4.1 Organisatie MZ HR

Organisatie Maatschappelijke Zorg Holland Rijnland Organisatie en kosten

Achtergrond In het Portefeuillehouderoverleg Maatschappij (PHO) van Holland Rijnland (vanaf november 2022 Commissie Maatschappij)1 is afgesproken om een vorm van begeleiding en sturing te organiseren voor de regionale samenwerking voor de maatschappelijke zorg in Holland Rijnland, met als doel de transitie én de transformatie van de maatschappelijke zorg te begeleiden. Het PHO wil goed geïnformeerd en betrokken blijven bij dit proces en daarvoor verantwoordelijkheid nemen. In de ‘Samenwerkingsovereenkomst Maatschappelijke zorg 2023 Holland Rijnland (hierna: Samenwerkingsovereenkomst) is afgesproken dat aan deze begeleiding en sturing invulling wordt gegeven door het Regionaal Programmateam én een Ambtelijke Klankbordgroep (artikel 8). Daarnaast is de gemeente Leiden gemandateerd om als centrumgemeente de specialistische maatschappelijke zorg te verzorgen. In de Samenwerkingsovereenkomst staan de taken voor het specialistische maatschappelijke zorg team (MZ-team) beschreven. Het MZ-team heeft een zelfstandige taak om haar werkzaamheden uit te voeren, te zorgen voor verbinding met de subregio’s en daarover verantwoording af te leggen. Het is echter belangrijk dat het team verbinding houdt met de ‘reguliere’ maatschappelijke zorg die in de gemeenten in Holland Rijnland wordt verzorgd. Om dit in goede banen te leiden is een organisatiestructuur uitgewerkt.

Het voorstel hiertoe treft u hieronder aan welke wordt toegevoegd als bijlage bij de Dienstverleningsovereenkomst Maatschappelijke Zorg 2023 Holland Rijnland (DVO).

In deze notitie    

Regionaal Programmateam Maatschappelijke Zorg Holland Rijnland (onderdeel 1) Werkgroepen en kennisteam (1.2) Specialistisch Maatschappelijk Zorg-team (MZ-team) (onderdeel 2) Ambtelijk Klankbord (onderdeel 3)

1 PHO 12 oktober 2022 adviesnota ontwerp samenwerkingsovereenkomst.

Inhoud Achtergrond ............................................................................................................................................. 1 In deze notitie ....................................................................................................................................... 1 1.

2.

Regionaal Programmateam Maatschappelijke Zorg Holland Rijnland ........................................ 3 1.1

Van Regionale Projectgroep naar Regionaal Programmateam Maatschappelijke Zorg ..... 3

1.2

Taken ................................................................................................................................... 3

1.3

Werkplan .............................................................................................................................. 4

1.4

Deelnemers ......................................................................................................................... 4

1.4.1

Vertegenwoordiging uit de subregio .................................................................................... 4

1.4.2

Teamleider van het specialistische MZ-team ...................................................................... 4

1.4.3

Programmasecretaris .......................................................................................................... 4

1.4.4

Programmamanager ............................................................................................................ 4

1.5

Planning ............................................................................................................................... 5

1.6

Financiering ......................................................................................................................... 5

Specialistische Maatschappelijk Zorg team (MZ-team) ................................................................... 6 2.1 Formatie volgens het AEF rapport ................................................................................................. 6 2.2 Samenwerking en overleg ............................................................................................................. 7 2.2.1 Werkoverleg ............................................................................................................................ 7 2.2.2 Planning en agenda ................................................................................................................ 7 2.3 Financiering ................................................................................................................................... 7 2.4 Evaluatie ........................................................................................................................................ 7

3.

Ambtelijk Klankbord Maatschappelijke Zorg .................................................................................... 8 3.1 Opdrachtgever ............................................................................................................................... 8 3.2 Taken ............................................................................................................................................. 8 3.3 Planning ......................................................................................................................................... 8

Bijlage A: Werkgroepen (huidige - 2022) regionale projectorganisatie ................................................... 8

2

1. Regionaal Programmateam Maatschappelijke Zorg Holland Rijnland 1.1 Van Regionale Projectgroep naar Regionaal Programmateam Maatschappelijke Zorg De Regionale Projectgroep werkt aan de transitie van de taken maatschappelijke zorg tot 1 januari 2023. Per die datum wordt een belangrijke mijlpaal bereikt en aan de andere kant begint weer een nieuwe uitdaging. Hoe krijgt de decentralisatie en transformatie vorm in de praktijk? Wat gaat er goed en wat niet? Om dit te volgen, te begeleiden en waar nodig bij te sturen, krijgt de projectgroep een andere rol. De Projectgroep wordt daarom omgedoopt naar Regionaal Programmateam voor de duur van ten minste twee jaar. Het Programmateam bestaat uit; - vertegenwoordigers uit de drie subregio’s, - de teamcoördinator van het specialistische MZ-team; - een programmasecretaris en; - een programmamanager. Met het Programmateam wordt de verbinding met alle gemeenten en de uitvoering van de regionale en subregionale zorg geborgd. Werkgroepen Naast de regionale projectgroep zijn de afgelopen jaren verschillende werkgroepen actief (geweest). De verwachting is dat de meeste werkgroepen in 2022 de werkzaamheden afronden. Dit is van belang voor het vervolg en de verdeling van werkzaamheden na 2022. Een overzicht van de werkgroepen treft u aan in bijlage 1 bij dit document.

Kennisteam Mogelijk is het in de nieuwe situatie nodig om voor specifieke onderwerpen een groep van inhoudelijk deskundigen te raadplegen. Dit kan in vorm zijn van een (tijdelijk) kennisteam. Het Programmateam kan daartoe besluiten en daartoe een opdracht formuleren.

1.2 Taken De taken van het Regionaal Programmateam Maatschappelijke Zorg Holland Rijnland: a. Adviseren aan de Commissie Maatschappij Holland Rijnland over; o de voortgang van doordecentralisatie en; o de uitvoering van de gemaakte afspraken (waaronder de op- en afbouwopgave) en; o de ontwikkelingen op het (brede) terrein van de maatschappelijke zorg. b. Geeft uitvoering aan de samenwerkingsafspraken, waaronder op- om-, en afbouwopgave. c. Bijdragen aan de integrale advisering op Holland Rijnland niveau op het terrein van de maatschappelijke zorg. Hierbij kan gedacht worden aan de relatie met de thema’s wonen, inkomen en schuldhulpverlening. Voor deze thema’s wordt actief verbinding gelegd met collega’s binnen de regio’s en Holland Rijnland. Ingezet wordt op integrale besluitvorming (dus mee adviseren van uit de maatschappelijke zorg). d. Rapporteert tenminste in 2024 over stand van zaken (tussentijdse evaluatie) aan de Commissie Maatschappij. e. Stelt, of laat, een advies opstellen voor het vervolg van de samenwerking en in welke (juridische) vorm deze wordt gegoten.

3

1.3 Werkplan Voor 2023 stelt het Programmateam een werkplan op en actualiseert deze voor 2024. In het werkplan wordt beschreven hoe zij bovenstaande taken uitvoert, wat daarvoor nodig is en formuleert zij speerpunten m.b.t. de doordecentralisatie. In het werkplan wordt onder meer uitwerking gegeven aan; - rapportages en monitorgegevens (m.b.t. de bovengenoemde taken); - welke samenwerkingspartners betrokken (kunnen) worden om de doelen (van de samenwerkingsovereenkomst) te behalen; - de werkwijze van het programmateam en in relatie tot de ambtelijke klankbord en; - hoe de Commissie Maatschappij wordt geïnformeerd (in de nieuwe bestuursstructuur vier keer per jaar). Het werkplan wordt voor kennisneming gezonden aan de Commissie Maatschappij.

1.4 Deelnemers 1.4.1

Vertegenwoordiging uit de subregio

Elke subregio (Leidse Regio, Duin- en Bollenstreek en Rijnstreek) vaardigt een vertegenwoordiger af voor het regionaal programmateam. De inschatting is dat hiervoor gemiddeld 1 dag (8 uur) in de week nodig is. Vooralsnog gaan de huidige deelnemers van de projectgroep door naar het programmateam.

1.4.2

Teamleider van het specialistische MZ-team

Deelname aan het regionaal programmateam is onderdeel van de functie van de teamleider. Zie hierna onder punt 2.

1.4.3

Programmasecretaris

Onderzocht wordt hoe deze functie in 2023 kan worden ingevuld. Taken en werkzaamheden: - Ondersteuning overleg en planning regionaal programmateam. - Ondersteuning bij bestuurlijke besluitvorming Commissie Maatschappij. - Strategische en integrale advisering.

1.4.4

Programmamanager

Op verzoek van het Ambtelijke Klankbord en gehoord het Commissie Maatschappij over de monitoring van de afspraken, wordt een programmamanager voor de periode dat een regionaal programmateam actief is (twee jaar), ingezet. Mede hierom wordt de inzet van de huidige programmamanager gecontinueerd. De functionaris moet een onafhankelijke positie innemen en is niet verbonden aan een subregio. Zij is de verbindende schakel in de samenwerking. Taken en werkzaamheden: - Zorgdragen voor planning en organisatie regionaal programmateam. - Bewaken van de voortgang van de uitvoering van de samenwerkingsafspraken en; - Hierover rapporteren aan het Commissie Maatschappij. - Eindverantwoordelijk voor advisering aan het Commissie Maatschappij vanuit het regionaal programmateam. - Opdrachtgever aan in- en externe adviseurs voor het programmateam en werkgroepen (geen budgetverantwoordelijkheid). - Advisering aan ambtelijk opdrachtgever(s)

4

De inschatting is dat voor de programmamanager gemiddeld 20 uur per week nodig is. De verwachting is dat een aflopende inzet nodig zal zijn en in 2024 kan worden afgebouwd. Opdrachtgeverschap: Het ambtelijk opdrachtgeverschap voor het programmamanager is belegd bij het Ambtelijk Klankbord Maatschappelijke Zorg. Praktisch vindt de opdrachtverlening aan de programmamanager plaats via de centrumgemeente omdat zij het regionaal budget beheert.

1.5 Planning Het regionaal programmateam komt maandelijks bijeen. Medio oktober 2023 wordt de inzet van het programmateam geëvalueerd2. Op basis van de conclusies, die volgen uit de evaluatie, wordt de vervolginzet bepaald. De programmamanager en de programmasecretaris verzorgen de planning en stukkenstroom.

1.6 Financiering Begroting Regionaal Programmateam Deelnemer Programmasecretaris Vertegenwoordigers subregio’s Programmamanager Programmakosten

Bedrag € 43.000 € 141.000 € 146.000 € 25.000

Toelichting 8 uur schaal 11 8 uur per week, schaal 12 20 uur per week vergader- en onderzoekskosten

Totaal

€ 355.000*

Per jaar**

*)De bedragen zijn incl. overhead o.b.v. productieve uren norm gemeente Leiden. **)Gebaseerd op 47 weken.

De kosten voor de programmaorganisatie worden gekenmerkt als overgangs- c.q. frictiekosten en worden daarom gedekt uit regionale reserve BW. Jaarlijks kunnen de subregio’s één factuur indienen voor hun inzet in het programmateam.

2 Een eenvoudige zelf-evaluatie.

5

2. Specialistische Maatschappelijk Zorg team (MZ-team) Het PHO Maatschappij heeft het rapport van onderzoeksbureau Andersson Elffers Felix (AEF) over de organisatie en formatie van het specialistische maatschappelijk zorgteam vastgesteld3. In vervolg hierop zijn in de Samenwerkingsovereenkomst taken en verantwoordelijkheden vastgelegd en daar wordt hiernaar verwezen.

2.1 Formatie volgens het AEF rapport In het AEF rapport staan de taken van het MZ-team beschreven en is een inschatting gemaakt van het benodigde aantal fte. De verwachting is dat de inzet op de verschillende taken na verloop van tijd verandert, omdat ervaring in de gemeenten in Holland Rijnland wordt opgedaan waardoor het beroep op het MZ-team kan veranderen en/of de vraag naar zorg verandert. Hierop kunnen we anticiperen en dat wordt hierna toegelicht. Verder zijn vooralsnog niet alle functies en fte bezet waardoor de groei van het team (meer) organisch kan verlopen4. Taken Primair proces Contractmanagement Beleid Coördinatie Backoffice Totaal

Fte 5,58 0,20 2,22 0,78 1,26 8,04

AEF 30 juni 2022

Een aantal taken behoeft een korte toelichting. a. Primair proces De inzet voor het primair proces is opgebouwd uit: - de (huidige) consulenten Beschermd wonen aangevuld - met 1 Fte voor de toegang tot de maatschappelijke opvang, bij voorkeur gedetacheerd vanuit Stichting de Binnenvest. Het MZ-team werkt aan de integrale toegang met als doel om de scheiding tussen BW en MO geleidelijk op te heffen en om de dienstverlening te optimaliseren. In 2023 hebben de consulenten een advies- en consultatietaak richting de subregio’s. Gemiddeld één dag in de week is een consulent beschikbaar voor de subregio’s. De ondersteuningsbehoefte aan de subregio’s wordt in overleg bepaald en zodoende kan maatwerk geleverd worden. Deze adviestaak stopt na 2023, wanneer de subregio's voldoende expertise hebben opgebouwd. In oktober 2023 wordt hiertoe de balans opgemaakt en besloten of de inzet daadwerkelijk beëindigd kan worden. b. Contractmanagement en backoffice Deze taken zijn beschikbaar voor het MZ-team ten behoeve van de specialistische voorzieningen. Een kwaliteitsmedewerker is nauw betrokken bij de implementatie en doorontwikkeling van de (overdracht van) dossiers en werkprocessen van het team. c. Beleid De werkzaamheden binnen de beleidsformatie is gericht op de regionale voorzieningen maatschappelijke zorg. Er wordt gezorgd voor goede afstemming en samenwerking met de 3 PHO september 2022.

4 De notitie is eind oktober 2022 opgesteld.

6

subregio’s. Vanuit het MZ-team wordt frequent gerapporteerd over de voortgang en samenwerking aan het Programmateam. d. Coördinatie De coördinatiefunctie is vanaf oktober 2022 ingevuld met een vaste teamcoördinator. De teamcoördinator heeft bovendien plaats in het Programmateam.

2.2 Samenwerking en overleg Overleg, samenwerking en afstemming tussen het MZ-team, de subregio’s en het Regionale Programmateam is van belang om sturing en uitvoering te geven aan transformatieopgave. Het MZteam faciliteert en organiseert het overleg met de subregio’s. Verder neemt het deel en rapporteert het team aan het Programmateam over de voortgang en relevante ontwikkelingen. 2.2.1 Werkoverleg De uitwisseling met de subregio’s vindt plaats in een werkoverleg welke door het MZ-team wordt georganiseerd. Aan dit werkoverleg nemen de vertegenwoordigers uit de subregio’s deel, een afvaardiging van het MZ-team en als voorzitter de teamcoördinator. De inbreng vanuit de subregio’s uitstaat uit onder meer: - Inzicht, kennis en expertise over de voortgang van de uitvoering. - Signaleren en rapporteren over knelpunten. - Monitorgegevens. 2.2.2 Planning en agenda Het werkoverleg met de subregio’s wordt eens per maand georganiseerd. Tussentijds beoordeelt de teamcoördinator, in overleg met de deelnemers, of de frequentie van het werkoverleg aangepast moet worden. De bespreekpunten c.q. agenda voor het overleg worden in gezamenlijk bepaald. Te denken valt aan: - De voortgang van de uitvoering; zoals knelpunten en ontwikkelpunten. - De input die nodig is voor de planning en control cyclus en verantwoording op basis van de DVO is richtinggevend.

- Maar ook trends en ontwikkelingen worden besproken en waar nodig gevolgd door een advies aan het Programmateam.

2.3 Financiering De centrumgemeente stelt de begroting op voor de specialistische maatschappelijke zorg. Deze kosten zijn in de regionale kostenverdeling (AEF rekenmodel) verwerkt en dit is nader uitgewerkt in de DVO (artikel 9). Voor fluctuaties is een egaliseringsreserve ingesteld (zie hiervoor ook DVO artikel 12).

2.4 Evaluatie In 2025 wordt de inzet van het MZ-team geëvalueerd. Op basis van de uitkomsten van de evaluatie kan de formatie worden bijgesteld c.q. afgebouwd. Deels omdat de subregionale toegang dan naar verwachting op volle kracht functioneert en er voldoende ervaring is opgedaan met de nieuwe werkwijze. Deels omdat de praktijk een ander verloop laat zien waarop we moeten anticiperen.

7

3. Ambtelijk Klankbord Maatschappelijke Zorg In de Samenwerkingsovereenkomst wordt het Ambtelijk Klankbord Maatschappelijke Zorg benoemd. Het Klankbord bestaat uit drie directeuren uit de subregio’s en de programmamanager maatschappelijke zorg. Zij spreken elkaar over de bestuurlijke en strategische ontwikkelingen maatschappelijke zorg in de regio Holland Rijnland. Het is géén besluitvormend overleg maar bedoeld als klankbord voor het Regionaal Programmateam (zie hierna). De directeuren houden collegiale ruggenspraak in de eigen regio over de voortgang van de decentralisatie en integrale besluitvorming. Daarnaast dient het als escalatieniveau wanneer het Programmateam niet tot overeenstemming komt. Het Klankbord wordt dan bij voorkeur eerst geraadpleegd alvorens de stap naar de betrokken lokale/subregionale bestuurders wordt gezet.

3.1 Opdrachtgever Het Klankbord treedt op als opdrachtgever voor de regionaal programmamanager.

3.2 Taken -

Adviseert het Regionale Programmateam over bestuurlijke en strategische vraagstukken. En wanneer het Regionale Programmateam niet tot overeenstemming komt, dienen als escalatieniveau.

3.3 Planning Het Klankbord komt bijeen zo vaak als dat nodig is, ten minste twee keer per jaar (artikel 8.5). De programmamanager verzorgt de organisatie ervan.

Bijlage A: Werkgroepen (huidige - 2022) regionale projectorganisatie Naam werkgroep

Perspectief van de werkgroep

1

Werkgroep maatschappelijke opvang

Stopt eind 2023

2

Werkgroep toegang

Aflopend in 2023. Gaat gedeeltelijk over in reguliere taak regionaal team MZ. Het betreft de afstemming over toegang. Voor de inrichting ed van de toegang blijft de werkgroep in 2023 actief.

3

Werkgroep implementatie

Loopt door in 2023 om de implementatie van de bekostigingsystematiek te begeleiden. Wordt deels van reguliere taak regionaal team MZ Geen uren rekenen

4

Werkgroep governance

Loopt af in 2022. Definitieve vaststelling van de samenwerkingsovereenkomst in 2023 kan door Regionaal Programmateam begeleid worden.

5

Werkgroep monitoring

Losse acties, geen werkgroep. Onderdeel van regionaal team MZ (levert input aan richting Programmateam)

6

Werkgroep communicatie i.o.

Onderdeel van werkzaamheden Programmateam

7

Werkgroep op- af-, ombouwopgave incl.

Deze taken werkzaamheden komen op de takenlijst van het

huisvesting.

Regionaal Programmateam. 8

9