Bedrijfsplan Serviceorganisatie Jeugdhulp Holland Rijnland augustus 2021

7 Huidige formatie TWO gebaseerd op overzicht TWO d.d. 1 juni 2021.

8

Toelichting op inhuur: Een deel van de financiële dienstverlening wordt op dit moment ingehuurd bij Servicepunt71. Dit betreft bijvoorbeeld een financieel adviseur en een medewerker verantwoording. Tevens werd in 2020 gebruik gemaakt van een data-analist en een projectleider bekostiging. Dit betreft geen structurele formatie, maar wel een structurele uitvoeringstaak met die neerslaan in de structurele uitvoeringskosten. Voor deze formatietabel wordt de aanname gedaan dat deze ingehuurde functies onderdeel gaan uitmaken van de structurele formatie van de Serviceorganisatie. In het implementatieplan dient een definitief formatieplan opgenomen te worden, waarin deze aannames worden gevalideerd.

Pagina 22 van 28

Na 1 januari 2022 zal de nieuwe organisatie van start gaan met de bovenstaande formatie. Indien in de transitie blijkt dat meer capaciteit nodig is, dan kan dit worden ingehuurd. In totaal beoogt dit bedrijfsplan een toename van de beoogde formatie in de Serviceorganisatie met 2,45 fte ten opzichte van de formatie van de TWO. Zoals omschreven onder 3.1 Organisatie is het doel van deze formatieve uitbreiding om de gewenste ontwikkeling van de Serviceorganisatie naar een professionele regionale dienstverlener te bevorderen. Dat wordt bereikt door het opnemen van een data-analist, een businesscontroller en een senior contractmanager in de formatie van de Serviceorganisatie. Tegelijkertijd wordt in de regio Holland Rijnland breed erkend dat het team Inkoop- en contractmanagement juist tijdens de transitie stabiliteit nodig heeft. Mogelijke verschuivingen van taken van de contractmanagers aan de gemeentelijke accountmanagers kunnen in dit bedrijfsplan daarom nog niet worden doorvertaald naar een daling van formatie. Dit dient eerst nader te worden onderzocht door het Programma Overleg Jeugdhulp. Op totaalniveau wordt daarom een stijging van formatie voorzien voor functies met een inschaling vanaf schaal 9 van de cao SGO.

4.3 Functiehuis Ondanks de grote overeenkomsten tussen de huidige formatie van de Tijdelijke Werkorganisatie en de beoogde formatie van de Serviceorganisatie zullen met oog op de nieuwe governanceafspraken met de overgang per 1 januari 2022 enkele wijzigingen plaatsvinden in het functiehuis.

4.3.1 Nieuwe functie: Secretaris-directeur De nieuwe Serviceorganisatie staat onder aansturing van een Secretaris-directeur. De keuze voor een Secretaris-directeur is een uitvloeisel van de keuze om een nieuwe bedrijfsvoeringsorganisatie op te richten. De Secretaris-directeur opereert op zowel strategisch als tactisch niveau in de Serviceorganisatie en de bredere governance van jeugdhulp. Ondanks de compacte organisatie die onder leiding zal staan van de secretaris-directeur wordt gevraagd om inhoudelijke kennis van jeugdhulp en inkoop, maar bovenal wordt van de Secretaris-directeur gevraagd om een Serviceorganisatie op te richten met een excellente bedrijfsvoering. Deze verandering zal niet van de ene op de andere dag gerealiseerd zijn; er is sprake van een meerjarige veranderopgave voor de gehele organisatie. Zo dient de nieuwe rolinvulling van de inkoopen contractmanagers die in dit bedrijfsplan wordt beschreven gefaciliteerd worden door de Secretarisdirecteur. De Secretaris-directeur moet daarom ook een stevig bedrijfs- en veranderkundig profiel hebben. Daarnaast fungeert de Secretaris-directeur als bestuurlijk secretaris voor het bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Dit vraagt om politiek-bestuurlijke sensitiviteit en strategisch inzicht. Voor deze functie wordt medio 2021 een functieprofiel opgesteld door de kwartiermaker.

In het najaar van 2021 start de werving en selectie, zodat invulling voor 1 januari 2022 is gerealiseerd.

4.3.2 Aangepaste functie: Contractmanager In het voorjaar van 2021 is het voorstel aangenomen om het contract- en accountmanagement te ontvlechten. De rol van contractmanager zal in het nieuwe functiehuis verder ontwikkelen naar een zakelijkere verhouding ten opzichte van zorgaanbieders en minder betrokkenheid op casusniveau en zorginhoud. Toetsing van kwaliteit van ingekochte producten, certificering van gecontracteerde jeugdhulpaanbieders, ontwikkeling van het productenaanbod en nakoming van afspraken staan meer centraal in de nieuwe rol van de contractmanager. De functie van contractmanager legt meer accent op Pagina 23 van 28

harde vaardigheden (vooral inkoop-juridisch en financieel) en vraagt om andere competenties dan voorheen het geval was (advisering aan gemeenten, zakelijkere benadering richting zorgaanbieders). De overgang van accountmanager naar contractmanager betekent een verschuiving van rollen en verantwoordelijkheden.9 Om deze omslag goed vorm te geven is een belangrijke randvoorwaarde dat de gemeenten haar nieuwe inhoudelijke taken rondom leveranciersmanagement goed inrichten, zodat signalen uit het zorglandschap goed afgewogen en opgepakt worden door de gemeenten.

4.3.3 Nieuwe functie: Medewerker communicatie Ten opzichte van de formatie van TWO wordt een uitbreiding beoogd met een medewerker communicatie voor 0,22 fte (circa 8 uur per week). Op dit moment wordt door TWO een medewerker communicatie ingehuurd voor dezelfde formatieve omvang. Deze formatie komt bij GR Holland Rijnland te vervallen door het overgaan van taken naar de Serviceorganisatie.

4.3.4 Versterking bedrijfsvoering: businesscontroller en data-analist In het bedrijfsplan wordt ingezet op versterking van de financiële (informatie)functie van de Serviceorganisatie. Daartoe wordt de uitbreiding van formatie met een businesscontroller en een dataanalist beoogd. Deze functies zijn deels nieuw en vragen mogelijk een aanpassing van het functiehuis.

4.4 Proces bemensing Teneinde klaar te staan voor een geruisloze overgang van taken, systemen en personeel in de Tijdelijke Werkorganisatie 31 december 2021 naar de Serviceorganisatie op 1 januari 2022 is een duidelijk proces voor de bemensing van de organisatie essentieel. Alle huidige functievolgende medewerkers van de Tijdelijke Werkorganisatie krijgen een aanbod in de vorm van een arbeidsovereenkomst bij de Serviceorganisatie gebaseerd op de cao SGO. De beoogde medewerkers behouden minimaal haar bestaande arbeidsvoorwaarden. Alle bestaande arbeidsvoorwaarden, anciënniteit en afspraken bij de huidige werkgever wordt voortgezet in de Serviceorganisatie. Uitgangspunt is dat medewerkers in het najaar van 2021 een aanbod voor een arbeidsovereenkomst hebben ontvangen van de Serviceorganisatie. Het streven is daarom om voor 31 oktober 2021 over ondertekende arbeidsovereenkomsten te beschikken, zodat eventuele niet ingevulde formatie in het najaar van 2021 kan worden gecontracteerd of worden ingehuurd. Om dit streven te halen dienen de arbeidsovereenkomsten uiterlijk 1 oktober toegestuurd te worden aan de medewerkers van de TWO. In het Implementatieplan dient het proces van bemensing nader omschreven te worden.

Hier kan een sociaal statuut onderdeel van uitmaken of naar verwezen worden, waarin het de bemensing nader uitgewerkt wordt voor deze overgang (zoals de procedure, passende functies, bezwaar en het instellen van commissies). De functies en formatie van de Strategische Eenheid worden vooralsnog voortgezet binnen de GR Holland Rijnland. Deze formatie maakt op dit moment nog geen onderdeel uit van de Tijdelijke Werkorganisatie.

9 Dit is reeds uitgewerkt in paragrafen 2.2.4 en 3.1.1.

Pagina 24 van 28

Gelet op de wijzigingen in de governance wordt onderzocht waar deze functies in de nieuwe governance landen. Dit kan betekenen dat deze functies opgenomen worden in de formatie van de Serviceorganisatie of – voor zover deze betrekking hebben op de beleidsontwikkeling en governance ondersteuning - ook dat deze functies bij (één van) de gemeenten worden geplaatst.

4.5 Medezeggenschap Als ‘latende’ partij zal de GR Holland Rijnland een voorgenomen besluit nemen over het laten vervallen van formatie door de overdracht van taken aan de Serviceorganisatie. Dit voorgenomen besluit is adviesplichtig op grond van art. 25 WOR, maar vindt wel plaats in een politieke context. De keuze voor de overheveling van taken door GR Holland Rijnland aan de nieuwe Serviceorganisatie valt namelijk onder het politieke primaat van art. 46d sub b WOR. De OR en de bonden adviseren over de personele gevolgen, maar niet over het politieke besluit dat door raden genomen zal worden over de nieuwe bedrijfsvoeringsorganisatie. Dit medezeggenschapstraject wordt vanuit GR Holland Rijnland uitgevoerd. Gelet op het belang van een goede overgang met oog voor de personele aspecten bij de ‘latende’ en ‘ontvangende’ partij wordt gedurende 2021 door de kwartiermaker actief geïnformeerd over het transitieproces en de voorbereidingen van de personele aspecten.

Pagina 25 van 28

5. Financiën 5.1 Financiële doorkijk in structurele uitvoeringskosten Op basis van de informatie van de huidige uitvoeringsorganisatie TWO en de GR Holland Rijnland10, de opgenomen formatie van dit bedrijfsplan en de beoogde versterking van bedrijfsvoering in dit bedrijfsplan is in de onderstaande tabel een eerste beeld van de kosten weergegeven: Dienstverlening

Totaal

Salarissen en inhuur Programmakosten en materiële lasten Dienstverlening SP71 Dienstverlening GR Holland Rijnland Huisvesting Overige overhead

€ 1.985.000 € 400.000 € 195.000 € 100.000 € 55.000 € 95.000

Totaal

€ 2.830.000

In deze eerste indicatie worden totale uitgaven van ongeveer €2.830.000,- voorzien. Ten opzichte van de huidige exploitatie door TWO zal de begroting stijgen met ongeveer €290.000,- per jaar11. Een deel van deze toename in kosten wordt opgevangen door een daling in de begroting van GR Holland Rijnland. Deze kosten zien niet op implementatie- en frictiekosten in de overgang van de TWO naar de Serviceorganisatie. Mogelijk verschuift het financiële beeld op onderdelen gedurende de transitie. Zo moeten diverse afspraken nog worden gemaakt met derde partijen, zoals SP71. Daarnaast kan de wijziging naar de nieuwe situatie nog leiden tot veranderingen in bijv. btw-verplichtingen. Hier dient in de transitie nog een toets op uitgevoerd te worden. Dit kan het totaalbeeld daarom nog veranderen. Gelet op het grote inhoudelijke en financiële belang van een goed inkoop- en contractmanagement is deze investering echter gerechtvaardigd en zelfs noodzakelijk voor het bereiken van de transformatie. Van de Serviceorganisatie wordt verwacht dat zij met deze investeringen nog meer ‘in control’ komt over het budget van circa €90 miljoen euro. Slechts een kleine toename in sturing en grip op de uitgaven van jeugdhulp door investering in een sterkere Serviceorganisatie kan zichzelf op termijn al terugverdienen. Het jaar 2022 vormt een goed moment om deze investering in de Serviceorganisatie te doen.

Het kabinet stelt voor 2022 €1,3 miljard extra beschikbaar aan gemeenten ter compensatie van de tekorten in de jeugdzorg. Afhankelijk van de uitkomsten in de formatie van het nieuwe kabinet zal deze bijdrage structureel beschikbaar worden gesteld. De verwachting voor de regio Holland Rijnland is dat deze budgetvraag van dit bedrijfsplan voldoende is voor het bereiken van de doelen met de nieuwe Serviceorganisatie. Met deze incidentele middelen wordt ook beoogd dat gemeenten uitvoering geven aan

10 Het vertrek van TWO uit de GR Holland Rijnland heeft financiële effecten. De kosten die Holland Rijnland maakt voor de nieuwe organisatie (zoals

secretariaatsfunctie, receptie, huur etc.) zijn naar evenredigheid van de formatie die de nieuwe werkorganisatie heeft ten opzichte van de formatie van Holland Rijnland berekend en opgenomen in de financiële tabel. 11 Gebaseerd op informatie juli 2021.

Pagina 26 van 28

maatregelen die in 2022 een besparing op de jeugdzorguitgaven opleveren. Gedacht wordt aan maatregelen die leiden tot betere uitvoeringskracht en meer gebruik mogelijk maken van data en informatie over gebruik, uitgaven en wachttijden. Deze doelen worden ook met de Serviceorganisatie beoogd, waarmee het besluit tot oprichting van de Serviceorganisatie goed aansluit bij ontwikkelingen op landelijk niveau. Geadviseerd wordt om een deel van deze middelen aan te wenden voor het oprichten van de Serviceorganisatie.12 Naast het feit dat er extra middelen beschikbaar komen voor de uitvoering van jeugdhulp staat deze investering in feite los van de aanpassing van de governance jeugdhulp in de regio Holland Rijnland. Immers hebben de gemeenten de intentie uitgesproken om de bedrijfsvoering te verbeteren en daarin te willen investeren. De beoogde versterkingen uit dit bedrijfsplan zouden grotendeels ook gedaan zijn indien geen aanpassing van de governance jeugdhulp zou zijn voorgesteld. Toelichting Deze financiële doorkijk gaat uit van een ‘going concern’ overgang van de huidige formatie voor de beoogde jeugdhulptaken van de Serviceorganisatie. TWO is op dit moment sterk verweven met de bedrijfsvoering van de GR Holland Rijnland en heeft een deel van de backoffice uitbesteed aan Servicepunt71.

In dit overzicht is daarom rekening gehouden met het doorzetten van deze functies onder dezelfde voorwaarden in de Serviceorganisatie, zodat zo min mogelijk frictiekosten ontstaat bij een van de ‘latende’ partijen en geen taken of capaciteit over het hoofd worden gezien. Op hoofdlijnen zien de volgende uitgaven op de volgende onderdelen: - Salarissen en inhuur: Deze uitgaven betreffen salarissen en inhuur van de opgenomen formatie uit het bedrijfsplan. Het merendeel van de uitgaven door de Serviceorganisatie betreffen salarissen en inhuurkosten. In deze kosten zitten ook kosten versleuteld voor tijdelijke inhuurkrachten gedurende piekmomenten en voor functies waarin een flexibele schil wenselijk is. - Programmakosten en materiële lasten: Diverse uitvoeringskosten in uitvoering van het primaire proces, waaronder ICT systemen, dashboard, opleidingskosten, contract managementsysteem, ontwikkelkosten, accountantskosten en (extern) juridisch advies. - Dienstverlening SP71: Op dit moment levert SP71 zowel rechtstreeks als via GR Holland Rijnland dienstverlening aan de TWO rondom enkele staf- en backofficetaken, zoals HRM, ICT, financiële administratie, administratieve organisatie en interne controle, accountantscontrole, vertrouwenspersoon en juridische zaken. Deze dienstverlening wordt in de nieuwe situatie gecontinueerd voor de Serviceorganisatie.

- Dienstverlening GR Holland Rijnland: TWO maakt gebruik van enkele ondersteunende diensten van GR Holland Rijnland, waaronder secretariaat, receptie en documentatie- en informatievoorziening. Het voorstel luidt om deze diensten ook af te nemen onder de nieuwe Serviceorganisatie. - Huisvesting: Vergoeding aan GR Holland Rijnland ten behoeve van huisvesting.

12 Brief van de Staatssecretaris van Volksgezondheid, Welzijn en Sport van 3 juni 2021, ‘Kamerbrief afspraken gemeenten en Rijk over jeugdzorg’

Pagina 27 van 28

-

Overige overhead: Diverse overheadfuncties worden in de huidige organisatie van TWO door GR Holland Rijnland uitgevoerd, waaronder kantoorbenodigdheden, telefonie, koffievoorzieningen, schoonmaakkosten, arbo, website, themabijeenkomsten en P&C cyclus. Deze functies moeten ook in de nieuwe organisatie worden geborgd en dienen dus ook in de begroting te worden opgenomen. Tijdens de transitie naar de nieuwe Serviceorganisatie dient nader uitgezocht te worden welke onderdelen en in welke vorm doorgezet worden in de Serviceorganisatie.

5.2 Ontwikkelbudget In gesprekken met de gemeenten en de huidige medewerkers van de TWO is de wens naar voren gekomen om gerichte investeringen te doen in de kwaliteit en professionaliteit van de nieuwe Serviceorganisatie. Deze investeringen kunnen gelegen zijn in formatie, opleidingen en systemen voor de duur van een overgangsperiode na 1 januari 2022. De voorstellen worden in 2022 uitgewerkt en aan de hand van businesscases voorgelegd ter financiële dekking.

5.3 Verdeelsleutel In de huidige samenwerking worden de totale kosten onder de deelnemende gemeenten verdeeld op basis van een verdeelsleutel. Op basis van de huidige verdeelsleutel van TWO (gebaseerd op de begroting TWO per 2021, verdeeld op basis van de realisatie besteding ZIN per gemeente van het jaar t-1) betekent dit per gemeente de volgende structurele bijdrage: Verdeelsleutel

%

€

100,00%

€ 290.000

Alphen aan den Rijn

4,88%

€ 14.152

Hillegom

5,22%

€ 15.138

Kaag en Braassem

0,68%

€ 1.972

Katwijk

18,94%

€ 54.926

Leiden

28,97%

€ 84.013

Leiderdorp

6,11%

€ 17.719

Lisse

4,83%

€ 14.007

Nieuwkoop

6,58%

€ 19.082

Noordwijk

8,09%

€ 23.461

Oegstgeest

5,34%

€ 15.486

Teylingen Zoeterwoude

8,99% 1,37%

€ 26.071 € 3.973

Investering

Vanwege de wisselende deelname in de dienstverlening van de Serviceorganisatie per subregio (gespecialiseerde jeugdhulp tegenover hulp in het gedwongen kader) zal deze financiële doorkijk mogelijk veranderen. Dat komt ook door het feit dat de gemeente Nieuwkoop vanaf 2023 taken niet meer belegd bij de uitvoeringsorganisatie. Vooralsnog wordt geadviseerd om de huidige verdeelsleutel aan te houden met oog op de bekendheid van de gemeenten met deze systematiek.

Pagina 28 van 28