Rapport Uitkomst quickscan uren analyse team Samenleving

Uitkomst quickscan uren analyse team Samenleving

IJsselstein 14-04-2023 Remko Bies Versie 1.0

Context Maatschappelijk domein IJsselstein heeft de opdracht gegeven haar processen te optimaliseren met behulp van de Lean Methode

• Focus team Samenleving ligt op het beleid rondom WMO, Jeugdwet, Participatiewet en passend onderwijs

• Team Samenleving heeft voorstel ingediend bij Wethouders voor extra 4,06 FTE • Challenge bij team neergelegd om eerst met Lean aan de slag te gaan alvorens FTE’s worden toegekend • Druk op team met name erg groot bij beleidsadviseurs gezien aflopende contracten en geen toestemming deze te verlengen. • Team samenleving heeft aantal reorganisaties achter de rug met name als gevolg van ontvlechting van gemeente Montfoort • Huidige overheidsbeleid legt steeds meer taken op lokaal niveau neer hetgeen op het bordje van de bestaande afdelingen terecht komt. Deze aspecten zijn niet meegenomen in FTE berekeningen binnen de gemeente IJsselstein

Opdracht t.b.v. team Samenleving gemeente IJsselstein De opdracht bestaat uit twee componenten zijnde een procesoptimalisatietraject bij uitvoering en een traject ter toetsing van huidige urenbesteding van de beleidsadviseurs Team Samenleving

Team Sociaal team

• Detaillering takenpakket per “koppeltje” • Detaillering bijkomende taken als gevolg lokalisering takenpakket bij de gemeente IJsselstein • Toekenning uren per taak en functie • Algemene doorrekening benodigd aantal FTE’s

• Analyse 1e en 2e lijn processen • Identificeren optimalisatie processen middels Lean methode • Berekening impact FTE

Dit deel van de rapportage heeft alleen betrekking tot het team Samenleving en specifiek op de uren analyse

Uitkomst quickscan team Samenleving Geen grote FTE winst te behalen vanuit een LEAN traject 5,13 FTE te kort om benodigde uren conform ambities te kunnen realiseren • De uitkomst laat een FTE te kort van 5,13 FTE zien. Dit te kort is het gevolg van een quickscan waarbij de door de geïnterviewde beleidsmedewerkers aangegeven benodigde uren per taak zijn afgezet tegen de huidige vaste formatie op basis van contact uren. Deels wordt dit te kort opgevangen door de inzet van tijdelijke dienstverbanden (2,93 FTE). • Doordat de afdeling in zowel FTE als natuurlijke personen een relatief kleine afdeling betreft ligt het niet in de lijn der verwachting dat er door het toepassen van de lean filosofie en tools hele grote efficiency slagen te maken zijn in de activiteiten en processen. Ook het beleidsmatige karakter van- en wettelijke kaders binnende functies lenen zich minder voor toepassing van de lean elementen. • Wel kan het aanleren van de lean filosofie en tools een bijdrage leveren aan het verminderen van de ervaren werkdruk . Bijvoorbeeld; 1) Volgen van de Lean Orange Belt Training 2) Verminder of elimineer de Niet Waarde toevoegende activiteiten 3) Maak een best practice analyse op de gezamenlijke onderwerpen per domein (Jeugd, Onderwijs, WMO Kunst en Cultuur) en implementeer de best practice binnen de overige domeinen.

4) Voeg waar mogelijk activiteiten over de domeinen samen zodat ze maar 1 keer hoeven worden uitgevoerd. 4

Detaillering quickscan team Samenleving Op basis van de interviews constateren we een tekort van 5,13 FTE Uitkomst 1 • Uit de quickscan komt naar voren dat de huidige bezetting binnen het team Samenleving onvoldoende is in relatie tot de ambities vanuit de gemeente. Op basis van de door de teams opgegeven benodigde uren zien we een tekort van 5,13 FTE ten opzichte van de vaste formatie Afdeling Benodigd Formatie Onderwijs 1,72 0,55 Jeugd 2,39 0,77 WMO 2,58 0,83 Kunst en Cultuur 1,09 0,50 Totaal 7,78 2,65

Formatie knelpunt

10,00

Tekort -1,17 -1,62 -1,75 -0,59 -5,13

• Dit tekort wordt nu opgevangen met de invulling van 2,93 FTE aan tijdelijke inhuur. Hetgeen nog steeds niet afdoende is om het tekort te compenseren

Benodigd

Formatie

Netto uren

DeltaA

Tijdelijke formatie

DealtaB

WMO

Kunst en Cultuur

Totaal

8,00

6,00

4,00

2,00

0,00 Onderwijs

Jeugd

-2,00

-4,00

-6,00

5

Detaillering quickscan team Samenleving De uitgevoerde activiteiten kennen een normale verdeling vanuit het LEAN perspectief Waarde Uitkomst 2 • Binnen Lean worden activiteiten verdeeld naar Klantwaarde (VA), Bedrijfswaarde (BVA), Geen waarde (NVA) • Vanuit dit perspectief zien we in de verdeling tussen Waarde toevoegende activiteiten en Niet waarde toevoegende activiteiten geen afwijkende verdeling t.o.v. door ons gehanteerde standaard. Afdeling Onderwijs Jeugd WMO Kunst en Cultuur

VA 29% 21% 22% 24%

BVA 33% 37% 25% 20%

NVA 38% 42% 53% 56%

• De Bedrijfswaarde Activiteiten en Geen Waarde Activiteiten vormen een goede input om middels de lean filosofie en tools de werkdruk te verminderen 6

Bijlage informatie per koppel

7

Uitkomst quickscan Onderwijs Uren analyse Onderwijs

1,17 FTE te kort In de opgegeven werkzaamheden zijn een 3 tal projecten geïdentificeerd. • Coördineren en indienen van de subsidieaanvraag SUVIS ventilatie scholen adviseren aan college • Nationaal Programma Onderwijs NPO-plan • Voorbereiden, opstellen en adviseren t.b.v. Aanbesteding leerlingenvervoer Deze hebben onvoldoende substantiële omvang om impact te hebben op benodigde uren. In de opgegeven werkzaamheden zijn een 4 tal activiteiten geïdentificeerd welke mogelijk kunnen worden herbelegd. Deze hebben onvoldoende substantiële omvang om impact te hebben op de benodigde uren

Workbreakdown Onderwijs Benodigd Netto Beschikbaar P&C cyclus 1 Toezicht op openbaar onderwijs 1 Leerplicht 2 Passend Onderwijs Lokaal 2 Leerlingenvervoer 4 Nationaal Programma… 4 Passend Onderwijs Regionaal 8 Onderwijsachterstanden Onderwijshuisversting Contract uren 0

62 40

16 24 44

10 20 30 40 50 60 70

Lean perspectief uren onderwijs

VA 31% BVA 43%

BVA NVA VA (leeg)

NVA 26%

8

Uitkomst quickscan Jeugd Uren analyse Jeugd

Workbreakdown Jeugd Benodigd

1,62 FTE te kort

Netto beschikbaar

In de opgegeven werkzaamheden zijn geen tijdelijke of projectmatige werkzaamheden opgegeven. De werkzaamheden zijn sterk onderverdeeld in Regionale en Lokale taken. Onderzoeken of dit als een best practice gezien kan worden.

Lokaal Beleid Jeugd

86

32,4 46

Regionaal Beleid Jeugd

37,5

Interne Bedrijfsvoering

2,5

Contract uren

Er zijn geen taken geïdentificeerd welke zouden kunnen worden herbelegd.

36 0

20

40

60

80

100

Lean perspectief uren Jeugd

BVA 35%

VA 41%

BVA NVA VA (leeg)

NVA 24%

9

Uitkomst quickscan WMO Uren analyse WMO

Workbreakdown WMO Benodigd

92,75 72

Doordecentralisatie…

1,75 FTE te kort In de opgegeven werkzaamheden zijn een 4 tal tijdelijke of projectmatige werkzaamheden opgegeven. • Subsidieverlening • Opstellen beleidsnota/beleidsnotitie/aanpassen Wmoverordening/beleidsregels • Sociaal Medisch advies • Woningaanpassingen Deze hebben onvoldoende substantiële omvang om impact te hebben op benodigde uren.

Lokaal WMO Beleid Overig WMO

4 Samenwerking Gemeente en… 4 4 Interne bedrijfsvoering WMO 1,5 1 Interne bedrijfsvoering MOBW… 1 0,5 Contract uren 0

80 20

40

60

80

100

Lean perspectief uren WMO VA 14%

Er zijn geen taken geïdentificeerd welke kunnen worden herbelegd. Verder valt op dat het takenpakket een versnipperd karakter heeft en dat sommige taken door meerdere personen worden uitgevoerd

24 18 13,25 11,5 10

BVA 43%

BVA NVA VA

NVA 43%

(leeg)

10

Uitkomst quickscan Kunst en Cultuur Uren analyse Kunt en Cultuur

Workbreakdown Kunst en Cultuur 39,35 33,48

Netto Beschikbaar

0,1 0,25 0,25 Financiele verantwoording,… 0,25 0,25 Relatiebeheer culturele veld 0,4 0,52 Administratie 1,5 1,75 Mailbeheer 2 2,18 Uitvoeringsprogramma 1 3,4 3,5 Interne afstemming met collega's 4 4,00 Mailbeheer 6 9 Contract uren Griffie/ raad

0,59 FTE te kort In de opgegeven werkzaamheden zijn een 14 tal tijdelijke of projectmatige werkzaamheden opgegeven. Dit is relatief hoog ten opzichte van de andere teams. Verder valt op dat er vaker sprake lijkt te zijn van dubbele op overlappende werkzaamheden. Bijvoorbeeld Cultuur cafe, Cultuur nieuwsbrief. Deze hebben onvoldoende substantiële omvang om impact te hebben op benodigde uren.

0

10

37,2 20

30

40

50

Lean perspectief uren Kunst en Cultuur VA 20%

BVA 30%

BVA NVA VA (leeg)

NVA 50%

11