Begeleidende memo projectvoortgang RV+DHT+IRM auditcie van 15-04-2024

Financiële commissie

Memo voor de financiële commissie Datum

20 maart 2024

Vergadering d.d.

15 april 2024

Opsteller

M.E. Pompe en S. Tetik

Onderwerp Zaaknummer:

Voortgang project rechtmatigheid (RV), doorontwikkeling horizontaal toezicht (DHT) en integraal risicomanagement (IRM). 543393

Doel

Informerend

Bijlage

1. Projectplan RV+DHT+IRM – voortgangsstatus (bespreking in auditcie) per 15-04-2024

Geachte leden van de financiële commissie, Hierbij ontvangt u de voortgangsrapportage (= bijlage 1) van het “Project rechtmatigheid (RV), doorontwikkeling horizontaal toezicht (DHT) en integraal risicomanagement (IRM)”. De voortgangsrapportage is een update van de voortgangsrapportages die met u is besproken in de financiële commissie van 4 oktober 2023, 20 november 2023, 11 december 2023 en 29 januari 2024. Deze voortgangsrapportage zal verder worden toegelicht in de financiële commissie van 15 april 2024. In dit memo worden een aantal zaken uitgelicht. Tevens wordt hieronder ingaan op de benutting van het budget. Op basis van de in de financiële commissie van 29 januari 2024 afgesproken frequentie ontvangt u de volgende voortgangsrapportage, en tevens laatste in deze vorm, op 9 september 2024. Achtergrond In de raadsvergadering van 3 juli 2023 is het onderwerp “Kaders rechtmatigheidsverantwoording en accountantscontrole op getrouwheid vanaf verslagjaar 2023” behandeld en vastgesteld. Op het eerdere voorstel van het college van 30 mei 2023 met zeven geformuleerde beslispunten is een amendement aangenomen met onder meer onderstaande aanpassingen: • Vrijgeven van het budget voor eenmalige projectkosten 2023/2024 € 730.000.

Dit budget zal worden vrijgegeven ná het opstellen van een projectplanning: De projectplanning is met uw raad gedeeld op 22 september 2023 door middel van een raadinformatiebrief en de (voortgang van de) projectplanning is nogmaals gedeeld in de financiële commissies van 4 oktober 2023, 20 november 2023 en 11 december 2023. • Vrijgeven van het budget voor de structurele kosten vanaf begrotingsjaar 2024 van € 122.000 na het akkoord van de raad op Beslispunt 6: “De juridische gevolgen van de bovenstaande wijzigingen te verwerken in de financiële verordening, de controleverordening en het controleprotocol. Pagina 1 van 3

De operationele inbedding van de nieuw te implementeren verantwoordelijkheden voor processen en controle in de primaire organisatie én ook in het college uit te werken in de besturingsprocessen.”: In uw raad van 18 december 2023 zijn bovenstaande verordeningen, het normenkader en de visie op control vastgesteld.

Toelichting voortgangsrapportage In de bijgevoegde voorgangsrapportage per 15 april 2024 wordt gewerkt met de kleuren donkergroen (= afgerond extra taak buiten de projectscope), groen (= afgerond), blauw (= nog te doen maar op schema), oranje (= nog te doen met achterstand) en wit (nog niet aan de orde). Spoor 3a omvat • Bepalen van de nu ontbrekende toetsingskaders, • Uitvoeren procesrisicoanalyses en treffen van (fiscale)risicobeheersmaatregelen in de vorm van een Internal (Tax) Control Framework, en • Opstellen van uniforme procesbeschrijving per kritisch proces, waarbij ook aandacht zal worden besteed aan de fiscale risicobeheersing. Dit spoort kent een achterstand. Er is namelijk eerst prioriteit gegeven aan het opstellen van de basiskaders. Tevens is de in september 2023 gestarte vaste medewerker AO/IC helaas per 1 maart 2024 gestopt omdat er geen wederzijds match was qua taken en verwachtingen. Vanaf 1 april 2024 start er een nieuwe vaste medewerker AO/IC.

Dit spoor zal ook na projecteinde van 31 mei 2024 doorlopen, omdat het op orde krijgen en beschrijven van alle reeds bepaalde kritische processen niet binnen één projectjaar gerealiseerd kan worden en bovendien dit spoor na eenmalige actualisatie jaarlijks herhaald moet worden omdat processen en bijbehorende normen-, toetsingskaders en risico's onderhevig zijn aan wijzigingen van wet- en regelgeving en andere ontwikkelingen. Spoor 3b staat op groen want er is op 29 november 2023 een nieuw DHT convenant afgesloten. Wel verwacht de belastingdienst dat wij in het kader van het DHT convenant periodiek onze relevante (V)IC-controle-uitkomsten delen met de belastingdienst. Dit betreft op de korte termijn een aantal (V)IC-controle-uitkomsten over 2023 (in Q1-2024) en vanaf dan minimaal jaarlijks verder. In Q1 2024 is de controle van de WKR gedeeld met de belastingdienst. De gemeente heeft hier nog geen terugkoppeling op gehad. Spoor 4 staat op blauw. De praktische uitvoering van de (V)IC-controles 2023 is op hoofdlijnen in overeenstemming met de recent vastgestelde lokale kaders van de gemeente en in afstemming met de externe accountant verbeterd uitgevoerd en afgerond voor zover dat mogelijk was. Dit doordat wij voor de kritische processen die namens onze gemeente extern worden uitgevoerd (o.a. Gem.

belastingen, Participatiewet, WMO, Jeugd, Leerlingenvervoer etc.), afhankelijk zijn van de separate verantwoordingen van deze uitbestede financiële stromen 2023 en de daarbij te leveren accountantsverklaring van hun huisaccountants. In het kader van de toekomstige verdere verbetering van de (V)IC zullen het hiertoe in opstelling zijnde 'Meerjarig VIC-masterplan 2024-2028 (= meerjarig handboek en beleidskaders verbijzonderde interne controle)' en het hiervan afgeleid verbeterd ‘VIC-jaarplan 2024’ door het college in Q2-2024 worden vastgesteld. Dit overkoepelende meerjarige VIC-masterplan is een extra opgave dat buiten de projectscope valt, maar is nodig om: • de (V)IC-kaderstelling, -handelswijze en -taken, die overigens in lijn zijn met de recent vastgestelde lokale kaders van de gemeente, meerjarig goed in de 2e lijn IC- en 3e lijn VIC-functie te borgen, en • de tekstuele omvang van het jaarlijkse VIC-jaarplannen te beperken door hiernaar te verwijzen. Pagina 2 van 3

Na afronding en vaststelling hiervan kunnen vervolgens de hiervan afgeleide Interne Controlewerkprogramma’s per kritisch proces voor 2024 uitgewerkt gaan worden. Verder is te melden dat er op dit rapportagemoment nog landelijk bij het Rijk, Algemene Rekenkamer, accountants en gemeenten nog onzekerheid heerst omtrent het ingangsjaar van de rechtmatigheidsverantwoordingsplicht (vanaf verslagjaar 2023/4?) omdat de benodigde landelijke wetgeving hierop tot op dit moment nog niet is aangepast. Afhankelijk hiervan moeten wij al dan niet over het verslagjaar 2023 extra controle-instructies inzake de controle van de financiële rechtmatigheid aan de huisaccountants van de uitvoeringsorganisaties geven die de door ons uitbestede processen uitvoeren. De praktijk leert dat partijen hierin nog zoekende zijn. Budget Hieronder een overzicht van het budget eenmalige kosten. Totale eenmalige projectkosten gedurende de projectduur vanaf 1-6-2023 t/m 31-5-2024, waarbij conform projectplanning rekening gehouden is met uitloop tot 1-7-2024 voor de bediening van de accountantscontrole van het verslagjaar 2023.

€ 730.000 1

Geraamde eenmalige projectkosten in jaarschijf 2023 Projectkosten tot en met december 2023 Restant budget (over te hevelen naar 2024)

€ 400.000 - € 328.240 € 71.760

Geraamde eenmalige projectkosten in jaarschijf 2024 Restant budget (over te hevelen naar 2024) Budget 2024 inclusief niet benutte deel 2023 Gerealiseerde projectkosten t/m januari 2024 Prognose projectkosten 2024 (februari t/m mei/juni) Prognose restant totale eenmalige projectbudget 2023/2024

€ 330.000 € 71.760 € 401.760 2 € -64.816 € -211.300 € 125.644

Ad 1) Kostenverdeling naar jaarschijven 2023 en 2024 conform raadsbesluit van 3 juli 2023. Ad 2) Met het raadsbesluit van 3 juli 2023 is ten laste van het jaarrekeningresultaat 2022 voor de meerjarige deelprojecten Rechtmatigheidsverantwoording, Doorontwikkeling Horizontaal Toezicht en Integraal Risicomanagement in totaal € 730.000 eenmalig projectbudget beschikbaar gesteld. Het niet in 2023 benutte deel van totaal geraamde kosten van jaarschijf 2023 moet dus overblijven voor benutting in 2024. Er is niet voor gekozen de achterstand m.b.t. de werkzaamheden inzake spoor 3a met inzet van externen in te lopen maar in het kader van interne borging (dit is ook besproken in de financiële commissie van 29 januari 2024) met de nieuwe vaste medewerker AO/IC hier een planning voor te gaan opstellen. Het budget structurele kosten van € 122.000 bestaat uit de jaarlijkse inzet van een VIC-medewerker (€ 75.000), de jaarlijkse inzet van een proces(risico)analist, -beschrijver en begeleider (€ 37.000 bedoeld voor structurele werkzaamheden vanuit spoor 3a) en systeemkosten (€ 10.000). De vacature van medewerker AO/(V)IC is per 1 april 2024 opnieuw ingevuld voor 32 uur. Dit mede doordat de interne inzet van een interne proces(risico)analist, -beschrijver en -begeleider (door herverdeling van taken) nog als zodanig zal worden ingevuld.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Kaag en Braassem, namens hen, Concerncontroller Mike Pompe

Pagina 3 van 3