Raadsvoorstel registratiesysteem Team Sociaal Domein

Raadsvoorstel gemeente IJsselstein _______________________________________________________________________ Agendapunt: Nieuw registratie systeem team Sociaal Domein Zaaknummer: 153327 Programma: Inkomen, Jeugd en Wmo Commissie: Samenleving Portefeuillehouder: M.B. Foekema MSc Onderdeel van: Informatie bij: L.D. Cieremans _______________________________________________________________________________

Onderwerp Nieuw registratie systeem team Sociaal Domein

Samenvatting Team Sociaal Domein werkt al enige tijd met een verouderd registratiesysteem dat veel handmatig werk oplevert. In 2023 is de onderzoekende fase gestart voor een nieuw registratiesysteem. We willen dit jaar van start met de inkoop en implementatie van een nieuw gebruiksvriendelijk systeem dat ook aansluit bij de regio. Gevraagd wordt om hiervoor een budget van € 200.000 beschikbaar te stellen.

_______________________________________________________________________ Voorstel Een budget beschikbaar te stellen van € 200.000 uit de reserve Decentralisaties voor het nieuwe registratiesysteem Sociaal Domein; 2. Begrotingswijziging 24013 vast te stellen. 1.

Aanleiding voor dit voorstel Het huidige systeem voor de registratie van de uitvoering van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo) en de Jeugdwet is verouderd en dient vervangen te worden. In 2020 is er een eerste verkenning uitgevoerd naar de mogelijkheden voor het vervangen van het registratiesysteem van het team Sociaal Domein. Omdat er nog lopende ontwikkelingen waren heeft deze marktverkenning toen geen verder vervolg gekregen. De afgelopen jaren zijn er stappen gezet om samen met de huidige leverancier de benodigde verbeteringen in het systeem door te voeren. Dit is onvoldoende gelukt. De huidige leverancier geeft aan niet aan de vraag van IJsselstein te kunnen voldoen. Afgelopen jaar is onderzocht welke stap nu nodig is. Na onderzoek blijkt dat een enkelvoudig onderhands inkooptraject het beste aansluit bij de wensen van gemeente IJsselstein en aansluit bij regionale ontwikkelingen. Een dergelijk traject kent een beperktere doorlooptijd omdat er rechtstreeks met de leverancier van voorkeur kan worden geschakeld. Daarbij gaan we gebruik maken van de goede ervaringen van het sociaal team Houten en de mogelijkheden tot het kopiëren van procesonderdelen en inrichting. Zij hebben het registratiesysteem al enige tijd succesvol in gebruik. _______________________________________________________________________________

Relevante eerdere besluiten/besluitgeschiedenis n.v.t.

Wettelijk kader of beleidskader -Gemeentewet; -Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Pagina 1 van 4

Alternatieven -

Het huidige systeem behouden

Argumenten De belangrijkste redenen om een nieuw registratiesysteem aan te schaffen en te implementeren zijn: 1. Het huidige systeem kent onnodig complexe processen als gevolg van beperkingen, met als gevolg veel tijdsverlies, een gebrek aan overzicht en een grotere foutgevoeligheid. Het nieuwe systeem wordt anders ingericht waardoor er een efficiëntie slag gemaakt wordt. 2. Met het huidige systeem kan niet voldaan worden aan de wettelijke verplichtingen zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). 3. Het nieuwe systeem kan mee in de regionale ontwikkelingen bij de Regionale Backoffice Lekstroom (RBL) en volgt daarmee de regionale trends. 4. De gewenste procesoptimalisaties die voortvloeien uit het lean traject van het team Sociaal Domein kunnen in het systeem geïmplementeerd worden. Dit kan personele verschuivingen of besparingen in formatie tot gevolg hebben.

Kanttekeningen en / of risico’s -

-

Taken en rollen van medewerkers kunnen veranderen bij de implementatie van een nieuw systeem. Medewerkers zullen dan op een andere manier worden ingezet. Wellicht zullen andere competenties nodig zijn voor deze nieuwe taken en rollen. Het implementeren van een nieuwe frontoffice applicatie kost tijd van medewerkers. Tijdens de migratie van data naar een nieuw systeem kunnen gegevens verloren gaan. Omdat de vastgelegde gegevens in het huidige systeem niet eenduidig interpreteerbaar zijn, is een handmatig conversie van bestanden nodig.

______________________________________________________________________ Uitvoering Kosten Aanschaf en implementatie Project begeleiding Vervanging medewerkers en onvoorzien Totaal

€ 93.000 € 73.000 € 34.000 € 200.000

De kosten zijn op te splitsen in de kosten voor aanschaf van het systeem en de kosten vanuit de leverancier om het systeem in IJsselstein te implementeren. Vanuit een eerdere opgave van de voorkeursleverancier is een inschatting gemaakt van de kosten (uitgaande van circa 20% indexering). De jaarlijkse kosten na implementatie (vanaf 2025) zullen circa € 33.000 bedragen. De kosten van het huidige systeem (licentie) zijn c.a. € 20.000. De aanvullende dekking voor 2025 kan gevonden worden doordat met het nieuwe systeem efficiënter gewerkt kan worden (besparingen in personeelsbudget). De kosten van inzet van een projectleider en projectondersteuner worden op basis van een voorliggende offerte geraamd op €73.000 voor het gehele traject. Ook eigen medewerkers moeten worden ingezet in dit traject, daarom is rekening gehouden met een budget van € 34.000 voor vervanging en onvoorziene kosten. Dekking vanuit de bestemmingsreserve Decentralisaties De bestemmingsreserve Decentralisaties is gevormd om incidentele kosten van (efficiëntie) maatregelen binnen het Sociaal Domein te dekken en vervolgens structureel voordeel te behalen. Een nieuw registratiesysteem zorgt ervoor dat we efficiënter kunnen werken. Daarnaast wordt een besparing van binnen de Midoffice voorzien. We zullen hierover in de reguliere kwartaalrapportages aan u rapporteren.

We stellen voor om de bijbehorende kosten van ca € 200.000 incidenteel uit de bestemmingsreserve Decentralisaties te dekken.

Pagina 2 van 4

Planning De leverancier heeft aangegeven in 2024 het nieuwe systeem en de implementatie te kunnen leveren, ook de externe projectleider is beschikbaar. Indien uw Raad akkoord gaat zullen de voorbereidingen gestart worden. De voorgenomen planning is het systeem begin 2025 operationeel te hebben. Binnen de gemeente is zal de nodige afstemming plaatsvinden zowel met de medewerkers van het team Sociaal Domein als op het gebied van ICT. Naast de gemeente zelf zal IBMN een rol spelen bij de inkoopprocedure, is ICT Gouda nodig en zal de Regionale Backoffice Lekstroom (RBL) betrokken worden bij het project om het systeem aan te laten sluiten op het werkproces van de RBL

Duurzaamheid n.v.t.

Participatie n.v.t.

Communicatie n.v.t.

Evaluatie Begin 2025 zal de eindevaluatie gedaan worden en een begrotingswijziging worden gemaakt voor de structurele gevolgen.

_______________________________________________________________________ Bijlagen -

Begrotingswijziging 24013

Pagina 3 van 4

De raad van de gemeente IJsselstein; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 23 januari 2024, zaaknummer 153327

BESLUIT:

1. Een budget beschikbaar te stellen van € 200.000 uit de reserve Decentralisaties voor het nieuwe registratiesysteem Sociaal Domein; 2. Begrotingswijziging 24013 vast te stellen. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente IJsselstein, gehouden op 7 maart 2024

de griffier,

de voorzitter,

A.J.O. van Kooij MMC

mr. P.J.M. van Domburg

Pagina 4 van 4