1. Raadsvoorstel vaststellen RvO voor vergaderingen en werkzaamheden van de raad van Kaag en Braassem 2023

Raadsavond Zaaknummer Portefeuillehouder Voorbereid door Onderwerp

12-6-2023 539618 Gemeenteraad Presidium Vaststellen Reglement van orde voor vergaderingen en werkzaamheden van de raad van Kaag en Braassem 2023.

Beslispunten 1. Vast te stellen de verordening Reglement van orde voor vergaderingen en werkzaamheden van de raad van Kaag en Braassem 2023’. Wat willen we bereiken •

Een efficiënte, effectieve en uitnodigende vergaderstructuur in een toegankelijk systeem met duidelijke en leesbare stukken (zie hoofdstuk 2 van het raadsakkoord). Verbeteringen teneinde deze doelen te bereiken raken aan de vergaderafspraken van raadsvergaderingen en andere vergaderingen van de gemeenteraad van Kaag en Braassem. Deze nieuwe vergaderafspraken worden geformaliseerd en opgenomen in een gewijzigd reglement van orde (RvO). Tot slot is het Reglement van Orde bijgewerkt naar aanleiding van het nieuwe hoofdstuk Va over geheimhouding in de Gemeentewet.

Samenvatting •

Op grond van artikel 16 van de Gemeentewet dient een reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden door de gemeenteraad te worden vastgesteld. Om de wijzigingen in werking te laten treden dient de gemeenteraad het nieuwe reglement van orde vast te stellen.

Pagina 1 van 3

Inleiding Tijdens de verkennende gesprekken na de gemeenteraadsverkiezingen van 2022 gaven alle fracties te kennen dat er verbeterslagen mogelijk waren in de huidige wijze van vergaderen. De werkgroep Toegankelijker Vergadersysteem, bestaande uit een aantal raads- en burgerleden van de verschillende fracties, heeft daarom de huidige vergaderstructuur geëvalueerd met als doel het door-ontwikkelen naar een efficiënte, effectieve en uitnodigende vergaderstructuur in een toegankelijk systeem met duidelijke en leesbare stukken (zie hoofdstuk 2 van het raadsakkoord). De werkgroep heeft knelpunten in het huidige vergadermodel geïnventariseerd en daar verbeteringen op voorgesteld. Een aantal van deze voorstellen raakt aan de vergaderafspraken van raadsvergaderingen en andere vergaderingen van de gemeenteraad van Kaag en Braassem. Argumenten Om de nieuwe vergaderafspraken te formaliseren is gevraagd deze op te nemen in een gewijzigd reglement van orde. Op grond van artikel 16 van de Gemeentewet dient een reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden door de gemeenteraad te worden vastgesteld. Om de wijzigingen in werking te laten treden dient de gemeenteraad het nieuwe reglement van orde vast te stellen. De huidige reglementen zijn op verschillende punten verouderd en deze doen niet langer recht aan de vergaderpraktijk in Kaag en Braassem.

Tot slot heeft het wetsvoorstel “Bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur” geresulteerd in een wijziging van de Gemeentewet. Een nieuw hoofdstuk “Va” over geheimhouding komt in plaats van de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Het huidige reglement van orde verwijst naar de vervallen artikelen. Met het wijzigen van het reglement van orde worden de nieuwe vergaderafspraken geformaliseerd, wordt het regelement van orde aangepast naar de gewenste vergaderpraktijk in Kaag en Braassem en wordt tot slot het reglement waar nodig aangepast naar aanleiding van het nieuwe hoofdstuk Va van de Gemeentewet over geheimhouding.

• • • •

Voor het vernieuwde reglement van orde is zoveel als mogelijk aangesloten bij de modelreglementen van de VNG. Deze zijn dan ook als basis genomen. Daarop aangevuld zijn bepaalde regelingen uit de huidige reglementen en verordeningen die specifiek van belang zijn en blijven voor de vergaderpraktijk in Kaag en Braassem. Ook zijn de aanbevelingen vanuit de werkgroep Toegankelijker Vergadersysteem voor zover die betrekking hadden op de vergaderafspraken verwerkt in deze versie van het reglement van orde. Bovendien zijn vergaderafspraken van verschillende soorten vergaderingen (presidium, raad en commissies) samengevoegd in dit reglement van orde, waar deze eerder in verschillende verordeningen apart beschreven stonden. Met het vaststellen van dit hernieuwde reglement vervallen dan ook de volgende verordeningen en reglementen: i. Verordening politiek forum bestemmingsplannen; ii. Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Kaag en Braassem 2009; iii. Verordening op de politieke avond; iv. Verordening op het presidium 2018.

Pagina 2 van 3

Roelofarendsveen, 8-5-2023 Het presidium van de gemeenteraad van Kaag en Braassem, de griffier, de voorzitter, T.P. Scherpenzeel A. Heijstee-Bolt Bijlagen behorend bij het voorstel • • • • • •

Reglement van orde voor vergaderingen en werkzaamheden van de raad van Kaag en Braassem 2023; Verordening politiek forum bestemmingsplannen; Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Kaag en Braassem 2009; Verordening op de politieke avond; Verordening op het presidium 2018. Advies van de werkgroep Toegankelijker Vergadersysteem

Pagina 3 van 3