Begeleidend memo projectvoortgang RV+DHT+IRM fincie van 29-1-2024 (versie d.d.18-1-2024)

Financiële commissie

Memo voor de financiële commissie Datum

18 januari 2024

Vergadering d.d.

29 januari 2024

Opsteller

M.E. Pompe en S. Tetik

Onderwerp

Voortgang project rechtmatigheid (RV), doorontwikkeling horizontaal toezicht (DHT) en integraal risicomanagement (IRM).

Zaaknummer: Doel Bijlage

Informerend 1. Projectplan RV+DHT+IRM – voortgangsstatus (bespreking in auditcie) per 29-01-2024

Geachte leden van de financiële commissie, Hierbij ontvangt u de voortgangsrapportage (= bijlage 1) van het project rechtmatigheid (RV), doorontwikkeling horizontaal toezicht (DHT) en integraal risicomanagement (IRM). De voortgangsrapportage is een update van de voortgangsrapportages die met u is besproken in de financiële commissie van 4 oktober 2023, 20 november 2023 en 11 december 2023. Deze voortgangsrapportage zal verder worden toegelicht in de financiële commissie van 29 januari 2024. In dit memo worden een aantal zaken uitlichten. Tevens wordt hieronder ingaan op de benutting van het budget. Tenslotte willen wij graag afstemmen met welke frequentie u deze voortgangsrapportage wilt blijven ontvangen. Achtergrond In de raadsvergadering van 3 juli 2023 is het onderwerp “Kaders rechtmatigheidsverantwoording en accountantscontrole op getrouwheid vanaf verslagjaar 2023” behandeld en vastgesteld. Op het eerdere voorstel van het college van 30 mei 2023 met zeven geformuleerde beslispunten is een amendement aangenomen met onder meer onderstaande aanpassingen: • Vrijgeven van het budget voor eenmalige projectkosten 2023/2024 € 730.000.

Dit budget zal worden vrijgegeven ná het opstellen van een projectplanning: De projectplanning is met uw raad gedeeld op 22 september 2023 door middel van een raadinformatiebrief en de (voortgang van de) projectplanning is nogmaals gedeeld in de financiële commissies van 4 oktober 2023, 20 november 2023 en 11 december 2023. • Vrijgeven van het budget voor de structurele kosten vanaf begrotingsjaar 2024 van € 122.000 na het akkoord van de raad op Beslispunt 6: “De juridische gevolgen van de bovenstaande wijzigingen te verwerken in de financiële verordening, de controleverordening en het controleprotocol. De operationele inbedding van de nieuw te implementeren verantwoordelijkheden voor processen en controle in de primaire organisatie én ook in het college uit te werken in de besturingsprocessen.”: In uw raad van 18 december 2023 zijn bovenstaande verordeningen, het normenkader en de visie op control vastgesteld.

Pagina 1 van 3

Toelichting voortgangsrapportage In de bijgevoegde voorgangsrapportage per 29 januari 2024 wordt gewerkt met de kleuren groen (= afgerond), blauw (= nog te doen maar op schema) en oranje (= nog te doen met achterstand). Spoor 3a omvat • Bepalen van de nu ontbrekende toetsingskaders, • Uitvoeren procesrisicoanalyses en treffen van (fiscale)risicobeheersmaatregelen in de vorm van een Internal (Tax) Control Framework, en • Opstellen van uniforme procesbeschrijving per kritisch proces, waarbij ook aandacht zal worden besteed aan de fiscale risicobeheersing. Dit spoort kent een achterstand. Er is namelijk eerst prioriteit gegeven aan het opstellen van de kaders. Tevens gaat de in september 2023 gestarte vaste medewerker AO/IC helaas per 1 februari 2024 uitdienst omdat er geen wederzijds match was qua taken en verwachtingen. Er is recent een vaste vacature uitgezet. Dit spoor zal ook na projecteinde van 31 mei 2024 doorlopen, omdat het op orde krijgen en beschrijven van alle reeds bepaalde kritische processen niet binnen één projectjaar gerealiseerd kan worden en bovendien dit spoor na eenmalige actualisatie jaarlijks herhaald moet worden omdat processen en bijbehorende normen-, toetsingskaders en risico's onderhevig zijn aan wijzigingen van wet- en regelgeving en andere ontwikkelingen. Spoor 3b staat op groen want er is op 29 november 2023 een nieuw DHT convenant afgesloten.

Wel verwacht de belastingdienst dat wij in het kader van het DHT convenant periodiek onze relevante (V)IC-controle-uitkomsten delen met de belastingdienst. Dit betreft op de korte termijn een aantal (V)IC-controle-uitkomsten over 2023 (in Q1-2024) en vanaf dan minimaal jaarlijks verder. Spoor 4 staat op blauw. Na vaststelling door het college van het meerjarig VIC-masterplan 2023-2028 (= meerjarig handboek en beleidskaders verbijzonderde interne controle) en het hiervan afgeleide jaarlijkse VIC-jaarplan (planning is begin februari 2024) kunnen vervolgens de hiervan afgeleide Interne Controle-werkprogramma’s per kritisch proces uitgewerkt gaan worden. Verder is een aandachtspunt dat wij, voor de kritische processen die namens onze gemeente extern worden uitgevoerd (o.a. Gem. belastingen, Participatiewet, WMO, Jeugd, Leerlingenvervoer etc.), afhankelijk zijn van de separate verantwoordingen van deze uitbestede financiële stromen en de daarbij te leveren accountantsverklaring van hun huisaccountants. Ook hebben we te maken met de door ons te geven controle-instructies inzake financiële rechtmatigheid aan deze huisaccountants. De praktijk leert dat partijen hierin nog zoekende zijn. Budget Hieronder een overzicht van het budget eenmalige kosten.

Totale eenmalige projectkosten gedurende de projectduur vanaf 1-6-2023 t/m 31-5-2024, waarbij conform projectplanning rekening gehouden is met uitloop tot 1-7-2024 voor de bediening van de accountantscontrole van het verslagjaar 2023.

€ 730.000 1

Geraamde eenmalige projectkosten in jaarschijf 2023 Projectkosten tot en met december 2023 Restant budget (over te hevelen naar 2024)

€ 400.000 - € 318.193 € 81.807

Geraamde eenmalige projectkosten in jaarschijf 2024 Restant budget (over te hevelen naar 2024) Budget 2024 inclusief niet benutte deel 2023

€ 330.000 € 81.807 € 411.807 2

Ad 1) Kostenverdeling naar jaarschijven 2023 en 2024 conform raadsbesluit van 3 juli 2023. Pagina 2 van 3

Ad 2) Met het raadsbesluit van 3 juli 2023 is ten laste van het jaarrekeningresultaat 2022 voor de meerjarige deelprojecten Rechtmatigheidsverantwoording, Doorontwikkeling Horizontaal Toezicht en Integraal Risicomanagement in totaal € 730.000 eenmalig projectbudget beschikbaar gesteld. Het niet in 2023 benutte deel van totaal geraamde kosten van jaarschijf 2023 moet dus overblijven voor benutting in 2024 vanwege de opgelopen achterstand. Dit over te heven bedrag moet nog definitief afgestemd worden met financiën. Het budget structurele kosten van € 122.000 bestaat uit de jaarlijkse inzet van een VIC-medewerker (€ 75.000), de jaarlijkse inzet van een proces(risico)analist, -beschrijver en begeleider (€ 37.000 bedoeld voor structurele werkzaamheden vanuit spoor 3a) en systeemkosten (€ 10.000). Afhankelijk van de snelheid waarmee de vacature van medewerker AO/(V)IC opnieuw ingevuld kan worden in 2024, zal - zoals het er nu uitziet - sprake zijn van een onderbesteding van het budget 2024 in het 1e halfjaar 2024. Deze onderbesteding zal in het 2e halfjaar 2024 weer ingelopen worden c.q. teniet worden gedaan doordat de opgelopen achterstand al dan niet met tijdelijke inzet van derden ingehaald moet worden. Daarnaast is de interne inzet van een interne proces(risico)analist, -beschrijver en -begeleider (door herverdeling van taken) nog niet goed van de grond gekomen.

Mede daarom is voor de vacature gekozen voor een volledig dienstverband van 36 uur. Periodiciteit voortgangsrapportage In het raadsbesluit van 3 juli 2023 is onder meer vastgesteld dat de commissie maandelijks wordt geïnformeerd over de evaluatie van de voortgang van het project en elk kwartaal wordt geïnformeerd, voorafgaand aan een raadsbrief voor de gehele raad. Conform dit raadsbesluit zou begin 2024 de voorgaande regeling geëvalueerd worden en kan in onderling overleg de frequentie van rapportage verminderd worden. De financiële commissie is op 4 oktober 2023, 20 november 2023 en 11 december 2023 geïnformeerd over de voortgang van het project. Voor 2024 kan deze werkwijze desgewenst versobert of gecontinueerd worden (vergaderdata van de financiële commissie zijn 29 januari, 11 maart, 15 april en 10 juni 2024). Met vriendelijke groet, M.E. Pompe en S. Tetik

Pagina 3 van 3