3b- Liquidatieplan BVO Rijn en Braassem V1.1

Liquidatieplan gemeenschappelijke regeling BVO Rijn & Braassem

Datum: 23 oktober 2024 Versie: v1.1

Inhoudsopgave 1.0 Inleiding ........................................................................................................................3 1.1 Aanleiding..................................................................................................................3 1.2 Afbakening Liquidatieplan ..........................................................................................3 1.3 Opheffing Gemeenschappelijke Regeling ....................................................................3 1.4 Uitgangspunten .........................................................................................................4 1.5 Kaderstelling..............................................................................................................4 1.6 Doelstelling Liquidatieplan .........................................................................................4 2.0 Proces van opheffing .....................................................................................................5 2.1 Opheffingsfasen ........................................................................................................5 2.2 Fase na opheffingsbesluit (na dec 2024 tot uiterlijk 31-12-2025 ) ..................................5 2.3 Personeel ..................................................................................................................6 2.4

Liquidatiebalans ........................................................................................................6 2.5 Financien...................................................................................................................6 2.6 Archief .......................................................................................................................6 2.7 Inkoopcontracten ......................................................................................................7 2.8 Communicatie over liquidatie .....................................................................................7 Bijlage 1 Conceptbesluit bestuur BVO Rijn & Braassem ........................................................8

1.0 Inleiding 1.1 Aanleiding Op 1 januari 2018 hebben de gemeenten Alphen aan den Rijn en Kaag & Braassem de gemeenschappelijke regeling, Bedrijfvoeringsorganisatie Rijn & Braassem opgericht. Het doel van deze regeling is het bewerkstelligen van een kwalitatief hoogwaardige en doelmatige uitvoering van de taken van de gemeenten op het gebied van informatievoorziening, automatisering en andere niet overheidstaken en het daarbij vergaand ontdubbelen van ICT functionaliteiten, waardoor de gemeenten beter in staat zijn zich te focussen op hun kerntaken Vanwege de behoefte om meer samen te werken op gebied van met de informatisering en automatisering en daarnaast de behoefte tot het versimpelen van de samenwerkingsvorm heeft het bestuur van de BVO Rijn & Braassem op 8 april 2024 het voorgenomen besluit genomen tot het inrichten van een centrumregeling. Dat betekent dat BVO Rijn & Braassem als rechtspersoon zal verdwijnen en dus in de juridische zin van het woord geliquideerd zal worden.

1.2 Afbakening Liquidatieplan Dit plan is geschreven als leidraad om te komen tot de opheffing van de gemeenschappelijke regeling BVO Rijn & Braassem. Het plan maakt deel uit van het opheffingsbesluit (zie paragraaf 1.3) en gaat in op de financiële en administratieve consequenties van de opheffing. Vanuit de verschillende onderdelen wordt een zakelijke en praktische weergave gegeven en een financiële vertaling. De huidige stand van zaken (afspraken, contracten, besluiten, wetgeving) wordt in beeld gebracht. Ook wordt geadviseerd over de wijze van uitvoering bij ontmanteling en overdracht van de gemeenschappelijke regeling. Het liquidatieplan gaat niet in op de technische afhandeling van zaken. Uitvoering daarvan vindt plaats na besluitvorming.

1.3 Opheffing Gemeenschappelijke Regeling In artikel 15 van de gemeenschappelijke regeling BVO Rijn & Braassem is opgenomen wanneer en op welke wijze de gemeenschappelijke regeling kan worden opgeheven. In artikel 16 is opgenomen dat de regeling wordt getroffen voor onbepaald tijd. In Artikel 15 Uittreding en opheffing is het volgende opgenomen: 1. De colleges kunnen uit de regeling treden na verkregen toestemming van hun raad met inachtneming van een opzegtermijn van twee kalenderjaren. 2. Het uittredende college is een schadeloosstelling verschuldigd. 3. De in het vorige lid bedoelde schadeloosstelling wordt gelijkgesteld met de bijdrage van deze gemeente als bedoeld in artikel 12, lid 1 van deze regeling in het laatste jaar voor uittreding. 4. Het uittreden van een college leidt tot opheffing van de regeling. Het bestuur regelt de gevolgen van de uittreding. Onderdeel hiervan is dat door het bestuur wordt bevorderd dat de gemeente die achterblijft onverminderd aanspraak kan blijven maken op de door de bedrijfsvoeringsorganisatie met leveranciers gemaakte afspraken. 5. Het bestuur stelt een liquidatieplan op om tot opheffing van de bedrijfsvoeringsorganisatie te komen.

Het opheffingsbesluit is opgenomen in bijlage 1 van het liquidatieplan. De wet schrijft voor dat het opheffingsbesluit ter kennisname wordt gezonden aan de Gedeputeerde Staten en dat het wordt gepubliceerd, voordat het in werking kan treden. Ingevolge de GR dient het College van Burgermeester en Wethouders van Alphen aan den Rijn hiervoor zorg te dragen. Daarnaast dient het besluit door het bestuur van de gemeenten – op de gebruikelijke wijze – bekend gemaakt te worden, voordat het in werking kan treden.

1.4 Uitgangspunten Het voorliggende liquidatieplan is geschreven op basis van de navolgende uitgangspunten: 1) Opheffing van de GR BVO Rijn & Braassem per 1 januari 2026 en 2) Oprichten van de centrumregeling per 1 januari 2026.

1.5 Kaderstelling Dit liquidatieplan is opgesteld op basis van een aantal (beleid)kaders, te noemen: • De Wet Gemeenschappelijke Regelingen •

De GR BVO Rijn & Braassem

•

De jaarrekening 2025

•

De begroting 2025

1.6 Doelstelling Liquidatieplan Doelstelling van dit liquidatieplan betreft het verstrekken van inzicht in de juridische en bedrijfseconomische/financiële en personele consequenties van opheffing van de GR BVO Rijn & Braassem. Dit liquidatieplan dient daarmee als input voor het besluit tot opheffing van de GR.

2.0 Proces van opheffing 2.1 Opheffingsfasen De opheffing van de gemeenschappelijke regeling geschiedt aan de hand van een aantal processtappen. De te volgen stappen moeten zijn gebaseerd op de gemeenschappelijke regeling zelf en de Wet gemeenschappelijke regeling. Hieronder zijn de te volgen stappen weergegeven. 1 2

3 4 5 6 7 8 9

Processtappen Principebesluit dagelijks bestuur tot opheffing van de gemeenschappelijke regeling (GR) Opstellen liquidatieplan. Vastleggen van de consequenties van de opheffing voor de rechten en verplichtingen, activa en passiva van de GR, waardebepaling van de bezittingen van de GR en regelen van de financiële en personele consequenties van de opheffing. Ambtelijke afstemming met deelnemende gemeenten. Bestuur stelt liquidatieplan vast en stuurt dit voor zienswijze naar gemeenteraden. Bespreking liquidatieplan in raadsinformatie bijeenkomst met beide raden College en gemeenteraden behandelen liquidatieplan en centrumregeling Bestuur behandelt evt. zienswijzen Bestuur stelt liquidatieplan vast Bekendmaking in de gemeentebladen en verwerking in het register verbonden partijen

Planning Afgerond 8 april 2024 Mei 2024

Mei 2024 Juli 2024 Oktober 2024 November 2024 December 2024 December 2024 Januari 2025

Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van een liquidatieplan en legt dit plan ter besluitvorming voor aan de gemeenteraden van beide gemeenten voor zienswijzen. Deze zienswijzen worden gebundeld en voorzien van een reactie voorgelegd aan het bestuur. Het bestuur neemt dan het besluit de GR BVO Rijn & Braassem te ontbinden, daarbij in acht nemend de ingediende zienswijzen van de gemeenteraden. Na besluitvorming over het liquidatieplan wordt de uitvoering van de over te dragen zaken geformaliseerd. Het liquidatieplan is ambtelijk besproken en afgestemd met de betrokken (financiële) beleidsmedewerkers van de deelnemende gemeente.

2.2 Fase na opheffingsbesluit (na dec 2024 tot uiterlijk 31-12-2025 ) Parallel aan de besluitvorming tot opheffing van de GR vindt de besluitvorming over de oprichting van de centrumregeling plaats. Na het besluit tot opheffing van de GR kan daadwerkelijk gestart worden met de ontmanteling en het overhevelen van de contracten en financiën van de van de GR BVO Rijn & Braassem naar de centrumregeling. De volgende stappen worden daarbij genomen: 1) Administratieve afwikkeling (inschrijven/uitschrijven in registers e.d.); 2) Financiële afwikkeling (waaronder de jaarstukken 2025); 3) Inrichten van de financiële administratie voor de centrumregeling (conform goed te keuren begroting 2026); 4) Overzetten van de lopende contracten van de GR naar de centrumregeling; 5) Inrichten van de centrumregeling, inclusief DVO met relevante bijlages; 6) Uitschrijving GR bij de Kamer van Koophandel.

De totale inzet aan personele uren om bovenstaande punten uit te voeren is ingeschat op 1500 uren in totaal (punt 1,2,3,6: totaal 500 uren, punt 4: 500 uren en punt 5: 500 uren). Dit zijn interne uren, die beschikbaar zijn binnen de bestaande begroting van de GR BVO Rijn & Braassem en daarmee niet kostenverhogend voor de deelnemers. Uren 1500

Intern uurtarief € 68

Totaal € 102.000

2.3 Personeel GR BVO Rijn & Braassem heeft geen eigen personeel in dienst. Alle personele inzet vindt plaats door personeel in dienst van gemeente Alphen aan den Rijn waar vanuit doorbelasting naar de GR plaatsvindt. Bij de opheffing van GR BVO Rijn & Braassem zijn geen frictiekosten voor personeel aan de orde.

2.4 Liquidatiebalans Met betrekking tot de eindafrekening is in artikel 13 lid 4 van de gemeenschappelijke regeling het volgende opgenomen: “De deelnemers verbinden zich in geval van opheffing van het openbaar lichaam de rechten en verplichtingen van het lichaam over de deelnemers te verdelen volgens de verdeelsleutel zoals opgenomen onder artikel 12, lid 3.” Binnen de GR BVO Rijn & Braassem zijn geen activa in de vorm van bezittingen, zoals gebouwen, goederen, ICT-middelen e.d. aanwezig. Ook de passiva zijn daardoor altijd beperkt gebleven tot leningen. De bestaande leningen zijn in 2023 afgebouwd en niet meer aanwezig. Het saldo waar op basis van de nu voorliggende liquidatie de feitelijke afrekening kan plaatsvinden is daarmee het rekening-courant saldo per ultimo 2025. In de laatst vastgestelde jaarrekening over 2025 wordt daarmee het batig of nadelig saldo vastgesteld. Conform de verdeelsleutel (paragraaf 2.5) wordt het batige saldo daarbij aan de deelnemers uitgekeerd of het nadelige saldo in rekening gebracht.

2.5 Financien Dit plan wordt afgesloten met een financiële weergave van de stand van zaken, zijnde de liquidatiebalans. De liquidatiebalans wordt opgesteld op basis van de jaarrekening 2025 en de vastgestelde begroting 2025. Om te komen tot het definitieve liquidatiesaldo is het noodzakelijk om de jaarrekening 2025 af te ronden. Voor wat betreft batige of nadelige saldo ziet de verdeling hiervan er op grond van Artikel 12, lid 3 als volgt uit: Gemeente Alphen aan den Rijn Kaag & Braassem

Verdeling 80% 20%

2.6 Archief Overeenkomstig de bepalingen in de Archiefwet 1995 is het bestuur van BVO Rijn & Braassem verantwoordelijk voor de zorg voor het informatie- en archiefbeheer (Artikel 14 van de GR). Het bestuur is het controlerende orgaan voor het archiefbeheer. Het archiefbeheer van de GR wordt uitgevoerd door de gemeente Alphen aan den Rijn. Bij liquidatie van de GR dient de afsluiting

van het archief en het informatie- en archiefbeheer goed geborgd te zijn. De toezichthouder ziet hier ook op toe. De afsluiting van het archief en overdracht van archiefstukken naar de archiefbewaarplaats en toekomstig informatie- en archiefbeheer is afgestemd met de toezichthouder.

2.7 Inkoopcontracten De BVO Rijn & Braassem heeft met een verschillende bedrijven contracten lopen voor levering van diensten of inkoop van goederen. Deze contracten worden voor liquidatie opgezegd en tegelijkertijd weer aangegaan via de gemeente Alphen aan den Rijn (onder de centrumregeling). Bij het overzetten van contracten wordt een klein risico gelopen. Sommige leveranciers zien dit als een mogelijkheid om opnieuw over het contract te onderhandelen. De kans hierop wordt ingeschat als klein. Als tegenmaatregel zal ingezet worden om betreffende contracten opnieuw aan te besteden. Dit is veelal niet in het belang van betreffende leverancier.

2.8 Communicatie over liquidatie BVO Rijn & Braassem dient formele besluiten te publiceren en kenbaar te maken aan leveranciers, partners en bedrijven. Dit doet zij in ieder geval via openbare bekendmakingen en in de Staatscourant, lokale gemeentebladen, website en social mediakanalen en rechtstreekse communicatie aan betrokkenen. Ook uitschrijving in het register van de Kamer van Koophandel zal na liquidatie plaats vinden. De raden van de deelnemende gemeenten worden geïnformeerd over het opheffingsbesluit van het bestuur en op welke wijze eventuele zienswijzen zijn verwerkt.

Bijlage 1 Conceptbesluit bestuur BVO Rijn & Braassem Het bestuur van Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn & Braassem; Gelet op artikel 9 van de Wet gemeenschappelijke regelingen; Gelet op het bepaalde in artikel 15 van Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn & Braassem, hieronder aan te halen als: ‘de regeling’; OVERWEGENDE DAT: In het liquidatieplan de uitgangspunten voor de opheffing en liquidatie van de regeling worden vastgelegd; Besluit:

1. Het concept liquidatieplan, versie 1.0, waarin de uitgangspunten voor de opheffing en liquidatie zijn vastgelegd, voor zienswijze toe te zenden aan de colleges van de deelnemende gemeenten. 2. De colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten te verzoeken hun zienswijze op het concept liquidatieplan uiterlijk december 2024 aan het bestuur kenbaar te maken. 3. De colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten te verzoeken te besluiten tot opheffing van de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn & Braassem per 1 januari 2026 en het bestuur in kennis te stellen van dat besluit. 4. Opdracht te geven de verdere noodzakelijke activiteiten te verrichten die voor een zorgvuldige afwikkeling noodzakelijk zijn. Aldus vastgesteld door het bestuur van de GR BVO Rijn & Braassem op XXXX 2024,

Bestuurder,

Bestuurder,

De heer G. v.d. Ham

mevrouw J.W.E. Spies

Bestuurder,

Bestuurder,

De heer N. van Egmond

mevrouw A. Heijstee-Bolt