Bijlage Raadsbesluit 3 juli 2023 beslispunten Kaders rechtmatigheidsverantwoording en accountantscontrole 2023

GEMEENTE

Kaag en Braassem Zaaknummer: 543393

De raad van de gemeente Kaag en Braassem; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 30 mei 2023;

gelet op het bepaalde in de Wet versterking decentrale rekenkamers: invoering van de rechtmatigheidsverantwoording met ingang van 1 januari 2023; gelet op het amendement van VVD, CDA, SvKB en D66;

besluit: 1. Het gemeentelijke ambitieniveau met betrekking tot de interne beheersing en de collegeverantwoording daarover voor de verslagjaren 2023 t/m 2028 vooralsnog te beperken tot voldoening aan de wettelijk gestelde getrouwheids- en financiële rechtmatigheidseisen, waaronder de opname in de jaarstukken van de wettelijk voorgeschreven: intern onderbouwde en gecontroleerde Rechtmatigheidsverantwoording, en onderbouwde collegetoelichting over de kwaliteit van de interne organisatie. 2. De rechtmatigheidsverantwoordingsgrens voor de collegeverantwoording via de Rechtmatigheids­ verantwoording aan de raad van de ontdekte financiële rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden bij de voor de jaarrekening financieel kritische processen vanaf het verslagjaar 2023 vast te stellen op 1% van de totale lasten inclusief reservedotaties. 3. De rechtmatigheidsrapporteringsgrens voor de collegetoelichting via de paragraaf Bedrijfsvoering aan de raad van de door het college ontdekte financiële rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden, die op basis van beslispunt 2 niet in de Rechtmatigheidsverantwoording opgenomen dienen te worden, vanaf het verslagjaar 2023 vast te stellen op > €150.000. 4.

De in voorgaande jaren eerder door de raad vastgestelde accountantscontrole-goedkeuringstoleranties met betrekking tot de strekking van de accountantscontroleverklaring conform wettelijke minimumeisen te handhaven en daarmee dus vanaf het verslagjaar 2023 vast te stellen op 1% van de totale lasten inclusief reservedotaties voor fouten resp. 3% voor onzekerheden. 5. De in voorgaande jaren eerder door de raad vastgestelde accountantscontrole-rapporteringstolerantie met betrekking tot de diepgang van het ‘accountantsverslag van bevindingen' richting de raad te handhaven en daarmee dus vanaf het verslagjaar 2023 vast te stellen op s €150.000. 6. De juridische gevolgen van de bovenstaande wijzigingen te verwerken in de financiële verordening, de controleverordening en het controleprotocol. De operationele inbedding van de nieuw te implementeren verantwoordelijkheden voor processen en controle in de primaire organisatie én ook in het college uit te werken in de besturingsprocessen. Deze stuken later in het jaar 2023 aan de raad ter besluitvorming voor te leggen. 7. In te stemmen met de daarvoor benodigde eenmalige projectkosten ad € 730.000,- en structureel € 122.000,- vanaf de begroting 2024 en verder zoals ook opgenomen in de Richtnota 2024 en Jaarrekening 2022.

Het budget voor eenmalige kosten zal worden vrijgegeven per deelproject, na het opstellen van een projectplanning (Beslispunt 8) en het budget voor de structurele kosten na het akkoord van de raad op Beslispunt 6. 8. De uitvoering van het project wordt gedaan volgens de principes van goed projectmanagement door vooraf het project in deelprojecten op te splitsen en het daarop gewenste resultaat te formuleren (kwaliteit, tijd en geld). De uitvoering van de deelprojecten wordt gedaan in volgorde van prioriteit (bijdrage aan het behalen van de doelstelling) en efficiency (groeperen bij elkaar horende onderwerpen). Externe partijen worden

Pagina 1 van 2

ingeschakeld op basis van deelopdrachten per deelproject met duidelijke beschrijving van beoogde resultaten. Minimaal maandelijks wordt de project voortgang geëvalueerd en waar nodig bijgestuurd in een overleg wat genotuleerd wordt.

De commissie wordt vooraf geïnformeerd over de projectplanning en maandelijks geïnformeerd over bovenstaande evaluatie. De commissie wordt elk kwartaal geïnformeerd, voorafgaand aan een raadsbrief voor de gehele raad. In het begin van 2024 zal voorgaande regeling geëvalueerd worden en kan in onderling overleg de frequentie van rapportage verminderd worden. Bij significante afwijkingen van het gewenste resultaat (kwaliteit, tijd en geld) of bij seriële kleinere afwijkingen zullen de commissie en het college met elkaar in gesprek gaan over bijsturing in de uitvoering van het project. Hierbij kunnen maatregelen besproken worden op het gebied van kwaliteit, tijd en geld.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Kaag en Braassem gehouden op 3 juli 2023.

de griffier, T.P. Scherpenzi

r

de voorzitter, A. Heijstee-Bolt

q) Hjdy blxz ~

i

Pagina 2 van 2