Raadsvoorstel Optimalisering techniek raadzaal

Raadsvoorstel gemeente IJsselstein _______________________________________________________________________ Agendapunt: Optimalisering techniek raadzaal Zaaknummer: 214524 Programma: Bestuur en organisatie Commissie: Bestuur Portefeuillehouder: mr P.J.M. van Domburg Onderdeel van: Informatie bij: A.J.O. van Kooij, MMC _______________________________________________________________________________

Onderwerp Optimalisering techniek raadzaal

Samenvatting Het presidium van de raad van IJsselstein stelt u voor om een budget van € 45.000 ter beschikking te stellen om de techniek in de raadzaal te optimaliseren en voor te bereiden op hybride vergaderen. Dit is nodig om de audiovisuele ondersteuning van alle bijeenkomsten van de raad te waarborgen, het uitzenden van huwelijken mogelijk te maken en (hybride) (medewerkers-)bijeenkomsten vanuit de raadszaal te streamen waardoor de raadszaal multifunctioneel kan worden ingezet. _______________________________________________________________________ Voorstel 1. Een budget van € 45.000 beschikbaar te stellen voor optimalisatie van de techniek in de raadzaal en dit te dekken uit de Algemene reserve; 2. De begrotingswijziging 24043 vast stellen. Aanleiding voor dit voorstel Het presidium van de raad van IJsselstein stelt u voor om een budget van € 45.000 ter beschikking te stellen om de techniek in de raadzaal te optimaliseren en voor te bereiden op hybride vergaderen. Dit is nodig om de audiovisuele ondersteuning van alle bijeenkomsten van de raad te waarborgen, het uitzenden van huwelijken mogelijk te maken en (hybride) (medewerkers-)bijeenkomsten vanuit de raadszaal te streamen waardoor de raadszaal multifunctioneel kan worden ingezet.

In de loop der jaren is er door exponentiele ontwikkelingen in de wensen van de gebruikers (hybride vergaderen) en ondersteuningsmogelijkheden van de beschikbare techniek veel verandert in de audiovisuele ondersteuning van bijeenkomsten van de raad en andere gebruikers. De huidige configuratie is sterk onderhoudsgevoelig en voor beheer en uitvoering van noodzakelijke tussentijdse modificatie van de systemen is de griffie en afdeling ICT afhankelijk van externe partijen. Daarmee ontstaat een onwenselijke situatie omdat de aanpassingen naast tijd en geld (externe inhuur) ook gevolgen heeft voor de gebruiksvriendelijkheid. De raad maakt immers gebruik van de systemen buiten kantooruren en juist dan is er behoefte aan technische ondersteuning.

Pagina 1 van 4

Om in te kunnen spelen op de gewenste gebruiksvriendelijkheid waarbij cameraregie in eigen beheer wordt genomen en rekening wordt gehouden met de uitfasering van de ondersteuning van de randapparatuur (discussiesysteem, camerasturing) is investering noodzakelijk. Daarnaast zijn er ontwikkelingen op landelijk gebied (Wet digitaal vergaderen decentrale overheden) die er mogelijk kunnen leiden tot nieuwe wetgeving die hybride vergaderen zal faciliteren. Omdat er steeds meer partijen gebruik maken van de zaal (de raadzaal is de enige grote ruimte in het stadhuis) willen we ook aansluiten bij de wensen van deze gebruikers. De ambtelijke organisatie maakt gebruik van de zaal voor hybride medewerkersbijeenkomsten; het streamen van huwelijk wordt mogelijk gemaakt en de technische ondersteuning in huis gefaciliteerd. _______________________________________________________________________________

Relevante eerdere besluiten/besluitgeschiedenis Niet van toepassing. Wettelijk kader of beleidskader Wet digitaal vergaderen decentrale overheden. Alternatieven Het alternatief is gebruik te blijven maken van de huidige audiovisuele ondersteuning waarbij vlekkeloze werking niet kan worden gegarandeerd en uitval toe zal nemen. Dat verstoort de gebruikers van de zaal waardoor een suboptimale situatie ontstaat. Argumenten De huidige technische inrichting van de raadzaal biedt geen garantie meer voor vlekkeloze ondersteuning. Bijna maandelijks moeten technische aanpassingen worden doorgevoerd om de gebruikers van de zaal in staat te stellen zonder verstoring te werken. Deze afhankelijkheid van derden (vanuit België) is onwenselijk, kostbaar, ongewenst en onhandig. De raad en overige gebruikers zij gebaat bij goed functionerende technische ondersteuning die dagelijks werkzaamheden mogelijk maken in plaats van verstoren.

Met de aanschaf van nieuwe software en uitvoering van enkele technische wijzigingen wordt: - de positie van de camera’s verbeterd - cameraregie in eigen beheer genomen (geen extra inhuurkosten om cameraposities te herstellen) - hybride vergaderen voor alle gebruikers van de raadzaal mogelijk gemaakt - live-streamen van huwelijken en andere bijeenkomsten gefaciliteerd - de technische ondersteuning vereenvoudigd - de huidige ondersteuning van het discussiesysteem leveranciersonafhankelijk gemaakt en gegarandeerd (omdat het huidig systeem naar verwachting wordt uit gefaseerd en vervanging in de toekomst onvermijdelijk is) Kanttekeningen en / of risico’s Elke vervanging van hard- en software brengt met zich mee dat voordat de nieuwe techniek optimaal functioneert er een inwerkperiode is. Omdat de nieuwe techniek zodanig is ingericht dat de transitieperiode voor de gebruikers klein en gebruiksvriendelijk is, wordt dit als overkomelijk beschouwd. _______________________________________________________________________ Pagina 2 van 4

Uitvoering Kosten De kosten voor de aanschaf en implementatie van het vergadermanagementsysteem worden op ca. € 45.000 geraamd. Omdat in de begroting geen rekening gehouden is met deze kosten stellen we voor deze kosten te dekken uit de Algemene reserve. Door de geringe omvang van deze onttrekking heeft dit geen effect op onze factor weerstandsvermogen. Planning

Duurzaamheid

Participatie

Informeren

Raadplegen

Adviseren

Coproductie

Meebeslissen

Raad Inwoners Derden Communicatie

Evaluatie _______________________________________________________________________ Bijlagen

Begrotingswijziging 24043.

Pagina 3 van 4

De raad van de gemeente IJsselstein; Gelezen het voorstel van de griffier, zaaknummer 214524

BESLUIT:

1. Een budget van € 45.000 beschikbaar te stellen voor optimalisatie van de techniek in de raadzaal en dit te dekken uit de Algemene reserve; 2. De begrotingswijziging 24043 vast stellen.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente IJsselstein, gehouden op 7 november 2024

de griffier,

de voorzitter,

A.J.O. van Kooij MMC

mr. P.J.M. van Domburg

Pagina 4 van 4