Raadsvoorstel Wijziging gemeenschappelijke regeling streekarchief Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard (RHC)

Raadsvoorstel gemeente IJsselstein _______________________________________________________________________ Agendapunt: Toestemming wijziging gemeenschappelijke regeling streekarchief Zaaknummer: Programma: Commissie: Portefeuillehouder: Onderdeel van: Informatie bij:

Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard (RHC) 152113 Onderwijs, sport en cultuur Bestuur Mr. P.J.M. van Domburg

T. Zhou _______________________________________________________________________________

Onderwerp Wijziging gemeenschappelijke regeling streekarchief Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard (RHC)

Samenvatting Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard (RHC) heeft in zijn vergadering van 23 juni 2023 het conceptwijzigingsvoorstel GR Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard (RHC) vastgesteld. In het voorstel zijn de zienswijzen van de deelnemers verwerkt. Het college gaat akkoord met het concept-wijzigingsvoorstel en vraagt om toestemming aan de raad om de GRRHC te wijzigen op basis van het concept-wijzigingsvoorstel GR Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard (RHC). _______________________________________________________________________

Voorstel Het college toestemming te verlenen voor het wijzigen van de Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard (RHC).

Aanleiding voor dit voorstel Op 23 juni 2023 heeft de Archiefcommissie de ontwerp-wijziging van de GR-RHC vastgesteld. De Archiefcommissie heeft dit ontwerp op 30 november 2023 aan de colleges van de deelnemende gemeente en het Dagelijks Bestuur van het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden (hierna: HDSR) gezonden. Alle deelnemers hebben ingestemd met het ontwerp-wijzigingsbesluit. Conform het nieuwe vereiste in de Wet gemeenschappelijke regelingen hebben alle colleges en het Dagelijks bestuur van HDSR hun raden respectievelijk het Algemeen Bestuur van HDSR in de gelegenheid gesteld een zienswijze kenbaar te maken aan het college respectievelijk het Dagelijks bestuur van HDSR. Van alle raden en het Algemeen bestuur van HDSR is schriftelijk bericht ontvangen dat zij geen zienswijze over het ontwerp-wijzigingsbesluit van de GR-RHC ter kennis van het college respectievelijk het Dagelijks bestuur brengen. Hierin ligt steun besloten voor de voorgestelde wijzigingen van de GR-RHC. Voor (definitieve) wijziging van de GR-RHC is op grond van artikel 61, vierde en vijfde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen, toestemming nodig van de raden respectievelijk het Algemeen bestuur van HDSR.

Ervan uitgaande dat u instemt met het ongewijzigde ontwerpwijzigingsbesluit neemt u het voorgenomen besluit tot wijziging van de GR RHC en vraagt u uw raad respectievelijk het Algemeen bestuur van HDSR om toestemming voor deze wijziging. Na verkregen toestemming besluit u vervolgens definitief tot wijziging van de GR RHC.

Pagina 1 van 4

Het definitieve besluit tot wijziging van de GR-RHC dient uiterlijk op 19 juni 2024 te worden medegedeeld. Vervolgens kan het college van de gemeente Woerden, daartoe aangewezen in de GR-RHC, voor 1 juli 2024, en daarmee tijdig, zorgdragen voor publicatie en inschrijving in het landelijk register gemeenschappelijke regelingen van de gewijzigde GR-RHC.

_______________________________________________________________________________

Relevante eerdere besluiten/besluitgeschiedenis 7 maart 2024: De raad voorstellen om geen zienswijze in te dienen over het ontwerpwijzigingsbesluit Gemeenschappelijke Regeling RHC Rijnstreek en Lopikerwaard.

Wettelijk kader of beleidskader Artikel 1 lid 4 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Alternatieven Alternatief is om geen toestemming te verlenen voor het wijzigen van de gemeenschappelijke regeling RHC. GR-RHC kan bij dit alternatief niet voldoen aan de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Argumenten De wijziging van de Wgr beoogt een versterking van de democratische legitimatie van de gemeenschappelijke regelingen met betrekking tot de invloedsmogelijkheden van de raden. Gemeenteraden krijgen hiermee meer mogelijkheden om hun kader stellende en controlerende rol binnen deze samenwerkingsverbanden te versterken. Hier volgen de belangrijkste wijzigingen in de Wgr met daarbij een uitleg in relatie tot de te wijzigen Gemeenschappelijke RHC Rijnstreek en Lopikerwaard. 1.1 Zienswijze raad bij treffen en wijzigen gemeenschappelijke regeling De raden dienen per 1 juli 2022 in de gelegenheid te worden gesteld om binnen een termijn van acht weken zienswijzen kenbaar te maken over een ontwerpregeling (treffen, wijzigen, toe- en uittreden). 1.2. Wijziging planning en control-cyclus (begrotingscyclus) Per 1 juli 2022 dient de ontwerpbegroting eerder te worden toegezonden: in plaats van acht weken voor vaststelling dient deze nu 12 weken voor vaststelling te worden toegezonden aan de raden. 1.3 Voorwaarden voor en gevolgen van uittreding Per 1 juli 2022 dient een gemeenschappelijke regeling de voorwaarden te bevatten waaronder kan worden uitgetreden. 1.4 Zienswijzen over overige besluiten De gewijzigde Wgr voorziet in een mogelijkheid om gemeenteraden ook om zienswijzen te vragen als het gaat om andere besluiten dan bijvoorbeeld de vaststelling van de begroting.

1.5 Actieve informatieplicht Per 1 juli 2022 dient de Archiefcommissie de gemeenteraad actief te informeren en in de regeling te beschrijven op welke wijze zij aan deze verplichting invulling geeft. 1.6 Periodieke evaluatie De Wgr verplicht per 1 juli 2022 tot het opnemen van een bepaling over periodieke evaluatie van de regeling. Voorgesteld wordt om in dit geval eens in het jaar, tijdens een reguliere vergadering, te evalueren. Dit lijkt passend bij de aard en omvang van de activiteiten van het RHC. 1.7 Regionale onderzoekscommissie, rekenkamercommissie en regionale adviescommissie Per 1 juli 2022 hebben bij een gemeenschappelijke regeling betrokken gemeenteraden enkele nieuwe instrumenten gekregen: een regionale onderzoekscommissie en een regionale adviescommissie. Een regionale onderzoekscommissie moet door middel van een besluit apart worden ingesteld. Een regionale adviescommissie kan te allen tijde worden ingesteld en vindt zijn Pagina 2 van 4

basis in het nieuweartikel 24a van de War. Verder wordt door wijziging van de Wgr nu expliciet voorzien in de mogelijkheid een rekenkamer-onderzoek te doen naar de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het samenwerkingsverband gevoerde bestuur

Kanttekeningen en / of risico’s Het wijzigen van een gemeenschappelijke regeling is complex en een langdurig proces. Om te komen tot een getekende versie eind 2024 zijn diverse processtappen nodig. Het hele proces duurt ruim één jaar, vandaar dat de voorgestelde ontwerp-wijzigingsbesluit GR-RHC nu wordt voorgelegd.

_______________________________________________________________________ Uitvoering Kosten Het wijzigen van de Gemeenschappelijke Regeling RHC vraagt niet om extra financiële middelen.

Planning De RHC bereidt vervolgens de definitieve voorstellen voor de vergadering van de Archiefcommissie van 27 juni 2024, voor. Waarna het wijzigingsbesluit aan alle colleges worden voorgelegd en de definitieve procedure voor instemming van de colleges met de conceptwijzigingsbesluiten gestart kan worden.

Duurzaamheid Niet van toepassing.

Participatie Niet van toepassing.

Communicatie Niet van toepassing.

Evaluatie Niet van toepassing.

_______________________________________________________________________ Bijlagen - Aanbiedingsbrief RHC gewijzigde regeling RHC (toestemming raad) - Ontwerp gewijzigde regeling RHC

Pagina 3 van 4

De raad van de gemeente IJsselstein; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 7 mei 2024, zaaknummer 152113.

BESLUIT: Het college toestemming te verlenen voor het wijzigen van de Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard (RHC). Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente IJsselstein, gehouden op 13 juni 2024.

de griffier,

de voorzitter,

A.J.O. van Kooij MMC

mr. P.J.M. van Domburg

Pagina 4 van 4