Raadsvoorstel Vaststellen Inkoopstrategie IJsselstein 2025 aanbesteding accountant

Raadsvoorstel gemeente IJsselstein _______________________________________________________________________ Agendapunt: Zaaknummer: 302652 Programma: 1 Commissie: Bestuur Portefeuillehouder: Mark Foekema Informatie bij: Auditcommissie _______________________________________________________________________________

Onderwerp Vaststellen Inkoopstrategie IJsselstein 2025 aanbesteding accountant Samenvatting Het contract met Verstegen Accountants B.V. eindigt per juli 2027 en er is contractueel geen verlenging meer mogelijk. Daarom moet er een nieuwe accountant gecontracteerd worden. Vanwege de hoogte van het bestedingsbedrag is een Europese aanbesteding noodzakelijk. Een eerste onderdeel is het vaststellen van de inkoopstrategie door de raad. In de inkoopstrategie staan de uitgangspunten voor de aanbestedingsdocumenten, waaronder het Programma van Eisen. De inkoopstrategie is geheim tot de datum van de contractondertekening met de nieuwe accountant omdat deze persoonsgegevens bevat en omdat openbaar maken niet opweegt tegen de financiële belangen van de gemeente en het belang van het goed functioneren van de gemeente tijdens de aanbesteding. Omdat het proces zorgvuldig is doorlopen en er een goede afvaardiging van de raad, in de vorm van de auditcommissie, is betrokken bij de inhoudelijke totstandkoming van de aanbestedingsdocumenten wordt voorgesteld om op 2 punten af te wijken van de controleverordening 2025 en deze bevoegdheden te mandateren aan het projectteam. _______________________________________________________________________ Voorstel 1. De inkoopstrategie IJsselstein 2025 vast te stellen voor de aanbesteding van een accountant; 2.

De geheimhouding op de inkoopstrategie op te heffen op de datum van de contractondertekening met de nieuwe accountant; 3. Af te wijken van artikel 2, tweede en vierde lid van de controleverordening 2025 en deze bevoegdheden te mandateren aan het projectteam. Aanleiding voor dit voorstel Het contract met Verstegen Accountants B.V. eindigt per juli 2027 en er is contractueel geen verlenging meer mogelijk. Boekjaar 2026 is het laatste boekjaar dat zij controleren. Dat betekent dat er behoefte is aan het contracteren van een nieuwe accountant. De auditcommissie heeft in goed overleg met de ambtelijke organisatie besloten om nu het aanbestedingsproces te starten waarmee de verwachting is dat we tegen de zomer van 2026 een nieuwe accountant hebben gecontracteerd. De ervaring leert namelijk dat accountants vaak een jaar van tevoren gaan inplannen welke werkzaamheden ze hebben voor het volgende jaar. Daarom zou het goed uitkomen om tegen de zomer van 2026 de aanbesteding af te ronden. Zo verwachten we dat er meer accountants zullen inschrijven. Pagina 1 van 4

Vanwege de hoogte van het bestedingsbedrag is een Europese aanbesteding noodzakelijk. Een onderdeel daarvan is het vaststellen van de inkoopstrategie door de raad. _______________________________________________________________________ Relevante eerdere besluiten/besluitgeschiedenis Raadsbesluit 4 juli 2019 benoeming Verstegen Accountants en Belastingadviseurs B.V. Wettelijk kader of beleidskader Aanbestedingswet 2012 Artikel 212 en 213 van de Gemeentewet Controleverordening gemeente IJsselstein 2025 Artikel 5.1 Wet open overheid Argumenten 1. Beoogd effect Doel van de aanbesteding is op transparante wijze te komen tot een overeenkomst met een in het publieke domein ervaren en betrouwbare marktpartij die de controle van de jaarrekening op deskundige manier uitvoert. 2. Bevoegdheid van de raad De vaststelling van de inkoopstrategie is noodzakelijk voor het kunnen starten van de publicatie van de aanbesteding. De gemeenteraad is het bevoegd gezag om de inkoopstrategie vast te stellen. 3. Er is een zorgvuldig proces doorlopen De auditcommissie heeft, in goed overleg met de ambtelijke organisatie, ervoor gekozen om nu al het proces op te starten voor de aanbesteding van de nieuwe accountant Het proces om te komen tot een inkoopstrategie is zorgvuldig opgezet.

Het projectteam bestaat uit leden van de auditcommissie, de concerncontroller, de raadsadviseur en medewerkers van de afdeling financiën. Onder begeleiding van een inkoopadviseur van Inkoop Bureau Midden Nederland (IBMN) hebben zij met elkaar de stukken voorbereid. Alle leden van de auditcommissie maken dus onderdeel uit van het projectteam en daarmee hebben we een goede afvaardiging van de raad betrokken bij de inhoudelijke totstandkoming van de aanbestedingsdocumenten en daarmee ook het Programma van Eisen. De auditcommissie stelt dan ook voor om op twee punten af te wijken van de controleverordening 2025 en deze bevoegdheden te mandateren aan het projectteam. 4. Er ligt geheimhouding op de inkoopstrategie De auditcommissie heeft op 16 oktober 2025 besloten om geheimhouding op te leggen op de inkoopstrategie. De auditcommissie, ingesteld op basis van artikel 84 van de Gemeentewet, is daartoe bevoegd conform artikel 87 Gemeentewet. De geheimhouding is opgelegd op grond van artikel 5.1 tweede lid sub b, f en i Wet open overheid in verband met persoonsgegevens die het stuk bevat en omdat het belang van openbaar maken niet opweegt tegen de financiële belangen van de gemeente en het belang van het goed functioneren van de gemeente tijdens de aanbesteding. De geheimhouding op de inkoopstrategie wordt opgeheven op de datum van de contractondertekening met de nieuwe accountant.

Kanttekeningen en / of risico’s Het projectteam is zich ervan bewust dat na de verkiezingen op 18 maart 2026 een nieuwe auditcommissie zal worden benoemd. Daarom zal de huidige auditcommissie Pagina 2 van 4

zorgen voor een gedegen overdracht van de werkzaamheden tot aan de verkiezingen zodat de nieuwe auditcommissie, na benoeming, het aanbestedingsproces goed kan afronden in samenwerking met de ambtelijke organisatie. De uitkomst van een aanbesteding is altijd in enige mate onzeker en er bestaat altijd een risico dat het aantal inschrijvingen hiervan tegenvallen. Wij hebben in de inkoopstrategie geen ongebruikelijke bepalingen opgenomen die dit risico vergroten. __________________________________________________________________ _____ Uitvoering Kosten Het vaststellen van de inkoopstrategie leidt op zichzelf niet tot kosten. De kosten voor het aanbestedingsproces worden gedekt vanuit reguliere budgetten. De kosten voor de accountantscontrole vanaf 2027 zijn afhankelijk van de uitkomsten van de aanbesteding. Wij maken hiervan een schatting en nemen dit als opdrachtwaarde op in de inkoopstrategie. In onze meerjarenbegroting is budget opgenomen voor de accountantscontrole. Na gunning van de opdracht passen wij de begroting aan op de werkelijke kosten die uit de aanbesteding volgen. Planning Na vaststelling van de inkoopstrategie door de huidige raad, worden de aanbestedingsdocumenten, waaronder een Programma van Eisen opgesteld door het projectteam. Daarna wordt overgegaan tot het publiceren van de aanbesteding via TenderNed.

Wij verwachten in juni/juli 2026 een voorstel aan de nieuwe raad voor te leggen voor het benoemen van een nieuwe accountant. Communicatie De inkoopstrategie is een intern en geheim document en wordt dus niet gepubliceerd zolang er geheimhouding op ligt. Het wordt slechts gebruikt om de verdere aanbestedingsdocumenten, zoals het Programma van Eisen, op te baseren. _______________________________________________________________________ Bijlage - Inkoopstrategie IJsselstein 2025 (GEHEIM)

Pagina 3 van 4

De raad van de gemeente IJsselstein; Gelezen het voorstel van de auditcommissie, zaaknummer 302652 Gelet op artikel 213 van de Gemeentewet BESLUIT:

1. De inkoopstrategie IJsselstein 2025 vast te stellen voor de aanbesteding van een accountant; 2. De geheimhouding op de inkoopstrategie op te heffen op de datum van de contractondertekening met de nieuwe accountant; 3. Af te wijken van artikel 2, tweede en vierde lid van de controleverordening 2025 en deze bevoegdheden te mandateren aan het projectteam. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente IJsselstein, gehouden op 6 november 2025

de griffier,

de voorzitter,

Arnout J.O. van Kooij MMC

Ester Weststeijn

Pagina 4 van 4