Samenwerken in IJsselstein

Samenwerken in IJsselstein De IJsselsteinse participatieaanpak

1

Zaaknummer: 91631

Inhoudsopgave Inleiding ............................................................................................................................................................................................. 1 Aanleiding ......................................................................................................................................................................................... 1 Doel ..................................................................................................................................................................................................... 1 Vormen van samenwerken ....................................................................................................................................................... 2 Samenwerking bij een initiatief vanuit de samenleving ..................................................................................... 2 Samenwerking bij een initiatief vanuit de gemeente ........................................................................................... 3 Netwerksamenwerking ....................................................................................................................................................

3 Werkwijze ......................................................................................................................................................................................... 3 Wie doet wat? ................................................................................................................................................................................. 5 Partners in de samenleving ............................................................................................................................................ 5 Gemeenteraad ..................................................................................................................................................................... 6 Gemeentelijke organisatie .............................................................................................................................................. 6 Burgemeester en wethouders ....................................................................................................................................... 6 Monitoring en evaluatie ..............................................................................................................................................................

7 Wetgeving ......................................................................................................................................................................................... 7 De uitvoering van dit beleid....................................................................................................................................................... 7

Inleiding Voor u ligt het participatiebeleid van de gemeente IJsselstein met als titel Samenwerken in IJsselstein. Hierin staat hoe de gemeente met de IJsselsteinse samenleving wil samenwerken om de stad mooier en leefbaarder te maken, zowel op sociaal als ruimtelijk gebied. Dit beleid is opgesteld door een afvaardiging van inwoners, ondernemers, organisaties in samenwerking met medewerkers van de gemeente. In de gemeente IJsselstein werken we al op veel gebieden samen. Lopende en afgeronde projecten leren ons veel over wat goed gaat en wat beter kan. In dit beleid beschrijft de gemeente wat we belangrijk vinden in een goede samenwerking. Ook wat gemeente en samenleving van elkaar mogen verwachten als het om samenwerken in de gemeente IJsselstein gaat. Spelregels, heldere verwachtingen en duidelijke rollen zijn daarbij voorwaarden. De groep die dit beleid heeft opgesteld, spreekt liever over samenwerken dan over participeren.

Aanleiding Met dit stuk vernieuwt de gemeente haar participatiebeleid uit 2011 op verzoek van de gemeenteraad. In Samenwerken in IJsselstein kijkt zij met een frisse blik naar de samenwerking in de stad. Uit het coalitieakkoord vóór IJsselstein! 2022-2026 “Bewoners kennen hun buurt, wijk het beste. Zij weten wat er leeft. Ondernemers kijken altijd vooruit om elke kans op verbetering aan te pakken en organisaties zijn door gebundelde krachten sterk. Wij geloven in de kracht en de creativiteit van de samenleving en het eigen initiatief. Wij willen dat inwoners, ondernemers en organisaties meepraten en meebeslissen op initiatieven die hen raken en initiatieven die zij zelf ontplooien. Door taken los te laten en een sterke samenwerkingspartner te zijn werken we samen aan oplossingen met een breed draagvlak”.

Doel De manier waarop we met elkaar willen samenwerken kenmerkt zich door: goed naar elkaar luisteren, begrip tonen voor elkaars belangen en wederzijdse betrokkenheid. Dit organiseren we op een eenduidige manier waarbij er ruimte is voor maatwerk. Door zo met elkaar aan de stad te werken, bouwen we aan draagvlak en komen we tot kwalitatief betere resultaten:

Betere kwaliteit projecten en beleid Goed samenwerken zorgt ervoor dat de gemeente en initiatiefnemers beleid en projecten zo goed mogelijk afstemmen op de behoeften van de IJsselsteinse samenleving – binnen de randvoorwaarden die de raad en het college hebben gesteld.

Meer onderling vertrouwen Door beter naar elkaar te luisteren en ruimte te geven voor verschillende belangen vergroot het wederzijds begrip voor elkaars standpunten. Dit draagt eraan bij dat het vertrouwen tussen de samenleving en de gemeente groeit.

1

Betere besluitvorming Goede samenwerking moet het resultaat van projecten, plannen en beleid verbeteren. Door de verschillende belangen goed af te wegen kunnen initiatiefnemers – en daarmee de raad en het college - betere besluiten nemen over hun initiatief. Mensen kunnen het dan toch nog oneens zijn met het uiteindelijke resultaat, maar wel tevreden zijn over de manier van samenwerken en het leveren van hun inbreng Kernwaarden Samenwerken in IJsselstein Dit beleid over samenwerking in de gemeente IJsselstein is opgesteld vanuit deze kernwaarden: Transparantie Vertrouwen Verbinding Inclusiviteit (Mede)zeggenschap Verantwoordelijkheid Deze kernwaarden sluiten goed aan bij de kernwaarden die richting geven aan hoe de gemeente haar ambities wil bereiken: klantgerichtheid, betrokkenheid, samenwerken en verantwoordelijkheid.

Vormen van samenwerken Samenwerken gaat over hoe inwoners, ondernemers, gemeente en andere belanghebbenden elkaar betrekken bij initiatieven. Een initiatief is daarbij een verzamelterm voor projecten, ideeën, beleid, of veranderingen in de omgeving. Dus eigenlijk alles wat effect heeft op iets of iemand anders. In dit beleid onderscheiden we verschillende vormen van samenwerking, afhankelijk van wie het initiatief afkomstig is: Samenwerking bij een initiatief vanuit de samenleving Samenwerking bij een initiatief vanuit de gemeente Netwerksamenwerking

Samenwerking bij een initiatief vanuit de samenleving

De initiatiefnemer gaat zelf met de omgeving in gesprek. Dit gaat over initiatieven van inwoners die een idee hebben om hun (sociale) omgeving mooier of beter te maken en hier hulp bij willen. Het gaat ook over initiatieven van ondernemers en organisaties en van projectontwikkelaars, die onder de Omgevingswet de omgeving willen betrekken bij hun initiatief. Vaak is hierbij ondersteuning of goedkeuring vanuit de gemeente nodig.

Visie De gemeente moedigt aan dat IJsselsteiners met ideeën komen om hun straat, wijk of stad mooier, veiliger en socialer te maken. De gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie zorgen ervoor dat zij goed aansluiten bij initiatieven vanuit de samenleving. Daarnaast moedigt de gemeente initiatiefnemers aan om zelf het gesprek met de omgeving aan te gaan over hun initiatief. Dat zij goed naar omwonenden en andere belanghebbenden luisteren en daarbij begrip tonen voor hun belangen. De gemeente IJsselstein ondersteunt dit met hulpmiddelen en kennis over succesvolle samenwerking. Daarbij is het belangrijk dat informatie over goede samenwerking toegankelijk en eenvoudig te vinden is.

Samenwerking bij een initiatief vanuit de gemeente

De gemeente nodigt inwoners, partners en ondernemers uit om mee te praten, te denken of te doen bij het opstellen of uitvoeren van beleid en gemeentelijke projecten. Oftewel de samenleving doet mee met plannen van de gemeente.

Visie

Goed samenwerken vergroot de kwaliteit en uitvoerbaarheid van beleid en projecten. De gemeente stelt de stad in de gelegenheid om mee te denken over- of mee te doen met onderwerpen die hun leefomgeving beïnvloeden. Dat doen de medewerkers van de gemeente door vooraf goed na te denken over wat het doel is om met elkaar in gesprek te gaan, waarover we in gesprek gaan, welke vragen zij willen stellen en wat zij met de inbreng gaan doen. Het is belangrijk dat vooraf duidelijk is welke mate van invloed en welke rol de deelnemers hebben. Dit draagt bij aan wederzijds vertrouwen. De gemeente is eerlijk en open over wat zij met de inbreng van deelnemers doet en hoe deze inbreng in de besluitvorming een plek krijgt.

Netwerksamenwerking Onder netwerksamenwerking verstaan we de meer of minder structurele overleggen met organisaties met wie de gemeente in gesprek is. In IJsselstein zijn er veel van deze groepen. Denk aan verenigingen, belangenorganisaties en maatschappelijke organisaties. Gevraagd of ongevraagd denken zij vanuit hun kennis mee over een bepaald onderwerp. Het is belangrijk om elkaar te kennen en te vinden.

Werkwijze Ieder initiatief vraagt om maatwerk. Samenwerken verloopt beter als alle initiatiefnemers uit de gemeente en uit de samenleving op een zelfde manier werken. Daardoor weten partijen vooraf wat ze van elkaar kunnen verwachten. Zo kun je het met elkaar oneens zijn en toch bouwen aan vertrouwen. Onze manier van samenwerken bestaat uit de volgende stappen: Stap 1. Impact bepalen Stap 2. Beeld vormen Stap 3. Aanpak maken Stap 4. Plan uitvoeren Stap 5. Evalueren

Stap 1. Impact bepalen Elk project of beleid is anders. Daarom werken we altijd op een passende manier samen bij een initiatief. Het uitgangspunt van dit beleid is dat de maatschappelijke impact (het effect) van een initiatief op de leefomgeving, de mate van samenwerking bepaalt. Het is belangrijk dat de initiatiefnemer eerst goed nadenkt over hoe een initiatief de omgeving raakt. Hiervoor stelt de gemeente IJsselstein een impactmeter beschikbaar. Deze helpt de initiatiefnemer om de impact van zijn initiatief en het niveau van samenwerking en invloed te bepalen.

Meten van impact Over het algemeen geldt: hoe meer er verandert in de leefomgeving, hoe intensiever de samenwerking en participatie zijn. De impact bepaalt welke stappen de initiatiefnemer in de samenwerking moet zetten en hoe intensief inwoners en/of andere belanghebbenden bij het initiatief betrokken zijn. Dit is vooraf duidelijk.

We bepalen de impact aan de hand van 4 onderwerpen. De indicatoren van impact De impactmeter meet de impact van een initiatief aan de hand van 4 indicatoren: 1. Aard en omvang Hoe groter een initiatief is, hoe meer impact deze heeft op de omgeving. De bouw van een woontoren heeft meer impact dan de uitbouw van een huis. 2. Mate van hinder Hoeveel hinder ervaren inwoners voor, tijdens en na de realisatie van het initiatief? 3. Maatschappelijk belang De afweging of een initiatief met veel impact op de leefomgeving van belang is voor een groot deel van de samenleving of slechts van belang is voor een kleine groep uit de samenleving, kan invloed hebben op de besluitvorming. 4. Maatschappelijke en politieke aandacht Hier gaat het om de aandacht die het onderwerp geniet in de samenleving, de politiek en de media.

Deze indicatoren helpen om de mate van impact van het project/beleid/ontwikkeling/verandering te bepalen. Daarin onderscheiden we 3 niveaus: weinig impact matige impact veel impact

Stap 2. Beeld vormen Samenwerken bij een initiatief begint bij een goed beeld van wat er leeft en speelt en waar we tijdens de samenwerking rekening mee moeten houden. Speelt er nog meer? Wat is er aan vooraf gegaan op het gebied van samenwerking? Hoe is de demografische samenstelling? Hoe staan de mensen tegenover de komst van het initiatief of het nieuwe beleid?

Stap 3. Aanpak maken Op basis van de impact maakt de initiatiefnemer een aanpak voor de samenwerking. Hierin staat op welke manier de deelnemers betrokken worden en wanneer. Ook is omschreven waar de inbreng van de deelnemers op is gericht (en waarop niet) en wat de initiatiefnemer met hun inbreng doet. In de samenwerkingsaanpak beantwoordt de initiatiefnemer de volgende vragen: 1.

Waarom in gesprek?

Wat is het doel van het initiatief en wat is het gewenste resultaat? Waar moet de samenwerking met belanghebbenden toe leiden en welk niveau van samenwerking/invloed past daarbij? Zodat het voor alle partijen duidelijk is wat er van de samenwerking verwacht mag worden.

2. Waarover in gesprek? Op welke onderwerpen is inbreng van belanghebbenden gewenst? Welke kaders zijn belangrijk. 3. Met wie in gesprek? Welke (groepen) belanghebbenden zijn nodig om deze vragen te beantwoorden en wat is hun betrokkenheid. 4. Hoe in gesprek? Welke werkvormen kiest de initiatiefnemer in het betrekken van en samenwerken met belanghebbenden?

Invloed Belanghebbenden kunnen op 4 niveaus betrokken worden. Elke volgende stap geeft hen meer invloed. 1. 2. 3. 4.

Meeweten (informeren) Meedenken (raadplegen) Meewerken (co-creëren) Meebeslissen (meebepalen)

Er kan ook gekozen worden om per fase in een initiatief een niveau vast te stellen.

Het maken van de aanpak, waarin voor iedereen duidelijk is gemaakt welke rol zij hebben, ligt aan de basis van een goede samenwerking.

Stap 4. Plan uitvoeren

Samenwerken vraagt om zorgvuldigheid. Hoe ingewikkelder of langduriger het samenwerkingsproces is, hoe belangrijker het is om van tevoren goed na te denken over de organisatie en rolverdeling en hiervoor een plan van aanpak op te stellen. Op basis hiervan (eventueel na goedkeuring als die vereist is) kan een praktisch uitvoerplan opgesteld worden. Hierin staan onder andere: wie betrokken zijn, welke mate van invloed zij hebben, hoe zij uitgenodigd/geïnformeerd worden, welke werkvormen gebruikt worden, planning, wat er met hun inbreng gedaan wordt. Alle informatie is duidelijk en begrijpelijk geformuleerd.

Stap 5. Evalueren en leren De gemeente IJsselstein vindt het belangrijk dat de samenwerking met de deelnemers, die hun inbreng hebben geleverd, wordt geëvalueerd. Ook de gemeente doet dit voor haar eigen initiatieven. Zo kan worden geleerd van wat goed ging en wat beter kan. Deze leerpunten worden vastgelegd in een verslag. Deze verslagen vormen de input voor de monitoren zoals beschreven in het hoofdstuk evaluatie en monitoring.

Wie doet wat? Bij samenwerking onderscheiden we vier groepen: samenleving. gemeenteraad gemeentelijke organisatie burgemeester en wethouders De mate van impact van een initiatief, zoals eerder beschreven in het hoofdstuk over de werkwijze, heeft invloed op de rollen en taken van de verschillende groepen. Hieronder lichten we dit kort toe.

Samenleving Rol als initiatiefnemer De initiatiefnemer bepaalt zelf wat de impact van zijn initiatief is. De initiatiefnemer is zowel bij weinig, matig als veel impact verantwoordelijk voor het maken van het samenwerkingsplan en de uitvoering hiervan. De gemeente kan initiatiefnemers ondersteunen met informatie op de website en eventueel met adviezen en/of hulpmiddelen.

Rol als betrokkene Personen en groepen in de samenleving kunnen impact ondervinden van een initiatief en zich betrokken voelen c.q. betrokken zijn. De initiatiefnemer gaat met hen in gesprek.

Gemeenteraad Rol bij initiatieven vanuit de gemeente De raad kan ervoor kiezen om bij initiatieven met veel maatschappelijke impact vooraf de kaders voor de samenwerking vast te stellen om achteraf de gekozen aanpak te kunnen evalueren. Bij ruimtelijke, buitenplanse initiatieven in het kader van het Omgevingsplan is participatie verplicht. Ook in dit geval geeft de gemeenteraad kaders mee voor de samenwerking, beoordelen ze de aanpak en besluiten ze uiteindelijk ook over het initiatief. In andere gevallen, waar de impact als weinig tot matig wordt ingeschat, kan het college ervoor kiezen de raad te informeren. Rol bij initiatieven vanuit de samenleving De rol van de gemeenteraad is in principe hetzelfde bij initiatieven vanuit de overheid als vanuit de samenleving.

Gemeentelijke organisatie Rol bij initiatieven vanuit de gemeente De gemeentelijke organisatie staat in dienst van het college en voert de taken in zijn naam uit. Medewerkers van de gemeente hebben bij de initiatieven waarover zij in gesprek willen met de samenleving, de taak om zelf een aanpak op te stellen. Vervolgens zal deze, afhankelijk van de mate van impact, al dan niet goedgekeurd moeten worden door het management, het college of de raad. Daarna is het ook aan de medewerkers van de gemeente om de samenwerkingsaanpak uit te voeren volgens de afgesproken werkwijze, deze te evalueren en het college en de raad daarover desgewenst te informeren. Rol bij initiatieven vanuit de samenleving Medewerkers van de gemeenten treden initiatieven vanuit de samenleving met een open houding tegemoet. Bij initiatieven met veel impact staan zij initiatiefnemers bij met raad en daad. Zij dragen zorg voor het informeren van het college over de uitvoering van de samenwerkingsaanpak.

Burgemeester en wethouders Rol bij initiatieven vanuit de gemeente De taak van het college bij samenwerking kan wisselen per plan of project. Bij projecten waarvoor het college verantwoordelijk is, is het belangrijk dat het college zich kan vinden in de samenwerkingsaanpak en op de hoogte blijft van de uitvoering. Indien nodig en relevant informeert de portefeuillehouder het college en eventueel de raad over de voortgang. Rol bij initiatieven vanuit de samenleving Bij initiatieven vanuit de samenleving met veel impact is het belangrijk dat de medewerker of projectleider de verantwoordelijke portefeuillehouder op de hoogte houdt van de ontwikkelingen. Ook hier is het aan de portefeuillehouder om het college, dan wel de raad, te informeren.

Monitoring en evaluatie De gemeente volgt actief de samenwerking rond initiatieven om te kunnen leren en verbeteren.

Monitoring De gemeente houdt de vinger aan de pols van de samenwerking met de samenleving en hoe dit bijdraagt aan beter beleid en betere projecten en andere initiatieven. Zij doet dit aan de hand van de beschikbare samenwerkingsaanpakken en evaluatieverslagen. De uitkomsten hiervan worden meegenomen in de evaluatie en kunnen leiden tot bijsturing van de uitvoering van dit beleid.

Evaluatie De evaluaties van de samenwerkingsprocessen van gemeentelijke initiatieven zijn openbaar. Het college rapporteert jaarlijks over de bevindingen en stimuleert dat de gemeentelijke organisatie eventuele verbeterpunten doorvoert. Met de evaluatie beoordelen we het beleid op basis van: a) de gegevens uit de monitoring b) ervaringen van initiatiefnemers uit de samenleving en c) op basis van ervaringen van deelnemers van samenwerkingstrajecten, en d) op basis van ervaringen van de gemeente. Door de ‘objectieve’ aanpakken en verslagen te koppelen aan de subjectieve ervaringen van de deelnemers en initiatiefnemers bepalen we waar het beleid goed werkt en wat er beter kan.

Wetgeving Dit IJsselsteinse beleid over samenwerking en hoe de samenleving en de gemeente elkaar betrekken bij initiatieven voeren we uit onder landelijke wet- en regelgeving. In het bijzonder gaat het dan om de Wet versterking participatie op decentraal niveau en de Omgevingswet. Met beide wetten krijgt het vroeg betrekken van belanghebbenden een betere juridische basis.

Wet versterking participatie op decentraal niveau De wet Versterking Participatie op Decentraal niveau verplicht gemeenten om de inspraakverordening om te zetten in een participatieverordening. Dit wetsvoorstel regelt dat gemeenten zorgen dat inwoners beter kunnen participeren bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid. In de participatieverordening wordt vastgelegd aan welke juridische eisen participatie in de gemeente IJsselstein moet voldoen.

Omgevingswet De Omgevingswet is een stuk uitgebreider. De wet verplicht onder andere aan alle initiatiefnemers om bij hun vergunningaanvraag aan te geven of er overleg is geweest met de omgeving waar de aanvraag over gaat. De manier waarop zij de omgeving betrekken mag de initiatiefnemer zelf weten.

De uitvoering van dit beleid Dit beleid is het uitgangspunt voor goede samenwerking in de gemeente IJsselstein. Om ervoor te zorgen dat gemeente en samenleving op deze manier gaan samenwerken, is het nodig dat de gemeente hulpmiddelen ontwikkeld voor initiatiefnemers, deelnemers en medewerkers. Nadat dit beleid is vastgesteld wordt er een keuze gemaakt uit verschillende ondersteunende middelen zoals:

een digitaal samenwerkingsloket op www.ijsselstein.nl een praktische handleiding een impactmeter formats voor o.a. een plan van aanpak, een logboek, een evaluatieverslag adviseurs vanuit de gemeente voor initiatiefnemers

Blijven werken aan samenwerking vanuit de gemeente De gemeente geeft zelf het goede voorbeeld. In de werkprocessen leggen we vast welke rol ambtenaren, collegeleden en raadsleden hebben bij samenwerkingsprocessen en welke verantwoordelijkheid daarbij hoort. Daar hoort ook training van beleidsmedewerkers en projectleiders bij. De ontwikkeling van hulpmiddelen, de aanpassing van de website, een evaluatiemethodiek, training van medewerkers en wat verder nodig mocht zijn, leggen we vast in een uitvoeringsprogramma inclusief de geraamde tijd en middelen die daarvoor nodig zijn. Waar nodig leggen we het college of de raad ter besluitvorming een voorstel voor.

Woordenlijst Belanghebbenden: Iedereen die een belang heeft in, of geraakt wordt door de uitvoer van een project, idee of beleid. Initiatief: Dit is de verzamelterm voor projecten, beleid en ideeën vanuit particulieren of vanuit de gemeente. Initiatiefnemer: De particulier of afgevaardigde vanuit de gemeente die het initiatief heeft of verantwoordelijk is voor de uitvoer hiervan Omgevingswet: Een wet die regels over de leefomgeving eenvoudiger wil maken en initiatiefnemers vraagt om zelf hun omgeving te betrekken. Het bundelt bestaande wetten en maakt het makkelijker voor mensen en bedrijven om dingen te doen in hun omgeving.