Raadsvoorstel Strategische Griffie

Raadsvoorstel gemeente IJsselstein _______________________________________________________________________ Agendapunt: Zaaknummer: 1309390 Programma: 1. Bestuur en organisatie Commissie: Bestuur Portefeuillehouder: Werkgeverscommissie Onderdeel van: Informatie bij: A.J.O. van Kooij _______________________________________________________________________________

Onderwerp De strategische griffie Samenvatting Dit raadsvoorstel omvat een ontwikkelingspad naar een strategische griffie voor de raad van de gemeente IJsselstein. _______________________________________________________________________ Voorstel a. De vaste formatie van de griffie van IJsselstein af te stemmen op de strategische ontwikkelingsrichting en ambitie van de raad en de griffie uit te breiden met 0,2 fte. b. Een flexibele schil beschikbaar te stellen aan de griffie van 20% van het personeelsbudget van de griffie. c. Eventuele meerkosten te dekken binnen het budget van de raad. Aanleiding voor dit voorstel De werkgeverscommissie heeft in de afgelopen periode samen met de griffier de nota ‘Op weg naar gelijkwaardige verhoudingen‘ uit juli 2021 (zie bijlage) omarmt en vastgesteld als richting waarin ook de griffie van IJsselstein zich gaat ontwikkelen. Dit ontwikkelperspectief is afgezet tegen de huidige (formatieve) bezetting van de griffie en de strategische mogelijkheden. Momenteel is de bezetting van de griffie als volgt: 1.0 fte griffier 0,8 fte raadsadviseur/plv. griffier 0,6 fte administratieve ondersteuning Ontwikkelingsrichting. Door de toenemende complexiteit van het lokaal bestuur, zowel inhoudelijk als procedureel, ziet de griffier zich voor nodige extra uitdagingen gesteld.

Met onder meer het sociaal domein en de omgevingswet krijgt de gemeenteraad en dus ook de griffie te maken met meer inhoudelijke dossiers. De toenemende regionale samenwerking maar ook en met name digitalisering en (bewoners) participatie vragen om een flexibelere en groter inzet van de griffie dan binnen de huidige formatie kan worden geboden.

Pagina 1 van 4

De gemeenteraad en de begeleiding en ontwikkeling van de individuele leden vragen procedureel en inhoudelijk meer van de griffie. Zo is er een toenemende behoefte aan strategische advisering aan de raad (mede in relatie tot andere (semi)overheden en gemeenschappelijke regelingen) maar ook de informatiepositie van de raad is een belangrijk dossier. De doorontwikkeling van het raadsinformatiesysteem en behoefte aan inzet van concrete nieuwe vormen van externe oriëntatie en innovatieve werkvormen voor het contact van de raad met inwoners zijn door de raad uitgesproken ontwikkelingsrichtingen die vragen om een strategisch flexibele griffie die zich naast een goede procedurele ondersteuning ook op inhoud kan onderscheiden. Door toenemende specialisering op (nieuwe) beleidsterreinen en ontwikkelingen in de technische ondersteuning is er meer behoefte aan flexibele ondersteuning. Formatieve alternatieven. De griffie bestaat uit een hecht team van op elkaar ingespeelde professionals met allen een eigen vakgebied. Afgezet tegen de gewenste ontwikkelingsrichting van de raad is vastgesteld dat hierin niet kan worden voorzien binnen de huidige formatie. Raadsadviseur/plv. griffier Het functieprofiel van de raadadviseur/plv. griffier willen we daarom aanvullen met een meer specialistische invalshoek gericht op de beleidsterreinen ruimte en samenleving.

Door de invoering van de omgevingswet en eisen die gesteld worden aan en behoefte die de raad heeft t.a.v. (bewoners)participatie wordt het takenpakket uitgebreider dan de nu vastgestelde 0,8 fte. Wij schatten in dat dit vraagt om een uitbreiding van de functie van 0,8 naar 1,0 fte. Flexibele schil. Door toenemende specialisering op (nieuwe) beleidsterreinen, digitalisering en ontwikkelingen in de technische ondersteuning is er behoefte aan flexibele specialistische ondersteuning. Momenteel wordt dit ad-hoc opgevangen binnen het programma Bestuur en Organisatie en de budgetten voor de raad en de griffie. Voorgesteld wordt om structureel binnen het bestaande programma 20% van het personeelsbudget additioneel aan te vullen voor een flexibele schil. _______________________________________________________________________________

Relevante eerdere besluiten/besluitgeschiedenis 6 juli 2016: raadsvoorstel administratief medewerker griffie. Wettelijk kader of beleidskader Gemeentewet Alternatieven De strategische ontwikkelingsrichting van de raad kent weinig andere alternatieven dan wel of geen adequate ondersteuning. Ons adagium is ‘Democratie mag wat kosten’. De raad van IJsselstein is bereid om in zichzelf te investeren en daarmee zijn ondersteuning zo goed als mogelijk te organiseren.

Pagina 2 van 4

Argumenten Zie de rapporten ‘Op weg naar gelijkwaardige verhoudingen’ van de vereniging van Raadsleden alsmede het rapport ‘Goede ondersteuning, sterke democratie’ van de Raad voor het openbaar bestuur’. Kanttekeningen en / of risico’s De griffie is een klein team en zal ook een klein team blijven met dit voorstel. Inherent hieraan is het relatieve hoge risico bij uitval of vacatures. Door beschikbaar stellen van een flexibele schil kan dit risico worden beperkt. _______________________________________________________________________ Uitvoering Kosten De genoemde onderwerpen hebben het financiële meerjarig effect zoals beschreven in onderstaande tabel. Gebleken is dat er ruimte zit in het budget waaruit de loonkosten van uw raad worden gedekt. Wij willen u voorstellen om uit dit overschot de uitbreiding van de griffie en de inzet van een flexibele schil te dekken. Voor het jaar 2022 is ervoor gekozen om het financiële effect over het restant van het jaar te verwerken. 2022

2023

2024

2025

2026

Kosten griffie Toevoeging 0,2 FTE €

5.904

€

17.890

€

17.890

€

17.890

€

17.890

Inzet flexibele schil €

20.000

€

43.000

€

43.000

€

43.000

€

43.000

Totaal

€

25.904

€

60.890

€

60.890

€

60.890

€

60.890

Dekking vanuit raadsbudget

€

25.904

€

60.890

€

60.890

€

60.890

€

60.890

Planning Per direct starten met de uitvoering Duurzaamheid nvt Participatie n.v.t. Communicatie Eventuele vacatures worden eerst intern en dan extern uitgezet. Evaluatie _______________________________________________________________________ Bijlagen - Op weg naar gelijkwaardige verhoudingen’ van de vereniging van Raadsleden - ‘Goede ondersteuning, sterke democratie’ van de Raad voor het Openbaar Bestuur’.

Pagina 3 van 4

De raad van de gemeente IJsselstein; Gelezen het voorstel van de werkgeverscommissie van -, zaaknummer

BESLUIT:

a. De vaste formatie van de griffie van IJsselstein af te stemmen op de strategische ontwikkelingsrichting en ambitie van de raad en de griffie uit te breiden met 0,2 fte. b. Een flexibele schil beschikbaar te stellen aan de griffie van 20% van het personeelsbudget van de griffie. c. Eventuele meerkosten te dekken binnen het budget van de raad. .

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente IJsselstein, gehouden op 7 juli 2022

de griffier,

de voorzitter,

A.J.O. van Kooij

mr. P.J.M. van Domburg

Pagina 4 van 4