Beantwoording mondeling gestelde vragen financiële commissie 20 november

Mondeling in een vergadering gestelde vragen door raadsleden Vergadering d.d. Soort vergadering Nummer agendapunt Titel agendapunt Fractie: CDA (Ronald Wesselink) Fractie:

: 20 november 2023 : Visie en Advies Financiële commissie :7 : Financiële verordeningen, Controleprotocol en Visie op control + korte update project DHT en rechtmatigheidsverantwoording

Vraag: in de Verordening doelmatigheid is in artikel 2 aangegeven dat het college periodiek onderzoeken verricht naar de doelmatigheid van (onderdelen van) de organisatie eenheden van de gemeente. De vraag is wat wordt verstaan onder periodiek? Voorheen was dit jaarlijks. Periodiek geeft een gevoel van vrijblijvendheid. Antwoord: zoals in de toelichting van het raadsvoorstel is aangegeven is met het raadbesluit van 3 juli 2023 afgesproken dat het gemeentelijke ambitieniveau met betrekking tot de interne (risico)beheersing en de collegeverantwoording daarover voor de verslagjaren 2023 t/m 2028 vooralsnog wordt beperkt tot voldoening aan de wettelijk gestelde getrouwheids- en financiële rechtmatigheidseisen. Vanaf het verslagjaar 2029 zal hierbij ook de doelmatigheids- en doeltreffendheid(-onderzoeken en rapportages) binnen de gemeentelijke organisatie worden betrokken. Door jaarlijks te vervangen voor periodiek verplicht het college zich nog steeds onderzoeken naar doelmatigheid te verrichten maar is er wat meer ruimte om stap voor stap toe te groeien naar het ambitieniveau van 2029 en de focus eerst met name te leggen op voldoening aan de wettelijk gestelde getrouwheids- en financiële rechtmatigheidseisen. Vraag: er komt niks terug over de rechtmatigheid van aanbestedingen in de stukken.

Is daar nog enigerlei vorm van controle op? Antwoord: artikel 28 voorwaardencriterium van de financiële verordening gaat over de rechtmatigheid wat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Rechtmatigheid van aanbestedingen is hier een onderdeel van op basis van aanbestedingswet 2012. Zie ook het door de raad tevens vast te stellen Normenkader 2023/2024 waarin de aanbestedingswet 2012 is opgenomen als een van de normen/kaders waarop gecontroleerd moet worden.

Fractie: D66 (Gino Wesselman)

Vraag: waarom is er gekozen voor € 50.000 want de stijging van de begroting (van € 60 mln. naar € 80 mln.) is niet evenredig. Op basis van de stijging van de begroting zou het bedrag op € 20.000 uitkomen.

Antwoord: Beantwoording: de stijging van de begroting is, naast de inflatie en sturing op hoofdlijnen en significante afwijkingen, een van de argumenten geweest maar de stijging van het bedrag van € 15K naar € 50K is niet 1 op 1 gekoppeld aan de stijging van de begroting. Ter indicatie: op basis van de voortgangsmonitor 2023 zou het aantal toelichtingen bij respectievelijk een bedrag van € 15K of € 50K per programma als volgt zijn: • Programma 1 Bestuur en regio: 1 toelichting bij zowel € 15K als € 50K • Programma 2 Sociaal domein: 17 toelichtingen bij € 15K en 9 toelichtingen bij € 50K. Conclusie: 8 afwijkingen tussen € 15K en € 50K. • Programma 3 Ruimte en Leefomgeving: 11 toelichtingen bij € 15K en 7 toelichtingen bij € 50K. Conclusie: 4 afwijkingen tussen € 15K en € 50K. Het ophogen van het bedrag naar € 20K zou per programma het volgende betekenen: • Programma 1 Bestuur en regio 1 toelichting; • Programma 2 Sociaal domein 16 toelichtingen; • Programma 3 Ruimte en Leefomgeving 10 toelichtingen. Fractie: VVD (Roy Möllers) Fractie:

Vraag: waarom is er in artikel 7 lid 3 niet voor gekozen voor een promillage van de begroting? Je zou kunnen denken aan 1 promille. Antwoord: er is niet gesproken over een promillage mede doordat tot nog toe er altijd is uitgegaan van een bedrag. Het voorstel uit te gaan van een promillage kan er wel voor zorgen dat het gesprek over de hoogte van een bedrag kan worden losgelaten en de toelichting van afwijkingen meebeweegt met de hoogte van de begroting. De hoogte van het promillage moet wel worden vastgesteld. Een promillage van 1 (0,1%) leidt op basis van de begroting 2024 leidt tot een bedrag van € 77.659 op basis van saldo van lasten plus dotaties reserves. Een promillage van 1 (0,1%) lijkt aan de hoge kant. Het voorstel is een promillage van 0,5 (0,05%) te hanteren.

Artikel 7 lid 3 voorgesteld was: In de tussenrapportage (en de jaarrekening) worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en de lasten per taakveld in de begroting groter dan € 50.000 toegelicht Art 7 lid 3 zou qua tekst als volgt kunnen luiden: In de tussenrapportages en in de jaarrekening over het verslagjaar worden financiële afwijkingen in de realisatie ten opzichte van de ramingen van de baten en de lasten per taakveld blijkende uit de laatst bijgestelde begroting voor hetzelfde verslagjaar toegelicht, indien het financiële afwijkingsbedrag op de lasten en/of baten per taakveld gelijk is aan of groter is dan het vigerend toelichtingsgrensbedrag voor dat verslagjaar. Dit toelichtingsgrensbedrag wordt jaarlijks direct na de vaststelling van de primaire programmabegroting door de raad voor het betreffend verslagjaar

vooraf berekend en geldt vervolgens voor alle daaropvolgende tussenrapportages en de jaarrekening met betrekking tot hetzelfde verslagjaar. Dit toelichtingsgrensbedrag bedraagt 0,05% van het totale begrote bedrag aan programmalasten inclusief reservedotaties blijkende uit de door de raad vastgestelde oorspronkelijke primaire programmabegroting voor dat verslagjaar en wordt na berekening in veelvoud van €5.000 naar boven afgerond Concreet zou dit betekenen dat de voortgangsmonitor (op te leveren in 2025) en de jaarrekening 2024 (op te leveren in 2026) gebaseerd zijn op de begroting 2024 en dat afwijkingen groter dan € 38.829 (€ 40.000 afgerond naar veelvoud van 5) moeten worden toegelicht. Op basis van deze systematiek is de jaarrekening 2023 gebaseerd op de begroting 2023 zodat afwijkingen groter dan € 33.981 (0,5% van € 67.962) (€ 35.000 afgerond naar veelvoud van 5) moeten worden toegelicht. Vraag: wat houdt de wijziging van taakveld naar programma (artikel 6 lid 3) exact in? Antwoord: wijziging van taakveld naar programma betekent dat het college de raad informeert wanneer de lasten van een programma of prioriteit de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden. Het college informeert de raad niet meer per afzonderlijk taakveld. De raad autoriseert ook per programma. Fractie: VVD (Ingrid Bader)

Vraag: de begroting is gegroeid maar vooral op het sociaal domein. Is de grens van het sociaal domein niet te laag en voor de andere domeinen niet te hoog? Antwoord: het sociaal domein is met € 40 mln. (lasten en baten opgeteld) het grootste programma. Echter is programma 3 Ruimte en Leefomgeving met € 35 mln. (laste en baten opgeteld) ook een aanzienlijk programma. Voor de uniformiteit is het advies niet te gaan werken met verschillende grenzen per programma. Vraag: op pagina 2 van 7 budget van het raadsvoorstel is aangegeven dat het structurele budget van € 122.000 vrijvalt. Kan dit nog een keer toegelicht worden? Antwoord: in het raadsbesluit van 3 juli 2023 is aangegeven dat het structurele budget van € 122.000 voor werkzaamheden AO/IC (inclusief VIC) zou worden vrijgegeven bij aanlevering van onder meer de financiële verordening, de controleverordening en het controleprotocol met daarin de verwerking van de juridische gevolgen van de rechtmatigheidsverantwoordings- en rechtmatigheidsrapporteringsgrens. Deze stukken liggen nu voor. Er is geen

sprake van een vrijval, het structurele budget wordt vrijgegeven / beschikbaar gesteld. Vraag: op einde pagina 2 van 7 spreken we voornamelijk over een overschrijding. Een onderschrijding is evenmin een goed teken, met name over het aannemen van personeel. Is overwogen onderschrijding toe te voegen. En wat waren de overwegingen om het niet te doen? Antwoord: Beantwoording: in de financiële verordening wordt er een onderscheid gemaakt tussen: 1) Overschrijding van de lasten: dit betreft artikel 29 lid 4 a tot en met d. In artikel 29 lid 4d is geregeld dat overschrijdingen van de lasten als acceptabel worden aangemerkt wanneer hiervoor uiterlijk 31 december van het betreffende verslagjaar nog een raadvoorstel door het college van B&W is ingediend. De raad moet dit voorstel uiterlijk 15 februari van het jaar volgend op het betreffende verslagjaar vaststellen. 2) Over- en/of onderschrijdingen van programmabaten: dit betreft artikel 29 lid 5 waarin is aangegeven dat over- en/of onderschrijdingen van programmabaten acceptabel zijn wanneer deze met de jaarrekening worden gemeld en toegelicht. 3) Onderschrijdingen van programmalasten: dit betreft eveneens artikel 29 lid 5 waarin is aangegeven dat onderschrijdingen van programmalasten acceptabel zijn wanneer deze met de jaarrekening worden gemeld en toegelicht. Gemeenten hebben een keuze wanneer dit moet gebeuren voor punten 2 en 3.

Diverse gemeenten hebben afgesproken dat bovenstaande afwijkingen nog in december in de gemeenteraad moeten worden behandeld en vastgesteld. Andere gemeenten hebben gekozen voor melding en toelichting bij de jaarrekening. Vraag: pagina 3 van 7 artikel 29 lid 4d en artikel 29 lid 5. Lastige formulering wanneer er wel / niet akkoord wordt gegeven op mogelijke overschrijdingen. Is het niet te laat op het moment van de jaarrekening. Onderste alinea gaat over het moment van de jaarrekening en twee zinnen daarboven gaat het over 15 februari. Kan dit nog een keer toegelicht worden? Antwoord: zie beantwoording vraag hiervoor Fractie: PRO Kaag en Braassem (Monique Hogenboom)

Vraag: in de controleverordening (artikel 3 lid 4) is aangegeven dat het college voor 1 juni de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen overlegt aan de raad. In hoeverre is 1 juni haalbaar? Vaak staat er 1 juli. Antwoord: de datum is gelijk gehouden aan de huidige controleverordening maar is in de praktijk niet altijd haalbaar. Datum moet aangepast worden naar 1 juli. In de aanbesteding van de accountant is ook aangegeven dat de

jaarrekening in mei/juni moet worden besproken in de gemeenteraad. Dan is 1 juli de uiterlijke datum.