Begeleidend memo projectvoortgang RV+DHT+IRM auditcie van 09-09-2024 (versie dd 20-08-2024) def

Financiële commissie

Memo voor de financiële commissie Datum

20 augustus 2024

Vergadering d.d.

9 september 2024

Opsteller

Clustermanager Middelen

Onderwerp Zaaknummer:

Voortgang project rechtmatigheid (RV), doorontwikkeling horizontaal toezicht (DHT) en integraal risicomanagement (IRM). 543393

Doel

Informerend

Bijlage

1. Projectplan RV+DHT+IRM – voortgangsstatus (bespreking in auditcie) per 09-09-2024

Geachte leden van de financiële commissie, Hierbij ontvangt u de voortgangsrapportage (= bijlage 1) van het “Project rechtmatigheid (RV), doorontwikkeling horizontaal toezicht (DHT) en integraal risicomanagement (IRM)”. De voortgangsrapportage is een update van de voortgangsrapportages die met u besproken zijn in de financiële commissie van 4 oktober 2023, 20 november 2023, 11 december 2023, 29 januari 2024 en 15 april 2024. Deze voortgangsrapportage zal verder worden toegelicht in de financiële commissie van 9 september 2024. In dit memo wordtt een aantal zaken uitgelicht. Tevens wordt hieronder ingaan op de benutting van het budget. In tegenstelling tot wat is aangegeven in de voorgaande rapportage stellen wij voor deze rapportage nog een keer aan u voor te leggen en wel in de financiële commissie van 9 december. Dit heeft te maken met spoor 2. Het meerjarig Verbijzonderde Interne Controle (VIC) - masterplan 2024-2028 is nog niet vastgesteld door het college. Dit heeft overigens geen impact op de uitvoering van de VIC-controles in 2024.

Het overkoepelende meerjarige VIC-masterplan is een extra opgave dat buiten de projectscope valt, maar is nodig om: • de (V)IC-kaderstelling, -handelswijze en -taken, die overigens in lijn zijn met de recent vastgestelde lokale kaders van de gemeente, meerjarig goed in de 2e lijn IC- en 3e lijn VIC-functie te borgen, en • de tekstuele omvang van de VIC-jaarplannen te beperken door hiernaar te verwijzen. Na afronding en vaststelling hiervan kunnen vervolgens de hiervan afgeleide Interne Controlewerkprogramma’s per kritisch proces voor 2024 en verder uitgewerkt gaan worden. Pagina 1 van 4

In de voortgangrapportage van 9 december zal spoor 3 nog niet afgerond zijn. Dit is een meerjarig spoor dat ook in 2025 zal doorlopen. Achtergrond In de raadsvergadering van 3 juli 2023 is het onderwerp “Kaders rechtmatigheidsverantwoording en accountantscontrole op getrouwheid vanaf verslagjaar 2023” behandeld en vastgesteld. Op het eerdere voorstel van het college van 30 mei 2023 met zeven geformuleerde beslispunten is een amendement aangenomen met onder meer onderstaande aanpassingen: • Vrijgeven van het budget voor eenmalige projectkosten 2023/2024 € 730.000. Dit budget zal worden vrijgegeven ná het opstellen van een projectplanning: De projectplanning is met uw raad gedeeld op 22 september 2023 door middel van een raadinformatiebrief en de (voortgang van de) projectplanning is nogmaals gedeeld in de financiële commissies van 4 oktober 2023, 20 november 2023 en 11 december 2023. • Vrijgeven van het budget voor de structurele kosten vanaf begrotingsjaar 2024 van € 122.000 na het akkoord van de raad op Beslispunt 6: “De juridische gevolgen van de bovenstaande wijzigingen te verwerken in de financiële verordening, de controleverordening en het controleprotocol.

De operationele inbedding van de nieuw te implementeren verantwoordelijkheden voor processen en controle in de primaire organisatie én ook in het college uit te werken in de besturingsprocessen.”: In uw raad van 18 december 2023 zijn bovenstaande verordeningen, het normenkader en de visie op control vastgesteld. Toelichting voortgangsrapportage In de bijgevoegde voorgangsrapportage per 9 september 2024 wordt gewerkt met de kleuren donkergroen (= afgerond extra taak buiten de projectscope), groen (= afgerond), blauw (= nog te doen maar op schema), oranje (= nog te doen met achterstand) en wit (nog niet aan de orde). De kleur wit is in deze voortgangsrapportage niet meer van toepassing. Op spoor 2 (afronding meerjarige VIC-masterplan  extra opgave) en spoor 3a na zijn alle sporen afgerond. De kaderstellingen, VIC controles en de (review) werkzaamheden van de accountant hebben geresulteerd in een rechtmatigheidsverantwoording die als getrouw is beoordeeld door de accountant. Spoor 3 (a en b) wordt hieronder verder toegelicht. Spoor 3a omvat: • Bepalen van de nu ontbrekende toetsingskaders, • Uitvoeren procesrisicoanalyses en treffen van (fiscale)risicobeheersmaatregelen in de vorm van een Internal (Tax) Control Framework, en • Opstellen van uniforme procesbeschrijving per kritisch proces, waarbij ook aandacht zal worden besteed aan de fiscale risicobeheersing.

Dit spoor kent een achterstand. Er is namelijk eerst prioriteit gegeven aan het opstellen van de basiskaders. Tevens is de in september 2023 gestarte vaste medewerker AO/IC helaas per 1 maart 2024 gestopt omdat er geen wederzijdse match was qua taken en verwachtingen. Vanaf 1 april 2024 is er een nieuwe vaste medewerker AO/IC gestart. Deze medewerker heeft zich in eerste instantie gericht op het eigen maken van de VIC-controles met ondersteuning van de, thans nog enige, externe medewerker VIC. Verder is de concerncontroller per 1 juni naar een andere functie overgestapt. Per 1 september start de nieuwe vaste concerncontroller. Door de personele mutaties heeft de focus nu eerst gelegen op de uitvoering van de VIC controles, gelijk aan de werkwijze in 2023. Dit spoor zal ook in 2025 doorlopen, doordat het op orde krijgen en beschrijven van alle reeds bepaalde kritische processen niet binnen één projectjaar gerealiseerd kan worden en bovendien dit spoor na eenmalige actualisatie jaarlijks herhaald moet worden omdat processen en bijbehorende normen-, toetsingskaders en risico's onderhevig zijn aan wijzigingen van wet- en regelgeving en andere ontwikkelingen. Pagina 2 van 4

Spoor 3b staat op groen want er is op 29 november 2023 een nieuw DHT convenant afgesloten. Wel verwacht de belastingdienst dat wij in het kader van het DHT convenant periodiek onze relevante (V)IC-controle-uitkomsten delen met de belastingdienst. Dit betreft op de korte termijn een aantal (V)IC-controle-uitkomsten over 2023 (in Q1-2024) en vanaf dan minimaal jaarlijks verder. In Q1 2024 is de controle van de WKR gedeeld met de belastingdienst. In Q2 2024 is het accountantsverslag, het controle memo VIC 2023 en de in 2023 gehanteerde checklists Inkopen gedeeld. De gemeente heeft nog geen terugkoppeling gehad.

Budget Hieronder een overzicht van het budget eenmalige kosten. Totale eenmalige projectkosten gedurende de projectduur vanaf 1-6-2023 t/m 31-5-2024, waarbij conform projectplanning rekening gehouden is met uitloop tot 1-7-2024 voor de bediening van de accountantscontrole van het verslagjaar 2023.

€ 730.000 1

Geraamde eenmalige projectkosten in jaarschijf 2023 Projectkosten tot en met december 2023 Restant budget (over te hevelen naar 2024)

€ 400.000 - € 328.240 € 71.760

Geraamde eenmalige projectkosten in jaarschijf 2024 Restant budget (over te hevelen naar 2024) Budget 2024 inclusief niet benutte deel 2023 Gerealiseerde projectkosten t/m juli 2024 Prognose projectkosten 2024 (augustus-december) Prognose restant totale eenmalige projectbudget 2023/2024

€ 330.000 € 71.760 € 401.760 2 € -234.505 € -45.000 € 122.255

Ad 1) Kostenverdeling naar jaarschijven 2023 en 2024 conform raadsbesluit van 3 juli 2023. Ad 2) Met het raadsbesluit van 3 juli 2023 is ten laste van het jaarrekeningresultaat 2022 voor de meerjarige deelprojecten Rechtmatigheidsverantwoording, Doorontwikkeling Horizontaal Toezicht en Integraal Risicomanagement in totaal € 730.000 eenmalig projectbudget beschikbaar gesteld. Het niet in 2023 benutte deel van totaal geraamde kosten van jaarschijf 2023 is overgeheveld naar 2024. De formele einddatum van het project is 1-7-2024 (uitloopdatum). Er is niet voor gekozen de achterstand m.b.t. de werkzaamheden inzake spoor 3a met inzet van externen in te lopen maar in het kader van interne borging (dit is ook besproken in de financiële commissie van 29 januari 2024) met de nieuwe vaste medewerker AO/IC hier invulling aan te geven. Tevens is er strak gestuurd op de externe inhuur. In vergelijking met de projectrapportage van 15-4-2024 is er afscheid genomen van een van de twee externe medewerkers VIC en de concern controller a.i. In verband met de start van de medewerker AO/IC die een deel van de VIC-controles heeft overgenomen, was de inzet van deze externe medewerker VIC niet langer nodig. Voor het inlopen van de achterstand m.b.t. de werkzaamheden inzake spoor 3a was de inzetbaarheid van deze medewerker minder passend. De concerncontroller a.i.

heeft zich hoofdzakelijk beziggehouden met de kaderstelling die, zoals uit de voortgangsrapportage blijkt, voor het merendeel is afgerond. Mede in verband met de achterstand inzake spoor 3a is het voorstel het resterende projectbudget beschikbaar te houden voor minimaal de inzet van een externe medewerker VIC (prognose € 45.000). Deze externe medewerker VIC kan de in april gestarte vaste medewerker AO/IC begeleiden bij en ondersteunen Pagina 3 van 4

in de uitvoering van de VIC-controles waardoor er bij de vaste medewerker AO/IC meer tijd vrijgemaakt kan worden voor de werkzaamheden inzake spoor 3a. Het budget structurele kosten van € 122.000 bestaat uit de jaarlijkse inzet van een VIC-medewerker (€ 75.000), de jaarlijkse inzet van een proces(risico)analist, -beschrijver en begeleider (€ 37.000 bedoeld voor structurele werkzaamheden vanuit spoor 3a) en systeemkosten (€ 10.000). De vacature van medewerker AO/(V)IC is per 1 april 2024 opnieuw ingevuld voor 32 uur. Dit mede doordat de interne inzet van een interne proces(risico)analist, -beschrijver en -begeleider (door herverdeling van taken) nog als zodanig zal worden ingevuld. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Kaag en Braassem, namens hen, Clustermanager Middelen

Pagina 4 van 4