Raadsvoorstel Vaststellen Format raadsvoorstel GIJS 2021

^

-

w Ce fit G m Ce Ce (I n It t e

•// IJsselstein Raadsvoorstel

agendapunt Aan de raad van de gemeente IJsselstein

Zaaknummer: Programma: Commissie: Portefeuillehouder: Informatie bij: E-mail/tel.nr.: Evaluatiedatum:

996777 Bestuur en organisatie Bestuur Gemeenteraad M. Timmermans

Datum: 9 juni 2021 Blad: 1 van 4

m.timmermans@iisselstein.nl

Onderwerp

Vaststellen Format raadsvoorstel GIJS 2021

Samenvatting

De rekenkamercommissie heeft onderzoek gedaan naar de kwaliteit van raadsvoorstellen in IJsselstein. Hoofdconclusie van het onderzoek is dat de raadsvoorstellen in IJsselstein beperkt helpen bij het maken van een goede afweging en het nemen van een besluit. Om de kwaliteit van raadsvoorstellen te verbeteren formuleerde de rekenkamer acht aanbevelingen. De rekenkamercommissie heeft voorts voorgesteld een werkgroep in te stellen met daarin leden van de raad, een collegelid, de griffier en enkele vertegenwoordigers van de ambtelijke organisatie om met elkaar tot een nieuw format te komen voor een raadsvoorstel alsmede voor een startnotitie te komen naar aanleiding de eerste twee aanbevelingen uit het rapport van de rekenkamercommissie. Inleiding

De rekenkamercommissie heeft onderzoek gedaan naar de kwaliteit van raadsvoorstellen in IJsselstein. Hoofdconclusie van het onderzoek is dat de raadsvoorstellen in IJsselstein beperkt helpen bij het maken van een goede afweging en het nemen van een besluit. Op 16 december 2020 heeft het presidium besloten een werkgroep in te stellen, bestaande uit: Raadslid 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Raadsgriffie 9. 10. Collegelid 11.

Bas van Rooijen (WD) Maarten Rademaker (LDIJ) Edwin Tas (CDA) Jelte Huizinga (D66) Marianne Mols (GroenLinks) Els Kooij-Bas (ChristenUnie) Paul Nieveen van Dijkum (PvdA) Sarah Zandstra (SDIJ) Arnout van Kooij (griffier) Miranda Timmermans (raadsadviseur) Patrick van Domburg

Raadsvoorstel

Blad: 2 van 4

Vertegenwoordigers uit de ambtelijke organisatie Piet van Elteren Elize Manschot 13. Jolanda Mulder 14. 12.

Op 9 maart 2021 vond het eerste overleg plaats van de werkgroep, waarin de werkwijze is vastgesteld. De werkgroep heeft een nieuw format ontwikkeld en bepaald wie verantwoordelijk is voor de kwaliteitstoets. (De bijeenkomsten vonden plaats op 30 maart, 20 april, 11 mei, en 8 juni). Over de genoemde aanbeveling uit het rapport:' herzien van het huidige format voor startnotities' heeft de werkgroep het volgende aangegeven: Bij complexe onderwerpen kan het college een startnotitie aan de gemeenteraad voorleggen. Op die manier kan de gemeenteraad in een vroegtijdig stadium van het besluitvormingsproces kaderstellende keuzes maken. Ook kan in een vroeger stadium burgerparticipatie beter worden ingezet. Door het opstellen van een startnotitie kan het college de raad dus vroegtijdig betrekken in het besluitvormingsproces en afspraken vastleggen over de te volgen procedure. Omdat een startnotitie wordt aangeboden aan het begin of zelfs voorafgaand aan het besluitvormingstraject, heeft het nog geen inhoudelijk karakter. Een startnotitie is bedoeld om procedureafspraken vast te leggen in een plan van aanpak zodat de tijdslijn, rol van de betrokkenen/participanten en beslismomenten helder komen vast te leggen. Conclusie: Op dit moment worden er in IJsselstein nog geen startnotities voorgelegd zoals hierboven bedoeld is. Dit is wel een wens.

Hoe een startnotitie eruit moet komen te zien en aan welke voorwaarden een startnotitie moet voldoen moet nog goed worden doorgesproken. Ook de rolverdeling tussen gemeenteraad en het college van B&W moet hierin duidelijk zijn. Pas daarna zou het maken van een format voor een startnotitie aan de orde kunnen komen. Om die reden wil de werkgroep de startnotitie nu nog niet meenemen in het lopende traject maar dit verder brengen op de manier die het verdient en met de nodige aandacht over een jaar.

Argumenten

Bij de uitwerking van het raadsvoorstel van de rekenkamercommissie heeft de werkgroep een werkbaar format voor raadsvoorstellen voorbereid. Het format raadsvoorstellen is tot stand gekomen volgens een plan van aanpak. Het nieuwe format is getest aan de hand van een bestaand raadsvoorstel. Naar aanleiding van deze test is het format nog op een tweetal onderdelen aangepast. Daarmee hebben de leden van de werkgroep binnen de gestelde termijn uit het rapport een gedegen route belopen om uiteindelijk het voorliggende format vast te laten stellen door uw raad. Alternatieven

N.V.T.

Communicatie en participatie

Na vaststelling zal de organisatie worden gei'nformeerd en opstellers van raadsvoorstellen worden meegenomen in een trainingsvervolgtraject voor het schrijven van raadsvoorstellen. Uitvoering en planninq

De gemeenteraad werkt vanaf het moment van vaststelling met raadsvoorstellen aan de hand van het vastgestelde format voor raadsvoorstellen en evalueert na een jaar. Overzicht bijlagen:

Raadsvoorstel

Blad: 3 van 4

Rapport rekenkamercommissie ' Aldus besloten' Format

VOORSTEL

1. 2.

3. 4. 5. 6.

Het Format ten behoeve van raadsvoorstellen gemeente IJsselstein vast te stellen; Een coachings-, trainingstraject te organiseren voor opstellers van raadsvoorstellen voor het schrijven van kwalitatief goede raadsvoorstellen aan de hand van het nieuwe format en volgens de aanbevelingen 3 tot en met 8 uit het rapport; Hiervoor een budget ter beschikking te stellen van EURO 10.000,- en deze kosten te dekken uit het begrotingsresultaat 2021; De verantwoordelijkheid van het toetsen van de kwaliteit bij de gemeentesecretaris te beleggen; Om voor eind januari 2022 de werkgroep het gebruik van het nieuwe format te laten evalueren; Om over een jaar een werkgroep in te stellen die tevens een format voor startnotities zal voorbereiden.

Hoogachtend,

Namens de werkgroep kwaliteit raadsvoorstellen,

Plv. griffier van de gemeenteraad, M.L.M. (Miranda) Timmermans

Raadsbesluit

blad : 4 van 4

De raad van de gemeente IJsselstein; Gelezen het voorstel van het presidium van 9 juni 2021, zaaknummer 996777.

BESLUIT:

1. 2.

3. 4. 5. 6.

Het Format ten behoeve van raadsvoorstellen gemeente IJsselstein vast te stellen; Een coachings-, trainingstraject te organiseren voor opstellers van raadsvoorstellen voor het schrijven van kwalitatief goede raadsvoorstellen aan de hand van het nieuwe format en volgens de aanbevelingen 3 tot en met 8 uit het rapport; Hiervoor een budget ter beschikking te stellen van EURO 10.000,- en deze kosten te dekken uit het begrotingsresultaat 2021; De verantwoordelijkheid van het toetsen van de kwaliteit bij de gemeentesecretaris te beleggen; Om voor eind januari 2022 de werkgroep het gebruik van het nieuwe format te laten evalueren; Om over een jaar een werkgroep in te stellen die tevens een format voor startnotities zal voorbereiden.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente IJsselstein, gehouden op 8 juli 2021.

de griffier,

mr. P.J.M. van Domburg

Tnmormans griffier