16. Raadsinformatiebrief onderhoud openbare verlichting d.d. 4-03-2020_GEANONIMISEERD

VERTROUWELIJK Aan de gemeenteraad

datum ons kenmerk uw brief van uw kenmerk behandeld door onderwerp bijlage(n)

3 maart 2020 5490 J.J. Tukker Onderhoud openbare verlichting -

Geachte leden van de raad, De afgelopen tijd heeft u mogelijk gemerkt dat het onderhoud aan de openbare verlichting niet geheel vlekkeloos verloopt. Er zijn helaas te veel situaties te benoemen waarbij niet brandende lampen niet snel genoeg worden hersteld, beschadigde masten niet worden vervangen en het dagelijks onderhoud niet of nauwelijks wordt uitgevoerd. Met deze brief informeren wij u over de huidige situatie, de acties die wij ondernomen hebben en de vervolgstappen die wij gaan zetten, zodat u hier als raad van op de hoogte bent. Huidige situatie In 2017 is het beheer en onderhoud van de openbare verlichting voor een periode van vier jaar aanbesteed. Het contract loopt van december 2017 tot november 2021. De volgende werkzaamheden zijn uitbesteed: - Het zelfstandig verhelpen van storingen, met inzet van een eigen klantcontactcentrum. - Het uitvoeren van dagelijks onderhoud (schouwen, schoonhouden en herstellen). - Het herstellen en verhalen van schades. - Voorraadbeheer. - Afstemming met Liander als er een relatie is met het voedingsnet. In 2018 en in de eerste helft van 2019 constateerde het contractteam dat ondanks herhaaldelijke verzoeken in diverse werkoverleggen, de uitvoering van het contract niet werd uitgevoerd zoals verwacht, het onderhoud te wensen overliet en storingen niet adequaat verholpen werden.

Ondernomen acties Er zijn diverse acties ondernomen om XXX (eind 2017 is XXX overgenomen door XXX) te bewegen tot het verbeteren van het beheer en onderhoud van de openbare verlichting. De verschillende acties worden hieronder kort met datum weergegeven.

Pagina 1 van 3

onderwerp

Onderhoud openbare verlichting

11 september 2019

30 oktober 2019 12 november 2019

19 november 2019

22 januari 2020

Februari 2020

Gemeente heeft haar zorgen geuit over de uitvoering van het contract; er staan gemiddeld 120 tot 160 meldingen open. Gemeente heeft XXX verzocht binnen twee maanden een verbeterslag te maken. Gemeente constateert dat er geen verbetering is in de uitvoering van het contract, een formele waarschuwingsbrief wordt aangekondigd. Gemeente verstuurt waarschuwingsbrief om XXX te bewegen tot het uitvoeren van acties. Hiervoor wordt een termijn gegeven van twee maanden. Op verzoek van XXX wordt er nogmaals over het contract gesproken. XXX meldt dat het contract niet winstgevend is omdat naar de mening van XXX de uitgangspunten van het contract niet overeenkomen met de werkelijkheid. Gemeente heeft aangegeven dat er eerst gereageerd moet worden op de waarschuwingsbrief en buiten verbeteringen zichtbaar moeten zijn voordat het contract besproken kan worden. In deze bespreking worden nogmaals de standpunten besproken. Gemeente heeft de betalingen aan XXX opgeschort. XXX wordt verzocht een plan van aanpak in te dienen en actie te ondernemen in de uitvoering. XXX meldt dat ze met een meerwerkclaim komen omdat zij van mening zijn dat het contract niet overeenkomt met de werkelijkheid. XXX dient een meerwerkclaim in en een plan van aanpak om de achterstanden in te lopen.

Vervolgstappen De stukken, zowel het plan van aanpak als de claim, die door XXX zijn ingediend zijn niet te accepteren. Deze stukken geven geen vertrouwen voor de toekomst en geven geen zicht op verbetering van het onderhoud. Het contractteam is van mening dat ontbinden van dit contract en het inzetten van een nieuwe aanbesteding de enige juiste optie is. Het contractteam wil hierover in gesprek met XXX om dit zonder gang naar de rechter vast te stellen. Het selecteren van een nieuwe partij moet gebeuren met een aanbesteding. Het voorbereiden en uitvoeren van deze aanbesteding kost tijd. In de tussentijd zal er dan ook een tijdelijke partner moeten worden gezocht die het werk kan uitvoeren. Dit kan ertoe leiden dat de situatie eerst zal verslechteren voordat verbetering zichtbaar wordt. Natuurlijk doen we er alles aan om dit te voorkomen, maar dit risico moet wel benoemd worden. Gevolgen IBOR De prijzen uit het contract zijn ook gebruikt voor de prijsbepaling van het IBOR. De verwachting is dat er bij een nieuwe aanbesteding met hogere prijzen zal worden ingeschreven. In de IBOR is een totaalpost van € 370.000 opgenomen voor het beheer en onderhoud en vernieuwen en voor participatie bij reconstructies van wegen en overige openbare ruimte. Pagina 2 van 3

onderwerp

Onderhoud openbare verlichting

De verwachting is dat de totale kosten voor het beheer en onderhoud van de openbare verlichting met 40 tot 60% zullen stijgen op basis van de huidige en te verwachten marksituatie en de omvang van de huidige en toekomstige omvang van het areaal. Op basis van de uiteindelijk aanbesteding kan de impact op het IBOR in kaart worden gebracht. Veiligheid voorop Het onderhoud voor verlichting moet zo goed mogelijk worden geborgd, omdat dit een van de meest zichtbare objecten in de openbare ruimte is. Openbare verlichting draagt bij aan de veiligheid in onze gemeente, vooral voor onze weggebruikers. De gestelde raadsvragen hebben onder andere geleid tot de huidige aanpak. Wij verwachten het onderhoud van de verlichting met de voorgestelde stappen te kunnen verbeteren. Als u hierover verder in gesprek met ons wilt, dan horen wij dat graag. Wij verzoeken u deze brief vertrouwelijk te behandelen en de geheimhouding ervan te bekrachtigen in uw eerstvolgende vergadering.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Kaag en Braassem, de gemeentesecretaris, de burgemeester, M.E. Spreij mr. K.M. van der Velde-Menting

Pagina 3 van 3