Raadsvoorstel Toekomstbestendige griffie 2026

Raadsvoorstel gemeente IJsselstein _______________________________________________________________________ Agendapunt: Zaaknummer: 322177 Programma: Bestuur en organisatie Commissie: Bestuur Portefeuillehouder: Werkgeverscommissie Informatie bij: Arnout J.O. van Kooij, MMC _______________________________________________________________________________ Onderwerp Toekomstbestendige organisatie van de griffie per 2026 Samenvatting De raad wordt voorgesteld de organisatie van de griffie per 2026 vast te stellen, zodat de ondersteuning van de raad aansluit bij de toenemende complexiteit van het lokaal bestuur. De herinrichting bestaat uit twee raadsadviseurs en het 0,4 fte administratieve ondersteuning. Hiermee wordt de kwaliteit van procesbegeleiding, advisering en informatievoorziening versterkt en wordt de basisadministratie duurzaam geborgd. Voor deze organisatie is een structureel extra budgettair beslag van € 93.268 nodig. We stellen voor deze kosten te dekken uit het algemene saldo. _______________________________________________________________________________ Voorstel 1. De organisatie van de griffie per 2026 vast te stellen, bestaande uit een griffier, twee raadsadviseurs en 0,4 fte administratieve ondersteuning. 2. Voor deze organisatievorming structureel € 93.268 beschikbaar te stellen en te dekken uit het algemene saldo. 3. Begrotingswijziging 26010 vast te stellen.

Aanleiding voor dit voorstel De raad en de griffie hebben de afgelopen periode gewerkt aan verdere professionalisering van de ondersteuning. Door de toenemende complexiteit van het lokaal bestuur is er meer behoefte aan inhoudelijke advisering, procesbegeleiding en een stevige informatiepositie voor raadsleden. Met het aantreden van een nieuwe raad in 2026 ontstaat een natuurlijk moment om de organisatie van de griffie hierop aan te passen. De ondernemingsraad is geraadpleegd en staat positief tegenover de beoogde ontwikkeling. De griffier is verantwoordelijk voor de implementatie en overlegt met de werkgeverscommissie. Daarnaast bieden de aangekondigde personele wisselingen binnen de griffie en de start van een nieuwe raadstermijn in 2026 kansen. Beide momenten vragen om een duidelijke, stabiele en toekomstbestendige positionering van de ondersteuning van de raad. De voorgestelde organisatie biedt ruimte om nieuwe medewerkers zorgvuldig in te werken, taken evenwichtig te verdelen en de kwaliteit van de ondersteuning duurzaam te versterken. _______________________________________________________________________________ Toelichting op de voorgestelde organisatie 1. Rol van de griffier De griffier is de eerste strategisch adviseur van de gemeenteraad en bewaakt vanuit een onafhankelijke positie de kwaliteit en zorgvuldigheid van het besluitvormingsproces.

Hij ondersteunt de raad als geheel, zorgt voor een sterke informatiepositie en adviseert over werkwijze, procedures en governance.

Pagina 1 van 4

Als verbinder tussen raad, inwoners, organisatie en bestuurlijke omgeving zorgt de griffier dat signalen, initiatieven en informatie op de juiste wijze bij het raadswerk worden betrokken. Hij geeft leiding aan de griffie en bepaalt de kaders, samenhang en professionele standaard waarbinnen de ondersteuning van raad en commissies plaatsvindt. Daarmee stelt hij de raad in staat zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol zichtbaar, zorgvuldig en toekomstgericht uit te voeren. 2. Raadsadviseurs – inhoudelijk en procesmatig zwaartepunt De raadsadviseurs vormen het hart van de ondersteuning van de raad. Zij hebben eigen commissies met volledige procesregie (planning, voorbereiding, verslaglegging en afstemming met de ambtelijke organisatie) en adviseren raadsleden en fracties inhoudelijk over dossiers, instrumentarium, moties, amendementen en informatievragen. Zij begeleiden commissies en fracties actief binnen het BOB-model: zij ondersteunen bij een volledige en heldere beeldvorming, helpen fracties bij het vormen van een scherp en onderbouwd oordeel en zorgen voor een goed voorbereide besluitvorming. Daarmee geven zij inhoud en gewicht aan de gewenste adviesrol.

Daarnaast bewaken zij de doorwerking van toezeggingen en moties, zijn zij verantwoordelijk voor raadscommunicatie en de zichtbaarheid van het raadswerk, en organiseren zij participatie, werkbezoeken en raadsbrede bijeenkomsten. De adviseurs zijn onderling vervangbaar en dragen gezamenlijk bij aan een sterke informatiepositie van de raad. Regionale oriëntatie en ondersteuning raadsrapporteurs De raadsadviseurs krijgen een actieve rol in: • het monitoren van regionale ontwikkelingen, • het voorbereiden van de IJsselsteinse positie, • en het ondersteunen van raadsrapporteurs bij regionale samenwerking, overleggen en werkafspraken. Hiermee wordt de verbinding tussen de gemeenteraad van IJsselstein en de regionale netwerken versterkt en krijgen raadsrapporteurs de ondersteuning die nodig is om hun rol effectief uit te voeren. 3. Administratieve ondersteuning (0,4 fte) – noodzakelijke basis én flexibel De administratieve ondersteuning borgt continuïteit in basistaken zoals mailboxbeheer, DJUMA-verwerking en termijnbewaking, de centrale griffie-agenda, Notubizpublicaties, technisch beheer en basislogistiek rond vergaderingen. Naast deze vaste taken is flexibele inzet essentieel bij piekbelasting, verkiezingen of informatievragen. Met de voorgestelde organisatie krijgt de raad aanzienlijk meer inhoudelijke en procesmatige ondersteuning.

Fracties en commissies kunnen rekenen op: • Structureel betere BOB-begeleiding, waardoor informatiebeeld, oordeelsvorming en besluitvorming beter worden ondersteund. • Duidelijke aanspreekpunten per commissie, met adviseurs die dossiers inhoudelijk volgen en fracties actief adviseren. • Sterkere informatiepositie, door betere afstemming, monitoring van toezeggingen en tijdige signalering van knelpunten. • Inhoudelijke ondersteuning bij het inzetten en gebruik van de raadsinstrumenten, amendementen, moties en informatievragen. • Betere raadscommunicatie en zichtbaarheid, de organisatie van werkbezoeken, participatie en inwonersbetrokkenheid. • Continuïteit in administratieve taken, waardoor agenda’s, stukkenstromen en logistiek betrouwbaar en overzichtelijk zijn.

Pagina 2 van 4

Financieel kader Het voorstel leidt tot een structurele lastenstijging van € 93.268. Dit bestaat uit uitbreiding van adviescapaciteit en het behouden van 0,4 fte administratieve ondersteuning. We stellen voor deze lasten te dekken uit het algemene saldo. Hiermee wordt de beschikbare financiële ruimte van de gemeente structureel verlaagd. De flexibele schil wordt niet structureel begroot; indien adviseurs minder dan 36 uur worden aangesteld, ontstaat incidentele inzetruimte binnen het bestaande budget. Alternatieven Er zijn geen alternatieven die de noodzakelijke versterking van advisering, procesbegeleiding en administratieve continuïteit bieden. Handhaven van de huidige organisatie leidt tot aanhoudende kwetsbaarheid en onvoldoende ondersteuning van de raad Risico’s De griffie blijft een klein team; bij uitval bestaat kwetsbaarheid. De implementatie vraagt aandacht in 2026–2027 en wordt via de werkgeverscommissie gemonitord. Planning • Januari 2026 – besluitvorming raad • Februari 2026 – vacatureprocedure raadsadviseur & ondersteuning • Mei 2026 – indiensttreding nieuwe adviseur & ondersteuning • 2026–2027 – implementatie van de nieuwe organisatie Relevante eerdere besluiten/besluitgeschiedenis 6 juli 2016: raadsvoorstel administratief medewerker griffie. 7 juli 2022: raadsvoorstel strategische griffie Wettelijk kader of beleidskader Gemeentewet

_______________________________________________________________________ Bijlage Begrotingswijziging 26010

Pagina 3 van 4

De raad van de gemeente IJsselstein; Gelezen het voorstel van de werkgeverscommissie van 15 december 2025, zaaknummer 322177 BESLUIT: 1. De organisatie van de griffie per 2026 vast te stellen, bestaande uit een griffier, twee raadsadviseurs en 0,4 fte administratieve ondersteuning. 2. Voor deze organisatievorming structureel € 93.268 beschikbaar te stellen en te dekken uit het algemene saldo. 3. Begrotingswijziging 26010 vast te stellen.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente IJsselstein, gehouden op 29 januari 2026.

de griffier,

de voorzitter,

Arnout J.O. van Kooij, MMC

Ester Weststeijn

Pagina 4 van 4