C*100% NTB gemeentel i jke bi jdra ge-expl .s a l do
-1092
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
TOTAAL BATEN
15.560
15.365
0
16.007
0
16.616
0
16.650
0
16.486
0
RESERVEMUTATIES Onttrekking Algemene Reserve Toevoeging Algemene Reserve
5 48
5 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
Reservemutaties Totaal Baten en lasten
43 0
5 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
0 0
De vergelijking met de rekeningcijfers voor 2023 en de begroting voor 2024 zijn verplichte onderdelen van de toelichting op dit BBV-overzicht van baten en lasten. De uitgangspunten en een toelichting op de grootste verschillen tussen 2023, 2024 en 2025 zijn beschreven in paragraaf 2.2.
Pagina 22 van 27
PROGRAMMABEGROTING 2025-2028
4.3.
Uiteenzetting financiële positie
Overzicht baten en lasten, balans en EMU-saldo De uiteenzetting van de financiële positie bestaat uit een raming voor het begrotingsjaar 2025 van de baten en lasten van de programma’s (zie Tabel 1), een geprognotiseerde begin- en eindbalans (zie Tabel 5) en een berekening van het EMU-saldo (zie Tabel 6). De financiering van de activiteiten van de BVO Rijn en Braassem is beschreven in paragraaf 3.3. Personeelslasten In 2025 bedragen de lasten van het vanuit Alphen aan den Rijn gedetacheerd “vast” personeel € 5.927.448 op een begrotingstotaal van € 16.007.061 (= 37,03%). Overzicht reserves en voorzieningen Een overzicht met daarin de stand en het gespecificeerde verloop van de reserves respectievelijk voorzieningen, is hieronder opgenomen. Tabel 8a: Overzicht reserve mutaties
48 0 48
stand 31/12/2027
0 5 5
storting 2027
0 0 0
stand 31/12/2026
48 5 53
storting 2026
10 5 15
Stand 31/12/2025
Stand 31/12/2024
48 10 58
Storting 2025
onttrekkingen 2024
10
Stortingen 2024
10
5
Stand per 31/12/2023
5
15
Onttrekkingen2023
Stand per 31/12/2022
15
Stortingen 2023
Al gemene Res erve Res erve Ka pi ta a l l a s ten Sa l do Res erve
Onttrekking 2022
31-12-2021
(x € 1000)
0
48
0
48
0
48
0
0
0
0
0
0
0
48
0
48
0
48
Investeringsplanning De geplande investeringen (met economisch nut) in het begrotingsjaar 2025 en de meerjarenraming zijn opgenomen in Tabel 9. De kapitaallasten die voortvloeien uit deze investeringen zijn verwerkt in de begroting en de meerjarenraming. Tabel 9: Investeringen (x € 1000) Afs chri jvi ngs termi jn INVESTERINGEN MEERJARENINVERSTERINGSPROGRAMMA A. ICT-i nves teri ngen (s tructureel ) B. Vervangi ng mobi el e tel efoni e (AadR) C. Vervangi ng mobi el e tel efoons (K&B) D. Vervangi ngs i nves teri ng l aptops TOTAAL INVESTERINGEN
5 3 3 5
Begroti ng 2025 75 1300 300 180 1.855
Meerjarenpers pecti ef 2026 2027
2028
75 0 0 375 450
75 1300 300 0 1.675
75 0 0 700 775
Vervanging mobiele telefonie Periodiek, om de 3 jaar, worden de mobiele telefoons vervangen. Waar in 2024 de vervanging van de mobiele telefoons op de planning stond vindt een verschuiving plaats naar 2025. Dit in verband met de technische problemen die worden ondervonden bij het huidige model. Eerst in 2025 wordt er een nieuw model van de iPhone verwacht. De verhoging in het bedrag van de aanschaf van de telefoons ten opzichte van 2024 zit hem onder andere in de prijsverhoging per telefoon maar ook in de toename van het aantal medewerkers. Wel wordt er in 2024
Pagina 23 van 27
PROGRAMMABEGROTING 2025-2028
onderzocht of er een mogelijkheid is om hier kosten op te besparen. Ditzelfde geldt uiteraard ook voor de aanschaf van de telefoons voor Kaag en Braassem. ICT investeringen (structureel) Vanaf 2022 werd er structureel jaarlijks een bedrag geraamd van € 205.000 voor ICTinvesteringen, omdat er altijd implementaties en vervangingen van “on premise” software of andere lokale ICT componenten in eigen beheer blijven. Als gevolg van verSaaSen bleek er in 2023 aanzienlijk minder uitgaven op dit krediet waardoor het jaarlijkse investeringsbedrag in de begroting 2025 is terug gebracht naar € 75.000. Investeringskrediet vervanging Laptops Dit betreft een nieuw krediet in verband met de overname van de leaselaptops in 2022. Een aantal van deze laptops waren toen al enige tijd in gebruik. Met ingang van 2025 zal worden gestart met vervanging van de laptops die de afschrijvingstermijn van 5 jaar hebben bereikt.
4.4.
Meerjarenraming
Het BBV vraagt om een aparte meerjarenraming voor de drie jaren volgend op het begrotingsjaar. Deze maakt omwille van het inzicht integraal onderdeel uit van alle in deze begroting opgenomen tabellen (zie onder andere Tabel 1 paragraaf 2.2. en tabel 8 in paragraaf 4.2). Alle in de begroting en meerjarenraming opgenomen baten en lasten zijn structureel van aard. De
(meerjarige)
ontwikkeling
van
het
EMU-saldo
is
opgenomen
in
Tabel
6
(Liquiditeitsprognose). Afgesproken s om voorlopig geen nieuwe lening af te sluiten om liquiditeitsproblemen op te lossen. Het oplossen van liquiditeitsproblemen wordt voorlopig gezocht in het eerder facturen van de bijdragen van de gemeenten.
4.5.
Overzicht geraamde baten en lasten per taakveld
Het BBV-overzicht van de geraamde baten en lasten per (Iv-3-)taakveld is opgenomen in Tabel 10.
Pagina 24 van 27
PROGRAMMABEGROTING 2025-2028
Tabel 10: Overzicht taakvelden (x € 1000)
Begroti ng 2025
OVERZICHT TAAKVELDEN
Meerja renpers pecti ef 2026 2027
2028
LASTEN PER TAAKVELD 0.1 Bes tuur 0.2 Burgerza ken 0.4 Overhea d 0.5 Trea s ury 1.2 Openba re orde en Vei l i ghei d 2.1 Verkeer en Vervoer 6.3 Inkomens regel i ng 6.5 Arbei ds pa rti ci pa ti e 6.72 Ma a twerkdi ens tverl eni ng 187.5 Begra a fpl a a ts en en crema tori a 8.1 Rui mtel i jke ordeni ng 8.3 Wonen en Bouwen
8 834 13.561 0 33 3 571 61 21 14 6 894
8 866 14.138 0 33 3 571 61 21 14 6 894
8 866 14.172 0 33 3 571 61 21 14 6 894
8 866 14.008 0 33 3 571 61 21 14 6 894
TOTAAL LASTEN
16.007
16.616
16.650
16.486
BATEN PER TAAKVELD 0.4 OVERHEAD
16.007
16.616
16.650
16.486
0
0
0
0
SALDO LIQUIDE MIDDELEN PER 31 DECEMBER
Pagina 25 van 27
PROGRAMMABEGROTING 2025-2028
5. BIJLAGE DEELNEMERSBIJDRAGE 2025 5.1.
Uitgangspunten
In artikel 12 “Bekostiging” van de statuten van de Gemeenschappelijke regeling BVO Rijn en Braassem is opgenomen dat in de begroting staat welke bijdrage elke gemeente verschuldigd is voor het jaar waarop de begroting betrekking heeft. De totaal verschuldigde bijdrage van de deelnemende gemeenten voor begrotingsjaar 2025 bedraagt € 16,007 miljoen (zie Tabel 1). De statuten stellen in lid 3 van datzelfde artikel dat bij het vaststellen het verschuldigde bedrag per deelnemende gemeente de in de volgende tabel opgenomen verdeelsleutels gehanteerd moet worden. # 1
Verdeelsleutel categorie
Soort kosten/uitgaven
Meetwaarde/toelichting
Op basis van aantal inwoners van de aangesloten gemeenten
Aantal inwoners op 1 januari van het jaar waarop de begroting betrekking heeft volgens de cijfers van het CBS
2
Gemiddeld aantal afgenomen werkplekken (of gelijkwaardig) gemiddeld aantal medewerkers (intern en extern) in het begrotingsjaar
- Algemeen - operationele kosten - Overhead -kosten op basis van inwonertal ICT Werkplek gerelateerde kosten (bijv. laptop, tablet, PC, VDI) Medewerker gerelateerde kosten (bijv telefoons, storage)
3
4
Gemiddeld aantal gebruikte user accounts in een jaar
Kosten gerelateerd aan het aantal gebruikers (bijv. licenties)
Aantal iCT werkplekken peildatum 1 febr en 1 aug van het betreffende begrotingsjaar Door gemeenten op te geven omvang van formatie en inhuur/uitbesteding (beide headcount) voor het betreffende begrotingsjaar. Peildatum 1 feb en 1 aug van het betreffende begrotingsjaar Peildata 1 feb en 1 aug van het betreffende begrotingsjaar
Bij de toepassing van deze verdeelsleutels gelden de volgende uitgangspunten: a. Kosten worden onderverdeeld in vier categorieën en daarbij is het uitgangspunt dat alle kosten ressorteren onder één van deze vier categorieën van de verdeelsleutel. b. Per kostensoort wordt door het bestuur bepaald welke verdeelsleutel categorie van toepassing is. c. In gevallen waar geen expliciete verdeelsleutel categorie is vastgesteld, wordt uitgegaan van verdeelsleutel categorie 1. Wanneer er daarnaast sprake is van maatwerkoplossingen of meerwerk voor één gemeente geldt dat de volledige kosten van dit maatwerk en/of meerwerk door de BVO aan de betreffende gemeente worden doorberekend.
5.2.
Deelnemersbijdragen 2025
Het inwoneraantal per gemeente op 1/1/2024 wordt gehanteerd in de begroting 2024. Op 1 januari 2024 telde Alphen aan den Rijn 114.968 inwoners en Kaag en Braassem 29.167 inwoners (voorlopige telling CBS). Het totaal aantal inwoners bedraagt 144.135. Dit houdt in voor Alphen aan den Rijn 80% en voor Kaag en Braassem 20% (afgerond). De bovengenoemde percentages worden toegepast op de deelnemersbijdrage voor de gemeenschappelijke dienstverlening. De kosten die geen betrekking hebben op de
Pagina 26 van 27
PROGRAMMABEGROTING 2025-2028
gemeenschappelijke dienstverlening worden door de betreffende gemeente voor 100% zelf bekostigd. (x € 1000) Alphen aan den Rijn
2025
2026
I
Deel nemers bi jdra ge Aa dR voor gemeens cha ppel i jke di ens tverl eni ng (80%) Deel nemers bi jdra ge s peci fi eke di ens tverl eni ng Aa dR (s ys teem SHV) Totaal Alphen aan den Rijn
S 12.742 80 12.822
Kaag en Braassem Deel nemers bi jdra ge K&B voor gemeens cha ppel i jke di ens tverl eni ng (20% Deel nemers bi jdra ge s peci fi eke di ens tverl eni ng K&B Hera l l oca t i e bes ta a nde dekki ng K&B (a gv Centra l i s a ti e) 100% TOTAAL Kaag en Braassem ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN Totaal
3.185 0 0 3.185 16.007
2027
I
0 0 0
S 13.228 80 13.308
0 0 0 0 0
3.307 0 0 3.307 16.616
Pagina 27 van 27
2028
I
0 0 0
S 13.256 80 13.336
I
0 0 0
S 13.125 80 13.205
0 0 0 0 0
3.314 0 0 3.314 16.650
0 0 0 0 0
3.281 0 0 3.281 16.486
0 0 0 0 0
0 0