Raadsvoorstel invoering rechtmatigheidsverantwoording 2021

Raadsvoorstel agendapunt Aan de raad van de gemeente IJsselstein

Zaaknummer: Programma: Commissie: Portefeuillehouder: Informatie bij: E-mail/tel.nr.: Evaluatiedatum:

964781 Alle

Datum: 13 april 2021 Blad: 1 van 5

Bestuur M.B. Foekema R. van Wijngaarden r.v.wijngaarden@ijsselstein.nl 1646 N.v.t.

Onderwerp Invoering rechtmatigheidsverantwoording 2021 Samenvatting De verwachting is dat het college van burgemeester en wethouders met ingang van boekjaar 2021 verantwoording aflegt over de rechtmatigheid van de totstandkoming van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten en de balansmutaties. In de aanloop naar de rechtmatigheidsverantwoording worden via dit voorstel enkele bestuurlijke keuzes voorgelegd. Inleiding Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is het aan het college om deze verantwoording op te nemen in de jaarrekening. Verwachting is nog steeds dat invoering geldt vanaf het verslagjaar 2021. Ten tijde van het opstellen van dit voorstel is het wetsvoorstel waarin dit wordt geregeld nog niet aangenomen. Zo is dus de kans aanwezig dat de invoering nog een jaar opschuift. Maar invoering is zo goed als zeker en dus is het belangrijk ons hierop voor te bereiden. In de rechtmatigheidsverantwoording geeft het college van burgemeester en wethouders aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving.

In de aanloop naar het opnemen van de rechtmatigheidsverantwoording in 2022 (het jaar waarin de jaarrekening 2021 zal worden opgesteld) zullen enkele bestuurlijke keuzes moeten worden gemaakt die in dit voorstel zijn uitgewerkt. Deze keuzes zijn de eerste stap in de voorbereiding op de uitvoering ervan. Doel van de rechtmatigheidsverantwoording Een belangrijk doel van de rechtmatigheidsverantwoording door het college is dat het gesprek over de verantwoording gevoerd kan worden tussen het college en de raad en de raad zo haar controlerende rol beter kan vervullen. Verwachting is ook dat door de invoering het bewustzijn van het management voor een rechtmatige verantwoording en de verantwoordelijkheid voor de daarvoor benodigde beheersing in processen verder groeit. Wat gaat er veranderen? Vanaf boekjaar 2021 zal het college zelf verantwoording afleggen over de uitkomsten van de controles op de financiële rechtmatigheid. De rechtmatigheidsverantwoording wordt een onderdeel van de jaarrekening (paragraaf bedrijfsvoering). De accountant controleert de jaarrekening en geeft door middel van de controleverklaring daar een oordeel over. Dit oordeel gaat vanaf boekjaar 2021 alleen

Raadsvoorstel

Blad: 2 van 5

nog over de getrouwheid van baten, lasten, balansmutaties en vanaf boekjaar 2021 ook over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Een schematische weergave van de veranderingen (van de commissie BADO):

Rollen en verantwoordelijkheden De gemeenteraad stelt de verantwoordingsgrens vast en geeft aan welke zaken aangaande de rechtmatigheid in de paragraaf bedrijfsvoering opgenomen worden. Het college is ook nu al verantwoordelijk voor het vermijden van rechtmatigheidsfouten en het optimaliseren van de bedrijfsprocessen om dit te voorkomen. Daarnaast is het college vanaf de invoering verantwoordelijk voor het opnemen van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening en een toelichting daarop. In deze toelichting wordt ook ingegaan op maatregelen om het handelen conform wet- en regelgeving te waarborgen en waar nodig te verbeteren. Tenslotte is het de verantwoordelijkheid van de accountant om de getrouwheid van de jaarrekening vast te stellen, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording (die onderdeel uitmaakt van de jaarrekening). Ambitieniveau In het traject voorafgaand aan het invoeren van de rechtmatigheidsverantwoording heeft de gemeenteraad de mogelijkheid om haar ambitie kenbaar te maken met betrekking tot dit onderwerp. Het basisniveau omvat (enkel) de financiële rechtmatigheidsverantwoording. Daarmee wordt voldaan aan de wettelijke norm en daarmee wordt de huidige situatie min of meer voortgezet. Naast het basisniveau kunnen ook andere onderwerpen of thema’s worden toegevoegd. Bijvoorbeeld aspecten met betrekking tot informatiebeveiliging of fiscale rechtmatigheid.

Onderwerpen kunnen ook jaarlijks in afstemming tussen college en raad worden bepaald. Op deze manier kan een groeipad

Raadsvoorstel

Blad: 3 van 5

uitgestippeld worden. Hierbij moet in ogenschouw worden genomen dat het toevoegen van onderwerpen kan leiden tot meer personele inzet en/of kosten. Het hoogste ambitieniveau is een In Control Statement (ICS). Een ICS gaat veel verder dan de (basis) rechtmatigheidsverantwoording. Met een ICS verklaren het bestuur en management dat de interne beheersings- en controlesystemen van een gemeente adequaat en effectief zijn. Dat de gehele bedrijfsvoering bijdraagt aan de realisatie van beleidsdoelstellingen en er geen grote onverwachte verrassingen optreden. Het gaat dan ook om borging van een diversiteit aan processen en om de competenties van de medewerkers. Mede gelet op de ontwikkeling die de organisatie nog doormaakt is ons advies om voor 2021 uit te gaan van enkel een financiële rechtmatigheidsverantwoording (basisniveau). Verantwoordingsgrens Naast het ambitieniveau dient een besluit te worden genomen over de te hanteren verantwoordingsgrens waarboven rechtmatigheidsafwijkingen vermeld worden. Onder afwijkingen worden fouten (het niet naleven van wet- en regelgeving) en/of posten waarvan bij het college onduidelijkheid bestaat over de onrechtmatigheid. De verantwoordingsgrens mag maximaal 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves zijn. Gebruikelijk is een grens van 1% en dat is ook afgelopen jaren gehanteerd.

Wanneer het totaal van de geconstateerde afwijkingen boven de verantwoordingsgrens komt, worden deze door het college opgenomen en toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast kan worden afgesproken om een rapporteringsgrens te hanteren. Afgelopen jaren is steeds een grens van € 50.000 daarvoor gehanteerd. Dat betekent dat wanneer de verantwoordingsgrens wordt overschreven, iedere afwijking groter dan € 50.000 wordt gemeld en toegelicht. Ons advies is om de huidige verantwoordingsgrens van 1% ook voor 2021 toe te passen en zo ook de rapporteringsgrens van € 50.000 daarbij te hanteren. Wat willen we bereiken? Met dit voorstel willen we bereiken dat zowel de ambitie met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording als de te hanteren verantwoordingsgrens vastgesteld wordt, zodat gestart kan worden met de voorbereiding hierop en de capaciteit hier op afgestemd kan worden. Waarom willen we dit? 1. Argumenten De door het college op te stellen rechtmatigheidsverantwoording is of wordt een wettelijke verplichting vanaf verslagjaar 2021. 2. Alternatieven Alternatieven hierbinnen zijn hiervoor toegelicht. 3. Kanttekeningen Ten tijde van het opstellen van dit voorstel is de regelgeving met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording nog niet aangenomen.

Verwachting is nog steeds dat deze vanaf verslagjaar 2021 van toepassing wordt, maar niet geheel uit te sluiten is dat de invoering nog uitgesteld wordt.

Raadsvoorstel

Blad: 4 van 5

Wat gaat het kosten? Wij verwachten dat het basisniveau binnen de huidige beschikbare capaciteit en financiële middelen gerealiseerd kan worden. Wat gaan we daarvoor doen? Op basis van dit besluit wordt de verdere voorbereiding op de verantwoording gestart op basis van een stappenplan van onze accountant.

Duurzaamheid Niet van toepassing Communicatie en participatie van het voortraject De Audit Committee is in het voortraject van het opstellen van dit voorstel betrokken. Communicatie besluit en eventueel vervolg participatietraject Niet van toepassing Voorstel 1. Voor het eerste jaar dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college in de jaarrekening opgenomen dient te worden: a. deze richten op de financiële rechtmatigheid en hantering van wettelijke normen; b. de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording vaststellen op 1% van de lasten inclusief dotaties aan reserves; c. de rapporteringstolerantie vaststellen op € 50.000. Overzicht bijlagen: -

Raadsbesluit

blad : 5 van 5

De raad van de gemeente IJsselstein; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 13 april 2021, zaaknummer 964781 BESLUIT: 1. Voor het eerste jaar dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college in de jaarrekening opgenomen dient te worden: a. deze te richten op de financiële rechtmatigheid en hantering van wettelijke normen; b. de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording vast te stellen op 1% van de lasten inclusief dotaties aan reserves; c. de rapporteringstolerantie vastte stellen op € 50.000. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente IJsselstein, gehouden op 17 juni 2021

de griffier,

de voorzitter,

A.J.O. van Kooij

mr. P.J.M. van Domburg