Beantwoording vragen raadsleden begroting BVO Begroting 2022

VVD - Peter van Dijk 

In de begroting van de BVO zijn vanaf 2024 zijn de gemeentelijke bijdragen op PM. gesteld. Nog los van of dit volgens de geldende regelgeving over begroten en verantwoorden wel kan, de meerjarenbegroting vullen met PM, vragen wij ons af: met welke bedragen gaan wij nu in onze (gemeentelijke) begroting rekening houden voor 2024 en 2025?

Antwoord: Deze vraag kunnen wij niet beantwoorden. in 2023 wordt een op werkelijk gebruik gebaseerd verdeelpercentage vastgesteld dat per 1-1-2024 gehanteerd gaat worden. Zoals de BVO al eerder heeft aangegeven verwachten wij op basis van het huidige inzicht, dat het percentage dat Kaag en Braassem zal moeten bijdragen hoger is dan de huidige 20% De BVO heeft al eerder 76/24 een meer reële verhouding genoemd, maar hoe dat over 2 jaar zal zijn ? 

We zien in de begroting dat grote bedragen gereserveerd gaan worden. In 2024 wordt € 450.000 in reserves gestort en in 2025 al structureel € 530.000. De toelichting hierop verteld dat dit (ongeveer de helft) voor een (niet onderbouwde) vervangingsagenda is en het positieve saldo wordt gespaard voor tegenvallers. Kan de portefeuillehouder wat uitgebreider toelichten waar dit ‘sparen’ nu precies voor nodig is en waar de vervangingsagenda uit bestaat? Een half miljoen per jaar sparen is nogal een bedrag, wij krijgen graag een onderbouwing van wat het bestedingsdoel van deze bedragen is.

Antwoord: het positieve saldo wordt niet gespaard voor tegenvallers, maar om de reguliere vervangingen uit te kunnen bekostigen. Als gevolg van verSAASen en uitbesteding is het niet meer toegestaan om de eenmalige kosten gerelateerd aan de verwerving, implementatie en uitrol van de vervanging te activeren (wat voorheen wel het geval was en waar de afschrijvingslast in de huidige begroting voor een groot deel uit bestaat). Voorbeelden van éénmalige kosten: Projectleiding, inkoop/aanbestedingsexpertise, conversie/migratie kosten, inhuur extern personeel, aanschaf licenties software + alle eenmalige kosten, aanschaf hardware + alle eenmalige kosten, Installatiekosten, kosten van dubbele omgevingen tijdens de projectfase, kosten van training en opleiding medewerkers, enz. Een vervangingsagenda wordt eind 2021 in detail met het bestuur van de BVO besproken en bevat dan een inschatting van alle vervangingen in de komende jaren en de daarbij te verwachten kosten die uit de reserves betaald gaan worden. Dit is een continu en regulier proces. Om een indicatie te geven van de kosten 3 voorbeelden van grote projecten die uit deze reserve betaald moeten worden: de uitbesteding van de ICT infrastructuur (> €1,5 Mio 1 x per 5-9 jaar in 2027), vervanging zaaksysteem €1 Mio, 1 x per 4-6 jaar in 2025, vervanging van de middleware (> € 250K; 1 x per 4-6 jaar in 2022).

Vaak is de belangrijkste reden voor vervanging de aanbestedingswetgeving. 

In de begroting wordt structureel een extra euro per inwoner per jaar in de begroting opgenomen (jaar op jaar cumulatief). Als ik het goed begrijp loopt dat ook in volgende begrotingen door voor de jaren na 2025? Jaarlijks € 150.000. Onze vraag aan het college is: er is toch al de gebruikelijke jaarlijkse indexering? Voor de BVO dit jaar € 120.000, bij een hogere inflatie de komende jaren mogelijk zelfs nog flink hoger. Waarom is, niet onderbouwd, dan nog jaarlijks een euro per inwoner extra nodig? Dit

gaat ook geheel in tegen de financiële kaderstelling voor onze gemeenschappelijke regelingen. Antwoord: De jaarlijkse indexering voor gemeenschappelijke regelingen lijkt onvoldoende rekening te houden met de realiteit van de kosten van ICT en informatievoorziening. Daarvoor verwijzen we naar de ICT Benchmark Nederlandse gemeenten 2020, waarin op blz. 8 onder andere wordt geconcludeerd dat het belang van ICT zich in ieder geval in gemeenteland nog niet of onvoldoende heeft vertaald in besteding van geld aan ICT. Van de BVO wordt verwacht dat zij een reële inschatting maakt van de kostenstijging en dat is de additionele 1 euro per inwoner. 

Kunnen wij voor de raadsvergadering duidelijkheid krijgen over de gemiddelde ICT kosten per inwoner van Nederlandse gemeenten. Eerder is ons verteld dat we inmiddels redelijk gemiddeld binnen de benchmark vielen (met toen nog een flink lagere bijdrage), nu wordt de forse verhoging van de bijdrage vergoelijkt met de mededeling dat dit in lijn is met de Benchmark. Dit lijkt in tegenspraak met elkaar. Graag ontvangen wij informatie over hoe die Benchmark er nu precies uitziet en hoe wij met de BVO hier binnenvallen.

Antwoord: De BVO is in 2018 ontstaan. In 3 jaar tijd is een volledig nieuwe organisatie uit de grond gestampt, terwijl gelijktijdig de volledige informatievoorziening voor Kaag en Braassem is opgebouwd en de technische infrastructuur van beide gemeenten is uitbesteed aan een externe service provider. De gemeenten hebben in die tijd hun taken volledig ondersteund kunnen uitvoeren. In de eerste jaren bleek dat de kosten van de informatievoorziening ontoereikend waren voor de BVO om haar taak naar behoren uit te kunnen voeren en dat is gaandeweg door beide gemeenten gecorrigeerd. De vraag daarbij vanuit de gemeenten is constant wat is een redelijk kostenniveau? De stijging van de kosten in de afgelopen jaren (en in de komende jaren) is mede het gevolg van een grotere vraag naar dienstverlening:  

    



Covid-19 (thuiswerk ondersteuning, Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers, Digitaal vergaderen) Digitalisering gebruiken voor efficiëntere processen (intern) maar ook om burgers meer zelf, plaats en tijdloos hun diensten bij de gemeente af te laten nemen (extern), omdat dat nu maatschappelijk de norm is Effectiever de bij de gemeenten beschikbare informatie inzetten (datasturing) om preventief en of gericht haar taken uit te kunnen voeren Raadsondersteuning in 2022 Hybride werken (na Covid) Verbeteren ketensamenwerking met partners de enorme stortvloed aan wet- en regelgeving (Open Overheid, Wet kwaliteitsborging, Wet Digitale overheid, AVG, Archiefwet, Wet hergebruik van overheidsinformatie, de Bekendmakingswet, het Digitaal Stelsel Omgevingswet, … en de noodzaak voor het ophogen van de dijken en verhoogde dijkbewaking rond informatiebeveiliging (Baseline Informatie beveiliging Overheid 2020)

Beide gemeenten willen graag het kostenniveau en de prestatie van de BVO beoordelen. Omdat de hiervoor genoemde ontwikkelingen een effect hebben op alle gemeenten in Nederland, lijkt een vergelijk met de kosten bij andere gemeenten voor de hand te liggen. Het is belangrijk om aan te geven dat alleen kijken naar kosten zinloos is zonder te kijken naar wat je er voor krijgt (functionaliteit, veiligheid, compliancy, wendbaarheid, enz.) en of de geleverde prestatie/volwassenheid op niveau is. Dat is de reden waarom beide gemeente aan de BVO hebben gevraagd om met ingang van 2020 te participeren in de ICT benchmark Nederlandse gemeenten. De benchmark onderzoekt en vergelijkt namelijk niet alleen de kosten bij de participerende gemeenten, maar ook de digitale volwassenheid. Het streven is om de BVO op of onder de benchmark te laten presteren, waarbij dient te worden aangetekend, dat het vanzelfsprekend is dat het ambitieniveau van beide gemeenten daar direct invloed op kan hebben. We doen dit jaar voor het eerst mee met de benchmark over het jaar 2020 die uitgevoerd wordt door M&I partners. Omdat de BVO voor 2 gemeenten mee doet aan de benchmark hanteren we de som van inwoners om de categorie 100K+ te bepalen.

In het onderstaande overzicht is op basis van eerdere cijfers uit M&I rapporten en het CBS inwoner cijfer, het verloop van het benchmarkcijfer inzichtelijk gemaakt, waarbij een conservatieve aanname is gedaan dat het geheel in 2021 met 750 inwoners stijgt en dat ook in 2020 en 2021 de kosten per inwoner met 1 euro per jaar stijgen:

D66 – Nick van Egmond 

Dubbele pet bestuurders/wethouders binnen BVO (opdrachtgeverschap en opdrachtnemersrol staan op gespannen voet met elkaar)?

Antwoord: Uit herhaald juridisch onderzoek is wederom bevestigd dat het huidige construct de vorm is waarin dient te worden samengewerkt op het taakveld I&A. Deze vorm dwingt een invulling van bestuursrollen door collegeleden van beide deelnemende gemeenten af waardoor het onvermijdelijk is dat het opdrachtgeverschap en opdrachtnemersrol gelijktijdig worden ingevuld.

CDA – Ronald Wesselink 

Op welke wijze kan de kwaliteit en volledigheid van de dienstverlening door de BVO verder worden gemonitord (hoe kunnen we zien dat we geleverd krijgen waarvoor we betalen)?

Antwoord: Nog deze maand zal de kwartaalrapportage over de eerste 4 maanden van het lopende jaar ter kennisname met de gemeenteraad worden gedeeld. Daarnaast zal naar verwachting tijdens het laatste bestuursvergadering voor het zomerreces medio juli al, de producten- en dienstencatalogus voor vaststelling aan het bestuur worden aangeboden. Hierna kan aan de hand van Service Level Agreements de kwaliteit en volledigheid van de overeengekomen dienstverlening door de BVO verder worden geborgd en geoptimaliseerd.