Raadsvoorstel hybride werken
Tekst van het document
Raadsvoorstel gemeente IJsselstein _______________________________________________________________________ Agendapunt: Budget beschikbaar stellen voor hybride werken Zaaknummer: 70251 Programma: Bestuur en organisatie Commissie: Bestuur Portefeuillehouder: M.B. Foekema & E. Tas Informatie bij: S.J.J. van den Akker _______________________________________________________________________________
Onderwerp Budget beschikbaar stellen voor hybride werken Samenvatting Gemeente IJsselstein wil een modern en aantrekkelijk werkgever zijn voor huidige en nieuwe medewerkers. Hybride werken is inmiddels de norm bij de overheid en het bedrijfsleven. Daar horen ook faciliteiten bij (zowel ICT gerelateerd als qua huisvesting en thuiswerkplek) die het mogelijk maken om tijd- en plaats onafhankelijk te werken. In de huidige krappe arbeidsmarkt kan de beschikbaarheid van deze moderne middelen doorslaggevend zijn voor de keuze van medewerkers om al dan niet bij IJsselstein te komen of te blijven werken. De afgelopen periode is geïnventariseerd wat nodig is om hybride werken structureel en duurzaam door te voeren. Enerzijds bestaat dit uit HR en P&O componenten (zoals beleid en werkafspraken) en anderzijds uit fysieke zaken. Voor deze fysieke zaken (ICT en huisvesting) zijn investeringen en daarmee aanvullend budget nodig. Het college stelt voor om de dekking van de benodigde financiële middelen voor deze investeringen in ICT en huisvesting, te voorzien uit vrijval van kapitaallasten uit eerdere ICT-investeringen, vrijval stelpost achteruitgang algemene uitkering en mutaties uit de algemene reserve. ______________________________________________________________________ Voorstel 1.
In te stemmen met de aanpassingen aan de investeringsplanning, zoals opgenomen onder de financiële paragraaf; 2. In te stemmen met de voorgestelde mutaties aan de Algemene reserve; 3. De stelpost Achteruitgang Algemene uitkering vrij te laten vallen. 4. Begrotingswijziging 23013 vast te stellen Aanleiding voor dit voorstel Corona heeft hybride werken een flinke boost gegeven. Hybride werken staat voor het flexibel kiezen van de tijd, locatie en de wijze waarop het werk plaatsvindt. Het bieden van mogelijkheden om hybride te werken maakt gemeente IJsselstein (intern genoemd GIJS) een aantrekkelijke werkgever voor nieuwe en huidige medewerkers. GIJS speelt hiermee in op de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt (overheid en bedrijfsleven). In de huidige krappe arbeidsmarkt kan het hybride werken doorslaggevend zijn om te kiezen voor IJsselstein als werkgever. _______________________________________________________________________________
Pagina 1 van 8
Relevante eerdere besluiten/besluitgeschiedenis In 2016 is het gemeentehuis verbouwd. De voorgestelde herinrichting beoogd in dit voorstel, is een aanpassing van het bestaande ontwerp. Alle materialen worden geïntegreerd dan wel hergebruikt. Wettelijk kader of beleidskader • Vanuit de Arbowetgeving heeft de werkgever de (zorg)plicht om de werknemer indien deze hierom vraagt- te voorzien in Arbomiddelen (zoals tweede beeldscherm, bureaustoel, bureau); • Vanuit het informatiebeveiligingsbeleid is veilig beheer van ICT middelen (mobiele telefoon en laptop) vereist; • Vanuit goed werkgeverschap maakt het aanbieden van moderne, hybride mogelijkheden het verschil in aantrekkelijkheid. Alternatieven Er kan gekozen worden om niet te investeren in de faciliteiten voor hybride werken of slechts één onderdeel uit te voeren (ICT of kantooraanpassingen). De consequenties hiervan zijn dat de hiervoor benoemde resultaten niet behaald worden.
Dit heeft als consequenties: • Achterblijven op huidige ontwikkelingen in de arbeidsmarkt; • Geen faciliteiten om hybride te werken terwijl GIJS wel hybride werkt; • Geen veilig beheer van laptops en smartphones; • Behoud van open kantoortuinen met als gevolg klachten van te veel overleg/geluiden op de werkvloer (niet bevorderlijk voor het welzijn van de medewerkers); • Onvoldoende financiële middelen om te voorzien in een Arbo verantwoorde thuiswerkplek; • Afgeschreven (overleg) meubilair in vergaderruimtes en geen hybride vergaderoplossingen (audiovisuele middelen). Argumenten Uit een enquête onder het personeel in 2022 blijkt dat 79% van de huidige medewerkers van GIJS (zeer) positief tegenover de ontwikkeling van hybride werken staat. Daarom willen we het hybride werken zo structureel en volledig mogelijk uit voeren. We willen investeren op de volgende onderdelen: • Implementatie van het hybride kantoorontwerp en thuiswerkplekken (Bricks) • Leveren en beheren van laptops en smartphones (Bytes) • Het inrichten van hybride vergaderruimtes (Bytes) • Het vastleggen van hybride werkafspraken (Behaviour)
Pagina 2 van 8
Het integraal investeren in deze drie onderdelen (Bricks, Bytes, Behaviour) is van cruciaal belang om het hybride werken te laten slagen en daarmee een duurzaam efficiënte bedrijfsvoering in te richten met productieve en tevreden medewerkers. Dit blijkt uit de resultaten van het onderzoek dat TNO uitvoerde naar hybride werken in Nederland voor het ministerie van sociale zaken en werkgelegenheid. We onderbouwen hierna wat de investering op hoofdlijnen voor elk onderdeel inhoudt: Bricks • GIJS werkt al hybride, maar de faciliteiten ontbreken. Er zijn onvoldoende hybride vergaderruimtes en ontmoetingsplekken en er zijn geen laptops;
•
• •
•
Door het hybride werken is het kantoor een ontmoetingsplek geworden. Het is belangrijk om de kantoorinrichting hierop aan te passen. Open kantoortuinen zijn niet geschikt en er zijn te weinig concentratieruimtes, belplekken en (inspirerende) ontmoetingsruimtes; Er wordt in de huidige begroting geen rekening gehouden met vervanging van meubilair. Daarom is het noodzakelijk om dit nu wel op te nemen als vervangingsinvestering; Het is noodzakelijk om budget beschikbaar te stellen voor thuiswerkplekken. Vanwege Arbowetgeving (zorgplicht) en goed werkgeverschap moet GIJS thuiswerkers als de werknemer hierom vraagt voorzien in Arbomiddelen (tweede beeldscherm, bureaustoel, bureau); In het nieuwe kantoorontwerp wordt effectiever gebruik gemaakt van de ruimte door een goede balans tussen overleg – en ontmoetingsplekken en (geconcentreerd) werken. In dit ontwerp is de input van werknemers meegenomen.
Pagina 3 van 8
In aantallen:
Oude kantoorinrichting 7 kleine vergaderruimtes (6 pers) 4 middelgrote vergaderruimtes (12 pers) 4 grote vergaderruimtes (25-34 pers) 145 werkplekken 8 concentratiewerkplekken
Nieuwe kantoorinrichting 10 kleine vergaderruimtes (6 pers) 4 middelgrote vergaderruimtes (12 pers) 4 grote inspiratieruimtes (25-34 pers) 124 werkplekken 22 concentratiewerkplekken
Bytes • Investeren in ICT-middelen (hybride vergaderoplossingen, monitoren en laptops) is noodzakelijk om de organisatie toekomstbestendig in te richten; • De investering in laptops zorgt voor meer flexibiliteit en mobiliteit voor de werknemer; • Veilig beheer van de mobiele apparatuur (laptops en smartphones) is noodzakelijk in het kader van informatiebeveiliging. Behaviour • Om het hybride werken te laten slagen is het noodzakelijk om de hybride werkafspraken organisatie breed door te voeren; • Hybride werken draagt bij aan duurzame inzetbaarheid, productiviteit en betere werk/privé balans door het (gedeeltelijk) thuiswerken en daardoor minder reistijd; • Hybride werken verhoogt het werkplezier en tevredenheid van de medewerkers, omdat gehoor wordt gegeven aan de behoeften die zij geuit hebben; • Het is enorm belangrijk aandacht te houden voor sociale verbinding. Er moet ruimte zijn voor informele ontmoetingen en teambijeenkomsten. De kantoorinrichting moet hier op aangepast worden; • Het ontmoeten/overleggen en geconcentreerd werken vindt nu tegelijk plaats in de huidige open kantoorruimte. Door deze functies van elkaar te scheiden, kan er productiever gewerkt worden. Kanttekeningen en / of risico’s • De geplande aanpassingen van het gemeentehuis zullen plaatsvinden terwijl het werk gewoon doorgaat.
Tijdelijk zullen er minder werkplekken op kantoor beschikbaar zijn; • De inschatting van de kosten is gebaseerd op het huidige prijspeil. Uit de resultaten van de aanbesteding zal blijken of juist blijkt te zijn. _______________________________________________________________________ Financieel: De kosten voor de aanpassing van het kantoor en de ICT/AV middelen zijn op te delen in een aantal onderdelen. • Eenmalige kosten (kleine aanpassingen kantoorinrichting); • Structurele kosten (beheerkosten ICT, lease laptops, licentiekosten, onderhoudskosten); • Kapitaallasten investeringen (zie onderstaand overzicht aanpassing investeringsplanning). Onderstaand zijn de totale kosten en investeringen in beeld gebracht. De dekking vinden wij deels in de vrijval van de begrote kapitaallasten voor de reeds begrote ICT investeringen en deels in de vrijval van de stelpost Achteruitgang Algemene Uitkering. Uiteindelijk resteert hierdoor een fors positief saldo over de jaren 2023 en 2024 en een klein negatief saldo in de jaren daarna. Dit saldo (positief en negatief) loopt via de algemene reserve en is over de jaren 2023 tot en met 2027 per saldo ca 300k positief. De impact hiervan op het weerstandsvermogen is dus licht positief. Pagina 4 van 8
De stelpost Achteruitgang Algemene Uitkering is gevormd bij de meicirculaire van 2022. Destijds was de algemene uitkering voor de eerste keer op nieuwe maatstaven berekend. De uitkomst was zeer positief, maar onzeker. Daarom heeft de |raad destijds ingestemd met het vormen van een stelpost. Inmiddels hebben wij in de Decembercirculaire duidelijk gekregen en is de correctie doorgevoerd ten laste van de stelpost. Het restant van de stelpost is daarom niet meer nodig en kan daarom vrijvallen.
Overzicht kosten en dekking hybride werken Hybride werken 2023
2024
2025
2026
2027
7.500
7.500
7.500
7.500
38.382
38.207
38.031
37.856
45.882
45.707
45.531
45.356
118.750
124.525
124.525
124.525
31.163
53.562
53.301
53.040
106.891
149.913
178.087
177.826
177.565
224.291
195.795
223.793
223.357
222.920
-34.632
-48.771
-48.664
-85.613
Kantoorinrichting: Eenmalige kosten
109.900
Structurele kosten
7.500
Kapitaallasten investeringen 117.400 ICT en AV-middelen: Eenmalige kosten
24.050
Structurele kosten
82.841
Kapitaallasten investeringen Totale kosten Dekking: Vrijval kapitaallasten ICT investeringen Vrijval stelpost Achteruitgang Algemene uitkering Mutatie Algemene reserve
-305.581 -451.639 -152.265 -136.774 -133.043 81.290
290.476
-22.757
-37.918
-4.265
0
0
0
0
0
Saldo
Overzicht aanpassing investeringsplanning Aanpassing investeringsplanning Investering
Bedrag
Kapitaallasten
Afschrijving 2024
2025
2026
2027
Was: Netwerkswitches
-117.272
-23.454
-23.454
-23.454
-23.454
Presentatiemiddelen
-33.036
-11.177
-11.122
-11.067
-11.177
Computers en beeldschermen
-190.968
-49.539
-49.429
-49.319
Tablets
-75.000
-25.000
Smartphones
-58.000
-11.890
-474.276
-34.632
-84.116
-83.951
-120.841
Wordt: Meubilair
100.000
8
13.000
12.938
12.875
12.813
Reconstructie stadskantoor
521.950
20
28.707
28.577
28.446
28.316
Installatietechnische wijzigingen
134.997
15
9.675
9.630
9.585
9.540
Computers en beeldschermen
110.000
5*
0
22.550
22.440
22.330
Pagina 5 van 8
Presentatiemiddelen
88.600
Netwerkswitches Smartphones Saldo kapitaallasten
5*
18.163
18.074
17.986
17.897
117.272
23.454
23.454
23.454
58.000
11.890
11.832
11.774
1.130.819
69.545
127.113
126.618
126.124
656.543
34.913
42.997
42.667
5.283
* In afwijking van de nota waarderen en afschrijven schrijven we deze investering af in 5 jaar i.v.m. de technische levensduur.
Personeel: Het doorvoeren van dit plan rondom hybride werken draagt bij aan behoud van personeel, medewerkerstevredenheid, voorkomen van een verder stijgend ziekteverzuim en het faciliteren van een gezonde en veilige werkplek. Daarnaast draagt het bij aan het aantrekkelijk werkgeverschap en duurzame inzetbaarheid. De organisatie is al gewend aan het hybride werken alleen de middelen en inrichting zijn nu niet goed geregeld. Planning Indien uw raad met dit voorstel instemt zal de aanbestedingsprocedure worden opgestart. De inkoop specialisten van Inkoop Bureau Midden Nederland zullen de procedure verder begeleiden. De globale planning is vervolgens: 1. Aanbesteding en gunning 12-05-2022 – 31-05-2023 2. Uitvoering 01-06-2023 – 30-11-2023 3. Nazorg 01-12-2023 – 31-12-2023 4. Project oplevering 01-01-2024 Duurzaamheid Het hybride werken draagt bij aan duurzame inzetbaarheid van het personeel en het leidt tot minder reisbewegingen (CO2 uitstoot); In het kantoorontwerp is rekening gehouden met hergebruik van meubilair en de inrichting van 2016. Er worden toevoegingen gedaan aan de ruimte, waardoor meer diversiteit ontstaat aan typen ruimten. Participatie De medewerkers zijn nauw betrokken bij de totstandkoming van het kantoorontwerp en de benodigde middelen. Voor de inrichting van de Centrumzaal is afgestemd met het college en griffie.
De ondernemingsraad heeft ingestemd met de inhoud van het voorstel. Extern is afstemming gezocht met de arbodienst, de architect van het gebouw en gemeente Gouda (t.a.v. het beheer van de ICT middelen). Communicatie De medewerkers worden periodiek geïnformeerd en zo nodig geraadpleegd over de voortgang van het project op een speciale pagina van Gijsnet (intranet). Vanuit de ondernemingsraad is een specifieke werkgroep actief betrokken. Evaluatie Na oplevering van het project zal geëvalueerd worden. _______________________________________________________________________
Bijlagen a. Kantoorontwerp b. Begrotingswijziging c. Afspraken hybride werken
Pagina 6 van 8
Pagina 7 van 8
De raad van de gemeente IJsselstein; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 28 maart 2023, zaaknummer 70251 BESLUIT:
1. In te stemmen met de aanpassingen aan de investeringsplanning, zoals opgenomen onder de financiële paragraaf; 2. In te stemmen met de voorgestelde mutaties aan de Algemene reserve; 3. De stelpost Achteruitgang Algemene uitkering vrij te laten vallen. 4. Begrotingswijziging 23013 vast te stellen
Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente IJsselstein, gehouden op 11 mei 2023.
de griffier,
de voorzitter,
A.J.O. van Kooij
mr. P.J.M. van Domburg
Pagina 8 van 8